高校學(xué)生檔案信息化管理范文

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摘要：

本文針對高校學(xué)生檔案管理中存在的問題及原因進(jìn)行了梳理，提出高校學(xué)生檔案信息化管理模式，通過這一模式的探究，認(rèn)為高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)立足信息化背景，從管理意識(shí)、管理體制、管理服務(wù)等多種角度探求高校學(xué)生檔案信息化管理的新模式。

關(guān)鍵詞：

高校學(xué)生檔案；信息化；管理

高校學(xué)生檔案包括了學(xué)生上學(xué)期間到學(xué)生畢業(yè)各個(gè)方面的信息，具體包括：從學(xué)生入學(xué)以后學(xué)生每個(gè)學(xué)期的成績、學(xué)生的政治表現(xiàn)、學(xué)生的思想道德情況、學(xué)生獎(jiǎng)懲情況、學(xué)生獎(jiǎng)助學(xué)金的取得情況、學(xué)生的實(shí)踐情況、學(xué)生畢業(yè)信息等。這些信息在不同的高校檔案收集中可能會(huì)有所差別，但基本的學(xué)生檔案信息都有，并且大多數(shù)學(xué)校采用紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，但是這種紙質(zhì)管理方式和社會(huì)發(fā)展越來越不相適應(yīng)。高校學(xué)生檔案信息化管理就是基于這樣的社會(huì)要求出現(xiàn)的，本文就高校學(xué)生檔案信息化管理存在的必要性進(jìn)行了深入的探究。

一、高校學(xué)生檔案信息化管理的基本內(nèi)涵及其意義

高校學(xué)生檔案信息化管理是指依據(jù)《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》，采用現(xiàn)代信息技術(shù)的手段對學(xué)生在校期間的信息進(jìn)行建立、收集、整理、歸檔，旨在滿足高效查閱和社會(huì)服務(wù)的需要。高校學(xué)生檔案信息化管理有利于科學(xué)高效合理管理學(xué)生檔案。科學(xué)的學(xué)生檔案要建立在對《檔案法》正確的理解和具體的實(shí)施過程中，依法管檔，依法建檔，要具體聯(lián)系高校學(xué)生的實(shí)際情況，形成各自特色的高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)。而高效合理管理學(xué)生的信息必然要通過現(xiàn)代信息技術(shù)來完成，做到高效運(yùn)行和合理布局，克服傳統(tǒng)檔案管理手段和方法的低效率和多失誤。高校學(xué)生檔案信息化管理有利于服務(wù)社會(huì)。高校學(xué)生規(guī)模的擴(kuò)大和流動(dòng)性增強(qiáng)，學(xué)校的搬遷和合并等，需要對學(xué)生的個(gè)人信息進(jìn)行快捷的更新和管理。而傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案管理早已跟不上這種快節(jié)奏變化，更難滿足社會(huì)的需要。而高校學(xué)生信息化管理恰恰彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理上的不足。

二、高校學(xué)生檔案管理中存在的問題及原因

從各高校學(xué)生檔案管理基本情況來看，學(xué)生檔案管理存在的問題較為普遍，大致有以下幾個(gè)方面：

（一）高校學(xué)生檔案管理意識(shí)淡薄

盡管《高等學(xué)校檔案管理辦法》第五條，明確指出高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展作為校長的主要職責(zé)[1]。但是高校學(xué)生檔案信息建設(shè)和學(xué)校其他工作并沒有實(shí)現(xiàn)同步發(fā)展，重教學(xué)輕管理，重科研輕管理成為檔案管理工作的觀念之傷。如，學(xué)生檔案管理沒有配備專門人才，大多數(shù)由教師兼職管理。高校評估往往只是注重教學(xué)質(zhì)量的評估工作，對學(xué)生檔案管理沒有足夠的重視，這也間接造成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)生檔案管理的忽視。

（二）高校學(xué)生檔案管理體制混亂

在高校學(xué)生檔案管理工作大多數(shù)由學(xué)生處承擔(dān)，然而涉及的學(xué)生信息卻是多方面，多部門形成的評價(jià)結(jié)果。如招生就業(yè)指導(dǎo)處、教務(wù)處、后勤處、財(cái)務(wù)處、學(xué)生所在學(xué)院（系）、黨委和團(tuán)委等部門都會(huì)形成學(xué)生的信息處理結(jié)果。然而這種部門分割,也造成了學(xué)生信息收集方面的障礙。這種粗放式的管理體制便成為高校學(xué)生檔案管理中的體制性障礙。學(xué)生檔案的建立、收集、整理、歸檔缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，造成檔案填寫不一致，材料不齊全，審核不嚴(yán)格，接收不規(guī)范，甚至出現(xiàn)學(xué)生檔案丟失的情況。

（三）高校學(xué)生檔案管理信息化程度低

傳統(tǒng)以來，高校學(xué)生檔案管理大多采用紙質(zhì)形式來管理。手工處理很難避免出現(xiàn)差錯(cuò)，就算事后更正也無法保留檔案的原貌，而紙質(zhì)保存需要具備一定的條件，然而有的高校沒有專門的學(xué)生檔案室，造成學(xué)生檔案查閱和傳遞混亂，一旦出現(xiàn)意外情況，后果不堪設(shè)想。就在網(wǎng)絡(luò)信息化的今天，有的高校也只是單機(jī)歸檔，無法實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息共享，無法滿足用人單位的需要。

三、高校學(xué)生檔案信息化管理的有效途徑

傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)階段的工作需求，在科技飛速發(fā)展、社會(huì)多元化的今天，高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)立足信息化背景，從管理意識(shí)、管理體制、管理服務(wù)等多種角度探求高校學(xué)生檔案信息化管理的新模式。

（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，提高檔案管理水平

高校學(xué)生檔案管理工作是高校管理工作中的一項(xiàng)重要工作。要想提高學(xué)生檔案管理工作的水平，首先要從思想上引起足夠的重視。學(xué)生檔案與學(xué)生的學(xué)業(yè)、就業(yè)、前途緊密相連。做好學(xué)生檔案管理工作，從某種程度來說，就是對學(xué)生高度負(fù)責(zé)。如在學(xué)生檔案管理中，出現(xiàn)學(xué)生檔案丟失的情況，就會(huì)形成學(xué)生與學(xué)校的沖突，會(huì)給學(xué)生造成很大的心理壓力。而高校學(xué)生檔案信息化管理可以有效地化解矛盾和壓力，彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案丟失造成的不良后果。其次要加大資金投入。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要招聘檔案管理專門人才和網(wǎng)絡(luò)信息維護(hù)人才，做好有關(guān)檔案管理人才的培訓(xùn)，劃撥專門資金購買計(jì)算機(jī)和開發(fā)數(shù)據(jù)庫，在配備充足的設(shè)施基礎(chǔ)上，建立一套適合本校學(xué)生檔案管理的信息體統(tǒng)。現(xiàn)在好多高校有專門的網(wǎng)站，專門的數(shù)據(jù)入口，所以可以嘗試在高校數(shù)字網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的基礎(chǔ)上與學(xué)生檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有機(jī)的融合，減少開發(fā)和維護(hù)的成本。

（二）深化檔案管理體制改革，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

高校學(xué)生檔案管理中的條塊分割造成了學(xué)生檔案管理的混亂，究其原因就是檔案管理體制混亂，沒有一個(gè)固定的檔案管理流程和統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。首先學(xué)生檔案管理要有專門機(jī)構(gòu)總負(fù)責(zé)，負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的收集、整理、歸檔，其他部門要給予積極的配合，制定相關(guān)的學(xué)生檔案管理制度和操作流程，便于統(tǒng)一管理。哪些是應(yīng)該作為檔案保存的，哪些是作為一般資料保存或留存的，都要分門別類細(xì)化。要有專門的檔案管理人員和專門的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)人員，會(huì)操作電子數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，制定相應(yīng)的操作規(guī)范，明確授權(quán)范圍，以便于保護(hù)學(xué)生個(gè)人隱私。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)維護(hù)人員要做到盡職盡責(zé)，做好系統(tǒng)的穩(wěn)定良好運(yùn)行，及時(shí)更新學(xué)生個(gè)人信息，以便于對學(xué)生進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理和服務(wù)用人單位及社會(huì)的需要。

（三）健全檔案信息化管理系統(tǒng)，滿足檔案管理需要

健全的檔案信息化管理系統(tǒng)，既是學(xué)校發(fā)展的需要，也是社會(huì)發(fā)展的要求。現(xiàn)代大學(xué)制度的建立集中體現(xiàn)在學(xué)校的現(xiàn)代化理念。現(xiàn)代大學(xué)理念勢必要突破傳統(tǒng)思維方式和粗放型的管理形式，學(xué)校培養(yǎng)的人才素質(zhì)怎么樣都會(huì)在學(xué)生的檔案中表現(xiàn)出來，所以學(xué)生檔案管理方式的先進(jìn)與否，直接體現(xiàn)了學(xué)校的管理水平和管理理念。因此，學(xué)校的發(fā)展不能只看學(xué)生的成績，學(xué)校的招生規(guī)模，學(xué)校的科研水平，還要關(guān)注學(xué)生身心全面發(fā)展，關(guān)心學(xué)生的未來發(fā)展。另外，社會(huì)對學(xué)生的素質(zhì)要求，衡量的標(biāo)準(zhǔn)往往要參照學(xué)生在大學(xué)期間的各方面的表現(xiàn)，學(xué)生檔案管理是否規(guī)范，是否便捷，是否安全，都將成為社會(huì)對學(xué)生和學(xué)校的評價(jià)。健全學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)，則能滿足學(xué)校發(fā)展和社會(huì)發(fā)展的需要，更能增強(qiáng)學(xué)校的綜合能力，提升學(xué)校的對外形象。

總之，學(xué)生檔案管理工作已經(jīng)成為學(xué)校發(fā)展的一個(gè)瓶頸，單靠學(xué)生畢業(yè)時(shí)，各部門臨時(shí)突擊收集、整理和歸檔，這種停留在紙質(zhì)檔案管理的傳統(tǒng)方式已經(jīng)落伍，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代大學(xué)發(fā)展的要求，需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)給予積極的關(guān)注和支持，同時(shí)要轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新管理理念。高校學(xué)生檔案管理工作是一項(xiàng)對個(gè)人、對學(xué)校、對社會(huì)都非常重要的社會(huì)活動(dòng)，承載著高校檔案信息化建設(shè)的重要使命。檔案管理的信息化需要緊跟時(shí)代步伐，探索新模式，實(shí)現(xiàn)高效率且高質(zhì)量地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)、為用人單位提供信息、為人才開發(fā)及學(xué)生個(gè)人發(fā)展提供機(jī)遇。[2]

參考文獻(xiàn)

[1]高等學(xué)校檔案管理辦法

[2]盛磊.高校學(xué)生檔案信息化管理初探[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2015,(2):58-59.

作者：徐小敏 單位：晉中師范高等專科學(xué)校