專業(yè)檔案管理范文
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第1篇
【關(guān)鍵詞】民航；專業(yè)檔案；研究
民航專業(yè)檔案工作是民航各項工作的重要環(huán)節(jié)和組成部分，是記錄和維護(hù)中國民航事業(yè)發(fā)展真實(shí)面貌的一項重要工作。隨著民航事業(yè)高速發(fā)展，民航專業(yè)檔案管理的信息保障作用日益顯著。本文通過闡述民航專業(yè)檔案管理的重要性，分析民航專業(yè)檔案工作面臨的新形勢，進(jìn)而提出促進(jìn)民航專業(yè)檔案管理水平提升的具體措施。
一、民航專業(yè)檔案管理的重要性
民航各行業(yè)活動中形成的文件、記錄、表格，是民航工作的真實(shí)記載，歸檔后成為民航專業(yè)檔案資源的重要構(gòu)成之一，在民航工作中發(fā)揮著重要作用。
（一）民航專業(yè)檔案的有效管理，為業(yè)務(wù)管理提供質(zhì)量保證。文件是民航各項業(yè)務(wù)管理的重要依據(jù)，文件控制是業(yè)務(wù)管理過程的一項重要活動。現(xiàn)階段，文件過程控制被納入到檔案管理范圍之中，將民航專業(yè)文件材料的形成、積累、整理、歸檔列入業(yè)務(wù)部門人員職責(zé)中，形成嚴(yán)密、高效的文檔管理網(wǎng)，實(shí)時跟蹤業(yè)務(wù)流程，評估業(yè)務(wù)活動質(zhì)量，通過歸檔、查閱等方式，考核業(yè)務(wù)工作是否按照民航規(guī)定和程序完成，對民航業(yè)務(wù)管理起到監(jiān)督、檢查的作用，從而提供質(zhì)量保證。
（二）檔案部門的通力協(xié)作，為業(yè)務(wù)管理提供信息支持。檔案部門作為基礎(chǔ)性管理部門，在民航管理體系中受到了特別的重視，擔(dān)負(fù)著重要職能。民航各專業(yè)的日常工作中，檔案部門均要參與其中，全面負(fù)責(zé)專業(yè)技術(shù)文件和資料的組織和歸口管理，一方面有利于民航業(yè)務(wù)管理體系能夠正常、高效的運(yùn)行，提高民航管理層次；另一方面促使民航專業(yè)檔案管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，為業(yè)務(wù)管理提供強(qiáng)有力的信息支持。
二、新形勢下民航專業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)
民航專業(yè)檔案是各行業(yè)履行職責(zé)、開展工作的信息支持和保障，成為民航的核心信息資源。新形勢下，對傳統(tǒng)民航專業(yè)檔案的管理范圍、管理形式等方面提出了更高的要求。
（一）對民航專業(yè)檔案管理范圍提出新要求。作為文件資料和質(zhì)量記錄的歸口管理部門，要求檔案部門深入基層，了解各業(yè)務(wù)專業(yè)文件的形成，既要負(fù)責(zé)檢查文件資料是否完整準(zhǔn)確，又要對歸檔的各類文件進(jìn)行最終驗(yàn)收，并按照程序規(guī)定對過程文件、記錄予以管理和監(jiān)督，保證各個環(huán)節(jié)的檔案資料完整、系統(tǒng)。文檔管理中所說的質(zhì)量要求，通常是對文件和檔案的歸檔數(shù)量、保管狀況、保護(hù)修復(fù)等日常工作的要求，而在現(xiàn)階段，除強(qiáng)調(diào)上述內(nèi)容外，更主要的是對文檔信息的權(quán)威性、全面性、準(zhǔn)確性及實(shí)用性等內(nèi)容方面的要求。檔案管理人員的工作重點(diǎn)要從傳統(tǒng)的“管理員角色”轉(zhuǎn)換為“業(yè)務(wù)信息員角色”，在民航各業(yè)務(wù)活動中起到不可或缺的參謀作用。
以“飛行校驗(yàn)報告”為例：飛行校驗(yàn)是指為保證飛行安全，使用裝有專門校驗(yàn)設(shè)備的飛行校驗(yàn)飛機(jī)，按照飛行校驗(yàn)的有關(guān)規(guī)范，檢查和評估各種導(dǎo)航、雷達(dá)、通信等設(shè)備的空間信號的質(zhì)量及其容限，以及機(jī)場的進(jìn)、離港飛行程序，并依據(jù)檢查和評估的結(jié)果出具飛行校驗(yàn)報告的過程。飛行校驗(yàn)報告是校驗(yàn)員執(zhí)行任務(wù)完畢后，在作業(yè)場所出示校驗(yàn)報告作為本次校驗(yàn)科目的有效憑證。在專業(yè)檔案管理過程中中，檔案人員通過和飛行員、校驗(yàn)員分析、討論，重新對校驗(yàn)報告內(nèi)容加以規(guī)范，按照校驗(yàn)科目分別制定了ILS（儀表著陸系統(tǒng)）飛行校驗(yàn)報告模板、NDB（無方向性信標(biāo)）飛行校驗(yàn)報告模板、V/D（全向信標(biāo)/測距儀）飛行校驗(yàn)報告模板、PAPI（助航燈光）飛行校驗(yàn)報告模板等，重新審核修改了模版內(nèi)容，如NDB（無方向性信標(biāo)）飛行校驗(yàn)報告模板中要求列出機(jī)場名稱、臺站名稱、校驗(yàn)種類、圓周飛行校驗(yàn)結(jié)果（發(fā)射機(jī)號、檢查高度、檢查半徑、指針擺動、覆蓋范圍）、徑向飛行校驗(yàn)結(jié)果（徑向線用途、方位、開始位置距臺距離、結(jié)束位置距臺距離、識別、語音、過臺等）；此外，重新規(guī)定了必須由機(jī)長和校驗(yàn)員同時簽字確認(rèn)方可生效的管理規(guī)定。以上做法可以確保飛行校驗(yàn)專業(yè)檔案的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、權(quán)威性，促進(jìn)檔案管理水平提升。
（二）對民航專業(yè)檔案管理形式提出新要求。為配合民航業(yè)務(wù)管理模塊，一是要求民航專業(yè)檔案管理推進(jìn)信息化工作，適應(yīng)新形式，調(diào)整新方法。民航各行業(yè)要積極爭取單位領(lǐng)導(dǎo)或信息部門的支持，建立專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，積極應(yīng)用專業(yè)檔案管理系統(tǒng)開展日常專業(yè)檔案工作，做到專業(yè)檔案與業(yè)務(wù)流程無縫連接。二是要求加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，要以“消化存量、消滅增量”為目標(biāo)，將專業(yè)檔案數(shù)字化作為一項常態(tài)性工作，要以“需求為導(dǎo)向、必要為原則”，將重要的專業(yè)檔案優(yōu)先數(shù)字化，以便于適應(yīng)民航業(yè)務(wù)管理需要。
以校驗(yàn)飛行FOC航班控制運(yùn)行系統(tǒng)為例，此系統(tǒng)經(jīng)過三年的技術(shù)研發(fā)，于2012年正式上線運(yùn)行。FOC系統(tǒng)用于校驗(yàn)飛行前運(yùn)行簽派、航行情報等工作，在該系統(tǒng)中完成飛行信息內(nèi)容填寫、任務(wù)下達(dá)等操作環(huán)節(jié)。技術(shù)研發(fā)時，檔案人員參與在內(nèi)，提出系統(tǒng)要自動生成業(yè)務(wù)文件，并完成自動歸檔，行政專業(yè)檔案，從而實(shí)現(xiàn)飛行校驗(yàn)業(yè)務(wù)操作與專業(yè)檔案管理的無縫連接。目前該系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)良好，專業(yè)檔案存儲有序、完整，便于日常利用查閱。
三、新形勢下提高民航專業(yè)檔案管理水平的具體措施
新形勢下民航檔案工作的總體要求主要是服務(wù)于民航改革發(fā)展大局，緊緊圍繞民航安全等中心工作，以檔案收集齊全完整、管理科學(xué)有效、服務(wù)優(yōu)質(zhì)到位為目標(biāo)，結(jié)合各門類檔案實(shí)際，規(guī)范基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷提升民航專業(yè)檔案工作的能力和水平。檔案部門應(yīng)從以下幾方面著手，提升民航專業(yè)檔案管理水平。
（一）規(guī)范隊伍建設(shè)，打造專業(yè)檔案管理團(tuán)隊。各單位應(yīng)建立黨委統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，檔案部門歸口管理、各部門共同協(xié)作的檔案工作機(jī)制，明確檔案管理機(jī)構(gòu)，配備專兼職檔案人員，打造一支愛崗敬業(yè)、技術(shù)過硬的專業(yè)團(tuán)隊，積極穩(wěn)妥開展專業(yè)檔案管理工作。此外，各單位應(yīng)明確1名分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，每年至少聽取1次檔案工作匯報，及時研究并協(xié)調(diào)解決檔案工作中遇到的困難與問題，為檔案工作順利開展提供人力、物力、財力等方面的保障。
（二）加強(qiáng)宣傳教育，提高專業(yè)檔案管理意識。民航專業(yè)檔案管理最大的問題是員工檔案意識不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案收集工作難以快速提高，極大影響了檔案工作的進(jìn)展和質(zhì)量。
可以以單位成立紀(jì)念日、“國際檔案日”等為契機(jī)，創(chuàng)新宣傳內(nèi)容，拓寬宣傳渠道，從實(shí)際出發(fā)，以豐富的檔案資源為依托，通過舉辦展覽、座談會等多種形式的宣傳活動，充分展現(xiàn)檔案“存憑、留史、資政、育人”的特殊價值，充分發(fā)揮檔案工作“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民”的重要作用。通過檔案宣傳，可提高員工專業(yè)檔案管理意識，既可明確專業(yè)檔案在民航工作各項活動中不可或缺的重要地位以及對民航管理的重大影響，同時也可提高業(yè)務(wù)人員對檔案管理的重視程度。
（三）提高培訓(xùn)力度，增強(qiáng)專業(yè)檔案管理技能。各單位應(yīng)加大培訓(xùn)投資力度，提高業(yè)務(wù)人員專業(yè)檔案管理新技能，加強(qiáng)創(chuàng)新意識、創(chuàng)新方法，實(shí)現(xiàn)民航專業(yè)檔案管理新常態(tài)。
1.加強(qiáng)檔案管理人員督導(dǎo)能力。民航業(yè)務(wù)工作內(nèi)容繁瑣、程序復(fù)雜，檔案部門只有保持深入基層的連貫性和持久性，才能保證文檔的準(zhǔn)確性和完整性。通過培訓(xùn)，使檔案工作者及時了解各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)需要保存的原始記錄，從源頭掌握歸檔范圍，掌握第一手資料，履行好監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查的作用，確保能夠反映業(yè)務(wù)全貌的文件資料及時歸檔。
2.加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員檔案管理技能。各單位可規(guī)定業(yè)務(wù)活動中生成的技術(shù)和管理記錄要由業(yè)務(wù)人員親自歸檔，這更有利于業(yè)務(wù)人員了解文件、記錄在中心質(zhì)量管理中的重要作用，增強(qiáng)了全員的檔案意識，使人人都成為“檔案員”，并且將業(yè)務(wù)文件的收集整理工作作為日常工作，并納入到工作職責(zé)中，作為年底考核內(nèi)容之一，一方面可以確保業(yè)務(wù)文件及時有效歸檔，另一方面可以為業(yè)務(wù)人員提供有力的信息保障。
（四）完善過程管理，實(shí)現(xiàn)專業(yè)檔案閉環(huán)控制。民航業(yè)務(wù)管理的關(guān)鍵在于全過程的閉環(huán)控制，文件控制作為貫穿業(yè)務(wù)活動全過程的關(guān)鍵要素，在各項工作實(shí)踐中極為重要。
1.通過對文件和資料進(jìn)行全程控制，將文件控制納入檔案工作的管理范疇，使檔案工作從孤立的“歸檔后”管理擴(kuò)展到文檔運(yùn)動周期全過程的管控，真正實(shí)現(xiàn)民航專業(yè)檔案的閉環(huán)管理。民航專業(yè)檔案管理注重文件的現(xiàn)場管理與質(zhì)量記錄的憑證作用，強(qiáng)化了文件資料的連續(xù)性，是保證文件資料收集、整理的一項十分有效的措施。
2.對業(yè)務(wù)日常文件進(jìn)行合理分類和編號，細(xì)化日常文件管理要求。因分類編號的規(guī)范程度能夠反應(yīng)日常文件管控的科學(xué)性和系統(tǒng)性，所以分類編號既要符合民航業(yè)務(wù)管理體系規(guī)定，又要符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。為此，各單位可根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)，制定《業(yè)務(wù)文件編號規(guī)則》，對規(guī)范現(xiàn)行文件管理、確保歸檔文件準(zhǔn)確性和完整性起到重要作用。
（五）嚴(yán)格歸檔管控，確保專業(yè)檔案資源質(zhì)量。文件的歸檔是文件轉(zhuǎn)化成檔案的最后環(huán)節(jié)，不可掉以輕心。民航專業(yè)檔案管理規(guī)定了歸檔范圍，也明確了業(yè)務(wù)人員的歸檔職責(zé)。檔案部門應(yīng)變被動為主動，及時了解各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的進(jìn)展情況，督促相關(guān)部門對各階段的文件資料進(jìn)行歸檔，保證在民航業(yè)務(wù)活動中能夠準(zhǔn)確、及時的提供檔案信息，主動地、最大限度地發(fā)揮檔案部門在民航各項工作中的重要作用，提高專業(yè)檔案質(zhì)量。
（六）樹立競爭意識，展現(xiàn)檔案人員職業(yè)修養(yǎng)。檔案人員的綜合素質(zhì)，決定了專業(yè)檔案工作的質(zhì)量。高質(zhì)量的專業(yè)檔案管理，為民航的發(fā)展提供科學(xué)可靠的歷史憑證。新形勢下，應(yīng)從以下幾方面提高檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)。
1.樹立職業(yè)競爭意識。現(xiàn)如今，檔案人員思想過于安逸，毫無競爭壓力，缺乏提高自身修養(yǎng)的意識和動力。檔案人員應(yīng)增強(qiáng)危機(jī)意識，在競爭中求生存，在競爭中謀發(fā)展。各單位應(yīng)加大激勵機(jī)制，將檔案工作考核標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化，形成競爭上崗的良好態(tài)勢，促進(jìn)專業(yè)檔案工作平穩(wěn)、有序開展。
2.努力提高綜合素質(zhì)。檔案人員應(yīng)具有較強(qiáng)的反應(yīng)、判斷、歸納能力，積極協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)歸口部門關(guān)系，及時將業(yè)務(wù)檔案收集齊全；對已歸檔的業(yè)務(wù)檔案要有分析、鑒別能力，如材料是否有保存價值、內(nèi)容是否完整、整理是否科學(xué)、檢索是否方便等；此外，檔案人員要具備創(chuàng)新精神，充分發(fā)揮自身能力，挖掘?qū)I(yè)檔案信息、服務(wù)內(nèi)容，提供更深層次的專業(yè)檔案分析數(shù)據(jù)，開創(chuàng)專業(yè)檔案管理和開發(fā)利用新局面。
第2篇
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員；檔案管理；改進(jìn)策略
三級綜合醫(yī)院本身職工人數(shù)眾多，其中大多為專業(yè)技術(shù)人員，隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，專業(yè)技術(shù)人員亦隨之壯大，因而加強(qiáng)并不斷改進(jìn)醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案建設(shè)，能有效集中起醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員的相關(guān)檔案材料，便于快速地查閱及審驗(yàn)，能促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)及管理、提升醫(yī)療質(zhì)量、改善醫(yī)療服務(wù)、提高整體服務(wù)能力。
一、醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案管理現(xiàn)狀
醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案是醫(yī)院管理職工的重要工具，是醫(yī)院選拔人才、任用人才、培養(yǎng)人才、提升醫(yī)療質(zhì)量的重要載體，是醫(yī)院專業(yè)技術(shù)職工工作、生活、思想政治的生命線，因而應(yīng)予以重視。首先，目前大多數(shù)醫(yī)院對專業(yè)技術(shù)檔案管理的重視程度不高，許多個人專業(yè)檔案資料由職工自行保管，處于零散存放管理的無序狀態(tài)，檔案資料不全、丟失等現(xiàn)象時有發(fā)生。其次，關(guān)于專業(yè)技術(shù)檔案管理的規(guī)范和機(jī)制尚未健全及完善，存在檔案資料收集渠道不統(tǒng)一、不規(guī)范等狀況，影響了專業(yè)技術(shù)檔案管理的準(zhǔn)確性、及時性、全面性、真實(shí)性。此外，醫(yī)院管理部門眾多，職工崗位性質(zhì)及人員類別繁多，其中涉及到的職能科室較多，檔案資料被多個部門收集管理，管理較為分散，例如有關(guān)職工姓名、參加工作年份等基本信息主要由人事部門進(jìn)行管理，而專業(yè)技術(shù)人員的醫(yī)療考核、技術(shù)準(zhǔn)入、技術(shù)任職、會診情況等資料是由醫(yī)務(wù)處予以手工登記，職工的繼續(xù)教育、論文情況、課題等相關(guān)資料由科教處予以登記，這一多部門管理收集檔案信息的情況，使得專業(yè)技術(shù)人員專業(yè)技術(shù)檔案資料管理的工作效率低下，信息之間難以有效實(shí)現(xiàn)共享，整合程度及利用價值不高，難以切實(shí)滿足醫(yī)療、科研、教學(xué)等需要。
二、醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的改進(jìn)策略
（一）提高認(rèn)識，保證質(zhì)量。專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理是醫(yī)院檔案管理的關(guān)鍵部分，應(yīng)予以重視，檔案管理人員應(yīng)提高這項工作的認(rèn)識，本著嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)、尊重科學(xué)、重視專業(yè)技術(shù)人員知識成果的態(tài)度，加強(qiáng)縱向管理，強(qiáng)化責(zé)任意識，愛崗敬業(yè)，忠于職守，合理安排工作，在充分熟悉業(yè)務(wù)、開展業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，嚴(yán)把質(zhì)量觀，充分發(fā)揮專業(yè)技術(shù)檔案的利用價值，使專業(yè)技術(shù)檔案切實(shí)服務(wù)于醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員及醫(yī)院管理部門。與此同時，檔案管理人員還可加強(qiáng)對專業(yè)技術(shù)檔案作用及價值的宣傳，并通過各種溝通渠道，建立行之有效的聯(lián)系制度，積極獲取各部門的支持和配合，有效發(fā)揮專業(yè)技術(shù)檔案管理工作的實(shí)際效益。
（二）抓好檔案資料的收集工作。一是保證專業(yè)技術(shù)檔案收集的全面性。醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員的專業(yè)技術(shù)檔案應(yīng)包括專業(yè)技術(shù)人員的基礎(chǔ)材料、任職資格評聘材料、科研成果材料、考核材料等，其中基礎(chǔ)材料包括履歷、學(xué)歷、學(xué)位及各項證書復(fù)印件、資格證書、專業(yè)技能考核證書等等反映出專業(yè)技術(shù)人員個人資歷和業(yè)務(wù)技能水平的材料；任職資格評聘材料則包括專業(yè)技術(shù)人員的歷次任職資格申報表、評審表、任職資格證書、聘任證書等職稱晉升中所形成的各類文件材料；科研成果材料包括專業(yè)技術(shù)人員的工作總結(jié)、技術(shù)報告、論文成果、科研項目成果、獲獎證書等反映其業(yè)績的各類成果材料；考核材料則包括專業(yè)技術(shù)人員的進(jìn)修培訓(xùn)學(xué)習(xí)情況、工作完成情況、獎懲情況、學(xué)術(shù)成果報告情況、評定審核情況、領(lǐng)導(dǎo)考核意見等，此外，專業(yè)技術(shù)人員的各類社會兼職聘書、榮譽(yù)證書等其他材料也在檔案資料收集的范圍之內(nèi)。在檔案資料收集的過程中，應(yīng)充分了解收集的范圍，保證專業(yè)技術(shù)檔案收集的全面性。二是收集的方式可將平時收集和定期收集有機(jī)地結(jié)合起來。在平日里，需要?dú)w檔的檔案信息材料應(yīng)得到及時的歸檔，避免檔案材料散落在部門或是個人手中，只有實(shí)現(xiàn)各類文件材料的及時有效歸檔，才能保證其完整性、真實(shí)性，真正反映出專業(yè)技術(shù)人員工作及成長的歷史面貌。檔案工作人員還應(yīng)積極深入到各個部門及專業(yè)技術(shù)人員科技活動中，掌握第一手資料，定期對相關(guān)材料進(jìn)行鑒定、整理、歸檔、保存。
（三）加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)檔案管理信息化建設(shè)。當(dāng)前社會進(jìn)入信息化時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式條目分化，內(nèi)容簡單，效率不高，且難以實(shí)現(xiàn)客觀、全面的評價，亟須改進(jìn)，醫(yī)院應(yīng)與時俱進(jìn)，逐漸加大信息化建設(shè)的步伐，構(gòu)建統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一口徑的檔案管理系統(tǒng)，從而不斷完善醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理工作。醫(yī)院可根據(jù)自身實(shí)際，構(gòu)建切實(shí)可行的專業(yè)技術(shù)信息化檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)的模塊可由幾個部分組成：人員基本檔案、醫(yī)務(wù)檔案、科教檔案、護(hù)理檔案、藥學(xué)檔案、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)及履歷信息檔案等。根據(jù)各個系統(tǒng)模塊及內(nèi)容，以專業(yè)技術(shù)人員作為主線，導(dǎo)入醫(yī)院各個職能科室的排版、考勤、科研管理、臨床工作量、培訓(xùn)、考試、考核、醫(yī)療質(zhì)量、醫(yī)風(fēng)醫(yī)德等相關(guān)數(shù)據(jù)，并予以嚴(yán)格控制、審核，形成完整、連續(xù)且動態(tài)化的檔案數(shù)據(jù)，形成專業(yè)技術(shù)人員全過程的動態(tài)電子檔案數(shù)據(jù)庫，不斷推進(jìn)醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案的規(guī)范化管理，也有效推進(jìn)了檔案資料的共享及利用。加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)檔案管理信息化建設(shè)是改進(jìn)醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的必然要求，也是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院職工信息集中管理、信息共享、科室協(xié)同管理的重要舉措，不僅能有效地避免資料收集整理的重復(fù)性，促進(jìn)專業(yè)技術(shù)檔案的規(guī)范化管理，而且還能為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策及職工的崗位考核提供有益的依據(jù)。
【參考文獻(xiàn)】
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第3篇
檔案材料的收集工作是檔案管理工作的一個起始環(huán)節(jié)，與其他管理環(huán)節(jié)相比，它有其特殊性和重要性，是檔案工作的首要內(nèi)容。巧婦難為無米之炊。沒有詳盡、齊全的資料來源，就談不上檔案管理。因?yàn)椴痪邆洳榭純r值，其他環(huán)節(jié)就不再具有意義。特別是在信息量幾何級增長，強(qiáng)化檔案利用工作的今天，檔案的收集工作已變得越來越重要。這就需要不斷以新思維、新方法、新手段，不斷提高檔案管理工作，充分發(fā)揮科技手段和科學(xué)管理，形成貫穿全過程的質(zhì)量保障體系，提高檔案管理的質(zhì)量和水平。
醫(yī)院檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù)，是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)調(diào)查研究的一條基本途徑，而搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)。但從當(dāng)前醫(yī)院文件材料收集歸檔的實(shí)際情況來看，檔案資料存在短缺、不齊全的現(xiàn)象十分突出。有的各種醫(yī)療科技成果文件材料長期散失在個人手中，得不到及時的收集整理歸檔；有的記載醫(yī)院各個時期工作情況，發(fā)展史料，以及職工先進(jìn)事跡等等資料、素材沒有詳盡的歸檔等等。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，造成這種狀況的主要原因有：一是對文件材料的作用和全面收集的重要性宣傳不夠，認(rèn)識不足，有的只注重紅頭文件的收集，而忽略了無文頭、不編號、不蓋章的文件材料的收集，沒有認(rèn)識到原始記錄、文件資料集中、收集、歸檔、保存和管理的重要性。二是管理制度不健全，沒有約束機(jī)制，科室配合不夠，平時管理工作銜接性差，歸檔制度不健全。三是沒有確定專門的檔案人員進(jìn)行管理，檔案人員工作因兼職過多，顧此失彼，影響了文件材料的收集。
要切實(shí)解決上述問題，確保醫(yī)院檔案材料齊全完整，更有效地提供利用，對醫(yī)院文件材料收集必須做到以下幾點(diǎn)：
㈠由院辦室組織各處書記、辦公室主任、機(jī)關(guān)各科室負(fù)責(zé)文秘工作的人員進(jìn)行認(rèn)真學(xué)習(xí)，提高全員檔案意識和法制觀念。強(qiáng)化宣傳，利用各種會議和黑板報，宣傳文件材料收集，加強(qiáng)檔案管理的重要意義，增強(qiáng)全員的檔案意識；建立健全文件材料收集、歸檔制度，明確要求。對文件材料收集歸檔成績顯著的科室和個人，應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫剟睿活I(lǐng)導(dǎo)要支持檔案人員的工作，對材料收集中發(fā)生的問題，要及時幫助解決，確保文件材料收集工作有條不紊。
㈡文件材料收集能否齊全完整，特別需要各科室的緊密配合和協(xié)助支持。因此，醫(yī)院各科室應(yīng)通力合作，把文件材料收集工作抓好。各科室要切實(shí)落實(shí)人員，負(fù)責(zé)本科室文件材料的收集，一方面，要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求，抓好上級單位發(fā)給醫(yī)院的文件材料的傳閱和歸檔，定期對文件材料進(jìn)行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強(qiáng)化文書管理，抓好醫(yī)院活動所形成的文件材料的收集，使“賬外”材料的作用得到充分發(fā)揮。
㈢檔案人員應(yīng)把文件材料收集措施落到實(shí)處。文件材料收集除了領(lǐng)導(dǎo)重視，各科室配合外，更重要的是檔案人員要主動做好，盡職盡責(zé)，認(rèn)真完成本職工作任務(wù)。
一要根據(jù)文件材料形成的時間規(guī)律主動收集。檔案人員要掌握時間規(guī)律，主動、多方位聯(lián)系，做到“嘴勤”、“腿勤”，把握文件收集的主動權(quán)。利用傳閱文件的時機(jī)收集。檔案人員在傳閱文件時，要經(jīng)常了解各科室是否有人去上級單位開會、聯(lián)系工作帶回文件，或者是上級單位把文件直接寄到了科室，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即收集登記，避免歸檔時遺漏。主動登門及時收集。如階段工作結(jié)束或年度工作完結(jié)，檔案人員都要主動上門將所形成的文件材料收集歸檔。
二要及時獲取信息，及時收集。檔案人員要做到“眼勤”、“手勤”，及時收集文件材料。通過收發(fā)文之間的相互聯(lián)系收集。對有請示沒有批復(fù)或有批復(fù)沒有請示等有聯(lián)系的文件材料，檔案人員應(yīng)及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔。利用復(fù)印的機(jī)會收集。檔案人員在復(fù)印文件材料時，對有價值，需要?dú)w檔的文件材料當(dāng)即留下原件，以備日后歸檔。
三要把握“三個環(huán)節(jié)”收集。統(tǒng)一收發(fā)環(huán)節(jié)。凡來往文件，檔案人員應(yīng)統(tǒng)一拆封、統(tǒng)一登記、統(tǒng)一管理，防止文件材料散失。核稿打印環(huán)節(jié)。檔案人員要堅持按照行文要求辦事，及時將文件材料收集歸檔。用印環(huán)節(jié)。凡是本院發(fā)的文件材料，檔案人員要通過加蓋公章適時收集文件材料。對一些實(shí)在找不到、收不回的有價值應(yīng)歸檔的文件材料，應(yīng)列出目錄，向有關(guān)科室收集，以此來彌補(bǔ)不足，保證文件材料收集的齊全完整，豐富室藏。
