企業組織效率范文

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摘要：信息結構是組織對信息處理、利用與分配的一種機制，不同的組織選擇不同的信息機制，其組織效率也就存在差異。本文在討論組織效率相關影響因素和企業信息結構特征的基礎上，從環境狀態、知識特征以及結構等視角，分析信息結構與組織效率的關系，比較了四種最基本信息結構的組織效率問題，力求為企業組織的信息進行有效管理提供指導。

關鍵詞：信息結構；企業；組織效率

一、引言

從信息角度研究組織效率問題已經有大量的成果，但主要集中在信息資源管理方面，而且大多還是與信息技術結合來考慮問題的，較少將企業組織的信息產生、傳遞和分配與企業組織分工合作的模式以及組織決策和知識特征相聯系。在這方面比較有代表性的研究是哈耶克，他從知識和信息的視角對企業組織效率的作用方面分析了知識和信息以什么方式進行分配能更好地協調成員之間的行動，但強調的是信息和知識與決策權的匹配問題。日本學者青木昌彥(1995)在提出六種企業信息結構的基礎上，從成本角度討論了不同信息結構的效率問題。但是，該研究僅就企業業務單元之間的協作關系進行討論，沒有考慮各業務單元任務性質、工作流程和目標的差異，尤其是知識和認知能力的差異。

企業組織可以看作為一種信息獲取、處理與利用的機制，即信息機制或信息結構。不同的企業由于知識和認知能力，以及信息傳遞、分配和處理方式的差異，反映在競爭優勢、市場績效等方面將是不一樣的。更何況，信息是不確定性的負度量。因此，信息機制或結構就成為組織運作效率的一個關鍵因素。所謂信息結構，是系統或組織中由誰觀察信息，觀察什么信息以及信息分配的方式。按照參考文獻[5]的描述，信息結構是由決策單元信息函數構成，并由決策前提控制的一種信息分配方式。其中，信息函數是由決策主體技能、經驗等專門知識或組織通用知識組成的，決定著決策主體對信息認知和處理的能力。由于組織的運作受到目標、任務、環境等多種因素的影響，不同的組織可能選擇不同的信息結構。但是，沒有任何一個單一的信息結構無論在哪種場合與其他形式相比都具有優勢。因此，本文著重分析不同狀態下信息結構與組織效率的關系，比較了四種最基本信息結構的組織效率問題，力求為企業組織的信息進行有效管理提供指導。

二、企業組織效率及其影響因素

企業組織效率由兩個部分組成(Farrell，1957)：一是技術效率，反映一個企業從一定投入獲得最大產出的能力；二是配置效率，反映一個企業在各要素各自給定的價格和既有生產技術下最優比例利用這些要素的能力。由于企業是由人組成的，人的行為的不穩定性將對組織效率產生較大的影響。因而，在Farrell所提出的兩種效率基礎上，哈維·萊賓斯坦于1966年提出了X效率理論。X效率是涉及組織中人的行為調整、激勵與制度安排的一種組織效率，是一種非配置效率，也是對傳統效率理論的批判、繼承與發展。因此，企業效率包括技術效率、配置效率和非配置效率。通常，關于組織效率，人們往往從純效率角度來討論效率，易忽略的一個重要因素，即組織目標。一個組織的運作只有與組織目標相關聯才是有效率的，離開了組織目標，也就無所謂組織效率以及效率的高低。因此，組織效率既是組織在既定目標導向下對人員、技術、信息、知識以及機制的選擇，也是組織對既定目標實行的一種能力。

企業組織是一個開放的系統，為了實現既定的目標，他必須不斷與其生存的外界環境進行信息、物質與能量的交換。并根據環境的變化，不斷更新技術和知識，調整人員和資源配置。因此，影響組織目標實現效率的主要因素有：

1.外部環境因素。外部環境是企業組織生存的基礎，如用戶市場、供應商、技術、人力資源，以及宏觀經濟、政治等。企業在一定的環境狀態中設定組織目標，并通過組織相應的資源予以實施。當環境狀態比較穩定，環境因素對企業組織目標實現，即效率的影響不大；當環境狀態動蕩不定，不確定因素較多時，企業就必須要有應對措施，調整資源配置和相關的政策與策略，甚至調整目標以適應環境變化。因此，動蕩的環境對企業組織效率的影響較大。尤其是不確定的環境狀態，對企業組織的信息獲取、認知、處理以及分配方式影響較大，進而影響組織目標的實現。

2.技術與知識因素。技術與知識是現代企業的重要資源。先進的工藝技術、設備和方法，可以使企業降低成本、提高質量；知識與經驗的積累和利用是創造力、成長與競爭優勢的基礎。知識不但能促進技術更新，而且是有效決策與資源合理配置的重要因素。企業知識理論已表明，企業間的效率差來源于知識的差別。理論界也有共識，企業的核心能力來源于知識。因此，知識的存量、類別以及開發與利用是影響組織效率的一個關鍵因素。

3.結構與制度因素。結構因素涉及到組織結構、知識結構、決策結構與權力結構等方面，是企業組織在既定目標下的一系列任務分配、組織協調、計劃設置等的制度安排。合理的制度安排能通過權威鏈的控制、有效的溝通與協調提高組織行為的穩定性和一致性，有利于組織目標的實現。合理的結構設計和制度安排對企業的整體運作效率有著重要的影響。通過監控與協調的有效結合，配合以合理的激勵機制與信息交流方式，進而提高企業的組織效率。

三、企業信息結構概念

根據團隊理論，團隊的預期效用在很大程度上依賴團隊的信息結構、環境狀態的概率和決策問題上的結構等因素，而信息結構在很大程度上取決于團隊觀察和交流的方式。團隊成員在選擇一個行動之前，各個成員m都接受到一個信息信號，該信息信號由環境狀態s決定，即ym=ηm(s)。其中，ηm就是團隊成員m的信息函數，它實際上表示成員對環境狀態信息的理解、消化、吸收和處理的能力。于是，團隊的信息結構可描述為：

η=(η1，η2，∧，ηm)

其中，η1、η2等為團隊成員的信息函數。信息函數可以看作知識的一種存儲載體，知識的積累在于信息函數處理信息的類型。按照西蒙的決策分類是：程序化決策和非程序化決策。程序化決策是針對組織內部經常性和日常活動的決策。非程序化決策是針對組織內部不確定性活動的決策。在長期的經濟活動過程中，當非程序化決策不斷重復，決策主體就會不斷積累相關知識和經驗，使得這種決策不斷固定化和形式化，最后變為程序化決策。由于決策主體的業務性質以及環境因素的差異，有些決策主體面對不確定性活動較多，其知識和經驗的積累更有利于做非程序化決策；有些決策單元面對不確定性活動較少，其知識和經驗的積累更有利于做程序化決策。因此，各信息函數不同知識的特征是信息結構在結構上具有多樣性的一個重要因素。

團隊成員通過信息函數將環境狀態信息轉換為策略信息，這個過程實際上是決策的過程。根據信息科學原理，決策過程可以理解為信息再生過程。信息再生就是對充分的信息、必要的知識、決策的目標進行綜合的運算，形成用于指導問題求解的策略信息。按照西蒙的組織決策過程理論，決策是一個從前提到結論的動態推理過程。而決策前提又可分為價值要素和事實要素兩個部分。價值前提是指與決策目的相關的知識和信息。事實前提是指與實現決策目的相關的行動方案及其環境等的知識和信息。由于決策前提是組織當前既定的涉及目標、職權以及業務性質等知識和信息，它將決定組織中不同決策主體信息處理的權限與類型，以及決策主體之間的協作關系。因此，決策前提給定的方式和程度將是影響信息結構構成方式的一個關鍵因素。根據團隊理論中的描述，企業信息結構可以表達為：企業信息結構是在決策前提控制下由不同知識特征的信息函數所構成的一種信息分配機制。

四、不同信息結構與企業組織效率

不同的組織選擇不同的信息機制，其組織效率也就存在差異。當環境狀態發生改變時，企業獲取信息并通過信息結構進行信息分配和處理，以便進行及時有效的決策。在這一過程中，知識是一個關鍵因素。只有信息的準確認知并結合原有知識的運用，才能達到信息再生，產生策略信息，達到決策的合理性和科學性。同時，知識的積累是通過不斷的信息認知產生的，而這又與環境狀態密不可分。對于不穩定的環境狀態，決策主體面對的非程序化決策會更多；反之，程序化決策會更多。這樣，決策主體認知信息的類型不同，其積累的知識類型就會存在差異。而且，信息在組織內部的合理分配與傳遞不但與決策主體知識類型相關，而且還與組織的決策前提相關，如職權與職責的安排、組織程序、目標與計劃等。更何況，決策前提不僅是作為決策主體所利用信息的一部分，而且它能起到控制的作用，使得各決策主體行為達到一致性。環境狀態特性、知識類型與分布特征以及結構上的因素共同決定企業組織的信息結構，因而信息結構的選擇將從技術與知識積累及運用、資源配置與任務分配、決策與行為等全方位影響組織的運作效率。由于企業在知識特征和決策前提等方面存在差異，企業信息結構將呈現出不同的形態。為了說明信息結構與組織效率的關系，本文從參考文獻[4]選取四種基本的形態進行討論。

1.集中信息結構與組織效率。集中信息結構是管理部門對環境狀態做出事前預測來設計業務單元的工作流程與規則，并給定詳細的工作計劃。業務單元之間只有事先設計好流程方面的信息傳遞，基本沒有交流，所有異常突發事件均由企業管理部門集中處理。該信息結構要求業務單元的作業流程高度的程序化，盡量不做事后的信息處理。如果環境狀態穩定性高，異常突發事件就會相對較少，管理部門的經驗知識基本上就能處理好這些信息。而且，在相對穩定的環境狀態中，對于這種信息結構，業務單元的知識積累也相對較少。因此，對于環境比較穩定、產品與生產技術含量較低的情況，選擇這種信息結構的企業就會具有相當高的效率。

2.橫向信息結構與組織效率。這是所謂典型的民主式信息結構，業務單元能部分參與企業管理。當一個影響組織整體的異常事件發生時，管理部門和業務單元都能觀察到。管理部門或自己處理或通過協調分配信息。而通常的情況是，業務單元能夠通過單元之間信息交流與共享進行現場協作處理。對于穩定性較差的環境狀態，業務單元能夠通過不斷的信息認知獲得知識積累，并通過知識與信息的交流與共享，達到對異常突發事件的快速反應，因而具有較高的效率。但是，在這種情況中，如果產品與生產技術已經標準化，單元之間的溝通與協調要求降低，業務單元所積累的組織通用知識可能就難以應對局部的突發事件，因而就會導致局部目標與整體目標難以保持穩定的一致性，就會產生效率問題。因此，對于環境狀態穩定性不高，而且生產技術標準化較差，企業選擇橫向信息結構就會具有較高的效率。例如，面對用戶多樣化需求的制造企業，選擇橫向信息結構就會帶來較高的組織效率。

3.縱向信息結構與組織效率。這是所謂等級分權制信息結構，業務單元具有較強的專業化特征和相對的獨立性。當一個影響組織整體的異常事件發生時，通常由管理部門利用其經驗知識從組織全局角度進行考慮和解決。對于局部的異常事件，則由單元利用其因專業化形成的專門知識和技能獨立進行解決。如果環境狀態比較穩定，異常突發事件就會相當少，管理部門應有過經驗知識基本上就能處理好這些信息；反之，則不能。而且，由于業務單元缺乏組織通用知識，難以從全局的角度看問題，因而就會導致目標不一致情況的出現。就業務單元來看，由于具有較好的專業化知識與技能，能夠應對技術相對較復雜的專門任務。從組織整體來看，如果產品與生產技術已經標準化，就正好適合單元之間交流與溝通較少的狀態。因此，對于相對較穩定的環境狀態，而且生產技術標準化較好的條件，企業選擇縱向信息結構就會具有較高的效率。例如，對于用戶需求變化不大的大批量產品的制造企業，選擇縱向信息結構就會帶來較高的組織效率。

4.分散信息結構與組織效率。在這種信息結構中，管理部門主要提供價值方面的決策前提，如戰略目標、計劃與政策等，較少直接處理異常事件。對于來自各個方向的信息都由業務單元進行觀察和處理。單元之間既有獨立性，也有交流與協作，通過獨立決策來保持效率，通過信息交流來保持與企業目標的一致性。從理論上講，該信息結構最具有效率，它不要求像橫向信息結構中單元之間具有較強的互補性和依賴性，也沒有縱向信息結構中業務單元不能處理整體異常事件的被動局面。這種信息結構要求決策單元或員工具備較高的組織通用知識與專業化知識，因而人力成本較高。如果企業的業務性質不要求如此高的知識量時，就會帶來人力資本的浪費；如果員工素質達不到要求時，就可能帶來更大的效率問題。因此，分散信息結構適合環境狀態動蕩和產品技術含量高的企業。例如，對于高技術團隊如技術開發與服務的企業，選擇分散信息結構就會帶來較高的組織效率。

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