各部門(mén)檔案管理范文

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第1篇

關(guān)鍵詞：房屋；管理員；電子檔案；檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：

引言：隨著城鎮(zhèn)化進(jìn)程的加速發(fā)展，城市建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，道路、市政配套、房屋建設(shè)較之前有了巨大變化。住宅及商業(yè)用地不斷推出，商品房及商業(yè)辦公用房的建設(shè)工作已經(jīng)成為城鎮(zhèn)化發(fā)展的主要表現(xiàn)。在此建設(shè)過(guò)程中，房地產(chǎn)企業(yè)作為投資建設(shè)的業(yè)主方，有著重要的地位。房地產(chǎn)企業(yè)作為業(yè)主方，在工程竣工后交付使用前，有兩大驗(yàn)收需要通過(guò)，一是工程實(shí)體驗(yàn)收，二是工程檔案驗(yàn)收。由此可見(jiàn)，工程檔案與工程實(shí)體同等重要，兩者密不可分。房地產(chǎn)企業(yè)作為一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，不單單只有工程檔案，在運(yùn)行過(guò)程中還會(huì)形成行政檔案、人事檔案、成本檔案、營(yíng)銷(xiāo)檔案、財(cái)務(wù)檔案等。本文以項(xiàng)目公司為例，就如何做好這些專(zhuān)業(yè)檔案的管理工作來(lái)進(jìn)行探討。

1、房地產(chǎn)企業(yè)項(xiàng)目公司檔案管理現(xiàn)狀

1.1制度執(zhí)行力度不夠，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，各部門(mén)檔案未能集中統(tǒng)一管理。集團(tuán)檔案管理制度下發(fā)已經(jīng)較長(zhǎng)時(shí)間，制度培訓(xùn)也已開(kāi)展幾次，但僅憑檔案管理員個(gè)人能力，無(wú)法完成集中統(tǒng)一管理，公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作沒(méi)有切實(shí)的重視，對(duì)集中統(tǒng)一管理沒(méi)有要求，對(duì)一些財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等屬于公司層面的保密資料的考慮，致使各部門(mén)檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一管理。其實(shí)說(shuō)白了，就是專(zhuān)職檔案管理員，只有責(zé)任，沒(méi)有權(quán)利。公司賦予專(zhuān)職檔案管理員有對(duì)接集團(tuán)及外部相關(guān)單位一切檢查及制度執(zhí)行的責(zé)任，但對(duì)下，卻沒(méi)有管理各部門(mén)兼職檔案管理員的權(quán)利，致使制度執(zhí)行不下去。

1.2由于辦公條件的限制，要實(shí)現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理難度較大。檔案室過(guò)小，辦公地點(diǎn)不固定。往往很多項(xiàng)目公司，辦公地點(diǎn)根據(jù)項(xiàng)目地點(diǎn)來(lái)定，無(wú)法長(zhǎng)期固定在一個(gè)辦公場(chǎng)所，經(jīng)常搬遷，導(dǎo)致檔案資料在搬遷過(guò)程中部份丟失或不同程度的損毀。因辦公環(huán)境限制，公司無(wú)法給專(zhuān)職檔案管理員較大的檔案室，檔案室面積較小，無(wú)法容納公司所有專(zhuān)業(yè)檔案的入庫(kù)保管工作。分配給各部門(mén)僅是較小的一個(gè)個(gè)的檔案室，各部門(mén)自行保管部門(mén)檔案。

1.3兼職檔案管理員專(zhuān)業(yè)知識(shí)不夠，人員變動(dòng)較頻繁。兼職檔案管理員往往不只負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案業(yè)務(wù)工作，都還有一份主要的本職工作，檔案收集整理僅作為副業(yè)，招聘時(shí)也未注明需有檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)。因僅是兼職的檔案管理員，主管工作并不在此，故工作變動(dòng)機(jī)率較大，移交工作較頻繁，導(dǎo)致移交不細(xì)致，有檔案遺漏現(xiàn)象。

1.4資料繁多，歸檔不及時(shí)，尤其工程施工過(guò)程資料。房地產(chǎn)企業(yè)檔案，包含工程檔案、行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、成本檔案、營(yíng)銷(xiāo)檔案等，這些檔案分別由責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)收集整理歸檔，經(jīng)辦部門(mén)由于考慮到資料的后續(xù)利用問(wèn)題，往往不會(huì)移交到專(zhuān)職檔案管理員處保存。施工過(guò)程中形成的施工資料，往往是現(xiàn)場(chǎng)施工完成后補(bǔ)，等工程竣工后才能完整移交。

1.5電子檔案歸檔工作較差。目前來(lái)講，大家對(duì)電子檔案的歸檔意識(shí)不強(qiáng)，電子檔案都放在經(jīng)辦人電腦里，兼職檔案管理員對(duì)電子檔案的內(nèi)容及數(shù)量并不清楚，造成收集不及時(shí)，不完善，從而導(dǎo)致公司電子檔案歸檔工作的嚴(yán)重缺失。更有一些對(duì)電子文件隨意進(jìn)行增加、刪除、修改等操作，不把電子文件作為檔案來(lái)源對(duì)待，因而是原始的電子稿件面目全非，影響電子檔案的保存價(jià)值。

2、就目前檔案管理的現(xiàn)狀，解決辦法

2.1加強(qiáng)制度學(xué)習(xí)，嚴(yán)格貫徹落實(shí)制度要求集中統(tǒng)一管理。確定檔案收集整理歸檔的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，建立公司檔案管理制度，組織全體員工，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理制度，加大各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)部門(mén)檔案歸檔的重視程度，從上而下的引導(dǎo)大家嚴(yán)格按制度執(zhí)行。建立獎(jiǎng)懲措施，對(duì)檔案整理較好移交及時(shí)的個(gè)人予以獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)未按照規(guī)定整理移交的予以處罰。

2.2克服辦公地點(diǎn)不固定的弊端，搬遷過(guò)程中切實(shí)做好檔案的打包裝箱工作；搬遷后及時(shí)拆箱整理。不定期對(duì)各部門(mén)檔案歸檔工作進(jìn)行檢查，督促及時(shí)整改，對(duì)各部門(mén)檔案室進(jìn)行定期檢查，對(duì)檔案整理不規(guī)范情況進(jìn)行整改復(fù)查，對(duì)檔案庫(kù)房里設(shè)備不合要求情況進(jìn)行整改。每年定期對(duì)各部門(mén)檔案室檔案歸檔情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，切實(shí)掌握各部門(mén)檔案狀況。

2.3定期組織兼職檔案管理員進(jìn)行檔案管理制度培訓(xùn)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)。公司定期組織兼職檔案管理員進(jìn)行集中培訓(xùn)學(xué)習(xí)，相互溝通，對(duì)資料收集過(guò)程中產(chǎn)生的問(wèn)題進(jìn)行集中解答。盡量保持兼職檔案管理員的穩(wěn)定性，兼職檔案管理員離職需專(zhuān)職檔案管理員簽字認(rèn)可，所保管檔案資料需全部移交專(zhuān)職檔案管理員方可離職。

2.4針對(duì)各專(zhuān)業(yè)檔案內(nèi)容繁多，歸檔不及時(shí)現(xiàn)象，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，明確歸檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和歸檔范圍。公司專(zhuān)門(mén)設(shè)置兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)各部門(mén)歸檔資料的收集整理工作，對(duì)經(jīng)辦人員進(jìn)行催收，及時(shí)整理歸檔入庫(kù)。施工過(guò)程中的資料，需由施工單位資料員進(jìn)行收集整理，過(guò)程中督促施工單位資料員，不定期對(duì)施工過(guò)程資料進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改落實(shí)，對(duì)資料不及時(shí)現(xiàn)象進(jìn)行嚴(yán)肅處理，杜絕事后補(bǔ)資料。

2.5電子檔案的收集主要靠經(jīng)辦人自覺(jué)移交，為此，制定一整套電子檔案收集整理保管的制度要求，經(jīng)常組織全員培訓(xùn)，讓大家養(yǎng)成電子檔案自覺(jué)移交檔案管理員的習(xí)慣。電子檔案的保存方面，刻錄只讀光盤(pán)，使用可保存50年以上無(wú)障礙使用的優(yōu)質(zhì)只讀光盤(pán)，索尼、三菱等進(jìn)口光盤(pán)。使用專(zhuān)門(mén)的光盤(pán)檔案盒，并對(duì)每份光盤(pán)檔案進(jìn)行說(shuō)明。

3、總結(jié)

針對(duì)目前大多數(shù)房地產(chǎn)項(xiàng)目公司來(lái)說(shuō)，要徹底解決檔案管理方面的問(wèn)題，歸根結(jié)底是制度的制定和貫徹落實(shí)。房地產(chǎn)企業(yè)根據(jù)自身情況及條件，制定一套切實(shí)可行的檔案管理制度及獎(jiǎng)懲措施，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的程度不斷完善各項(xiàng)檔案管理制度，堅(jiān)持走依法治檔的道路。引導(dǎo)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，明確領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)要求，形成企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)主管，各部門(mén)協(xié)同，檔案部門(mén)檔案管理員具體負(fù)責(zé)的管理模式，才能確保檔案管理制度的最終落到實(shí)處，才能保證房地產(chǎn)企業(yè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性。企業(yè)保存檔案的最終目的是為了檔案的利用，只有檔案保管做到的完整性、準(zhǔn)確性，才可能對(duì)最終的利用起到作用，否則，檔案管理工作就是虛的，無(wú)意義的。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭美孝：建設(shè)項(xiàng)目檔案收集歸檔存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].機(jī)電兵船檔案，2008（1）.

[2]高峰：淺談房地產(chǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理[J].浙江檔案.2000.6.

[3]董桂英：房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理[J].蘭臺(tái)世界，2006.4.

第2篇

檔案資料的收集是醫(yī)院檔案信息資源建設(shè)的一項(xiàng)重要工作，是做好其他管理和利用工作的基礎(chǔ)，直接影響醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量。尤其是涉及到信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性與全面性，進(jìn)而影響醫(yī)院檔案信息的有效使用，醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的提高。現(xiàn)實(shí)中有些部門(mén)的人員對(duì)材料歸檔認(rèn)識(shí)不清，認(rèn)為自己部門(mén)較為重要的材料理應(yīng)由自己保管，不向檔案部門(mén)移交。使本應(yīng)歸檔的檔案材料留存于個(gè)人手中，影響了檔案信息的完整與全面。

面對(duì)存在的問(wèn)題，我們醫(yī)院與時(shí)俱進(jìn)，將績(jī)效考核工作引入到檔案的收集工作中，對(duì)各部門(mén)檔案工作進(jìn)行科學(xué)合理的考核，促進(jìn)了各部門(mén)檔案收集工作的積極性，有效地解決了上述存在的這些問(wèn)題。

一、績(jī)效考核理論概述

績(jī)效考核，最早由美國(guó)提出并實(shí)施。該理論主要關(guān)注考核主體的多元化問(wèn)題，考核信息的來(lái)源包括與被考核者發(fā)生關(guān)注關(guān)系的多方主體，以此對(duì)被考核者進(jìn)行全方位、多維度考核的過(guò)程。該考核理論較之于傳統(tǒng)的績(jī)效考核理論優(yōu)勢(shì)在于變傳統(tǒng)的單一的考核主體為多元的考核主體，不再只把上級(jí)的考核作為被考核對(duì)象的唯一來(lái)源，而是將在組織內(nèi)部與各部門(mén)之間有關(guān)的多方主體均作為績(jī)效考核的來(lái)源。

績(jī)效考核理論被應(yīng)用于內(nèi)部對(duì)各科室的考核過(guò)程中，因其科學(xué)性和客觀性獲得青睞。績(jī)效考核可以按照檔案工作的好壞來(lái)進(jìn)行績(jī)效考核，按分?jǐn)?shù)的多少，發(fā)放績(jī)效獎(jiǎng)。

二、績(jī)效考核理論在檔案考核中的應(yīng)用

在對(duì)各部門(mén)檔案收集整理過(guò)程中，檔案部門(mén)、各業(yè)務(wù)部門(mén)都是與被考核的部門(mén)相關(guān)的主體。據(jù)此，在對(duì)各部門(mén)檔案考核過(guò)程中，考核主體應(yīng)包括檔案部門(mén)和其他平行業(yè)務(wù)部門(mén)。其中，檔案部門(mén)作為指導(dǎo)和考核各部門(mén)檔案工作的主要機(jī)構(gòu)，在考核過(guò)程中占主導(dǎo)地位，屬于被考核對(duì)象的上級(jí)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)，因此在考核中占較大權(quán)重（大于50%）。其他平行業(yè)務(wù)部門(mén)屬于同級(jí)的考核機(jī)構(gòu)，占較小權(quán)重。各部門(mén)在具體應(yīng)用過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)本單位的具體情況確定不同的權(quán)重比例。

三、具體考核辦法

對(duì)各部門(mén)檔案工作的考核采用各部門(mén)自評(píng)、小組互評(píng)、檔案室考核相結(jié)合的方式進(jìn)行全方位立體式考核。同時(shí)，根據(jù)各部門(mén)和行政各部門(mén)形成檔案性質(zhì)的不同，逐科按接收標(biāo)準(zhǔn)分別進(jìn)行考核。

（一）成立各部門(mén)的考核小組。被考核部門(mén)，經(jīng)檔案部門(mén)和各業(yè)務(wù)部門(mén)考核后，由檔案部門(mén)將所得分值進(jìn)行加權(quán)平均后，成為該部門(mén)最終的考核得分。比如：各行政部門(mén)之間相互考核，都有考核內(nèi)容及相應(yīng)的考核分?jǐn)?shù)，按考核標(biāo)準(zhǔn)，如果達(dá)不到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，就要扣分，每個(gè)部門(mén)抽調(diào)一人，組成考核小組，各部門(mén)考核各部門(mén)的內(nèi)容，各有分管，你考我科、我考他科，相互考核。根據(jù)考核得分，排成名次，每月對(duì)每個(gè)部門(mén)考核一次，按考核分值以此發(fā)放績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)。這樣就能夠真正達(dá)到多勞多得、少勞就要少得的分配方式，公平合理，大家都非常贊同。

（二）考核評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)。檔案部門(mén)對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)的考核及各業(yè)務(wù)部門(mén)間的互評(píng)考核均包括 ：組織領(lǐng)導(dǎo)（15分）、整理（20分）、立卷（20分）、歸檔（25分）、安全措施（10分）和加分項(xiàng)（10分）六個(gè)方面。組織領(lǐng)導(dǎo)主要考核業(yè)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重視程度及部門(mén)檔案員的配置情況；收集、整理、立卷、歸檔是考核的重中之重，主要考核各業(yè)務(wù)部門(mén)移交檔案的數(shù)量和整理質(zhì)量，以加大檔案收集的力度，促進(jìn)部門(mén)立卷質(zhì)量的提升；安全措施主要考核各業(yè)務(wù)部門(mén)檔案的保存和對(duì)所管資料的保管條件，促進(jìn)平行立卷的規(guī)范化；加分項(xiàng)考核檔案創(chuàng)新和理論研究，以促進(jìn)業(yè)務(wù)部門(mén)檔案員參與檔案編研和檔案研究工作，進(jìn)一步提升檔案員素質(zhì)。

（三）考核評(píng)定的特點(diǎn)

1.注重多元主體考核

變?cè)瓉?lái)的僅由檔案部門(mén)單一主體考核為現(xiàn)在的基層檔案部門(mén)、類(lèi)別小組、綜合檔案室共同參與的多元主體考核，充分調(diào)動(dòng)了基層檔案部門(mén)對(duì)檔案的關(guān)注和參與醫(yī)院檔案管理的積極性。

2.注重量化考核

考核辦法共分4個(gè)一級(jí)指標(biāo)10個(gè)二級(jí)指標(biāo)，每個(gè)指標(biāo)對(duì)應(yīng)不同的考核分值，考核內(nèi)容涵蓋了檔案管理關(guān)注的全過(guò)程，杜絕了考核的主觀性和隨意性，促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)。使全員都能按考核指標(biāo)及系數(shù)，拿到獎(jiǎng)勵(lì)，達(dá)到了公平性。

3.注重過(guò)程評(píng)價(jià)

堅(jiān)持以評(píng)促建的工作理念，注重對(duì)基層檔案工作的實(shí)時(shí)跟蹤和評(píng)價(jià)。如一般考核的做法是年初移交檔案后等到年底才組織開(kāi)展考核。而我們醫(yī)院則是在每個(gè)月都對(duì)各業(yè)務(wù)科室就檔案的移交工作，是否完整、齊全分別進(jìn)行考核，這樣，可以讓各基層部門(mén)都能及時(shí)了解和掌握本部門(mén)檔案工作的質(zhì)量以及存在的問(wèn)題，以便整改提高。

四、考核的實(shí)踐效果

自將績(jī)效考核應(yīng)用于我院的各項(xiàng)工作考核中，有效促進(jìn)了各部門(mén)檔案工作水平的提高，一定程度上提升了檔案收集整理的質(zhì)量，取得了較好的效果。

一是互評(píng)這一環(huán)節(jié)，通過(guò)對(duì)其他部門(mén)移交檔案的實(shí)際觀摩，使各部門(mén)檔案員能夠形象直觀地了解各部門(mén)檔案工作的現(xiàn)狀，更好地促進(jìn)檔案員改進(jìn)本部門(mén)檔案工作。

二是各部門(mén)都積極履行職責(zé)，主動(dòng)作為，全面加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)檔案的收集和歸檔工作，建立了相關(guān)工作協(xié)調(diào)機(jī)制，為順利推進(jìn)檔案管理，起到了推動(dòng)作用，為共同做好檔案的接收和移交工作奠定了基礎(chǔ)。

三是由于全方位多角度的對(duì)工作成果進(jìn)行考核，考核結(jié)果公平性和可信度更高。我們將考核結(jié)果作為月績(jī)效考核及年度績(jī)效考核，以此發(fā)放績(jī)效獎(jiǎng)，作為獎(jiǎng)勵(lì)各部門(mén)移交檔案的主要依據(jù)，并且得到了各部門(mén)的一致好評(píng)。

第3篇

1.檔案管理規(guī)范化意義

檔案是相關(guān)人類(lèi)文化成果的積淀，是連接古往今來(lái)的紐帶。而工程項(xiàng)目的檔案不僅是工程項(xiàng)目的智慧結(jié)晶，也是項(xiàng)目施工企業(yè)的歷史記錄。在未來(lái)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，檔案管理能通過(guò)提供相關(guān)證據(jù)和憑證，準(zhǔn)確判斷出癥狀所在。工程項(xiàng)目檔案真實(shí)準(zhǔn)確地反映了施工過(guò)程中的詳細(xì)流程，并在一定程度上保證了工程的質(zhì)量安全和人員安全，對(duì)于工程事故分析、責(zé)任認(rèn)定以及管理辦法等都有十分重要的意義。工程項(xiàng)目的檔案管理還能為日后研究提供借鑒和經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)工程項(xiàng)目人員的自身素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案規(guī)范化管理。通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，可將檔案中所涉及的工程、科技成果轉(zhuǎn)化成推動(dòng)工程設(shè)計(jì)行業(yè)的實(shí)際生產(chǎn)力。

2.檔案管理規(guī)范化辦法

（1）加強(qiáng)管理人員專(zhuān)業(yè)水平。工程項(xiàng)目往往工期較長(zhǎng)，工程人員較多，涉及專(zhuān)業(yè)范圍較廣，形成的檔案材料內(nèi)容不可避免地紛繁復(fù)雜，稍有疏漏，就對(duì)檔案管理工作造成較大損失。為保證檔案資料覆蓋全面、資料內(nèi)容準(zhǔn)確規(guī)范，首先需要加強(qiáng)檔案管理人員的相關(guān)能力。因而，在日常檔案管理工作中，檔案工作人員必須具備相關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，經(jīng)常補(bǔ)充學(xué)習(xí)檔案管理工作的新知識(shí)新方法，并能應(yīng)用現(xiàn)代化信息手段，對(duì)檔案實(shí)行高效率的整理工作。其次是檔案工作人員需要經(jīng)常與各部門(mén)保持溝通聯(lián)系，對(duì)各個(gè)部門(mén)需要收集的材料了然于胸，并熟悉各個(gè)部門(mén)的主要工作流程，了解不同部門(mén)檔案管理要求，確保檔案在歸檔時(shí)分類(lèi)正確，并對(duì)各部門(mén)人員進(jìn)行檔案管理的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其對(duì)檔案法律法規(guī)的了解和檔案管理的責(zé)任意識(shí)。對(duì)施工過(guò)程中的各種圖紙、文字等材料進(jìn)行規(guī)范化操作培訓(xùn)，明確各部門(mén)檔案收集、整理責(zé)任，優(yōu)化檔案管理模式，形成自上而下，從整體到局部的檔案管理工作流程，確保檔案管理的規(guī)范性，加快檔案管理效率，提高檔案準(zhǔn)確性與真實(shí)性。

（2）建立健全檔案管理規(guī)范化制度。工程項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)決定了檔案管理的難度，首先是工程項(xiàng)目檔案反映的是工程施工過(guò)程中形成的工程詳細(xì)數(shù)據(jù)的匯總，是在日后進(jìn)行維護(hù)管理、改建拆除等所必須具有的參照標(biāo)準(zhǔn)，收集數(shù)據(jù)的詳實(shí)程度與豐富程度都是海量的，并且在數(shù)據(jù)圖紙等的規(guī)范性和準(zhǔn)確性要求都較高。其次是工程項(xiàng)目檔案的形成過(guò)程與工程施工密切相關(guān)，在不同階段檔案管理方式又有不同，工程項(xiàng)目的施工由眾多不同專(zhuān)業(yè)構(gòu)成，如水電、機(jī)電、建筑、勘探、設(shè)計(jì)、施工等，這使得檔案類(lèi)別具有復(fù)雜多樣性，檔案管理需要各個(gè)階段不同部門(mén)分工完成，這就要求各部門(mén)間的溝通協(xié)作能力有較高要求。因而必須形成一套符合工程項(xiàng)目自身特色的檔案管理辦法和制度，依照相關(guān)法律規(guī)范對(duì)檔案實(shí)行規(guī)范化管理，并遵照國(guó)家檔案收集要求，建立合理歸檔制度，明確各部門(mén)檔案歸檔要求，實(shí)行全面交叉覆蓋制，各部門(mén)檔案歸各部門(mén)分別收集，然后進(jìn)行匯總，從而降低檔案管理難度。

3.檔案管理規(guī)范化措施

首先應(yīng)明確檔案管理人員的職責(zé)，由單位主管領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)檔案管理工作，逐級(jí)向下實(shí)現(xiàn)檔案管理責(zé)任制，把檔案管理制度的建設(shè)和辦法的實(shí)行落實(shí)到個(gè)人。通過(guò)成立檔案工作委員會(huì)的方式，指導(dǎo)、檢查檔案管理部門(mén)的工作情況，制定檔案工作規(guī)劃，確保檔案管理工作與其他工作同步進(jìn)行，為工程設(shè)計(jì)單位的檔案管理日常運(yùn)行提供質(zhì)量保證。并設(shè)立專(zhuān)門(mén)檔案室，由專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)對(duì)整個(gè)單位的檔案管理工作，從檔案歸檔、整理、鑒定工作到統(tǒng)計(jì)和保管利用方面全程進(jìn)行管控，從實(shí)際出發(fā)，對(duì)檔案的保管期限和使用類(lèi)別等詳細(xì)檔案數(shù)據(jù)，編制索引工具。并充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和先進(jìn)軟件技術(shù)對(duì)檔案信息實(shí)現(xiàn)信息化、規(guī)范化管理，有目的、有計(jì)劃地加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的規(guī)范化管理培訓(xùn)工作，使其能系統(tǒng)性地掌握專(zhuān)業(yè)技術(shù)和先進(jìn)理念。構(gòu)建一個(gè)利于檔案管理工作發(fā)展的平臺(tái)，注重對(duì)檔案人員工作積極性的調(diào)動(dòng)，通過(guò)組織交流溝通活動(dòng)，建立起激勵(lì)表彰機(jī)制，促進(jìn)檔案人員的積極性。按績(jī)效對(duì)其進(jìn)行考核，實(shí)行有競(jìng)爭(zhēng)力和吸引力的晉升競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，保證檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定和專(zhuān)業(yè)，使檔案人員的工作更具成就感，以跟上單位檔案管理規(guī)范化建設(shè)。

結(jié)語(yǔ)