淺談信息化時代檔案管理工作創(chuàng)新范文

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［摘要］隨著信息化時代的到來，我國許多機構(gòu)和企業(yè)紛紛開始在內(nèi)部工作環(huán)節(jié)中采取信息化技術(shù)，以此提升工作效率。檔案管理工作在此時代中首當其沖，信息化檔案管理可以更好地幫助相關(guān)機構(gòu)加快檔案工作效率，并提供高質(zhì)量保障。但由于互聯(lián)網(wǎng)中過于繁雜的影響因素，信息化檔案管理中依舊存在一些問題。本文針對信息化時代給檔案管理帶來的優(yōu)勢進行分析，提出信息化管理中依舊存在的問題，并提出幾點建議。

［關(guān)鍵詞］信息化;檔案管理;創(chuàng)新研究

隨著我國信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們在生活、工作、娛樂方面都與信息具有一定關(guān)聯(lián)，信息化技術(shù)可應(yīng)用于企業(yè)領(lǐng)域、教育領(lǐng)域、科學(xué)領(lǐng)域等。具體表現(xiàn)于計算機方面和檔案信息化的應(yīng)用，信息化時代已經(jīng)成為社會的發(fā)展趨勢。企業(yè)和機構(gòu)中的檔案管理水平可以直接反映出企業(yè)和機構(gòu)內(nèi)部管理水平。在此階段，我國多數(shù)企業(yè)和機構(gòu)都在檔案管理工作中加快信息化發(fā)展腳步，在建設(shè)信息化檔案管理工作中進一步提升工作質(zhì)量。

一、信息化時代檔案管理工作的具體內(nèi)容

(一)自動化檔案管理在社會信息應(yīng)用普及的時代里，檔案管理工作把降低管理人員工作強度放在首要位置。在以往的檔案管理模式中，一般都是由紙質(zhì)檔案來進行歸類、存儲，但隨著社會不斷進步，管理需求難度增大，以往的管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代管理需求，檔案管理巨大的工作量也讓工作人員深感壓力。隨著信息化時代的到來，傳統(tǒng)檔案管理模式逐漸被取代，信息化計算機技術(shù)逐漸被檔案管理工作人員所接受，令這項工作逐漸走向信息化道路。目前我國多數(shù)企業(yè)及高校之中的檔案管理工作都較為依賴計算機技術(shù)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠令檔案加快傳播速度，計算機技術(shù)能夠令檔案得以保存，在多重技術(shù)的應(yīng)用下，信息化檔案管理工作得以自動化發(fā)展。在日后的檔案管理工作中，人們可以應(yīng)用信息化技術(shù)完成信息數(shù)字化處理，從而為檔案管理工作人員減少壓力和物資消耗，從而提升工作效率。

(二)數(shù)字化檔案存儲在我國當前檔案管理工作中，依靠信息化技術(shù)令檔案存儲脫離以往的紙張，工作人員在完成錄入檔案信息的工作后，將錄入的信息內(nèi)容以數(shù)字化形式存儲于計算機和云儲存之中。檔案管理工作在信息化時代計算機的應(yīng)用下完成檔案存儲，不僅可以解決紙張材料過度消耗的問題，更在極大程度上保存生態(tài)環(huán)境。由于紙質(zhì)檔案極其容易損壞或丟失，檔案信息數(shù)字化的出現(xiàn)避免了這種缺陷，不僅能夠很好的保證檔案完整性，還可以讓檔案使用更為便捷。

(三)信息化檔案傳遞目前許多高校、企業(yè)，都在借助網(wǎng)絡(luò)計算機技術(shù)來完成自身信息化建設(shè)，信息化檔案管理可令需要的人員能夠及時、準確的在海量信息中查找出自己所需的數(shù)據(jù)，其優(yōu)秀的傳播速度和工作高效性也令使用人群對其接受能力較高。在檔案信息錄入計算機系統(tǒng)后進行存儲，還能夠利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與他人進行遠程數(shù)據(jù)傳遞，信息化檔案管理在極大程度上給予工作人員方便。

二、信息化時代檔案管理工作存在的缺陷

(一)檔案泄露風(fēng)險目前我國多數(shù)企業(yè)機構(gòu)檔案管理工作中都存在著一定缺陷，在信息數(shù)據(jù)傳遞過程中有很大泄露風(fēng)險。盡管很多企業(yè)機構(gòu)都運用信息技術(shù)來提升檔案管理工作的信息泄露防衛(wèi)能力，但由于互聯(lián)網(wǎng)具有極強的繁雜性，從而很難在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中保障檔案管理工作的安全性。因此，多數(shù)企業(yè)和相關(guān)機構(gòu)紛紛將信息化建設(shè)重點范圍集中在檔案數(shù)字化管理建設(shè)及網(wǎng)絡(luò)共享平臺當中。在建設(shè)過程中，數(shù)字化檔案管理和存儲方式帶給企業(yè)和機構(gòu)過多的信息泄露風(fēng)險，企業(yè)和機構(gòu)內(nèi)的重要數(shù)據(jù)丟失事件頻發(fā)，檔案管理工作并沒有設(shè)置有效的檔案訪問權(quán)限，在訪問時過于簡單，攔截功能沒有完善，從而影響信息化檔案管理工作的有效開展。與此同時，管理工作人員對潛在的檔案泄露風(fēng)險并不具備應(yīng)對能力，也沒有一定的危機意識。因此，企業(yè)和機構(gòu)應(yīng)在未來檔案管理建設(shè)中，加強風(fēng)險防控管理，

(二)人員素質(zhì)不足目前來看，我國許多企業(yè)和相關(guān)機構(gòu)檔案管理人員并沒有對信息化管理的價值具有確切認識，認為信息化對推動檔案管理發(fā)展并沒有直接作用。因此，許多企業(yè)和機構(gòu)檔案管理工作出現(xiàn)邊緣化現(xiàn)象，不僅影響工作質(zhì)量，更對檔案管理這項工作未來發(fā)展造成阻礙。與此同時，由于企業(yè)和機構(gòu)并沒有培養(yǎng)員工對自身工作價值產(chǎn)生一定認知，致使員工在管理工作時常會出現(xiàn)一些問題。此外，企業(yè)和機構(gòu)內(nèi)部缺乏對管理人員的培訓(xùn)機制，造成檔案管理人員出現(xiàn)個人水平及能力不足問題，且在信息化普及的現(xiàn)代，員工個人并不能很好的操控先進設(shè)備來進行檔案管理，從而降低了檔案管理工作效率。在企業(yè)和機構(gòu)的檔案管理部門中，管理人員的個人能力和工作水平都直接影響著檔案管理工作質(zhì)量，目前為止，多數(shù)企業(yè)和機構(gòu)的檔案管理人員專業(yè)性較低，缺乏管理檔案方面的工作經(jīng)驗，導(dǎo)致檔案管理工作并不具備規(guī)范性。

(三)工作效率較低盡管目前許多企業(yè)和機構(gòu)都在提倡應(yīng)用信息化技術(shù)來進行工作，滿足檔案管理工作信息化建設(shè)。但還有許多企業(yè)和機構(gòu)并沒有對此產(chǎn)生重視，對信息化檔案管理的實際價值并沒有一定認知，不能夠針對性的完善檔案管理工作具體規(guī)劃流程，進而造成信息化檔案管理工作無法在企業(yè)和機構(gòu)進一步開展。首先，部分企業(yè)和機構(gòu)沒有建立完善的電子檔案管理隊伍，致使企業(yè)和機構(gòu)在建設(shè)信息化管理中得不到應(yīng)有的效果。其次，多數(shù)企業(yè)和機構(gòu)并沒有建設(shè)完善的檔案管理隊伍和體系，從而導(dǎo)致企業(yè)現(xiàn)有的信息化管理技術(shù)并不符合企業(yè)目前發(fā)展所需。最后，由于企業(yè)和機構(gòu)在建設(shè)檔案信息化方面并不專業(yè)，檔案管理工作嚴重缺乏硬件設(shè)施和技術(shù)支持，從而導(dǎo)致管理人員對其作用價值了解過于片面，檔案信息化管理工作并不能有效開展。

(四)認知程度較低在企業(yè)和機構(gòu)的檔案管理工作中，部分管理者和領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重要性并沒有產(chǎn)生一定認知，將檔案管理任務(wù)發(fā)放給檔案部門后就對此毫不關(guān)心。長此以往之下，檔案管理工作人員也對此產(chǎn)生惰性，從而導(dǎo)致檔案管理部門的工作人員出現(xiàn)范圍性怠慢現(xiàn)象。與此同時，檔案管理工作部門也對自己的工作價值沒有一定自信和肯定，這也是導(dǎo)致檔案管理工作中常常出現(xiàn)錯誤的關(guān)鍵所在。此外，檔案管理工作人員的個人收益較低，沒有收獲實際利益的渠道，很難全身心地投入到檔案管理工作之中。目前為止，這些問題和漏洞一直存在于企業(yè)和機構(gòu)當中，也正是檔案管理發(fā)展始終得不到有效進展的主要因素。

三、信息化時代檔案管理工作創(chuàng)新研究

(一)轉(zhuǎn)變檔案管理觀念信息化時代的檔案管理工作需借助現(xiàn)代管理體系加以創(chuàng)新、完善，將信息化檔案管理推向時展的新道路。因此，信息化檔案管理工作應(yīng)符合現(xiàn)代管理需求，轉(zhuǎn)變自身管理理念，讓檔案管理在信息化時代的推動下不斷前進。檔案管理工作職能包含數(shù)據(jù)存儲、信息記載等，因此，對企業(yè)和高校等機構(gòu)內(nèi)只有完善保存檔案，才能夠記錄該機構(gòu)發(fā)展情況，為該機構(gòu)未來發(fā)展提供參考數(shù)據(jù)。

(二)優(yōu)化檔案管理模式隨著信息化時代和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，在很大程度上加快社會前進的步伐，不僅如此，各個機構(gòu)的檔案管理模式也隨之改變。在信息化檔案管理模式中，最為重要的就是建設(shè)信息化檔案資源。各機構(gòu)應(yīng)用信息化來完善檔案管理工作，不僅加快了檔案管理工作效率，還能夠讓其數(shù)據(jù)信息完整保存，準確性比較傳統(tǒng)管理模式也顯著提高，而且更適合現(xiàn)代社會發(fā)展。

(三)完善檔案管理制度在目前各機構(gòu)檔案管理部門中，檔案管理制度約束力不僅能夠帶給企業(yè)一定的原則性，還能夠讓員工在積極狀態(tài)中完成工作任務(wù)，從而體現(xiàn)出檔案管理工作中的自律性和規(guī)范性。與此同時，還需加強各機構(gòu)檔案管理部門的工作制度，進一步改進和完善，以保證信息管理部門的工作效率能夠有所提升。隨著現(xiàn)階段檔案數(shù)量越來越多，管理工作人員的壓力也隨之增長，各個機構(gòu)需加強完善檔案管理制度，是應(yīng)對檔案過多、管理環(huán)節(jié)中所存在的問題的有效解決方式。

(四)提升管理人員素質(zhì)順利開展各機構(gòu)信息化檔案管理工作與優(yōu)秀的高素質(zhì)管理人才密不可分。因此，各機構(gòu)需加強提升檔案管理部門所有工作人員的個人專業(yè)水平及知識內(nèi)涵，提高管理人員對檔案信息化的認知和能夠帶給企業(yè)未來發(fā)展的重要性，培育員工對管理檔案的保密意識。與此同時，各機構(gòu)還應(yīng)重視提升管理人員自身專業(yè)知識及技能操作能力，定期組織培訓(xùn)環(huán)節(jié)，以確保管理人員的專業(yè)水平能夠隨著社會需求不斷提升，一直具備高素質(zhì)綜合人才的能力。

(五)增添檔案資金投入無論是高校、企業(yè)或是其他相關(guān)機構(gòu)，想要建設(shè)開展信息化檔案管理模式，首先需要增添對檔案部門的資金投入，以保證檔案部門能夠在設(shè)施完善的物質(zhì)基礎(chǔ)下順利開展信息化檔案管理，檔案部門物質(zhì)基礎(chǔ)離不開復(fù)印機、計算機等貴重設(shè)備。高校可從政府部門申請設(shè)備購買資金，用于建設(shè)信息化檔案管理，還可以面向社會、企業(yè)、機構(gòu)、籌集設(shè)備資金，在建設(shè)的同時還能夠提升高校學(xué)生對信息化技術(shù)的全新認識。此外，國家還應(yīng)注重貧困地區(qū)檔案管理工作問題，將檔案信息化建設(shè)在我國各大地區(qū)均勻發(fā)展。結(jié)語綜上所述，檔案信息化管理技術(shù)可以令企業(yè)和相關(guān)機構(gòu)在管理內(nèi)部信息數(shù)據(jù)時有著較高的質(zhì)量保障，在未來企業(yè)和機構(gòu)發(fā)展過程中，信息化檔案管理工作還有待完善。建立優(yōu)秀的檔案管理平臺可從員工綜合素質(zhì)方面入手，并優(yōu)化檔案管理模式，從真正意義上建設(shè)信息化檔案管理工作。

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作者：王珺 單位：周口師范學(xué)院人事處