檔案資源服務能力的提升范文

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《機電兵船檔案雜志》2014年第三期

一、公民對檔案信息資源的需求

隨著人類社會進入知識經濟時代，體力勞動要素已不再是社會勞動的必要條件，而是轉向以知識為代表的信息化要素。因此，公眾對精神領域的重視大大提高，對一些反映公眾精神文化需求的名人檔案、歷史文物檔案、地方檔案等特色檔案信息資源的需求越來越強烈。另一方面，公眾對與自己職業相關的檔案信息的需求日益增多，“對國家政策、法律法規及涉及切身利益的婚姻、財產、醫療、勞保等檔案利用頻率攀升，特別是網絡技術的滲透則使公眾對檔案信息的綜合性寄予了更高的期望”。另外，公眾對檔案信息的需求有朝著專業化、深入化發展的趨勢，簡單的目錄級信息和全文信息已經不能滿足公眾的需求，社會公眾更多地希望從檔案信息資源中獲取有用的知識和經驗，公眾的社會檔案知識渴求愈發強烈。而且，公眾對檔案信息資源公共服務的需求在服務方式和服務品質等方面產生了更高的要求，隨著信息技術的普遍運用，檔案信息服務的主導方式已由傳統的以手工為主的服務方式向以網絡信息服務等時興的方式轉變，“公眾對在線訪問與獲取檔案信息資源的需求越來越強烈，對智能化的檢索工具、便捷的導航系統、人性化的系統界面、即時的咨詢服務等提出了全新的需求”。公眾在接受檔案信息資源公共服務時，希望能夠在服務理念和服務過程中得到最大的心理滿足。

二、檔案信息資源公共服務存在的問題

檔案信息資源是信息資源的一種，共享程度越大價值越高。而當前大多數檔案館的館藏資源比較豐富，種類齊全，載體多樣，并且每個檔案館都有自己的特色檔案。但是這些豐富的檔案信息資源并沒有被很好地利用，而是被束之高閣，用來充實館藏，沒有做到共享，檔案的價值沒有得到充分發揮。而同時也因為沒有做到合理的開發，使得提供公共服務的檔案信息資源的數量很有限，沒能使檔案信息在信息化時代中最大限度地發揮作用，為社會創造更多的價值和財富。

(一)網絡公共服務方面存在的問題檔案信息資源公共服務的最好平臺就是網絡，但在服務內容、安全保障方面還存在一些問題。表現為：1.公共服務的內容不夠豐富。通過瀏覽全國各省市的檔案網站，可以發現目前檔案信息資源的網上服務還不到位，網站上的檔案信息資源遠遠不足以提供公共服務，存在資源稀缺的問題。大多數網站提供的信息以介紹性的文字居多；圖片比較多，以聲音、影像等多媒體形式呈現的檔案信息資源比較少；最重要的是對用戶有利用價值的檔案信息資源只有目錄信息，而不能提供全文服務，對用戶的利用價值不大，不能滿足利用者的需求，從而也制約了檔案信息資源的網絡公共服務。2.公共服務的信息內容更新不夠及時。據統計，政府部門掌握著80%以上的社會信息資源。隨著我國《政府信息公開條例》的實施，檔案機構作為獲取政務信息公開的主要場所，為社會各界提供利用服務。而實際上，一般政務信息公開后，檔案館才將公開的信息經過整理后再提供到網絡上供社會公眾利用，這就需要檔案館的工作人員及時更新網站上的內容。而通過瀏覽網站可以發現大多數網站的內容都是半年前或者幾年前的信息，信息陳舊，更新不及時，利用者失望之余也就使檔案信息資源的網絡公共服務錯失了最佳時機，失去了一部分利用者。這不僅使檔案信息資源的價值沒有得到發揮，而且還在一定程度上浪費了檔案信息資源。3.網絡公共服務安全存在隱患。信息化背景下，網絡技術普遍應用于檔案信息資源公共服務中，而網絡信息環境安全性則成為檔案工作者非常關心的問題。來自網絡的主要風險有病毒攻擊、黑客攻擊等。面對這些問題，雖然已經采取了相應的安全措施來保障網絡檔案信息資源的安全，但絕對安全的網絡環境是不存在的，隨著現代信息技術的飛速發展，計算機技術更新換代的步伐大大加快，往往使用兩三年的軟硬件便會落后，而隨著新的病毒的產生，以前的軟件如果不能更新升級換代的話，可能就會無法抵御這些新的風險而產生諸多漏洞，導致檔案信息資源數據被盜或被改動。如果防御技術跟不上技術更新的步伐，只是滿足于現狀，除了保護自己的用戶名和密碼之外，不采取其他防范措施，就會給不法分子以可乘之機，造成檔案信息資源的破壞與損失。

(二)相關制度建設方面存在的問題檔案信息資源公共服務要依托制度建設，而目前檔案法規制度建設中還存在一些問題，如知識產權問題、隱私權問題等都比較突出。首先，現行檔案法規中一些內容在一定程度上影響了檔案信息資源公共服務能力的發揮。比如，針對政府機關形成的文件，一般在其移交檔案館之前，都是散存在各政府機關不對外開放的，而這些文件具有現行效用的特性，在其產生之初也就是在現行期與半現行期利用率最高；而若是執行三十年后才能向社會公眾開放的規定，那么在公眾需求高峰期，這些文件卻處于封閉期，不僅造成公眾的需求無法得到滿足，而且在一定程度上是對這部分檔案信息資源的浪費。其次，檔案信息資源的開發過程凝結了檔案人員的智慧與勞動，具有獨創性，因此檔案信息資源也應受到相關知識產權的保護。然而，如果給檔案信息資源冠以知識產權的名號，則會阻礙檔案信息資源的公共服務。反過來，如果不用知識產權加以定義，公布在網絡上的檔案信息資源又會產生知識產權保護不到位的糾紛。所以，對于網絡上的檔案信息資源知識產權的界定問題很難做到恰如其分，相關的法律制度也不健全，因而檔案信息資源網絡公共服務與知識產權問題的解決還存在一定的困難，這也影響了檔案信息資源的網絡公共服務能力的提升。第三，檔案信息資源作為一種最權威、最真實的原始記錄，其涉及的內容種類繁多，必然包含有關個人隱私的檔案信息，因此，檔案信息資源的網絡公共服務與公民隱私權的保護必然產生一定的矛盾與沖突。

(三)資源配置及服務效益方面存在的問題當前由于我國經濟發展的不平衡，導致信息基礎設施建設存在地區性差異，因而產生了信息分配不公的問題，必然會引起信息弱勢群體的檔案信息資源公共服務欠缺。我國屬于農業大國，決定了大多數人口屬于農村人口，而農村信息基礎設施建設相對還很落后，由此產生信息資源分配不均衡的問題，導致數量眾多的農民成為信息弱勢群體，不能充分享受到檔案信息資源的公共服務，使大量的與農業生產發展有關的檔案信息資源得不到充分利用。除了資源配置不均衡外，檔案信息資源公共服務效益也難以確定。信息化背景下，效益最大化已成為其他信息服務部門所追求的目標。目前，雖然我國已經開展了一些公共檔案館服務評估活動，但是卻沒有收到理想的效果，大部分公共檔案館的服務效益依然沒有改善。檔案信息資源的公共服務是否能充分有效地滿足社會需求，為社會創造了多少價值，為公眾帶來了多少價值，也基本上無法估計。

三、檔案信息資源公共服務能力提升的對策

檔案信息資源公共服務的對象是社會公眾，讓公眾滿意是檔案信息資源的價值得到認可的表現，也是檔案信息資源公共服務的目標。因此，檔案信息資源的合理有效開發應從社會公眾的需求出發，挖掘檔案資源中具有現實價值的信息，形成具有參考性、教育性、休閑性并具有一定文化品位的特色檔案信息資源，并通過檔案館自身的門戶網站，實現網絡服務。

(一)充分拓展檔案信息資源的網絡公共服務網絡為檔案信息資源公共服務提供了技術支持，可以大力拓寬服務渠道，完善檔案網絡建設。一方面，拓寬檔案信息服務渠道。微信、微博、人人網等新潮的信息交流方式深受社會公眾的喜愛，成為信息交流不可缺少的工具，因此，借助這一平臺實現檔案信息資源公共服務也是提高檔案信息資源公共服務能力的渠道之一。各級檔案館可以作為一個主體申請一個微信公眾賬號，借助微信平臺推出自己的服務，提供在線咨詢、活動通知與推送一些檔案知識服務等。另一方面，完善檔案網站標準化建設。檔案網站是提供檔案信息資源利用的窗口，建設標準化的網站對提升檔案信息資源的公共服務能力至關重要。一是網站設計指標標準化，網站設計的指標具體包括可訪問性、外觀設計、影響力、權利保護以及網站安全等；二是通過科學、合理的檔案信息檢索系統實現檔案信息資源的檢索查詢服務，為用戶提供全方位、高質量的信息檢索服務；三是更加突出互動交流服務，建立網上咨詢服務系統。通過與用戶的交流獲取其利用需求，從而深層次地幫助用戶查找其所需的檔案信息資源，進而達到提高檔案信息資源公共服務能力的目的。同時加強檔案信息資源全文數據庫建設，及時更新網站內容，使用戶在最短的時間內了解檔案工作的現行狀態與檔案信息資源的提供狀況，為其更好地利用檔案信息資源提供政策上的支持與保障。

(二)大力完善檔案法規制度建設20世紀90年代以來，我國頒布實施了一系列檔案法規，如《全國檔案信息化建設綱要》、《歸檔文件整理規則》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《關于加強檔案信息資源開發利用工作的意見》等，但立法層次相對較低，還很不完善，需要加強立法。一方面，要加強對檔案網站中擁有知識產權的檔案信息資源的保護，防止非法鏈接、不正當惡意下載等侵犯行為發生，并明確規定檔案信息資源的知識產權擁有者，規定利用者如何獲取利用等條件，實現利用者與所有者的良好溝通，最終實現共贏。另一方面，處理好檔案信息資源公共服務與公民隱私權的關系，建立健全隱私權保護的相關細則，做好涉及公民隱私的檔案信息資源的開放范圍和服務工作。規定涉及公民隱私權的檔案信息資源經公民同意可以提供服務，同時規定檔案工作人員也應注意保護涉及公民隱私的檔案信息資源。

(三)優化檔案信息資源配置，提升檔案信息資源的公共服務效益檔案信息資源優化配置的前提是檔案信息資源的充分開發，開發涉及歷史、文化、科研等知識的檔案信息資源，形成專門服務于教育事業的特色檔案信息資源；開發文件、圖片和音像及實物等檔案資源，形成專門服務于企業的特色檔案信息資源；開發涉及農業發展的政策法規、科學技術、種植經驗等檔案信息資源，形成專門服務于農村經濟發展的特色檔案信息資源；開發各個時代、各個地區的各種見證中華民族歷史文化和文明的精品檔案信息資源，形成專門服務于和諧社會建設的特色檔案信息資源，共同服務于公眾，構建共享環境，使檔案信息資源配置趨于均衡。信息化背景下，檔案信息資源公共服務作為為社會公眾提供信息憑證與參考作用的服務性工作，必然會受到信息化的影響而出現不同的問題，為此，需要進一步提升檔案信息資源公共服務能力，以適應我國現代社會發展的需要，社會公眾信息需求飛速增長的需要以及和諧社會發展的需要。

作者：綦鳳凱單位：哈爾濱工程大學檔案館