管理效益論文：國內(nèi)檔案監(jiān)管的不足與舉措分析范文

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作者：秦愛華單位：鄭州市農(nóng)林科學(xué)研究所

檔案利用率低

檔案管理效果最終體現(xiàn)在對檔案信息的利用，而檔案信息資源的科學(xué)合理有效使用往往能給組織帶來巨大的綜合效益。當(dāng)前受檔案質(zhì)量及檔案檢索工具的影響，檔案檢索效率不高，直接影響到檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，加上長期以來重“藏”輕“用”及對檔案利用效益認(rèn)識的缺乏，都使得檔案信息資源的開發(fā)力度不高，檔案利用率低，難以真正地凸顯檔案管理的真正效果。

檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)滯后

現(xiàn)代檔案管理是一項(xiàng)具有較強(qiáng)專業(yè)性的工作，要求檔案管理人員不僅要具備先進(jìn)的理論基礎(chǔ)和文化素養(yǎng)，同時要具備相應(yīng)的管理技能。從當(dāng)前我國檔案管理人員隊(duì)伍的具體情況來看，大部分檔案管理人員的工作仍只是簡單地局限于收集、查找階段，不論是在文化程度還是專業(yè)素質(zhì)方面都難以滿足信息時代下檔案管理工作開展的需求，無法發(fā)揮檔案管理的應(yīng)有作用。如部分單位在先進(jìn)檔案管理工作設(shè)備引進(jìn)方面投入了大量的財(cái)力，但受檔案管理人員自身水平的限制，先進(jìn)的設(shè)備無法發(fā)揮其先進(jìn)作用，檔案管理的手工化現(xiàn)象仍普遍存在，更談不上熟悉檔案內(nèi)容、能夠?qū)n案信息進(jìn)行深入分析、研究的專業(yè)性人才。

提高我國檔案管理工作水平的對策

（一）轉(zhuǎn)變觀念，提高重視

檔案管理工作的重要性不言而喻。當(dāng)前要認(rèn)清形式，進(jìn)一步解放思想，徹底轉(zhuǎn)變對于檔案管理原先存在的片面和錯誤認(rèn)識，重新和全面審視檔案管理工作的必要性，從思想和觀念上重視檔案管理工作。首先，要充分認(rèn)識到改善與加強(qiáng)檔案管理工作對于組織的重要促進(jìn)作用。這要求進(jìn)一步提高對于檔案管理工作的重視程度，尤其是各級領(lǐng)導(dǎo)要做好組織內(nèi)檔案管理工作的使用感和責(zé)任感，積極推進(jìn)檔案管理工作的改善，加快我國檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。其次，尤其是隨著信息化、數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化的深入，檔案本身發(fā)生的巨大轉(zhuǎn)變也對于檔案管理的流程、手段等提出了新要求，這要求在重視檔案管理工作的同時，只有積極推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，加大檔案管理工作的創(chuàng)新力度，才能真正地提高我國檔案管理能力和水平。其中，思想觀念上的創(chuàng)新是檔案管理創(chuàng)新和提高管理效益的前提，要從各個渠道和途徑改變重藏輕用的落后觀念，更加自覺地將創(chuàng)新、服務(wù)、知識等全新理念貫穿于檔案管理的全過程中。最后，要正確把握檔案管理與組織發(fā)展兩者間的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與組織的發(fā)展緊密結(jié)合，通過檔案管理工作效率的提高、更為準(zhǔn)確地把握檔案管理的方向和實(shí)現(xiàn)對檔案資源的充分開發(fā)利用，從而為組織的發(fā)展提供重要支持的同時實(shí)現(xiàn)檔案管理的持續(xù)健康發(fā)展。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化

建立健全檔案管理的規(guī)章制度體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化是保證檔案管理工作得以有序開展的重要保障，也是逐步提高檔案管理科學(xué)化和效率的關(guān)鍵所在。針對信息時代檔案管理手段、方式等的變化對檔案管理提出的新要求，要及時更新、修改及完善組織原有的檔案管理制度安排。一方面，既要明確當(dāng)前檔案管理工作職能和責(zé)任，通過工作責(zé)任的明確和強(qiáng)化，職責(zé)清楚，獎懲分明，使各個門類、不同部門的檔案管理工作能在統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)下有序開展；另一方面，要保障檔案管理制度安排的完整性，對檔案管理的各個層面和所有環(huán)節(jié)都要給予可操作化的規(guī)定，使檔案管理工作的開展有據(jù)可依，杜絕無章可循帶來的重復(fù)、繁雜的混亂局面。尤其是要根據(jù)我國檔案工作相關(guān)法律規(guī)章制度的規(guī)定及涉取相關(guān)科學(xué)知識，做好檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)定，包括規(guī)格、程序等。另外，要做好相關(guān)規(guī)章制度的宣傳，促進(jìn)檔案法制意識的提高和加強(qiáng)。

（三）積極應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段

為提高檔案管理的效率和效益，首先，要廣泛和積極應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段積極推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、知識化和社會化，積極推進(jìn)組織檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，利用電子手段來實(shí)現(xiàn)對檔案資料的存取、保管及利用，使檔案管理成為信息化建設(shè)不可或缺的組成部分，保障檔案的現(xiàn)代化能與組織的信息化進(jìn)程實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，相互促進(jìn)和共同發(fā)展。其次，加大資金的投入力度，解決檔案工作中的資金瓶頸問題，如及時配備檔案管理所需的包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等在內(nèi)的硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案管理裝備與技術(shù)的現(xiàn)代化和科學(xué)化，提高對于檔案信息處理的數(shù)字化和檔案管理工作水平。最后，正確處理好檔案管理過程中手工操作與現(xiàn)代化管理兩者的關(guān)系，要認(rèn)識到檔案管理的基礎(chǔ)性工作仍有很大一部分是需要通過手工作業(yè)實(shí)現(xiàn)，在加大引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)的同時要加大對于傳統(tǒng)技術(shù)的研究與創(chuàng)新力度，實(shí)現(xiàn)兩者的有機(jī)結(jié)合。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人員作為檔案管理工作的主體，其隊(duì)伍整體素質(zhì)的高低直接決定了檔案管理的水平，提高檔案管理人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)，是加強(qiáng)推進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的關(guān)鍵。針對當(dāng)前檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)中存在的問題，一方面，做好檔案人員的人力資源管理工作，在招聘環(huán)節(jié)把握人才的入口關(guān)，有意識地引進(jìn)一批具有較強(qiáng)專業(yè)技能、素質(zhì)的人才不斷地充裕到組織的檔案人才隊(duì)伍，為組織的檔案管理工作注入新鮮的血液和思想。對于當(dāng)前現(xiàn)有人員要進(jìn)一步加大培訓(xùn)和繼續(xù)教育力度，從專業(yè)技術(shù)、職業(yè)道德等不同層面豐富培訓(xùn)內(nèi)容，促使其與時俱進(jìn)，以新思維、新觀念、新理念及新方法做好檔案管理工作，提高隊(duì)伍整體水平。同時，檔案管理工作具有其極大的特殊性，為進(jìn)一步發(fā)揮檔案管理人員的潛能和調(diào)動其工作積極性和主動性，要重視激勵機(jī)制的建立與健全，將其工作績效的考核結(jié)果與其薪酬、培訓(xùn)、職務(wù)調(diào)整等進(jìn)行有機(jī)聯(lián)系。另一方面，廣大檔案管理工作人員要認(rèn)識到檔案管理的本質(zhì)在其為社會和組織提供的信息服務(wù)，要樹立大服務(wù)的理念，更加自覺和主動地提升自身素質(zhì)和技能，滿足新時期下檔案管理工作的需求。

如為進(jìn)一步提升檔案服務(wù)的針對性、及時性、主動性和有效性，需加大對于檔案資源使用者的調(diào)查與研究，最大限度地滿足當(dāng)前、潛在利用的現(xiàn)有及未來需求，提高檔案利用者的滿意度。其次，當(dāng)前隨著信息化浪潮的推進(jìn)，對于我國各種形式的組織信息化都提出了迫切要求，為適應(yīng)現(xiàn)代信息社會發(fā)展的需求，積極推進(jìn)組織信息化建設(shè)成為重要的管理內(nèi)容。因此在信息化的推進(jìn)過程中，不可避免地對檔案管理工作提出了更高水平的要求，尤其是一些相關(guān)管理系統(tǒng)，如信息管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等的運(yùn)用過程中檔案管理新問題的出現(xiàn)，要求檔案管理人員要不斷地充實(shí)自我、不斷學(xué)習(xí)，吸取新知識和提高管理能力以有效處理新情況、新問題。