提高校內檔案工作管理范文

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現代技術的飛速發展，使檔案工作帶入了自動化和網絡化的新階段，高校校園網迅速的建設給高校檔案工作提出了嚴峻的挑戰，也為高校檔案工作的現代化、網絡化建設帶來了難得的機遇。隨著高校體制改革的不斷深入，各項建設的不斷推進，高校檔案越來越呈現數量劇增、內容逐漸豐富、利用范圍逐漸擴大、類型逐漸復雜、作用日益明顯、要求也日益提高。但面對新形勢和新要求，高校檔案管理應加大力度，通過對基礎設施、檔案工作信息化、社會化及自身隊伍等諸多方面的創新和建設，依據現代化的管理方式，不斷挖潛和開闊生存和發展的空間，進一步發揮高校檔案在學校發展、社會發展和經濟建設中的作用。

一、高校檔案管理中存在的問題

1、教學檔案管理制度不健全。近年來，隨著《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規的出臺，各高校的檔案法規制度建設也取得了很大的進步。但從目前高校檔案管理現狀來看，仍存在著管理制度不健全的問題，其具體表現為：（1）關于教學工作的文件、文件管理，檔案、檔案管理各自為政，缺乏有效的監督、指導和協調，出現了文件的形成與歸檔脫節，導致檔案管理混亂；有些單位教學檔案記錄缺項，學校領導聽課卻沒有聽課記錄；學校每學期都要召開教學工作會議，卻沒有規范的會議紀要；教研室有青年教師培養部署，卻拿不出像樣的培養規劃和總結。（2）有關職能部門檔案記錄不一致。像學生出勤考核、學生違紀、學生參加黨課及社會實踐活動、學籍變動等情況的記載存在著部門之間記錄不一致的現象。（3）從檔案建立上來看，有些高校沒有建立規范的部門立卷制度，沒有指定專人負責文件材料的收集歸檔工作，每到年度歸檔立卷時臨時安排人員搞突擊。（4）從檔案保管來看，存在保管不嚴的問題。有些人需要文件時亂翻亂抽；借閱、傳閱從不登記；有的長期借用不歸還，造成重要文件時有流失。

2、教學檔案管理人員素質不高。目前，高校檔案管理員尤其是各院系和部門的檔案管理員素質普遍偏低，具體表現在：一是大多數檔案管理員不是科班出身，缺乏系統的檔案管理知識，對歸檔文件及檔案價值缺乏應有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的隨意性；二是有些院系的檔案工作是由院系的老師兼任，沒有專門的檔案管理人員，這些兼職人員一方面由于平時忙于教學、科研、人事、辦公室等事務性工作，沒有多余的時間和精力坐下來學習檔案專業知識；另一方面也沒有機會接受專門的檔案管理業務培訓，無法實現檔案的優化管理。

3、檔案信息開發不足，檔案管理效率不高。目前，許多高校中存在信息開發不足的問題。各系部之間教學檔案的管理互相封閉，無法相互借鑒和交流。盡管高校加大了管理改革力度，但從整體上看，問題仍比較突出，不少單位往往只注重設施、設備、技術的投入，而不注重其效益的產出。21世紀是一個網絡化、信息化的時代，這對我們的檔案管理工作提出了新的挑戰。而現在計算機網絡雖然被普遍應用，但檔案管理還未能實現網絡化、信息化管理，導致檔案管理效率低下。

二、加強高校檔案管理工作的對策

1、傳統管理與管理相結合，更注重現代管理。這里所說的現代管理，也就是新形勢下的檔案電腦化管理。一方面，要將有價值的、該長期保存的、可以公開的檔案通過電腦及相配套的軟件進行管理。另一方面，要將高校各部門產生、形成的文件或資料通過電腦進行分類處理，從而形成電子檔案。要形成統一的規范和標準，對檔案尤其是電子檔案加強信息化管理。電子檔案管理過程中，一定要考慮到介質質量因素、人為因素等對檔案信息的影響，采取有效措施進行保管。如把好質量關，多貯存一份；定期抽查、普查檢測，加強病毒防范；適時轉錄、拷貝或遷移信息；重要信息采取再生性保護技術；加強有關電子文件的工作制定和管理制度；提高機人員操作水平、規范操作程序等，防止電子郵件信息的丟失。

2、管理與服務相結合，更注重服務。在知識時代，高校檔案的服務功能應該得到更大加強。息技術的高速，網上政府、遠程的出現，越來越多的檔案將直接通過為學校的發展服務。學校的相關信息準不準確，內容豐不豐富，質量高不高，與檔案管理水平也有很大的關系。因此，檔案工作者要在發揮“管好”檔案職能的同時，要更好地發揮“用好”檔案的職能。要在保證真實可靠的前提下，將有價值的，可以公開的學校相關信息通過一定的加工、處理后公之于眾，加強對學校各項工作的宣傳，提升檔案的服務水平，變被動提供查閱為主動提供信息，提高檔案的價值，使其發揮更大的作用。可以說，在商校里，更好地發揮檔案的服務功能，就是要發揮其資源作用、憑證作用、宣傳作用、教育作用。此外，要加強對檔案管理的效果評估，將其作為檢驗檔案管理效益和效率的基本途徑，通過正式與非正式評估、內部與外部評估、事前事中和事后評估、量化與非量化評估，達到有效配置資源、提高服務水平的目的。

3、業務學習與業務創新相結合，更注重業務創新。創新在新時期的高校檔案管理工作中顯得尤為重要。檔案工作者在系統地掌握檔案學、管等相關知識的同時，要加強對計算機知識的學習和運用，特別是要在如何利用網絡平臺提升服務功能、拓展宣傳手段上下功夫，爭取成為聚合與集成數據處理人員、電子工程師、人事官員、市場營銷專業、計算機程序啼、戰略規劃者、記錄管理者、檔案館員、圖書館員和情報專家等功能的復合型檔案管理人才。在業務上，要把繼承和創新有機地結合起來，對我們多年來形成的好傳統、好作法必須堅持，同時面對變化了的新形勢、新情況，必須不斷探索和新的實踐經驗，進行新的理論概括，使檔案事業的工作思路、工作對策和工作方法隨著時代和實踐的發展而發展。可以說，網絡為檔案工作者開辟了新的工作天地，同時也為人們提供了許多創新的機會。要將檔案管理過程中的新的經驗和好的方法加以總結，要學會用計算機網絡開展檔案工作研究，提高自己的業務水平。