檔案業(yè)務(wù)管理制度范文

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第1篇

2、有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動(dòng)用。

3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類(lèi)文件編目錄索引，檔案類(lèi)文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。

4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。

5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。

6、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書(shū)面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。

第2篇

關(guān)鍵詞：勞務(wù)派遣 員工檔案 檔案管理

員工檔案管理是企業(yè)員工關(guān)系管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。為加強(qiáng)企業(yè)員工檔案管理，1992年6月，原勞動(dòng)部、國(guó)家檔案局曾共同頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的通知，要求建立較為完善的企業(yè)員工檔案管理制度。但是，《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（簡(jiǎn)稱《規(guī)定》）頒行于我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制確立初期，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成熟化，勞動(dòng)用工制度發(fā)生了較大變化，特別是勞務(wù)派遣制度對(duì)傳統(tǒng)勞動(dòng)用工制度的沖擊，對(duì)企業(yè)員工檔案管理產(chǎn)生了重要影響。

一、勞務(wù)派遣制度下企業(yè)員工

檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

勞務(wù)派遣是指勞務(wù)派遣單位（簡(jiǎn)稱派遣單位）與員工訂立勞動(dòng)合同，再由派遣單位與接收勞務(wù)派遣形式用工的單位（簡(jiǎn)稱要派單位）訂立勞務(wù)派遣協(xié)議，將被派遣員工（簡(jiǎn)稱派遣員工）派往要派單位工作并接受其領(lǐng)導(dǎo)，派遣單位則從要派單位獲取派遣費(fèi)，并向派遣員工支付勞動(dòng)報(bào)酬的一種用工制度。勞務(wù)派遣這種用工制度的特殊之處在于“工作與關(guān)系相分離”，雖然派遣單位與員工簽訂勞動(dòng)合同，但是員工不為派遣單位工作，而為要派單位工作。這種特殊性對(duì)企業(yè)員工檔案管理的挑戰(zhàn)主要表現(xiàn)在如下方面：

（一）派遣員工的檔案應(yīng)該歸誰(shuí)管理

在傳統(tǒng)勞動(dòng)用工制度下，檔案管理作為員工關(guān)系管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，由用人單位負(fù)責(zé)管理。根據(jù)《規(guī)定》第五條規(guī)定，“職工檔案由所在企業(yè)的勞動(dòng)（組織人事）職能機(jī)構(gòu)管理”，“實(shí)行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門(mén)應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案”。但在勞務(wù)派遣制度下，《規(guī)定》中的“所在企業(yè)”是否僅指作為用人單位的派遣單位，還是應(yīng)該包括作為用工單位的要派單位？若理解為僅指派遣單位，那就意味著要派單位不具有派遣員工的檔案管理權(quán)。若理解為兼指派遣單位和要派單位，那就意味著要派單位同時(shí)享有派遣員工的檔案管理權(quán)。

（二）派遣員工在工作過(guò)程中形成的檔案如何處理

根據(jù)《勞動(dòng)合同法》第六十二條規(guī)定，用工單位應(yīng)履行的義務(wù)有：執(zhí)行國(guó)家勞動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)，提供相應(yīng)的勞動(dòng)條件和勞動(dòng)保護(hù)：告知被派遣勞動(dòng)者的工作要求和勞動(dòng)報(bào)酬；支付加班費(fèi)、績(jī)效獎(jiǎng)金，提供與工作崗位相關(guān)的福利待遇；對(duì)在崗被派遣勞動(dòng)者進(jìn)行工作崗位所必需的培訓(xùn)；連續(xù)用工的，實(shí)行正常的工資調(diào)整機(jī)制。由此可見(jiàn)，派遣員工在派遣單位工作期間可能形成的檔案包括：要派單位向派遣員工支付績(jī)效獎(jiǎng)金所形成的獎(jiǎng)勵(lì)材料；要派單位向派遣員工提供“與工作崗位相關(guān)的福利待遇”的材料；要派單位對(duì)派遣員工進(jìn)行“工作崗位所必需培訓(xùn)”的培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的考績(jī)材料；要派單位對(duì)派遣員工“實(shí)行正常的工資調(diào)整機(jī)制”所形成的工資材料等。從法理上說(shuō)，既然派遣單位被視為用人單位，作為事實(shí)上的用人單位是享有檔案管理權(quán)的，那么也就意味著要由派遣單位負(fù)責(zé)收集和保管企業(yè)員工檔案。但是從實(shí)踐上來(lái)看，由于派遣制度的特殊性，給予要派單位暫時(shí)性的檔案管理權(quán)則更具可行性。

（三）派遣員工檔案如何轉(zhuǎn)遞

《規(guī)定》第六章對(duì)“檔案的轉(zhuǎn)遞”進(jìn)行了規(guī)定，它要求“企業(yè)職工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在1個(gè)月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(dòng)（組織人事）部門(mén)”，轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守如下規(guī)定：一是“通過(guò)機(jī)要交通或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶”；二是轉(zhuǎn)出的檔案必須“按統(tǒng)一規(guī)定的企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”；三是對(duì)轉(zhuǎn)出的材料“不得扣留或分批轉(zhuǎn)出”；四是“接收單位收到檔案經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章并將回執(zhí)立即退回，逾期1個(gè)月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時(shí)催問(wèn)，以防丟失”。這些規(guī)定都是針對(duì)企業(yè)員工在兩個(gè)獨(dú)立的用人單位之間轉(zhuǎn)遞檔案所做出的規(guī)定。在勞務(wù)派遣制度下，如果派遣員工的檔案需要在派遣單位與要派單位之間轉(zhuǎn)遞，應(yīng)該遵守或參照上述規(guī)定，還是需要另行規(guī)定，并沒(méi)有給予明確的解釋。

二、勞動(dòng)派遣制度下企業(yè)

管理層面的應(yīng)對(duì)策略

（一）雙方可以通過(guò)勞務(wù)派遣協(xié)議約定對(duì)派遣員工的檔案管理

根據(jù)《勞務(wù)派遣暫行規(guī)定》第七條規(guī)定，勞務(wù)派遣協(xié)議應(yīng)當(dāng)載明的內(nèi)容包括：派遣的工作崗位名稱和崗位性質(zhì)；工作地點(diǎn)；派遣人員數(shù)量和派遣期限；按照同工同酬原則確定勞動(dòng)報(bào)酬數(shù)額和支付方式；社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)的數(shù)額和支付方式；工作時(shí)間和休息休假事項(xiàng)；被派遣勞動(dòng)者工傷、生育或者患病期間的相關(guān)待遇；勞動(dòng)安全衛(wèi)生以及培訓(xùn)事項(xiàng)；經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)荣M(fèi)用；勞務(wù)派遣協(xié)議期限；勞務(wù)派遣服務(wù)費(fèi)的支付方式和標(biāo)準(zhǔn)；違反勞務(wù)派遣協(xié)議的責(zé)任；法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定應(yīng)當(dāng)納入勞務(wù)派遣協(xié)議的其他事項(xiàng)。在這些規(guī)定中，派遣員工檔案管理問(wèn)題并未被列入勞務(wù)派遣協(xié)議的法定必備事項(xiàng)，但是這并不影響用人單位與用工單位在勞務(wù)派遣協(xié)議中約定包括檔案管理在內(nèi)的其他事項(xiàng)。

（二）派遣單位可授權(quán)要派單位暫時(shí)管理派遣員工檔案

為避免發(fā)生糾紛，勞務(wù)派遣協(xié)議對(duì)授權(quán)范圍和事項(xiàng)必須做出明確而具體的約定。“明確”，是指雙方應(yīng)有較為明晰的約定：派遣單位依法享有對(duì)派遣員工的檔案管理權(quán)：在派遣期間，要派單位對(duì)派遣員工在派遣崗位工作期間所形成部分檔案材料享有暫時(shí)代管權(quán)，此代管權(quán)僅限于檔案收集與保管；要派單位對(duì)其代管派遣員工的檔案無(wú)權(quán)銷(xiāo)毀，未經(jīng)用人單位書(shū)面同意也無(wú)權(quán)擅自提供給任何組織或個(gè)人利用，否則應(yīng)承擔(dān)對(duì)派遣員工造成損害的賠償責(zé)任。“具體”，則指雙方對(duì)派遣員工在派遣工作期間所形成的“部分檔案”進(jìn)行逐項(xiàng)列舉。

（三）雙方可通過(guò)勞務(wù)派遣協(xié)議約定派遣員工檔案轉(zhuǎn)移

《勞動(dòng)合同法》第五十條規(guī)定：“用人單位應(yīng)當(dāng)在解除或者終止勞動(dòng)合同時(shí)出具解除或者終止勞動(dòng)合同的證明，并在15日內(nèi)為勞動(dòng)者辦理檔案和社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)”。這僅是針對(duì)用人單位解除或者終止勞動(dòng)合同后為勞動(dòng)者辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)所做出的規(guī)定，不能直接解決派遣單位與要派單位之間派遣員工的檔案轉(zhuǎn)移問(wèn)題。但是，派遣單位與要派單位可以參照該規(guī)定，約定派入單位應(yīng)當(dāng)自結(jié)束用工之日起15日內(nèi)將其暫時(shí)代管的派遣員工檔案轉(zhuǎn)移給派遣單位。在派遣期間雙方也可以約定，由派入單位于每月末、每季度末或每半年、每一年將其代管的派遣員工檔案轉(zhuǎn)移給派遣單位。

三、勞務(wù)派遣制度下立法規(guī)制層面的政策建議

（一）盡快修改完善《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》

參照《勞動(dòng)合同法》、《勞動(dòng)合同法實(shí)施條例》等上位法，盡快對(duì)《規(guī)定》進(jìn)行修改完善。一是修改與上位法不一致的內(nèi)容。如《勞動(dòng)合同法》第五十條規(guī)定，用人單位應(yīng)在解除或者終止勞動(dòng)合同之日起“15日內(nèi)”，為勞動(dòng)者辦理檔案關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)；而《規(guī)定》要求，企業(yè)職工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、辭退等，其所在單位應(yīng)當(dāng)“在1個(gè)月內(nèi)”將其檔案轉(zhuǎn)交。二是根據(jù)上位法，增添必要的內(nèi)容。如《勞動(dòng)合同法》第五十條規(guī)定，用人單位對(duì)已經(jīng)解除或者終止的勞動(dòng)合同的文本“至少保存2年備查”；第八十四條規(guī)定，勞動(dòng)者依法解除或者終止勞動(dòng)合同，用人單位“扣押勞動(dòng)者檔案”的，由勞動(dòng)行政部門(mén)責(zé)令限期退還勞動(dòng)者本人，并對(duì)每人處以500元以上2000元以下的罰款；給勞動(dòng)者造成損害的，應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。

第3篇

1 納入企業(yè)管理，形成合力，加強(qiáng)核心檔案資源建設(shè)

隨著集團(tuán)公司現(xiàn)代企業(yè)管理的不斷加強(qiáng)，檔案工作越來(lái)越成為企業(yè)基礎(chǔ)管理、專業(yè)管理、資產(chǎn)管理和風(fēng)險(xiǎn)管理的重要組成部分，把檔案工作納入企業(yè)管理制度和業(yè)務(wù)流程是必要趨勢(shì)。

河南油田的做法是，把加強(qiáng)核心檔案資源建設(shè)納入企業(yè)管理制度和業(yè)務(wù)流程。主要體現(xiàn)在：把檔案管理制度的制定納入生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)流程，只要有人為因素存在的地方，都必須有相應(yīng)的檔案管理制度，突出流程管理、突出核心業(yè)務(wù)和主營(yíng)業(yè)務(wù)，以流程決定配套管理。通過(guò)界定各部門(mén)、各單位的業(yè)務(wù)范圍和職責(zé)，樹(shù)立企業(yè)員工人人都要管檔案、利用檔案、保護(hù)檔案的意識(shí)。

在重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目管理中，實(shí)現(xiàn)檔案管理與項(xiàng)目管理四同步，檔案專業(yè)驗(yàn)收是項(xiàng)目管理流程的最后一個(gè)環(huán)節(jié)；在科研鑒定、評(píng)審中，把完成檔案歸檔作為鑒定、評(píng)審的首要條件；在設(shè)備管理中，明確規(guī)定設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收，必須有檔案人員參加和隨機(jī)資料歸檔交接；在OA辦公自動(dòng)化文書(shū)處理中，必須辦理歸檔流程；在油氣勘探開(kāi)發(fā)項(xiàng)目管理中，也明確了檔案資料的歸檔，比如，在物探工程項(xiàng)目管理、探井鉆井工程項(xiàng)目管理、錄井、測(cè)井、試油等工程管理中，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中，都對(duì)提交原始資料提出了要求，制定了原始資料評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)；在境外項(xiàng)目管理中，明確提出了檔案資料管理。

另一方面，檔案工作納入企業(yè)考核體系。要讓這套管理制度落實(shí)、可行，考核是關(guān)鍵。因此，把建設(shè)檔案管理制度體系與建設(shè)檔案工作考評(píng)體系有機(jī)結(jié)合起來(lái)很有必要。為此，按照中石化檔案工作的總體評(píng)價(jià)排序，建立評(píng)價(jià)通報(bào)制度，對(duì)各單位檔案工作實(shí)行量化考評(píng)，并把檔案工作的考評(píng)結(jié)果納入企業(yè)的年終效績(jī)考核體系，有力推動(dòng)檔案工作的發(fā)展。

2 納入企業(yè)信息化建設(shè)，整合各類(lèi)檔案信息資源

要把檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)中，一同規(guī)劃、一同發(fā)展，在建設(shè)各專業(yè)系統(tǒng)時(shí)，要征求檔案部門(mén)的意見(jiàn)，把歸檔接口考慮進(jìn)去。目前，河南油田基本完成中石化檔案信息化建設(shè)的試點(diǎn)工作，檔案管理系統(tǒng)已在河南油田局機(jī)關(guān)檔案館及26個(gè)二級(jí)單位檔案室實(shí)施完畢并運(yùn)行。通過(guò)依托檔案信息化管理系統(tǒng)，建立與其他各專業(yè)信息系統(tǒng)在線歸檔接口，OA接口、ERP接口、浪潮財(cái)務(wù)接口已部署完成并正常運(yùn)行。實(shí)現(xiàn)了部分專業(yè)系統(tǒng)形成的電子文件實(shí)時(shí)在線歸檔。

3 通過(guò)檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理

通過(guò)檔案業(yè)務(wù)流程分析與優(yōu)化，使企業(yè)檔案關(guān)鍵業(yè)務(wù)和關(guān)鍵流程與信息系統(tǒng)相融合；按照標(biāo)準(zhǔn)先行、保障安全的原則，制定檔案管理制度與數(shù)字化檔案館技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)；利于加快檔案信息化基礎(chǔ)工作和監(jiān)督檢查細(xì)節(jié)上設(shè)置條款，有效地履行檔案監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)職能。