工程技術質量文件編號探究范文

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摘要：信息化社會的來臨，從多年前的一維掃碼到現在的二維掃碼的大量普及，各類編碼也就越來越來重要?，F實生活中，在各級政府下發的紅頭文件標題處周邊明顯的位置上都可以看到（字號），國家標準也有文件序號，這些字號/序號都是為了我們大家檢索方便。各個工廠或公司，為了管理上的規范，必然也會對全公司的文件進行分類，編號。因此對各類文件進行編號特別是對工程技術類文件進行編號這一工程管理的基礎工作越發重要。

關鍵詞：坐標定位；業務單元；組織結構；文件編號

引言

我們生活在一個多元化智慧時代，很多工作需要更高效的完成，在規模比較大的公司更是如此，為了方便管理公司各層各類文件，文件編號則被廣泛應用，它可以實現清晰快速的查找到目標文件。那么文件編號到底是怎么組成的呢？本文中筆者研究總結了文件編號的規則，并舉例進行說明。

1文件編碼回顧

我們來看一下身份證的編碼規則（18位），隨便一個號碼430104198002024318，號碼規則為：前六位組成空間坐標，43代表省級，01代表地區級，04代表縣級，中間六位組成時間坐標，1980代表出生年份，02代表出生月份，02代表出生日期，最后四位則為其他意義，43代表當地派出所，1代表性別，8代表析別碼。這就是為什么我們國家身份證編碼是世界上最好的編碼方式之一，從上可以看出這個編號帶有時空坐標定位屬性。

2文件編號的特性

文件編號有自己的特性：（1）唯一性，與上面的身份證編碼一樣，一個文件編號對應一個唯一的文件；（2）相關性，一個文件編號要體現者的相關信息（時間/空間范圍）；（3）統一性，一個組織（集團企業）內不同部門之間的信息交流全部統一化，方便管理和查找，不會雜亂無章；（4）美觀性，一個組織內使用統一文件編號規則也顯得特別美觀；（5）便捷性，各使用人員經過短暫的培訓，就可方便學會，也方便查找，快速識別；（6）靈活性，各部門內部自己發出的文件按流水碼統一編碼發出，方便靈活。

3綜合文件編號的特性，給予文件進行坐標定位，方便了查找和分類

隨著組織的不斷發展壯大，稍微上點規模的企業，不管是否使用MRP/ERP/SAP系統，對產品零件/部件/總成等物料也有唯一的相應編碼，都是會有相應的零件編號，有關零件編號的研發方法，這里就不具體探討了，只探討文件編號方法。有時一個編號就是一個部門的考核指標或者就是相關部門需要的工作經營指標，乃至公司的部分財產。另外，編號還可用作暫時性的工作，如有關的通知，工作聯系單，訂單，與相關部門時間接口，引入時間坐標定位。文件編號也可永久有效，如零件開發數據，圖紙，檢驗圖紙，與產品零件號接口，引入零件編號坐標定位。

4文件編號結構

我們祖先的文化博大精深，一生二，二生三，三生萬物，超過三個后，記憶也不方便，所以文件編號便于理解和記憶。在實際工作中，建議文件編號結構采用三部分構成：文件種類-文件序號-文件版本號。

5文件編號定位方式的靈活性

在實際工作中，特別是對文件定位坐標方式理解后，在工廠文件編號規則中，文件分類，發出部門，時間，零件號，版本號位置靈活放置，不限于后續的舉例介紹。為了方便介紹和研究，下面以多元化業務集團管理企業（精品科技有限公司/英文WBTTechCo.LTD）為例，介紹如何設計一套適合企業管理的文件編號規則。幫助我們理解并舉一反三。（1）先介紹一下精品科技有限公司組織結構的具體情況，才方便進行文件編號的操作。它由總部和五個業務單元（事業部，工廠）組成。每個業務單元下面均有獨立研發部門“生產部，質量部，采購部，行政部……”。如圖1所示。（2）精品科技有限公司/英文WBTTechCo.LTD文件編碼的各部分說明，它由精品公司，分公司，文件種類，文件主體號，文件版本號五個重要部分組成，如圖2所示。（3）精品科技有限公司/英文WBTTechCo.LTD技術類報告文件編碼部分說明（如工作聯系單），對文件時效性要求嚴格一點的，可以與相關發出部門，時間聯系多些，引入部門+時間坐標定位的文件編號方式，如編碼WBT2/MA-FACT2018-002，指的是精品集團2公司廠部2018年發出的第二號公告（如：XX同志的任命通知）；編碼WBT2/MA-RD201805-031，指的是精品集團2公司開發部2018年5月發出的請采購部同事找排放低氣味PC/ABS材料的第031號信息聯絡單。編碼格式如圖3所示。（4）關于精品科技有限公司/英文WBTTechCo.LTD品質檢驗報告編碼，如WBT2/QR-PM201805-631代表精品集團2公司來料暫收倉庫2018年5月發出的第631張需要質量部IQC進行檢驗的工作單。以此類推，WBT2/TR-PO201805-011為精品集團2公司采購部2018年5月發出的第11張需要質量部或研發部、實驗室進行測試的工作單。WBT2/QR-PD201805-130為精品集團2公司生產部2018年5月發出的第130張需要質量部進行檢驗的工作單。當流水號為每月最后一個工作單時，就是質量部IQC組的一月業績（或者KPI指標）而且跨部門考核更真實。其編碼規則如圖4所示。（5）對永久有效的文件編碼部分說明。對文件時效性有長久性時間要求的，如零件設計圖紙，檢驗圖紙，物料清單。與產品零件號接口，直接引入用零件號的坐標定位的文件編號方式。1）圖紙，指導書（2D/3D/QC/PE）類，如編碼WBT2/2D-P1000102034-002為精品集團2公司零件號為P100010203的002版二維圖紙；編碼WBT2/3D-P1000102034-002為精品集團2公司零件號為P100010203的002版三維數模。再如編碼WBT2/PE-P1000102034-002為精品集團2公司零件號為P100010203的002版裝配作業指導書；編碼WBT2/QC-P1000102034-002為精品集團2公司零件號為P100010203的002版檢驗指導書。由此類推，圖紙，指導書類編碼格式如圖5所示。2）再來看一下物料清單BOM的編碼格式規則，如編碼WBT2/BOM-P1000102034-002為精品集團2公司總成零件號為P100010203的002版零件清單；編碼WBT2/BOM-P1000102034MJ-001為精品集團2公司總成零件號為P100010203的001版所需模具清單；編碼WBT2/BOM-P1000102034FP-002為精品集團2公司總成零件號為P100010203的002版所需裝配工裝清單；編碼WBT2/BOM-P1000102034FQ-002為精品集團2公司總成零件號為P100010203的002版所需檢具清單；由此可見物料清單BOM的編碼組成格式規則。如圖6所示。

6結論

筆者將此編號方法在文件編號中引入：坐標定位方式的編號規則應用在就職的多家公司，并與相應的質量部門推廣使用。感覺各項基礎管理工作變得特別扎實，工作的源頭可輕松查找到，文件索引特別方便，工作效率也很高。也經過近20余年的工作實踐，值得從事工程技術/質量文件管理的摸索者或者相關人員推薦使用。通過本文的研究，拋磚引玉，希望給有需要的人提供一定的幫助。

參考文獻：

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作者：周儒霖 張立軍 周秋生 單位：寧波福爾達智能科技有限公司