資產(chǎn)投資檔案管理的探討范文

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《機電兵船檔案雜志》2014年第三期

一、固定資產(chǎn)投資項目檔案管理中存在的問題

1.檔案不能完整、準確地反映固定資產(chǎn)投資項目建設過程的全貌。不論是業(yè)主單位，還是項目參建單位，往往偏重建設項目的進度、質(zhì)量，沒有真正樹立起檔案意識，導致項目建設中形成的文件材料收集不齊全、不準確，到工程竣工驗收時無法保證歸檔文件材料的質(zhì)量，嚴重影響了檔案的質(zhì)量，在管理上沒有提供有力的組織保證。

2.責任制落實不到位。一些單位建設項目檔案工作發(fā)展很不平衡，機構是臨時性的，項目完成后，機構撤銷，人員解散，沒有把固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作納入項目管理中，沒有建立起領導責任制。

3.職責不明、溝通不暢，有脫節(jié)現(xiàn)象。基建部門把歸檔工作單純地看成是檔案部門的事，認為立卷工作應由檔案部門來完成。一些項目工程新人多，經(jīng)驗不足，對固定資產(chǎn)投資項目檔案工作不熟悉。由于在工作中未明確兼職檔案人員對建設項目檔案的職責，致使兼職檔案人員檔案業(yè)務素質(zhì)不能適應需要，只懂項目業(yè)務不懂檔案業(yè)務，而專職檔案人員只懂檔案業(yè)務不懂工程項目管理，缺乏指導力度。

4.檔案信息化管理明顯滯后。固定資產(chǎn)投資項目檔案管理仍處于低級狀態(tài)，各單位對電子文件歸檔沒有明確規(guī)定。因此，對固定資產(chǎn)投資項目檔案信息化管理方面的要求滯后于對其他工作的管理要求。

二、加強固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的對策

固定資產(chǎn)投資項目得到各建設單位的廣泛關注，加強項目檔案管理工作已成為檔案部門的重要工作。筆者認為，要解決當前固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作中存在的共性問題，應從以下幾方面入手。

1.加強固定資產(chǎn)投資項目檔案過程管理，不斷提高檔案意識。要采取多形式、多樣化、多渠道的方法加大檔案工作宣傳力度。只有將項目開工、過程控制到竣工全過程均納入檔案管理范疇，才能使固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作步入正軌。

2.建立健全固定資產(chǎn)投資項目檔案工作領導責任制。要把檔案工作列入領導的議事日程，納入工程項目計劃，納入領導經(jīng)濟目標管理考評，實行動態(tài)管理，并對責任制的落實情況進行監(jiān)督、檢查。同時項目檔案管理的各個環(huán)節(jié)要有領導和專人負責，建立健全各項規(guī)章制度，做到有法可依、有章可循。

3.理順固定資產(chǎn)投資項目檔案管理機制，強化檔案管理部門的職能。首先，要將檔案管理部門的負責人列入各建設項目領導小組；其次，堅持固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作與項目建設同步進行，明確管理職責，并對檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導；再次，要把固定資產(chǎn)投資項目檔案管理納入檔案管理目標并與個人崗位掛鉤。

4.對固定資產(chǎn)投資項目檔案管理人員進行合理配置并加強在職培訓，提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)。固定資產(chǎn)投資項目檔案工作是一項專業(yè)性非常強的工作，應注意培養(yǎng)既懂項目業(yè)務，又懂檔案業(yè)務的人員，并保持人員相對穩(wěn)定。檔案部門要定期選派檔案人員參加建設項目檔案管理培訓，不斷提高自身業(yè)務素質(zhì)，加強對建設項目兼職檔案人員的指導。

5.充實與完善固定資產(chǎn)投資項目檔案信息化管理。為了更好地為建設項目檔案管理服務，為今后檔案信息資源共享打下基礎，各單位在制定檔案管理制度時應增加檔案信息管理內(nèi)容，凡是通過計算機系統(tǒng)形成的項目檔案，在移交紙質(zhì)檔案的同時，必須提交相應的電子文件。

總之，固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作正處于起步階段，還有待于我們從理論上不斷研究、探索，從實踐上不斷創(chuàng)新、提高，以保證固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作的正常開展，并為其他建設項目管理奠定良好的基礎，做好技術支持，為檔案管理規(guī)范化、標準化做出貢獻。

作者：姬亞蘭單位：中國電子科技集團公司第十一研究所