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全面預算包含了業務預算、專門決策預算、財務預算三方面的內容。企業在確定預算目標之前,首先應該對內部條件和外部環境進行科學的分析和預測,確定企業使命,制定企業的戰略目標。在戰略目標的基礎上進行中長期預算,確定年度預算目標,通過制定運行完整的預算管理系統,實現預算管理的規劃、溝通、控制和激勵等功能,最終實現企業的戰略目標。搭建預算管理體系,應先明確三個關鍵因素:組織構架、預算科目和計劃周期。完整的預算管理體系應包括:管理循環體系、組織和調控體系、業績考評體系。
二、針對不同生命周期及管控方式選擇預算管理模式
(一)基于生命周期的預算模式選擇
1.初創期企業的預算管理模式企業初創期的經營風險較大,需要大量的資本支出和現金支出,現金流為負數,投資風險較大。此時的預算應該以資本預算為起點,新產品的開發和和相關的投入都需慎重決策。此時的企業需從資本的需要量方面規劃投資項目的總支出。實際工作中,此種模式可應用于工程項目總預算的管理。建筑施工企業在進行新項目預算規劃時,應要求項目編制資金總預算,根據業主要求的施工進度及合同約定的付款方式測算項目的整體現金流及資金的回收期,在投標前期進行預算數據測算時,進行可行性分析,確定是否參與投標。在中標之后進行項目實施測算時,企業可根據籌資的方式和可承受的風險,確定合理的資金支持總額。
2.增長期企業的預算管理模式企業增長期的風險主要來自于產品的市場認可度以及價格的接受度,經營風險依然較大,同時面臨現金流的不穩定帶來的財務風險。此時的企業戰略重點在市場營銷,開發市場以及提高市場占有率。處于增長期的企業,應該采用以銷售為起點的預算管理模式。此時的預算管理重點應放在健全機制及提高管理水平的方向。實際工作中,此種模式可應用于工程項目的月度管理。建筑施工企業在管理正常施工的項目時,可要求項目在總預算的基礎上,編制月度業務預算及資金預算,根據月度施工進度要求編制資金需求預算,合理規劃月度項目資金的收支。
3.成熟期企業的預算管路模式處于成熟期的企業一般現金流為正數,并可保持一定的穩定性。企業風險主要來自持續經營風險和成本方面,成本控制是這個階段財務管理的重點。此時的企業應該采用以市場為導向,以成本為起點的預算管理模式。實際工作中,此種模式可應用于集團企業管理機構的日常費用預算管理,預算指標可采用零基預算方法計算,或在往年的預算指標基礎上適當調整采用增量預算的方式,下達年度預算指標。月度或者季度對預算執行情況進行分析,減少不必要的支出,整體壓縮控制管理機構的費用。
4.衰退期企業的預算管理模式企業衰退期的風險主要來自市場份額下降、潛在投資項目不確定性帶來的現金流量閑置,財務風險較大。監控現金的有效收回和確保有效利用,成為此時預算管理的重點,此時的預算管理應該以現金流量為起點,以防止自由現金流量被濫用為目的。在實際工作中,此種模式可運用于建筑施工企業臨近完工的項目預算管理。在此期間,應嚴格執行資金預算考核,控制資金流出,加強項目的結算和催收清欠工作,加快資金回收力度。
(二)基于集團管理控制方式的預算模式選擇
1.戰略規劃型(集權型)企業集團預算模式戰略規劃型的企業集團業務關聯度較強,總部應采用統一采購營銷、統一對外融資的企業戰略。此時的預算管理模式應采用集權化,注重提高總部的協調功能和財務規劃功能,利用母子公司及各子公司的業務協同性,提高企業整體的效益,實現企業集團的整體戰略目標。集權預算管理模式要求預算導向必須符合母公司的發展戰略,總部應具有對子公司的預算控制權、投資決策權和資源規劃權。子公司只具備預算執行權。這種預算管理模式的重點是強調預算的全程規劃和控制,同時體現財務與非財務預算管理的統一。
2.財務控制型(分權型)企業集團預算模式財務控制型企業集團的業務關聯度不高,協同效益較差。總部主要從事資本運作,更關注子公司的業績表現。此時的預算管理模式特征表現為以制定業績目標為起點,以預算監控為手段,以考核預算指標完成情況為重點的分權式預算模式。在這種預算管理模式下,集團總部只強調預算指標的完成,關注子公司利潤完成的真實性,根據子公司的收益率決定是否追加投資,子公司擁有更多的經營決策權,可根據集團的預算目標編制自身的預算,制定經營戰略進行獨立運作。
3.戰略控制型(折中型)企業集團預算模式戰略控制型企業集團既關注戰略目標導向和過程控制,又關注預算結果。集團總部作為戰略策劃者,制定戰略目標和決定資本分配權,按照整體最優化為原則分配資源。各子公司結合集團總部的預算大綱自行編制預算,最終的預算審批權和業績評估權在集團總部。此時的預算管理模式整合了以上兩種模式的優勢,具備了資源規劃和結果控制相結合的特征。這種預算管理模式被大部分企業集團采用。
三、搭建預算管理信息平臺應注意的問題
(一)將資金管理體系與預算管理相結合,提高資金的使用效率
企業集團應對資金進行集中管理,通過年度預算進行總額控制,根據子公司編制的月度資金預算和三個月滾動預算進行綜合平衡。通過加強資金預算管理工作,加速企業應收賬款的周轉速度,延期應付賬款的支付,控制存貨資金的占用,協調現金的流動性與收益性之間的矛盾,提高資金的使用效率。
(二)將物資集中采購體系與預算管理相結合,降低采購成本
集團公司在進行物資采購時,應利用集團的資金優勢,提高與供應商的談判和議價能力,減少采購成本和運輸費用。各子公司或項目部根據現場施工需要提交采購預算,公司整體平衡預算,進行集中采購。
(三)將成本控制指標通過預算進行分解,帶來降本增效的效果
通過加大費用預算控制,將成本控制目標分解到各部門及若干成本責任中心,將費用預算執行納入績效考核目標,降低日常可控成本費用。在投資決策前,進行必要的項目測算及可行性論證,編制投資預算。并在項目實施過程中,按照預算嚴格控制資金支出,降低企業未來成本。
(四)將企業信息化建設與預算管理相結合,提高預算管理效率
(一)資金使用效率需要進一步提升
隨著市場競爭的日趨激烈,企業需要對資金管理進行強化,以便將資金的作用最大限度的發揮出來。雖然各個企業已經對資金使用計劃以及各項費用的開支計劃進行了制定,但是很多企業卻沒有嚴格依據計劃來實施,這樣計劃就無法得到落實,或者是有較為嚴重的脫節問題存在于計劃和實際執行中,企業只能夠進行盲目的資金管理,制約到了資金作用的發揮。特別是企業規模在不斷的擴大,并且調整了組織結構,那么就有較大的矛盾存在于企業資金集中管理需求和多級法人資金分散之間,對于企業掌握資金變動情況,上級公司無法及時的了解和掌握,無法對零散資金有效調度,對于企業的發展,會起到一定程度的制約作用。
(二)采用了較為落后的資金管理手段
很多企業依然將落后的資金管理手段給應用過來,這樣企業的資金使用效率就會受到影響。特別是集團型企業,有著較多的分公司,并且在較為廣泛的區域內分布,因為采用了落后的資金管理手段,而對資金使用效率造成了影響。有著較多的分子公司,無法統一管理資金,這樣資金管理效率就無法得到保證。分公司如果出現了資金短缺問題,其他單位無法給與及時援助,只能借助于銀行貸款,那么企業整體的財務費用就會得到增加。
(三)資金流動偏重于事后反映
在過去的管理模式下,資金管理主要是事后核算資金活動,主要是反映和監督企業已經發生的生產經營活動中的資金。隨著市場競爭的日趨激烈,越來越多的企業管理人員希望能夠對企業的收入、成本以及利潤等實時跟蹤和分析。我們從財務管理的角度上來進行分析,資金的主要來源就是收入和利潤,資金的耗費則是體現在成本費用方面,那么在資金管理中,就需要全面控制,有效結合事前計劃、事中監督控制以及事后核算等內容。
二、改善企業資金管理問題的對策
(一)提升企業的資金效益
眾所周知,創造新的利益是企業資金運行的主要目的,那么在企業資金管理的過程中,就需要對企業資金效益不斷的提升,部分項目,雖然有著較大的獲利,但是需要占用較長時間的資金,并且存在著較大的風險,那么從資金效益方面來進行分析,選擇的項目應該具有較小的獲利,但是有著較高的資金流動性,這樣企業投資的有效性就可以得到保證,各種比較大的財務風險不會出現,并且企業資金的流動性也可以得到保證,會促使企業更好的運轉。
(二)對企業資金的預算管理進行強化
在企業資金預算管理中,預算編制是首先要進行的,這個環節比較的重要。企業需要結合自己的發展目標和具體情況,來對資金預算管理方案初步的制定,然后評估預算管理方案,這樣企業資金管理計劃就形成了。在企業的發展過程中,需要逐級落實資金預算管理計劃,各個部門需要嚴格執行資金預算,避免有超支現象出現,如果出現了一些特殊情況,需要向企業高層上報,獲得批準之后,財務部門方可以劃撥資金,并且細心的報關相關的票據。最后財務管理部門來分析企業資金的預算執行情況,對經驗教訓等進行總結。
(三)對結算中心進行成立,對集中式管理進行強化
企業對結算中心進行成立,可以促使企業的資金合力得到強化,可以更加合理的分配和利用企業的資金。在企業資金管理中,結算中心需要發揮兩個方面的作用,一方面是結算中心管理企業全部的資金,對資金管理賬戶統一設置,這樣企業方可以明確認識企業總的資金狀況,以便合理利用資金。另外一個方面,要避免出現各種舞弊貪污等違法行為,要通過結算中心來進行企業中各項經濟活動的收支,各個部門在對各種結算業務進行辦理時,需要將相應的票據給提供出來,結算中心嚴格依據這些票據來劃撥資金,避免浪費資金,同時,企業的資金管理也可以得到強化。
(四)要大力監督企業資金
在資金管理中,非常重要的一個方面就是保證資金的安全和完整,那么就需要將多種方式應用到資金管理中,以便更好的監督資金使用。可以將會計委派制給應用過來,對于一些大集團公司,總部可以將會計委派給分公司,他們除了擔任會計之外,還需要將內部審計的職能給發揮出來,要事前控制企業資金。其次是要對內部審計進行強化,企業結合具體情況,對內部審計機構進行構建,并且對制定的內部審計制度進行完善,有效監督企業的會計工作,審核企業的各項投資決策,更好的監督企業資金使用情況,這樣企業資金的使用程序就可以得到規范。
三、結束語
財務產權部作為公司資金管理的執行部門,要求實行公司全方位、全面的資金統一集中管理,遵循“當月掛賬,次月付款”的原則,以各部門為中心,當月月底提報各部門次月資金使用計劃。財務產權部根據實際業務的需求,在保證公司人員工資、銀行貸款、稅費支出等硬性款項支付不受影響的前提下,合理安排公司資金,實現公司資金統一管理、統籌安排、統一調度、合理使用,達到提高公司資金使用效率,增強公司核心調控力,實現提高公司整體經濟效益的最終目標。
2堅持兩個集中原則
2.1資金存放的集中根據集團總公司內控管理的要求,公司資金管理可實行收支兩條線,一是開設資金收入獨立核算賬戶,主要包括電費收入資金;二是在公司所在地開設資金支付基本賬戶,主要包括支付煤款、材料款、稅費繳納等對公結算的支付業務;三是在財務產權部設置POS刷卡機,用于公司對個人支付的業務,如支付員工辦公、差旅、招待費等零星支出。
2.2管理職能的集中公司的收入賬戶統一由集團監管,資金使用的權限由集團審批,這樣做一是有利于集團通過對資金的集中管理和控制,了解所屬單位資金存量和流向,隨時掌握其生產經營情況,有效防范經營風險;二是有利于集團公司統一金融機構協調貸款規模及利率水平,降低資金成本。
3資金運算與管理的方法
公司在資金運算和管理方面,可以選擇重點優化資金計劃支付平臺的功能,并且開發了員工報銷平臺。例如岱海發電公司在SAP系統上線的同時,編制月度資金收支預算,有計劃調配資金,實現資金的統一籌劃、總體平衡、全面監控的流程,通過資金支付計劃的編制充分發揮資金的整體運作優勢,降低資金成本,控制資金風險。
3.1主要原則
(1)資金支付平臺與員工報銷平臺的職能劃分。支付平臺是作為資金計劃、審批、支付的操作平臺,而報銷平臺是費用審核、掛賬個人支付平臺。支付平臺與報銷平臺的區分原則上是報銷,平臺主要對員工個人進行支付,而資金支付平臺是對供應商進行支付的平臺。
(2)資金計劃的充分及必要性。資金支付必須以資金計劃為依據進行支付申請創建,資金計劃可作為資金支付的預算。創建資金支付申請時如果沒有資金計劃,需要先追加資金計劃。
3.2資金計劃流程
(1)計劃提報時間點。資金計劃按月提報,各業務部門每月25日前將本部門excel版的資金計劃提報至財務產權部,財務部將各部門資金計劃分類詳細匯總,然后召開月度資金平衡會,會議由財務產權部牽頭,根據公司資金存量、周轉期間、貸款規模等因素綜合考慮、平衡匯總,并聽取各部門反饋的意見,最終出具公司下月資金計劃。
(2)計劃提報依據。計劃提報主要依據系統內的應付賬款行項目及應付暫估行項目;應付賬款在系統中的生成源于前端業務部門的相應操作完成。首先物資部/經營計劃部在貨到、組織驗收完成及工程進度確認的基礎上完成了材料入庫或服務確認,在材料入庫和服務確認的基礎上物資部/經營計劃部進行了三單匹配(采購訂單、入庫單、發票),并連同收據一同交給財務人員進行應付賬款入賬的賬務處理。因此應付賬款的生成,體現了供應商貨到/服務確認、驗收完成、收到發票、收到收據,視同付款條件具備,可以在下月進行支付。
(3)計劃提報項目及涉及部門。SAP系統中根據京能集團財務管理部的要求,設立明細的支付大類及小類,每項支付計劃填報時都需要選擇相應的類別。這些支付項目涉及的部門包括經營計劃部、安全生產部、人力資源部、總經理工作部、財務產權部、燃料供應部、物資管理部等,因此需要每月各部門根據自己實際情況在系統中編制下月計劃或交由其他部門代為進行計劃編制。
(4)計劃審批流程。資金計劃審批流程如下:各部門提報部門負責人審核財務會計審核財務負責人審核總會計師審核財務會計匯總平衡集團會計審核集團預算處主任審核,完成審批后,計劃生效,可以進行相應支付。
(5)以前月度及年度的應付賬款處理。對于以前月度及年度的應付賬款,需要財務部提供清單,然后各部門進行清理,對于無須付款的應付賬款需要列出并交由財務部做賬務處理,對于需要支付的應付賬款項目應根據實際情況在往后月度中制訂計劃并進行支付。
3.3資金支付流程
(1)正常支付流程。正常支付時選擇系統中當月的支付計劃,完善付款信息后提交審批。審批流程為:各部門提報財務會計審核使用部門負責人審核打印付款申請單財務負責人審核總會計師審核分管領導審核總經理審核,流程完成后交由財務進行付款處理。
(2)緊急支付流程。緊急支付流程應用于需緊急付款而公司領導出差無法進入系統審批的情況。具體流程為,提交支付申請時選擇緊急付款流程,審批節點為各部門提報財務會計審核,使用部門負責人審核財務負責人審核,在得到相關領導口頭或郵件等批示后跳過不在公司的領導,打印付款申請單交至財務進行付款,待相關領導回廠后對付款申請單進行補簽字。
(3)付款申請單打印。付款申請單的打印在使用部門負責人審核完成后將SAP系統內的付款單打印出來,后續審批流程將由各節點審批人員簽字審批,這樣做可以大大縮短審批流程的時間,提高資金支付效率。
4借助資金支付平臺實現資金管理功能
4.1實現資金的實時監控在ERP系統的支持下,實現了實時對全公司的經營活動、籌資活動、投資活動所引起的資金流動進行監控,合理的籌集和使用資金,確保資金占用和資金成本最低,保證了資金良性循環。加強資金的統一結算,及時掌控公司整體資金狀況,合理分配資金,提高資金的使用效率,保證了全公司的正常運轉。充分利用財務與其他業務之間數據信息的互通,提高管理效率,使資金貫穿于整個公司業務流程的每個環節。充分利用ERP及時更新的數據,對企業各個環節進行實時監控,有限發揮財務監管機制,使企業風險降到最低。
4.2實現資金預算管理機制通過ERP系統進一步使資金預算體系建立和完善,實現了對資金預算執行情況的控制。有效地實現了資金預算和平衡功能,根據分部門、分項目的資金預算,實現整個公司內部的資金預算平衡。克服了以前較差的支付習慣,在ERP上線以前,公司慢慢養成了見款即付的支付習慣,使資金計劃形同虛設,ERP很好地解決了此類問題,沒有提報預算計劃就不會生成付款單,進而無法進行資金支付,從而使公司的資金預算管理從申報、審批、支付實現了系統的完整閉環管理。
4.3盤活資金存量,提高資金使用效率財務產權部根據次月的資金需求度,根據現有的存量資金合理分配和調用,在保證不影響公司正常運轉的前提下,可以將閑置資金安排提前償還利率較高的銀行貸款,合理調配貸款規模,進而節約財務費用,或將閑置資金存入通知存款賬戶,充分利用金融利率的優惠政策,取得較高的利息收入,提高公司盈利水平。集團通過資金上的整體調度,充分發揮集團公司整體優勢,調劑余缺,加快資金周轉,提高資金使用效率,降低資金成本,極大程度上解決了集團公司普遍存在的資金閑置浪費的現象。
4.4實現了資金信息查詢、預測、分析和報告功能借助ERP系統可以實時掌握各單位賬戶信息,通過系統進行全面的資金信息查詢、資金狀況分析、預測和報告等,在公司資金計劃平衡匯總完后,可以查詢各個賬戶的資金余額、歷史使用情況和存貸差額等信息。通過資金預測來預計未來一段時間資金的盈余或缺口,并進行相應的籌資和投資管理;通過資金占用成本的計算和分析以及與資金預算計劃的對比分析,有效地監督和控制全公司的資金使用狀況。