工程檔案的管理范文
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第1篇
對工程檔案的管理是整個工程建設(shè)管理中一項重要的基礎(chǔ)工作，指建設(shè)項目在立項審批、招投標、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的以紙質(zhì)、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件，包括前期文件、竣工文件和竣工驗收文件等。保證工程檔案資料的準確、完整和系統(tǒng)尤為重要，因此，如何加強工程項目檔案管理工作刻不容緩。
1. 工程檔案管理的重要意義
1.1 完善工程實施狀態(tài)，確保質(zhì)量、進度、安全的全面控制。目前我國諸多工程項目一般采取項目經(jīng)理承包責任制的方式，由項目經(jīng)理全權(quán)負責工程施工的質(zhì)量、進度、安全等，以便突出工作效益和經(jīng)濟效益。項目經(jīng)理承包責任制對確保工程項目的完成起著重要的作用，在工程項目承包合同中，針對不同內(nèi)容，確定不同的目標，只有在工程項目完成后，所有目標達到先前所制定的考核標準，項目承包獎才能得到兌現(xiàn)，如果將工程施工文件歸檔工作也納人到工程項目承包合同中，就能保證工程施工文件材料的完整、準確、系統(tǒng)。
1.2 建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程的有機組成部分。建設(shè)工程立項文件是建設(shè)工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄，在建設(shè)工程施工之前，建設(shè)工程檔案就開始產(chǎn)生并積累。在項目開工建設(shè)前已經(jīng)形成并積累的文件被稱為建設(shè)工程準備階段文件，項目經(jīng)費落實和項目預(yù)算編制、概要設(shè)計、招投標、及項目具體實施的根本依據(jù)。而項目預(yù)算、概要設(shè)計、招投標產(chǎn)生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細設(shè)計的依據(jù)。如果把這一個文件積累過程從建設(shè)工程中剔除，建設(shè)工程是根本無法成立，也是無法開展的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前，必須要經(jīng)送檢合格才能使用，這些檢測文件材料是非常重要的依據(jù)。在建筑材料使用進程中，應(yīng)該根據(jù)指令實施，如用什么標號水泥，怎么配比，用量多少等，在實施中還有旁站監(jiān)督記錄和檢測記錄，出現(xiàn)了問題還有調(diào)整指令和變更說明等等，這些都需要工程資料來指導(dǎo)。
1.3 建設(shè)工程檔案直接反映建設(shè)工程質(zhì)量的好壞。建設(shè)工程質(zhì)量關(guān)系到人民的生命財產(chǎn)安全，因此，質(zhì)量問題是重中之重，建設(shè)檔案的管理好壞也直接影響到工程質(zhì)量的好壞，隨著建設(shè)工程項目廣泛實施和現(xiàn)代科學管理思潮的發(fā)展，對建設(shè)工程質(zhì)量有了嚴格的定義，即建設(shè)工程質(zhì)量是指工程滿足業(yè)主需要的，符合國家法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范標準、設(shè)計文件及合同規(guī)定的特性綜合。相信在檔案管理的前提下，工程質(zhì)量也會更加得到重視。
2. 如何完善工程項目檔案管理
2.1 做好項目實施前的準備工作。先期介入，控制為主。在工程準備階段，建設(shè)單位首先要貫徹精神，把檔案方面的規(guī)定要求向參與的單位和部門進行宣傳。每一個工程的建設(shè)都會涉及設(shè)計、施工、監(jiān)理等多個單位以及建設(shè)單位不同的部門。不同單位和部門在工程的各個階段又有不同的資料收集任務(wù)，所以必須落實好各單位、各部門的責任。因此，為了確保每個基建項目的檔案資料能按時、按質(zhì)、按要求收集齊全，建設(shè)單位首先應(yīng)在各種施工合同中明確有關(guān)單位在檔案資料收集方面的要求及違約責任，做到以預(yù)防為主的重點。
2.2 檔案管理要明確范圍，突出重點。總的來說，每一個工程項目都必須經(jīng)過工程準備、監(jiān)理、施工、竣工驗收等幾個階段，而每個階段必然產(chǎn)生不同的文件資料。例如，在工程準備階段有立項文件、建設(shè)用地審批文件、勘測設(shè)計文件、招投標文件、開工審批文件、預(yù)算文件、工程管理機構(gòu)文件等；在監(jiān)理方面有監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理會議紀要、進度控制、質(zhì)量控制、造價控制和監(jiān)理總結(jié)等；在施工階段有土建工程資料、安裝工程資料、基礎(chǔ)設(shè)施文件、材料檢測文件和各種施工試驗及施工記錄文件等；竣工驗收階段有綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖、工程竣工總結(jié)、竣工驗收記錄、工程決算及交付使用財產(chǎn)文件、聲像及電子檔案文件等。不過，對于不同地區(qū)、不同規(guī)模、不同使用功能的項目在每個階段所產(chǎn)生的文件資料又有所不同。因此要把握重點，抓住主要環(huán)節(jié)。
2.3 促進檔案信息化建設(shè)。
2.3.1 檔案工作人員要樹立檔案信息意識。哲學認為意識具有能動性，一定的社會意識就具有一定的社會能動作用。那么社會檔案意識在檔案信息化建設(shè)中必然有能動的影響，成為檔案信息化建設(shè)的基本推動力。所以，檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”。檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)的基本力量，他們的能動性事關(guān)信息化建設(shè)的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認識到檔案信息化建設(shè)的重要性，檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責任心，才會主動關(guān)心檔案信息化建設(shè)事業(yè)，認真做好信息化過程中的各項工作，主動思考社會文獻信息系統(tǒng)中各種文獻信息的滲透和融合，促使檔案信息化建設(shè)與其他社會信息事業(yè)相互結(jié)合，共同發(fā)展。
2.3.2 提高檔案信息化水平技術(shù)。
（1）配備計算機、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備。系統(tǒng)軟件的開發(fā)應(yīng)用或完善，可通過計算機系統(tǒng)軟件的操作進行培訓(xùn)及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作。
（2）檔案中心目錄及全文的數(shù)字化。檔案信息數(shù)據(jù)輸入是目錄中心的基礎(chǔ)性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標準，實施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動，不但能節(jié)約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數(shù)字化的進程。
（3）對上網(wǎng)信息進行密級界定。首先制訂密級標準，對室藏檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機密進行界定；其次對檔案信息使用者進行網(wǎng)上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。
2.3.3 提高檔案信息管理水平。信息技術(shù)的廣泛采用和電子政務(wù)的加快推進，使檔案基礎(chǔ)建設(shè)的重心向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變。現(xiàn)今，在計算機管理滲透的形式下，計算機管理軟件的應(yīng)用為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化做出了巨大貢獻。檔案部門建立自己的局域網(wǎng)，添置計算機、光盤刻錄機、掃描儀等，在系統(tǒng)開發(fā)和檔案利用過程中發(fā)揮著重要作用。
（1）隨著電子文件的大量產(chǎn)生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現(xiàn)實問題。早在2002年，國家檔案局就了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，要求電子文件形成單位和接收單位認真做好電子檔案的管理等工作。因此，選取適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進行錄入、開發(fā)利用等工作是開展檔案信息化建設(shè)不可回避的一項重要工作。
（2）檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，不但可以達到科學、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經(jīng)過軟件的整合和開發(fā)，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經(jīng)濟社會發(fā)展過程中的一筆巨大的文化財富。
（3）“工欲善其事，必先利其器”，選取適合的檔案管理軟件是檔案信息化建設(shè)工作付諸實施的重要媒介。信息化建設(shè)理念，需要科學的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點于一身，是疏通信息化建設(shè)管理脈絡(luò)，提高檔案工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案信息化建設(shè)的成敗。
（4）從安全角度來說，優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設(shè)置，如訪問授權(quán)、用戶安全級別、密碼設(shè)置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保檔案信息安全。
2.4 進一步提高項目檔案管理人員的素質(zhì)。檔案工作人員要學習計算機和信息管理化知識，只有對計算機信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運行保持在良好狀態(tài)之中。
提高認識，加強培訓(xùn)。一是要提高各檔案館（室）對新形勢下檔案工作重要性的認識，從思想上強化服務(wù)意識。二是加強對兼職檔案員和檔案管理人員以及施工單位檔案管理人員的培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是加強檔案宣傳力度和檔案法制建設(shè)，對嚴重影響基建檔案質(zhì)量的，就要追究相關(guān)人員的責任。
3. 結(jié)語
總之，相比一般的檔案管理，工程項目的檔案管理更加具有系統(tǒng)性、專業(yè)性。其檔案貫穿于工程實施的全過程，因此，是對工程項目的一個更加直接有效的控制，因此，在建設(shè)工程檔案管理已有成效的基礎(chǔ)上，進一步完善建設(shè)工程檔案管理工作，為建設(shè)社會主義和諧社會做出切實的努力。
參考文獻
[1] 劉來芳. 對建筑工程技術(shù)資料管理若干問題的分析和建議. 城建檔案， 2007，（09） .
[2] 張海艷，文毓初. 淺談工程項目檔案的管理. 科技信息， 2009，（02）.
第2篇
關(guān)鍵詞：工程技術(shù)材料；工程檔案；管理
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：
Abstract: urban building itself and infrastructure engineering archives is urban planning and construction in the process of development of two results. Project files itself recorded not only the human engineering thought technology, it is also an important legal responsibility to verify project basis. And the management of engineering materials at the industry also has very important function, this paper engineering materials and engineering archives of the content of the management and application were discussed.
Keywords: engineering materials; Project files; management
一、工程技術(shù)材料管理
(一)工程技術(shù)材料的重要性及存在的管理問題。
工程技術(shù)材料具有備查與追究事故責任的功能，它是記錄并反映了整個工程的歷史記錄，其形式主要有文字、音頻視頻、圖紙、圖文文件等等，它是工程單位從工程的開工至工程結(jié)束這個過程中逐步形成的。因為工程技術(shù)材料具有的可備查性，所以管理好工程技術(shù)材料顯得尤為重要。
現(xiàn)階段，很多工程單位的工程技術(shù)材料的編制及審核中還存在很多不符合規(guī)范的地方，例如：用圓珠筆填寫表單、技術(shù)負責簽名并不真實等等問題。那么工程技術(shù)材料的可備查性就大打折扣，技術(shù)材料的價值更無從談起，當然也就不能作為質(zhì)量事故分析的佐證。
(二)工程技術(shù)材料管理的突出問題及改進建議
(1)工程技術(shù)材料真實性存疑
隨著電腦的普及發(fā)展，很多領(lǐng)域依賴電腦進行日常工作的單位企業(yè)越來越多，現(xiàn)在很多工程技術(shù)材料都是在電腦中進行編制并完成的（包括技術(shù)負責人簽名、質(zhì)量驗收記錄及實測偏差值）。利用電腦編制工程技術(shù)材料方便高效并兼顧美觀，但是這樣編制而成的技術(shù)材料若稍加改動就可以套用在其它的工程項目上，近而技術(shù)材料的真實性得不到有效的保證。因此，工程技術(shù)材料的編制必須嚴格按照相關(guān)行業(yè)規(guī)定由工程材料技術(shù)負責人進行手寫。
另外，在實際的工作中，工程技術(shù)材料由工程材料整理員代簽的現(xiàn)象較為普遍。這樣一來，如果出現(xiàn)質(zhì)量事故，那么相關(guān)責任人很難明確，這給事故的處理加大了難度。綜上所述，工程技術(shù)材料的相關(guān)負責人必須認真負責，明確負責，該誰簽名就得簽，不得找人代簽，工程技術(shù)材料的核對員要認真核對，發(fā)現(xiàn)若有代簽、偽造簽名的情況必須立即提出并糾正、批評。
(2)工程技術(shù)材料的質(zhì)量存在問題
由于管理不嚴加上檢查不力等等因素，很多時候工程單位不能把好技術(shù)材料的質(zhì)量關(guān)。往往都是在迎接檢查時，工程單位通知材料員到現(xiàn)場臨時編制如原始數(shù)據(jù)、記錄、驗收表等等。因此，建設(shè)單位要加大對工程技術(shù)材料的監(jiān)督和管理，不符合行業(yè)規(guī)范的堅決不能出具合格試驗報告。
(3)人們對工程技術(shù)材料管理重視不足
實際工作中，人們對工程技術(shù)材料管理的認知停留在編寫和歸檔上。如果工程當時遇到問題，人們往往慣性的找到參與設(shè)計建設(shè)的人員來了解回憶，然后根據(jù)建設(shè)人員的回憶推定相關(guān)技術(shù)問題，或是憑著“經(jīng)驗值”來推定技術(shù)問題。不出現(xiàn)重大質(zhì)量問題都不會去查證技術(shù)材料。因此，要建立起對工程技術(shù)材料的重視，不要等出了事才調(diào)出材料用來分清責任，應(yīng)有效的利用工程技術(shù)材料來為建設(shè)保駕護航。
二、工程檔案管理
(一)建立工程檔案管理
工程檔案不僅是建筑規(guī)劃及使用、建筑改建、擴建的重要依據(jù)，更是工程負責查證的重要法律依據(jù)，同時它更是工程建設(shè)的潛在生產(chǎn)力。目前，隨著工程建設(shè)的飛速發(fā)展，工程檔案越來越受到人們的關(guān)注和重視，當務(wù)之急一定要做好工程檔案管理工作。工程檔案是工程發(fā)展與建設(shè)中一個重要環(huán)節(jié)，不可缺少。相關(guān)部門一定要引起高度重視。相關(guān)部門要組建檔案中心，將工程文書、工程基建等各類檔案統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理員來負責管理工作。
(二)提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
管理―――顧名恩義，強調(diào)“管”與“理”兩方面。針對于檔案管理，在實際的工作中不能忽視“管”，但同時更重要的是“理”。不能只將收到的工程材料等簡單的分裝入庫就算完成任務(wù)，更要注意科學的編制排列并分類，制定檢索工具，這樣保證工程資料可以隨時快速的調(diào)檔以便查證。而在實際工作中，不難發(fā)現(xiàn)檔案管理人員對檔案的分類排列、鑒定、編目等方面的知識與經(jīng)驗相當?shù)娜狈ΑＴ诮ㄖこ贪l(fā)展如火如荼的今天，對工程檔案管理員的要求也非常嚴格，有關(guān)檔案管理員、資料員必須持證上崗，同時相關(guān)單位還要對工程檔案的管理人員定期進行工程檔案管理有關(guān)方面的培訓(xùn)、相關(guān)問題及標準的講解，加強管理人員的專業(yè)知識，以此保障工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)理論水平和實際操作能力。
(三)將工程檔案管理要求列入工程合同與職責
“工程合同制”、“工程項目法人制”、“工程監(jiān)理制”等等制度的建立體現(xiàn)出人們對超前控制手段的認識與利用。這些制度在為工程管理規(guī)范化上起到了促進的作用，同樣的，其制度也對工程資料檔案管理提出了更嚴更高的要求，其制度對工程檔案管理人員的責任與義務(wù)的要求進行了更為具體的明確，將其制度化，形成工程檔案管理的水平與檔案員的自身利益掛鉤，并將工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平計入考評范圍。
(四)建立同步化管理，加強對檔案管理的過程控制
檔案管理部門應(yīng)與基礎(chǔ)建設(shè)部門建立工作上良好的聯(lián)系制度，同步掌握工程建設(shè)中的動態(tài)。在工程建設(shè)開始時就要向基礎(chǔ)建設(shè)部門的主要負責人提出工程檔案管理、文件歸檔的要求，及時建立文件等的登記制度，遵照基礎(chǔ)建設(shè)的各個程序的各個階段文材料的自然形成規(guī)律，保證文件與文件間的聯(lián)系，對于往來的文件要逐一記錄在案。檔案管理方應(yīng)根據(jù)基礎(chǔ)建設(shè)方文件的特點，給予指導(dǎo)，主動向工程項目資料員提供幫助，指導(dǎo)其進行對檔案的初步分類與組卷。同時，根據(jù)工程的進度，工程檔案管理員會同工程項目資料員一起與工程監(jiān)理工程師進行有效的溝通，交流意見，統(tǒng)一看法，最終分工明確，這樣可以避免由于工作上缺乏溝通而引起的工作環(huán)節(jié)脫節(jié)，理解不統(tǒng)一，近而相互推諉責任的現(xiàn)象。如果在工作中，在檔案的管理上出現(xiàn)爭議，要馬上反應(yīng)給基礎(chǔ)建設(shè)方的負責人并解決協(xié)商出解決辦法。由于工程檔案在實際工作中會出現(xiàn)檔案文件等調(diào)閱頻繁，因此基礎(chǔ)建設(shè)部門必須建立嚴格的工程檔案借閱制度。這樣在工程進行中，不僅可以保證隨時調(diào)用工程檔案進行查閱，在這基礎(chǔ)上還可以做到多而不亂，保證工程檔案文件的完整性。
(五)把好工程檔案文件驗收關(guān)
驗收前，基礎(chǔ)建設(shè)部門應(yīng)要求工程有關(guān)方（包括施工方、設(shè)計方、監(jiān)理方等）進行檔案資料的自查。對工程的具體情況、概況、文件處理、各類資料的歸檔等情況附加專項說明，從而形成工程檔案樣本，工程檔案管理人員可在現(xiàn)場進行指導(dǎo)，實際指導(dǎo)操作，講解有關(guān)工程檔案要求。之后，工程檔案管理員對提交上來的工程檔案文件進行審核，主要從準確性、系統(tǒng)性及完整性上嚴格要求。最后由總負責人簽字確認歸檔。這樣的優(yōu)點在于分清責任，形成準確的責任制。
三、工程檔案、工程技術(shù)材料的管理同重同抓
工程技術(shù)材料管理、工程檔案管理，在整個工程中占有同樣重要的地位。它們?yōu)閭洳椤⒚鞔_工程質(zhì)量責任提供重要而準確的數(shù)據(jù)。在實際工作中必須嚴格遵守工程技術(shù)材料管理、檔案管理的有關(guān)規(guī)范，確保真實與準確性，為工程的建設(shè)保駕護航。
參考文獻：
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[2]方梅.要加強施工技術(shù)材料的管理[J].浙江檔案,2009,(01)
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[4]認真對待高度重視切實抓緊抓好基建檔案工作[J].北京檔案,2003,(04)
第3篇
關(guān)鍵詞:奧運工程檔案 前端管理
工程檔案的前端管理是指在檔案形成之前，從源頭開始對可能成為檔案的文件資料進行質(zhì)量控制，避免有價值的檔案或相關(guān)背景信息的流失。奧運工程檔案真實記錄了奧運工程建設(shè)的全過程，是確保賽時、賽后使用的重要憑證，是奧運文化遺產(chǎn)的重要組成部分。新奧集團在奧運工程建設(shè)過程中，對工程檔案采取的有效措施，切實實現(xiàn)了工程檔案的前端管理，把工程檔案幕后工作轉(zhuǎn)移到前臺管理工作中，使檔案管理與工程管理工作同步進行，協(xié)同作戰(zhàn)。
一、健全檔案網(wǎng)絡(luò)，完善制度建設(shè)，確保檔案管理的前端控制
1、組織機構(gòu)、明確責任、落實到人
強大的組織體系、健全的規(guī)章制度是檔案管理工作開展的有利保障和依據(jù)。針對奧運工程規(guī)模龐大、復(fù)雜的檔案管理情況，我們首先與北京市檔案局、北京市“2008”工程建設(shè)指揮部辦公室檔案主管部門、市城建檔案館建立起行政管理和專業(yè)指導(dǎo)聯(lián)系，保證檔案的合法與專業(yè)。其次在集團內(nèi)部建立以法人代表為主要領(lǐng)導(dǎo)，部室經(jīng)理、部室檔案員負責的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，落實了各總包、監(jiān)理單位以項目經(jīng)理、總監(jiān)為負責人，總工、技術(shù)負責人、現(xiàn)場檔案管理員管理的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實行層層管理，落實責任。領(lǐng)導(dǎo)負責制的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，為檔案工作的順利開展提供了堅實有力的組織保障。
2、完善奧運工程檔案新制度
為保證奧運工程檔案高質(zhì)量、高標準，必須實現(xiàn)與施工進度同步進行的要求，我們向各參建單位轉(zhuǎn)發(fā)了《奧運工程檔案管理指南》、《奧運工程檔案管理實施細則》及《奧運工程檔案檢查標準》等管理辦法，使參建單位檔案管理人員明確奧運工程檔案的特殊要求，做到了有據(jù)可依、有據(jù)可循。同時編制了《新奧公司奧運工程檔案歸檔范圍和保管期限》、《新奧公司聲像檔案管理辦法》等新制度，并監(jiān)督、幫助奧運中心區(qū)新奧集團各參建單位建立、健全各自的奧運工程檔案管理制度，并要求把這些制度懸掛于墻上，時刻提醒現(xiàn)場施工人員、檔案管理人員保證照章辦事，為高質(zhì)量完成奧運檔案管理工作提供制度保障。
二、實行動態(tài)監(jiān)管，強化檔案管理與施工管理同步
1、檔案工作計劃與工程施工計劃緊密結(jié)合
檔案工作計劃是實現(xiàn)奧運中心區(qū)工程檔案整理進度與施工進度同步實施的前提。在實際工作中，要求參建各總包單位根據(jù)工程施工進度表，制定各自檔案收集、整理計劃;集團檔案部門與工程部、安全質(zhì)量部緊密配合，根據(jù)中心區(qū)總體施工進度、竣工工作安排制訂《竣工工程檔案工作時間安排》，這樣把檔案管理工作與工程管理工作緊緊地結(jié)合在一起，把工程后期檔案工作提前到工程管理前臺來做，為檔案及時收集、整理，為保證檔案的齊全、準確，為工程竣工發(fā)揮了保障作用。
2、工程分部分項劃分措施，從源頭解決檔案收集問題
奧運中心區(qū)工程規(guī)模大、工期緊、任務(wù)重，交叉施工現(xiàn)象非常嚴重，因此給工程檔案的收集工作帶來困難。但我們發(fā)現(xiàn)，工程項目分部分項劃分標準是檔案收集的基礎(chǔ)。如果不清楚工程項目分部分項的劃分，檔案收集就會出現(xiàn)雜亂無序的情況，與施工同步進行便無從談起，因此，要求各總包單位提供工程的分部分項劃分標準，根據(jù)分部分項劃分標準，確定檔案的形成時間和收集內(nèi)容，從源頭上解決檔案收集內(nèi)容、依據(jù)規(guī)程、完成時間等問題，使檔案技術(shù)人員很快進入收集狀態(tài)，有效解決了檔案收集入手難的問題。
3、動態(tài)監(jiān)管保證檔案同步收集
(1)有效的監(jiān)督檢查是保障同步收集的有力手段
按照施工計劃堅持每周到施工現(xiàn)場一線檢查檔案的收集整理情況，如施工單位何時進場，何時土方開挖，何時物資進場，何時進行相關(guān)試驗，哪項工程進行隱蔽，哪天進行分項驗收，哪天進行分部工程驗收等。針對施工進度，集團檔案部門要求施工單位提供相應(yīng)的設(shè)計交底、施工物資進場檢驗記錄、主要材料的試驗記錄、有關(guān)測量、釬探記錄、隱蔽工作檢查記錄、工程驗收記錄等檔案文件，真正達到同步管理的目的。
(2)有效監(jiān)督設(shè)計變更通知單整改
工程前期，大量的設(shè)計變更通知單不符合《建筑工程資料整理規(guī)程》(以下簡稱《規(guī)程》)要求，設(shè)計單位按照各自單位貫標要求打印的設(shè)計變更通知單，只有設(shè)計單位自己內(nèi)部各管理層的簽字，即在這張設(shè)計變更通知單上沒有建設(shè)單位和施工單位的簽字確認，這樣的設(shè)計變更通知單在現(xiàn)場將被視為無效文件，給工程責任各方和結(jié)算都將會帶來很大麻煩，檔案部門積極與設(shè)計院進行協(xié)調(diào)，提出按《規(guī)程》整改的建議，并在工程實施過程中有效監(jiān)督其整改。從檔案工作中提出文件形成的不足，實現(xiàn)檔案的前端控制，保證了工程質(zhì)量與責任。
檔案工作計劃的制定，分部分項的劃分，動態(tài)的監(jiān)督檢查，把施工單位檔案工作量化，增加了可操作性，使檔案管理工作更具針對性，從真正意義上達到同步整理的目的，實現(xiàn)工程檔案的前端控制。
三、建立風險管理機制
1、成立檔案檢查小組，實行全過程把關(guān)
在集團網(wǎng)絡(luò)制度下，成立檔案檢查小組，由公司副總經(jīng)理擔任組長，由主管檔案的經(jīng)理辦公室及與工程前期規(guī)劃設(shè)計相關(guān)的規(guī)劃設(shè)計部、與工程施工管理關(guān)系密切的工程管理部、與工程竣工相關(guān)的安全質(zhì)量部等部室成員組成，有效實行從規(guī)劃到竣工的全過程把關(guān)。
2、成立檔案驗收小組，保證高質(zhì)量竣工檔案的移交
為保證工程竣工檔案接收移交工作的順利進行，集團成立檔案驗收小組，編制了《新奧公司建設(shè)工程檔案驗收申請表》，在這張表里創(chuàng)新加入監(jiān)理、業(yè)主代表、安全質(zhì)量部等主要負責工程驗收部門的意見，使檔案業(yè)務(wù)保持和主要業(yè)務(wù)人員、業(yè)務(wù)部室的緊密聯(lián)系。在檔案竣工領(lǐng)導(dǎo)小組的共同審核過程中，把與工程實際竣工情況有出入、檔案資料缺少的情況一一記錄在案，填寫《新奧集團有限公司奧運工程檔案驗收情況書面告知單》，讓總包單位按檢查要求進一步整改，合格后填寫《檔案移交書》、《移交目錄》等，辦理移交手續(xù)，使檔案驗收、移交工作做到程序化，進一步保證了竣工檔案的準確性與完整性，體現(xiàn)了奧運工程檔案的歷史價值。
3、建立檔案防汛應(yīng)急預(yù)案機制，保證施工現(xiàn)場檔案安全
檔案防汛預(yù)案管理開創(chuàng)了檔案安全管理先河。奧運工程檔案首先形成、保存于施工現(xiàn)場，由于條件的限制，每年汛期的到來都會對檔案實體安全產(chǎn)生嚴重威脅，為保證現(xiàn)場施工技術(shù)文件的完好與安全，集團堅持對施工單位現(xiàn)場檔案室進行檔案安全渡汛檢查。一方面制訂《檔案防汛工作應(yīng)急預(yù)案》，從制度上保證公司檔案和施工現(xiàn)場檔案安全渡汛。另一方面根據(jù)北京市氣象局提供的氣象預(yù)報資料，提前對現(xiàn)場檔案保管情況進行監(jiān)督檢查，檢查檔案設(shè)施、設(shè)備、裝具，檢查各單位檔案防汛預(yù)案等。2007年夏季，施工現(xiàn)場雨水倒灌的現(xiàn)象時有發(fā)生，然而由于我們提前采取了架高檔案柜，柜上加蓋防雨布等措施，沒有出現(xiàn)一例檔案損毀的現(xiàn)象。此舉提高了檔案人員安全風險意識，實現(xiàn)了檔案安全工作的前端管理。
四、加強檔案培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平
1、強化檔案意識
強化檔案意識對檔案工作有巨大的推動作用。只有頭腦中有很強的檔案意識，才能在工作中注意收集、整理文件材料，填制施工資料時注意符合歸檔要求、方便存檔立卷、便于今后的利用。也就是說，檔案意識越強，越有利于檔案材料的有效收集，從而越能使形成的檔案材料具備及時、準確、完整的特點，最大限度地滿足利用者的需求。為此，我們利用工程檔案例會，第一時間把各級檔案管理辦法、制度及時進行宣貫，強化各級管理人員的檔案意識。
2、加強檔案業(yè)務(wù)人員專業(yè)培訓(xùn)
