設備檔案的動態管理范文

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《機電兵船檔案雜志》2014年第三期

一、熟悉設備管理各階段產生的設備檔案

1.設備安裝調試階段這一階段產生的檔案一般有設備基礎安裝文件、調試記錄、試車記錄、性能測定、數據測定、精度記錄、校準記錄檢測數據報告等；若有質量技術異議的應將有關會議、處理文件一并保存。這些文件材料是設備購置(自制)完成并轉入正式使用時產生的，是設備初始技術狀態的體現。這些文件材料往往產生于一些較大型設備，如精密加工設備、數控車床、計量校準類儀器儀表設備、特種設備等。收集這些設備檔案時應注意除了出廠時的各種檢驗報告外，到單位后的安裝調試(有時甚至會反復幾次)記錄、國家權威部門出具的檢測報告等都應收集，若日后有異議糾紛，這些材料將是重要的依據。

2.設備使用階段以往，收集好以上文件材料后就組卷完成該設備檔案的整理，往往忽視了設備使用過程中產生的設備檔案，設備管理人員也不會主動將設備使用過程中新產生的文件材料歸檔，對設備檔案的補充更新少之又少。而恰恰使用階段產生的設備檔案才是設備技術狀態最真實、最現實的記錄，是設備檔案動態管理的重中之重，對此應有充分的認識。這一階段產生的設備檔案一般有重要設備的大修記錄、設備重要事故分析處理報告、對設備更新改造的技術總結、設備定期的標準和檢驗記錄、設備的封存啟用記錄、設備的調動轉移記錄等。這些文件材料是設備運轉、維修、正常使用或技術狀態改變等過程中的技術性文件和數據。這個階段是對設備檔案不斷更新、補充、完善的過程，是設備檔案動態管理最為直接的表現，也是設備檔案動態管理的重點和難點。要做好使用階段設備檔案的收集工作，檔案人員應與設備管理部門、使用部門保持良好的協作與溝通，掌握最新的設備管理動態。如筆者所在單位設備管理部門每年都會下發本年度重要設備的大修、保養、檢驗、校驗計劃，依據這一計劃，檔案人員就可以定期向設備管理部門收集這些記錄、文件，及時更新補充設備檔案。

3.設備報廢、處置階段一般設備的使用具有其生命周期性，在設備進入報廢處置階段時，相關設備檔案也應隨時調整變化。設備管理部門應定期將設備的報廢處置計劃、情況及時通知檔案人員。若設備報廢，則相關設備檔案應及時進行鑒定、清理甚至銷毀；若設備處置到外單位繼續使用，則要將相關設備檔案進行清理，隨設備一起處置。設備管理部門應與檔案管理部門進行有效溝通協作，隨時保持設備檔案的有效性。對檔案管理部門而言，報廢、處置設備檔案的及時清理也是優化檔案庫藏的要求。總之，熟悉設備管理各階段產生的檔案文件材料，采用合適的方法，掌握關鍵節點的設備檔案的收集，及時更新補充使用階段產生的檔案，是實現設備檔案動態管理的前提。

二、完善設備檔案的管理制度

要根據設備檔案的形成特點，不斷健全和完善設備檔案從收集、整理、保管到利用等方面的一系列管理制度，并將這些制度中有效融入企業的設備管理制度。在制度中應明確設備檔案產生各個時期各職能部門、各崗位的職責；明確設備檔案的收集范圍、質量要求、檔案的驗收要求和檔案移交制度，并結合不同種類設備的特點，細化收集、整理、立卷辦法。如設備開箱驗收時，應切實落實檔案管理人員的參與制度；對自制設備、特種設備、軟件設備應分別制定不同的收集范圍；大型設備必須有周期性的大修、運行維修保養記錄等。只有不斷健全和完善設備檔案管理制度，并和其他職能部門設備管理工作進行有機結合，才能保證設備檔案的完整性。完善的設備檔案管理制度是實現設備檔案動態管理的保障。

三、提升檔案人員的專業素質

檔案工作是一門涉及多種專業、多種學科的工作，除了檔案專業知識外，對其他知識面的廣度也有較高的要求。設備檔案管理是設備管理的一部分，擔負著設備技術資料的收集、記錄、填寫、積累、整理、鑒定、歸檔、統計、提供利用的任務。設備檔案管理是一項專業性很強的工作，要求檔案人員除了具有檔案專業知識外，設備管理方面的知識也不可或缺。只有具備相應的專業知識才能充分認識設備從購置、調試、使用到報廢各個階段應產生的技術文件材料，才能主動與設備管理人員溝通和協作，督促設備管理人員及時歸檔，從而實現設備檔案的動態管理。高素質的檔案專業人員是提高設備檔案質量、實現設備檔案動態管理的保證。

綜上所述，實行設備檔案的動態管理，才能保持設備檔案的真實性、完整性、有效性，有利于實現對設備的全過程管理，使設備最大限度地發揮作用；有利于企業設備管理的連續性，使設備管理不因機構、人員的調整與變動而中斷，才能實現設備從規劃、設計、選型、購置、安裝、驗收、使用、維修、保養直至報廢的科學化管理；必要時還能為企業的固定資產設備投資提供決策依據，最大限度地利用好設備，為企業創造價值，提高企業的經濟效益。實行設備檔案的動態管理有其現實的必要性，檔案人員應加強學習，提高自身素養，設備檔案的動態管理任重而道遠。

作者：張妙軍單位：中船重工七一一研究所