企業(yè)項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理的復(fù)雜性分析及協(xié)調(diào)范文

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［摘要］企業(yè)項(xiàng)目一般是在多項(xiàng)目環(huán)境下執(zhí)行的，多項(xiàng)目運(yùn)作的效率和組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，不僅取決于單個(gè)項(xiàng)目的獨(dú)立運(yùn)作狀況，還需要多項(xiàng)目之間的合作與協(xié)調(diào)。本文分析了多項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理的關(guān)鍵影響因素的復(fù)雜性，探討了多項(xiàng)目管理的協(xié)調(diào)機(jī)制，旨在為企業(yè)多項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理提供借鑒。

［關(guān)鍵詞］多項(xiàng)目管理；復(fù)雜性；協(xié)調(diào)機(jī)制

引言

很多企業(yè)采用“以項(xiàng)目實(shí)施管理”（ManagementbyProject）的戰(zhàn)略，其組織目標(biāo)和任務(wù)通過(guò)內(nèi)部項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)，項(xiàng)目成為組織目標(biāo)的載體。由于項(xiàng)目組織具有特性以及在知識(shí)、信息、資源等要素上的天然關(guān)聯(lián)性，使企業(yè)多個(gè)項(xiàng)目并行或交疊運(yùn)作，產(chǎn)生了各種復(fù)雜的互動(dòng)關(guān)系與協(xié)作要求，從而構(gòu)成了具備功能網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)模式的、協(xié)作型的系統(tǒng)。但是，其中的子系統(tǒng)——單項(xiàng)目，在追求自身目標(biāo)優(yōu)化的同時(shí)，往往與系統(tǒng)總目標(biāo)或其他項(xiàng)目目標(biāo)產(chǎn)生沖突；多項(xiàng)目之間若缺乏有效的協(xié)調(diào)與合作，可能造成“零和”或“雙輸”的后果。因此，從企業(yè)整體的角度，對(duì)多項(xiàng)目進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)管理就成為企業(yè)多項(xiàng)目管理面臨的重要問(wèn)題。企業(yè)多項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理使企業(yè)各項(xiàng)目的知識(shí)、信息、資源在一定結(jié)構(gòu)下順暢地流通，通過(guò)對(duì)各項(xiàng)目實(shí)體激勵(lì)維持決策平衡，使單個(gè)項(xiàng)目實(shí)體理性行為和多項(xiàng)目整體優(yōu)化決策相一致，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)目的共贏和多項(xiàng)目整體效益的最大化。

1企業(yè)多項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理的關(guān)鍵影響因素

本文將影響企業(yè)多項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理的10個(gè)關(guān)鍵影響因素納入3個(gè)層次：戰(zhàn)略層、執(zhí)行層、技術(shù)層。其對(duì)應(yīng)3個(gè)域：組織復(fù)雜性、運(yùn)作復(fù)雜性、對(duì)象復(fù)雜性，具體見(jiàn)表1。

1.1組織復(fù)雜性

1.1.1組織目標(biāo)關(guān)聯(lián)性從組織的層面看，項(xiàng)目是實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的載體，組織目標(biāo)需要分解為若干子目標(biāo)并通過(guò)一系列項(xiàng)目來(lái)實(shí)現(xiàn)。每個(gè)項(xiàng)目服務(wù)的組織子目標(biāo)不同，使項(xiàng)目目標(biāo)存在差異，項(xiàng)目也相對(duì)獨(dú)立。這種相對(duì)獨(dú)立性意味著每個(gè)項(xiàng)目實(shí)體（即項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及其成員）擁有相對(duì)獨(dú)立的目標(biāo)、信息及決策權(quán)，他們基于各自的目標(biāo)和信息進(jìn)行優(yōu)化決策。然而，局部的優(yōu)化決策并不意味整體績(jī)效的最優(yōu)化。如項(xiàng)目實(shí)體以自身目標(biāo)為主，一旦實(shí)現(xiàn)某項(xiàng)目目標(biāo)則妨礙實(shí)現(xiàn)另一個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)，造成內(nèi)部發(fā)生分歧與沖突，形成項(xiàng)目實(shí)體之間相互不支持甚至出現(xiàn)對(duì)抗的局面，影響多項(xiàng)目管理的整體績(jī)效。

1.1.2組織結(jié)構(gòu)動(dòng)態(tài)化組織結(jié)構(gòu)動(dòng)態(tài)化指企業(yè)把項(xiàng)目和項(xiàng)目組合看成執(zhí)行復(fù)雜過(guò)程的動(dòng)態(tài)變化的臨時(shí)性組織，例如，同外部客戶建立合同、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、市場(chǎng)聯(lián)盟或?qū)?nèi)部客戶進(jìn)行流程再造。企業(yè)的多項(xiàng)目組合中包含的不同類型的項(xiàng)目越多，差異化越大，管理的復(fù)雜度就越高。為保證多項(xiàng)目協(xié)調(diào)運(yùn)作，企業(yè)需要采用某些特殊的整體結(jié)構(gòu)如多項(xiàng)目協(xié)調(diào)委員會(huì)等進(jìn)行管理。另外，項(xiàng)目實(shí)體具有“自治”和“智能”的性質(zhì)，使多項(xiàng)目企業(yè)的組織縱向等級(jí)層次和地域分布在項(xiàng)目的執(zhí)行過(guò)程中具有動(dòng)態(tài)變化的特點(diǎn)。

1.1.3環(huán)境不確定性現(xiàn)代系統(tǒng)理論認(rèn)為，企業(yè)是一個(gè)開(kāi)放的系統(tǒng)，任何企業(yè)都在一定的環(huán)境下生存發(fā)展；環(huán)境是不斷變化的，企業(yè)是在不斷與環(huán)境進(jìn)行相互作用下生存發(fā)展的，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程。由于一些因素，如政府、產(chǎn)業(yè)競(jìng)爭(zhēng)、人力資源、生產(chǎn)成本、國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)和社會(huì)變革等的共同作用，以及項(xiàng)目利益相關(guān)者情況、項(xiàng)目復(fù)雜程度、項(xiàng)目時(shí)間段、資源狀況、溝通網(wǎng)絡(luò)等的動(dòng)態(tài)變化，導(dǎo)致企業(yè)多項(xiàng)目管理的組織環(huán)境復(fù)雜多變，具有不確定性。

1.2運(yùn)作復(fù)雜性

1.2.1項(xiàng)目數(shù)量項(xiàng)目數(shù)量指在時(shí)序上并行或交疊運(yùn)作的項(xiàng)目數(shù)量，是衡量多項(xiàng)目管理復(fù)雜程度和協(xié)調(diào)難度的最直觀的指標(biāo)。此外，項(xiàng)目?jī)?nèi)部并行活動(dòng)的數(shù)量對(duì)協(xié)調(diào)管理的復(fù)雜程度具有直接影響。

1.2.2項(xiàng)目間的耦合關(guān)系在多項(xiàng)目環(huán)境下，企業(yè)的項(xiàng)目是動(dòng)態(tài)激活運(yùn)作的，可能并行實(shí)施多個(gè)項(xiàng)目，也可能前后實(shí)施的多個(gè)項(xiàng)目存在交疊，項(xiàng)目間在資源、知識(shí)、信息、進(jìn)度、費(fèi)用和組織等方面通常存在耦合關(guān)系。比如，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)各自項(xiàng)目的優(yōu)先權(quán)、項(xiàng)目成員（某個(gè)項(xiàng)目的成員可能同時(shí)也為其他幾個(gè)項(xiàng)目工作）調(diào)配、項(xiàng)目的重要程度、資金設(shè)備、時(shí)間調(diào)度等資源分配問(wèn)題都有不同的看法，可能導(dǎo)致沖突。

1.2.3項(xiàng)目管理能力項(xiàng)目管理能力可以定義為有效執(zhí)行項(xiàng)目管理過(guò)程的能力，與項(xiàng)目管理的任務(wù)有關(guān)，企業(yè)只要有項(xiàng)目管理的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，就有了項(xiàng)目管理的能力。項(xiàng)目管理的能力包括個(gè)人的項(xiàng)目管理能力、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目管理能力、組織的項(xiàng)目管理能力3個(gè)層次。個(gè)人的項(xiàng)目管理能力除了項(xiàng)目管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)外，還與其在項(xiàng)目中承擔(dān)的角色有關(guān)，比如，項(xiàng)目經(jīng)理還需要有關(guān)產(chǎn)品、行業(yè)、文化意識(shí)的知識(shí)和創(chuàng)造性的設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理過(guò)程的能力；項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)除了要具有個(gè)人的項(xiàng)目管理能力外，還需要具有解決團(tuán)隊(duì)沖突、對(duì)目標(biāo)達(dá)成共識(shí)、團(tuán)隊(duì)協(xié)調(diào)和協(xié)作的能力；組織的項(xiàng)目管理能力包括項(xiàng)目組合管理、項(xiàng)目分配和評(píng)估、項(xiàng)目和多項(xiàng)目的審核和指導(dǎo)等方面，同時(shí)，組織的項(xiàng)目管理能力隱藏在組織系統(tǒng)內(nèi)，規(guī)定企業(yè)的運(yùn)作方式。企業(yè)擁有較高的項(xiàng)目管理能力將使多項(xiàng)目的協(xié)調(diào)運(yùn)作更加有效。

1.2.4業(yè)務(wù)流程在采用“以項(xiàng)目實(shí)施管理”戰(zhàn)略的企業(yè)中，項(xiàng)目是企業(yè)最主要的業(yè)務(wù)流程，項(xiàng)目活動(dòng)之間一般存在結(jié)構(gòu)上的層次性、資源共享、執(zhí)行時(shí)序、并發(fā)約束等關(guān)系，貫穿企業(yè)各項(xiàng)目實(shí)體和職能部門(mén)。知識(shí)、信息、資源等“物要素”的流程是否協(xié)調(diào)將直接影響多項(xiàng)目管理的成功率。多項(xiàng)目實(shí)體間緊密合作，信任關(guān)系、倫理關(guān)系等“人要素”的流程是否協(xié)調(diào)將間接影響多項(xiàng)目實(shí)體的行為和智能性的發(fā)揮。

1.3對(duì)象復(fù)雜性

1.3.1資源－資源調(diào)度水平在多項(xiàng)目環(huán)境下，企業(yè)資源具有動(dòng)態(tài)、有限、共享的特點(diǎn)。在有限資源的動(dòng)態(tài)變化下，項(xiàng)目的并行或交疊運(yùn)作導(dǎo)致其要同時(shí)競(jìng)用企業(yè)的人、財(cái)、物、時(shí)間等資源，在資源上通常相互約束，存在激烈的競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系。資源調(diào)度水平會(huì)影響資源沖突強(qiáng)度和浪費(fèi)程度，企業(yè)要依據(jù)組織的系統(tǒng)目標(biāo)、項(xiàng)目本身的權(quán)重和資源流的變化情況，采用動(dòng)態(tài)、靈活的方法進(jìn)行合理的優(yōu)化配置。

1.3.2信息－信息非對(duì)稱性信息的無(wú)縫流動(dòng)與透明傳輸是多項(xiàng)目實(shí)體理性行為和協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)，及時(shí)的信息分享有助于消除他們之間的誤解并降低決策的不確定性。隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，信息高效、快速地交換以及為共享而實(shí)行信息集中化管理成為可能。但事實(shí)上，企業(yè)內(nèi)部和項(xiàng)目實(shí)體間實(shí)現(xiàn)信息的透明、順暢交換卻很困難。因此，由于信息的私密性、實(shí)時(shí)性和動(dòng)態(tài)性，各項(xiàng)目實(shí)體掌握的信息是局部的、非對(duì)稱的，導(dǎo)致多項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理效率降低。

1.3.3知識(shí)－知識(shí)管理模式知識(shí)由與項(xiàng)目相關(guān)的隱性和顯性知識(shí)構(gòu)成，能夠在項(xiàng)目實(shí)體間流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的共享、學(xué)習(xí)、轉(zhuǎn)化和創(chuàng)新，獲得知識(shí)的協(xié)同效應(yīng)。一方面，項(xiàng)目成員在諸多的項(xiàng)目實(shí)踐中，增加了技能、經(jīng)驗(yàn)、洞察力、人際關(guān)系等隱性知識(shí)資產(chǎn)，成為隱性知識(shí)資產(chǎn)的主要載體；另一方面，組織成員從個(gè)人利益出發(fā)，可能不愿意把他們?cè)诓煌?xiàng)目中獲得的實(shí)踐知識(shí)與他人進(jìn)行分享，導(dǎo)致知識(shí)不能在項(xiàng)目實(shí)體間共享。因此，建立有效的知識(shí)管理模式，提高知識(shí)的協(xié)同效應(yīng)，對(duì)企業(yè)多項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理具有積極意義。

2企業(yè)多項(xiàng)目管理的協(xié)調(diào)機(jī)制

企業(yè)多項(xiàng)目管理的協(xié)調(diào)機(jī)制是為實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)目有效協(xié)作、高效運(yùn)行、確保組織目標(biāo)全面實(shí)現(xiàn)而建立的原則和方式。科學(xué)的協(xié)調(diào)機(jī)制，不僅可確保協(xié)調(diào)活動(dòng)規(guī)范化、程序化，而且能夠提高企業(yè)的工作效率和敏捷度。

2.1目標(biāo)與效率機(jī)制

對(duì)多項(xiàng)目企業(yè)來(lái)說(shuō)，組織總目標(biāo)應(yīng)層次性地分解為事業(yè)（項(xiàng)目）目標(biāo)、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)目標(biāo)和個(gè)人目標(biāo)。企業(yè)通過(guò)層層分解目標(biāo)，在內(nèi)部建立縱橫關(guān)聯(lián)的目標(biāo)體系，能夠使各項(xiàng)目均嚴(yán)密地嵌于目標(biāo)體系中，并直接或間接地聯(lián)系起來(lái)，成為協(xié)調(diào)組織實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)的必要條件。其中，協(xié)調(diào)工作將隨之變?yōu)閷?shí)現(xiàn)目標(biāo)而采取的管理措施，即實(shí)施目標(biāo)管理。目標(biāo)管理機(jī)制協(xié)調(diào)的主要內(nèi)容有：通過(guò)層層制定目標(biāo)、明晰責(zé)權(quán)，使成員看清個(gè)人目標(biāo)和企業(yè)目標(biāo)的關(guān)系，了解自己的工作價(jià)值；通過(guò)協(xié)商加深對(duì)目標(biāo)的理解，消除各層次、各團(tuán)隊(duì)的意見(jiàn)分歧，取得目標(biāo)一致性；目標(biāo)的完成情況作為績(jī)效考核的主要依據(jù)。此外，建立效率管理機(jī)制是目標(biāo)機(jī)制的必要補(bǔ)充。效率管理把工作重心更多地轉(zhuǎn)移到整個(gè)管理過(guò)程中，強(qiáng)調(diào)過(guò)程管理和事先控制，時(shí)時(shí)監(jiān)控目標(biāo)的進(jìn)展情況，一旦出現(xiàn)偏差和不協(xié)調(diào)，企業(yè)就能及時(shí)發(fā)現(xiàn)并進(jìn)行動(dòng)態(tài)處理。

2.2共享與激勵(lì)機(jī)制

企業(yè)多項(xiàng)目的協(xié)調(diào)運(yùn)作離不開(kāi)知識(shí)、信息、資源的高度共享，因此，建立共享機(jī)制的內(nèi)容包括以下幾點(diǎn)。第一，基于知識(shí)－信息－資源協(xié)同管理平臺(tái)，通過(guò)組織學(xué)習(xí)，建立和諧、開(kāi)放的知識(shí)共享與協(xié)調(diào)溝通的氛圍，激勵(lì)員工參與知識(shí)共享和知識(shí)轉(zhuǎn)換。第二，增強(qiáng)信息的收集和分析能力，實(shí)現(xiàn)各種子系統(tǒng)之間的互通和信息透明傳輸。第三，充分考慮項(xiàng)目本身的特點(diǎn)以及項(xiàng)目與組織目標(biāo)之間的約束關(guān)系，依據(jù)多項(xiàng)目環(huán)境的變化以及實(shí)施過(guò)程中遇到的問(wèn)題，動(dòng)態(tài)調(diào)整資源共享方案，做到隨機(jī)應(yīng)變，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目運(yùn)作的收益最大化。第四，共享需要合適的激勵(lì)機(jī)制進(jìn)行強(qiáng)化。其中，激勵(lì)的內(nèi)涵是：充分肯定那些為共享做出首要貢獻(xiàn)的團(tuán)隊(duì)和成員，樹(shù)立分享的理念；明確規(guī)定企業(yè)價(jià)值分配的 依據(jù)不僅包括才能、貢獻(xiàn)，還有協(xié)作的態(tài)度與共享的承諾；采用諸如轉(zhuǎn)化為資本的形式，使共享的效益積累得到體現(xiàn)和報(bào)償。

2.3信任與文化機(jī)制

在多項(xiàng)目企業(yè)中，在多項(xiàng)目實(shí)體之間信任關(guān)系的基礎(chǔ)上建立的合作機(jī)制是一種高效、低成本的協(xié)調(diào)機(jī)制，有助于多項(xiàng)目實(shí)體的自我組織和自我調(diào)節(jié)，促使其在實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的基礎(chǔ)上采取積極行動(dòng)，減少矛盾和沖突。建立信任機(jī)制的具體措施有：激勵(lì)有利于信任關(guān)系的行為、加強(qiáng)溝通和交流、盡可能尋求共識(shí)、促使已有信任向第三方或多方轉(zhuǎn)移、采用動(dòng)態(tài)契約的方式進(jìn)行任務(wù)分解和評(píng)價(jià)等。此外，和諧的企業(yè)文化是企業(yè)多項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理成功的前提。其中，建立企業(yè)文化機(jī)制的途徑是：創(chuàng)造一種強(qiáng)勢(shì)的企業(yè)理念，將努力的方向集中于共同愿景，使多項(xiàng)目協(xié)作不斷內(nèi)化為各成員的內(nèi)在需要。

2.4協(xié)商與仲裁機(jī)制

協(xié)商機(jī)制能夠?qū)崿F(xiàn)協(xié)調(diào)管理，主要指各項(xiàng)目實(shí)體通過(guò)協(xié)商、慣例、互諒的方式解決他們之間可能產(chǎn)生的沖突，從而達(dá)到?jīng)Q策的目的。協(xié)商機(jī)制可以確保參與者通過(guò)公開(kāi)討論，進(jìn)行充分交流觀點(diǎn)，并由掌握相關(guān)信息的參與者共同做出決策。協(xié)商機(jī)制的好處是通過(guò)項(xiàng)目相關(guān)參與者共同做出決策，使參與者更易于接受，執(zhí)行起來(lái)阻力較小；缺點(diǎn)是若信息溝通的渠道不通暢或參與各方不愿意妥協(xié)，就容易出現(xiàn)決策過(guò)程緩慢甚至無(wú)法決策的情況。因此，企業(yè)有必要設(shè)立一種程序和制度，確定協(xié)商在一定時(shí)限內(nèi)達(dá)到的效率和效果，否則就提請(qǐng)企業(yè)高層管理者介入?yún)f(xié)調(diào)或者進(jìn)行仲裁。當(dāng)然，仲裁未必能夠確保所有參與者的利益，但是，卻有利于多項(xiàng)目管理的整體最優(yōu)決策。

3結(jié)語(yǔ)

為確保MBP戰(zhàn)略的成功和多項(xiàng)目管理的有效性，協(xié)調(diào)管理成為企業(yè)多項(xiàng)目管理的首要環(huán)節(jié)和核心范疇。本文在企業(yè)整體管理的層面上，通過(guò)分析多項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理的關(guān)鍵影響因素，探討多項(xiàng)目管理的協(xié)調(diào)機(jī)制，希望能夠?yàn)槠髽I(yè)多項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理提供一些有益的參考。

參考文獻(xiàn)

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作者：曾東 單位：咪咕音樂(lè)有限公司