企業(yè)檔案管理工作的思考范文

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《機(jī)電兵船檔案雜志》2014年第三期

一、創(chuàng)新檔案服務(wù)方式和內(nèi)容

信息化時(shí)代，檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對(duì)信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此，檔案管理人員必須樹(shù)立信息服務(wù)的理念。在信息服務(wù)方式上，首先要充分考慮用戶信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺(tái)。通用的信息應(yīng)用系統(tǒng)，在功能模塊設(shè)計(jì)時(shí)，對(duì)文件與檔案管理的業(yè)務(wù)工作考慮得多，功能全面。但用戶在利用信息時(shí)，往往只是希望查找文件本身，他們更關(guān)注的是獲取信息的效率和信息本身的準(zhǔn)確率。因此，有必要為用戶建立專門(mén)的信息利用平臺(tái)，將信息過(guò)濾掉一些檔案管理屬性，使用戶能簡(jiǎn)約、快速地獲取所需信息。面向用戶的信息利用平臺(tái)，突出了用戶的權(quán)益，保護(hù)了用戶信息利用的效果，使用戶在共享信息的同時(shí)，體會(huì)到檔案服務(wù)工作人性化、主動(dòng)性的宗旨，縮短了用戶與檔案工作的距離。其次，在對(duì)信息需求充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，建立專題，收集、篩選、深層次加工相關(guān)信息，以先進(jìn)技術(shù)為依托，將專題信息制作成光盤(pán)，形成信息產(chǎn)品，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門(mén)提供相關(guān)信息服務(wù)。再次，為有遠(yuǎn)程信息利用需求的用戶提供跨越時(shí)間、空間的信息服務(wù)。

二、在社會(huì)變遷中把握檔案管理范式的轉(zhuǎn)型

上個(gè)世紀(jì)改革開(kāi)放以來(lái)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的確立和完善，政府管理改革的不斷推進(jìn)，社會(huì)組織的不斷培育和發(fā)展，中國(guó)社會(huì)已經(jīng)步入了“全面的、整體性轉(zhuǎn)型過(guò)程”，對(duì)此社會(huì)學(xué)界多有專論。我國(guó)著名社會(huì)學(xué)家陸學(xué)藝、李培林在其主編的《中國(guó)社會(huì)發(fā)展報(bào)告》中就提出“我們正在從自給自足的產(chǎn)品經(jīng)濟(jì)社會(huì)向有計(jì)劃的商品經(jīng)濟(jì)(今天當(dāng)可稱之為“市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)”——筆者注)社會(huì)轉(zhuǎn)型；從農(nóng)業(yè)社會(huì)向工業(yè)社會(huì)轉(zhuǎn)型；從鄉(xiāng)村社會(huì)向城鎮(zhèn)社會(huì)轉(zhuǎn)型；從封閉社會(huì)向開(kāi)放社會(huì)轉(zhuǎn)型；從同質(zhì)的單一性社會(huì)向異質(zhì)的多樣性社會(huì)轉(zhuǎn)型；從倫理型社會(huì)向法理型社會(huì)轉(zhuǎn)型?！币灿袑W(xué)者將現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛運(yùn)用納入社會(huì)變遷的主要推動(dòng)力之中，指出中國(guó)社會(huì)正在從傳統(tǒng)手工社會(huì)向現(xiàn)代信息社會(huì)過(guò)渡等等。

社會(huì)變遷對(duì)檔案工作在不同層次和不同側(cè)面產(chǎn)生了深刻的影響。改革前那種重國(guó)家輕社會(huì)的模式的改變，導(dǎo)致社會(huì)結(jié)構(gòu)由整體社會(huì)向分化型社會(huì)轉(zhuǎn)變，社會(huì)整合由行政性整合向契約性整合轉(zhuǎn)變，國(guó)家與組織(單位)的關(guān)系由整體的生成模式向獨(dú)立生成模式轉(zhuǎn)變，國(guó)家不再是社會(huì)資源的唯一擁有者和分配者，政府職能發(fā)生變化，權(quán)力下放，形成“小政府、大社會(huì)”的格局，檔案管理從國(guó)家范式向社會(huì)范式轉(zhuǎn)變，可以說(shuō)是與這一趨勢(shì)相適應(yīng)的。

在這一巨大的社會(huì)變遷過(guò)程中，如果看不到轉(zhuǎn)型時(shí)期的新特點(diǎn)、新問(wèn)題，我們就會(huì)在判斷和決策上失誤。作為檔案學(xué)者首先應(yīng)有學(xué)術(shù)探索的精神，構(gòu)建檔案管理的主流范式，從而確立專業(yè)研究與專業(yè)管理的新形象。首先，構(gòu)建符合時(shí)代特征的檔案管理主流范式，其學(xué)術(shù)與理論意義是巨大的，這樣能夠更加突顯我們的管理理念和戰(zhàn)略思考。其次，在構(gòu)建和推行管理范式的過(guò)程中，應(yīng)對(duì)管理范式所體現(xiàn)的價(jià)值觀念、思維框架、理論基礎(chǔ)、概念體系有清晰的把握和認(rèn)識(shí)，從而獲得每種范式下檔案管理的價(jià)值取向，如德國(guó)“新社會(huì)范例”的支持者漢斯•布姆斯認(rèn)為：社會(huì)應(yīng)確定其自身價(jià)值，檔案文件必須如實(shí)地反映這些價(jià)值。檔案價(jià)值不應(yīng)該取決于詹金遜所說(shuō)的行政官員，也不應(yīng)該取決于謝倫伯格所說(shuō)的歷史學(xué)家，而是取決于人民大眾。再次，通過(guò)范式的建構(gòu)，調(diào)整檔案政策，實(shí)行從管理理念到管理體制、管理方式等方面的整體改革，使檔案管理更加人道地發(fā)揮自己的功能，從而推進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

作者：李山菊單位：中國(guó)第一汽車股份有限公司動(dòng)能分公司