檔案信息服務質量優化思考范文

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近年來，在經濟發展帶動下，我國各行各業都取得了較快的發展，檔案行業也取得了較快的進步。目前在檔案工作中，各項基礎設施和條件都有了較大程度的改善，進一步加強了檔案基礎業務和信息資源建設工作。為了更好的與當前社會對檔案信息的需求相適應，檔案部門不斷拓寬自身的服務功能，提高檔案信息服務的質量。盡管檔案工作中還存在著一些不足之處，但隨著社會檔案意識和法制意識的增強，檔案工作必然要做到與俱進，通過對檔案信息服務質量進行優化，從而開創檔案工作發展的新局面，確保檔案事業的健康、持續發展。

1檔案信息服務質量優化的必要性

目前我們處于信息社會，在社會和經濟發展過程中對信息的需求量不斷增加。這就加快推動了檔案行業市場化的步伐。檔案部門為了通史更好的在當前市場經濟環境下取得較好的發展，則需要加快對檔案信息服務質量的優化，努力提升自身的核心競爭力，從而更好的將檔案信息的價值有效的發揮出來。檔案信息是對社會實踐活動的真實記錄，具有較高的社會價值，通過對檔案信息進行開發利用，才能將檔案信息的價值更好的體現出來。檔案信息資源開發利用的實現最重要的手段即是檔案信息服務。通過檔案信息服務，并不斷的提高檔案信息服務的質量，這不僅有利于社會和經濟發展過程中各項決策的科學化，還能夠促進科技的創新和文化的繁榮，能夠更好的滿足人們對檔案信息的需求，更好的了解社會活動的真實面貌。通過對檔案信息服務質量進行優化，可以為檔案部門樹立良好的外部形象，從而贏利人們的認可和信任，提升在社會發展過程中的地位和影響力。優化檔案信息服務質量可以從檔案信息服務場所、檔案信息服務時間和方式、檔案服務人員及各種宣傳服務等多個方面進行全面的優化，從而為檔案信息使用者提供高質量的服務。

2檔案信息服務質量優化的策略

2.1推出特色服務首先，需要做好檔案的收集、整理工作，做好前期的各項準備，使檔案信息的完整性、系統和準確能夠得到有效的保證。在檔案立卷過程中，需要對信息之間的聯系進行重點關注，從而對檔案各宗之間的關系進行把握；其次，加快推進現代技術設備在檔案工作中的應用，利用現代技術來打造特色的檔案服務，從而為檔案使用者提供優質、高效的服務；最后，在當前信息化環境下，在檔案工作中，可以通過對技術進行優化，集成信息等多種手段來確保數據信息的真實性、準確性和可識別性，對檔案信息質量進行優化。如數據遷移、數據仿真技術及信息安全技術等。對于集成檔案信息其方式較為多樣化，如利用網絡來進行檔案信息的直接，將編研成果轉換為數據信息進行等，這對于加快檔案資源的共享起到了積極的推動作用。

2.2改善檔案機構服務設施，營造良好服務環境服務設施的完善和現代化程度是檔案機構為用戶提供便捷服務的基本條件，檔案機構與時俱進、增強服務意識直接體現為其緊跟時代步伐、不斷完善服務設施，營造舒適的利用環境。服務設施不僅包括檔案機構中的閱覽室、各種指示牌、引導圖等，還應有現代先進設備和技術。為方便查閱，檔案機構除完善現有的檔案館指南、全宗目錄、案卷目錄等檢索工具外，還應設置無線局域網，方便用戶利用自帶的設備(筆記本電腦或者手機)進行檔案信息的檢索和瀏覽。在信息化時代，檔案機構尤其要加強檔案網站、數字檔案館建設，打造優越的網絡化服務環境，滿足更多更廣泛的用戶需求。應在網站設計及信息內容上多下功夫，運用新技術，使檔案網站實現智能化、互動化與人性化的高度結合，方便各類人群無障礙獲取網絡化檔案信息服務，不斷豐富檔案網站內容，實現網絡用戶獲取檔案信息服務的有效化。

2.3加大檔案人員培訓力度，提升服務水平首先，應加強職業道德素質養成，促使檔案人員收集整理檔案信息時盡職盡責，嚴把質量關，做到檔案信息的系統完整和準確；組織信息時要站在用戶的角度，突出特色編排，以方便用戶查詢利用為目的。其次，加強業務培訓，使檔案人員全面、系統掌握館藏檔案信息，能夠迅速、準確、及時提供利用服務。此外，還要培訓檔案人員在自身專業基礎上掌握現代服務設備和先進技術的使用和管理，能規范、合理運用先進服務設備來優化服務質量。要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在此基礎上敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，在檔案業務上有所創新，有所突破。要準確把握所面臨的新形勢和自身發展的新情況，用求實創新的精神把握檔案事業發展規律，勇于探索和實踐，有效地開創性地開展工作。服務態度與行為也是影響服務質量的重要因素，要培訓檔案人員養成積極、主動的服務態度，切實掌握服務行為技巧。詳細了解用戶需求；通過微笑服務，提升親和力，有效滿足用戶信息利用需求。

2.4完善法規制度，保障服務工作有效開展進一步對檔案法規和制度進行完善，這不僅有利于檔案信息完整性，而且能夠確保檔案信息的可持續利用，使檔案信息服務工作能夠有序健康的發展。在國家與檔案有關的具體條件及通知中，也對檔案機構開展檔案服務，提供檔案信息的職責進行了明確，這使檔案部分進行檔案信息服務的開展有了法律的依據，有利于檔案信息服務質量的進一步提高。在當前社會快速發展過程中，對檔案信息的利用需求不斷增多，這就使當前檔案信息公開服務的相關法律法規和規章制度還存在很多不完善的地方，所以需要加快完善和修訂的步伐。同時在檔案信息服務開展過程中，還需要建立相應的監督評價機制，在檔案信息服務質量上要建立崗位責任制，對服務人員和業務人員的職責進行明確，對服務質量評估體系進行完善，通過建立獎懲機制及反饋投訴機制等來有效的實現對檔案利用者合法權益的保障，推動檔案服務工作的順利開展。

3結束語

檔案信息服務質量的優化，可以進一步加快檔案信息的開發進程，有利于更好的體現檔案信息的社會價值。在檔案服務質量優化過程中，需要檔案機構和檔案工作人員要不斷提高自身的服務意識，掌握先進的技術手段，從而不斷的提升自身的綜合素質，確保服務質量和服務水平的提升，更好的滿足當前社會發展過程中人們日益增長的檔案信息需求。

作者：鹿紅 單位：黑龍江省電力科學研究院人力資源部