檔案的風險點及防控措施范文

前言：我們精心挑選了數篇優質檔案的風險點及防控措施文章，供您閱讀參考。期待這些文章能為您帶來啟發，助您在寫作的道路上更上一層樓。

第1篇

摘 要：信息技術在不斷的發展，現在各行各業都在利用信息技術，信息技術可以提高工作的效率，對人們的工作有著極大的好處，在電子文件檔案上也是如此，檔案在不斷的發展，現在的電子檔案已經逐漸的取代了紙質檔案，電子檔案自身有著很多的優點，在檔案管理中是極其關鍵的。本文就是對試論電子文件檔案的優越性及其風險防控措施的優越性及其風險防控措施進行分析，為相關的研究提供借鑒。

關鍵詞：電子文件檔案；優越性；風險防控措施

檔案在國家的發展中是極其關鍵的，關系著我們的基本信息和國家的機密。隨著信息技術的不斷發展，傳統的紙質檔案已經無法滿足人們的基本需要，人們對檔案的要求在逐漸的增加，電子文件檔案已經成為了檔案的主要方式，利用電子文件檔案可以減少檔案面臨的風險、也可以減少工作中的強度，可以說電子文件檔案有著極大的優越性。

一、電子文件檔案的優越性

電子文件檔案是相對于紙質檔案而言的，利用電子文件檔案可以加快檔案工作的效率，對檔案有著極其重要的作用，在電子文件檔案使用的過程中，可以簡化很多的程序，僅僅需要在計算機上完善所有文件的歸檔工作，也便于文件的保存，對于檔案工作人員是非常有利的，作為檔案工作人員在相同的時間內可以完成更多的工作量，對于檔案工作者來說是非常快捷的，提高了工作的效率。現代社會是一個信息化的社會，電子網絡在逐漸的普及，為電子文件的歸檔和是整理提供了科學的依據，在整理的過程中，減少了立卷。檢查、尋找的難度，僅僅將關鍵詞輸入到相應的檔案系統中就可以將需要的信息檢索出來，利用虛擬的信息網絡，電子文件檔案可以減少檔案占用的空間，只需要使用先進的存儲設備就可以將電子文件進行存檔，如果是紙質的文件，則需要大量的空間，在存儲的過程中對環境的要求也較高，隨著時間的推移，容易受到潮濕環境的影響，也不需要頻繁的進行檔案的搬動，減少了檔案出現遺漏、丟失和破損等現象，保證檔案可以科學合理的利用。

傳統的紙質檔案在使用的過程中，需要對檔案進行檢查，檔案工作人員在檢查的過程中需要逐字逐句的進行檢查，保證文字的準確性，章節之間的連貫性，檔案要健全，在排查完成之后，還要進行查缺補漏，對紙質檔案進行完善，還要對修改的檔案進行拆封，對這些文件進行重新的訂裝，但是電子文件檔案就不需要這么多的環節，利用計算機進行管理，可以在計算機上直接對相應的檔案進行修整，做到查缺補漏，利用計算機進行修改，這樣就可以有效的保證電子文件檔案順利使用，在利用電子文件檔案的過程中，在計算機上直接對相應的電子檔案進行檢查，如果出現了問題就可以及時的進行補漏增缺，如果出現了其他的問題也可以及時的發現，對整個電子檔案的利用有著極大的好處，不需要進行反復的拆卷，也不需要進行檢查裝訂，這樣就可以減少很多的環節，對檔案的管理有著極大的好處。

傳統的紙質檔案在使用的過程中經常會出現各種個樣的問題，尤其是在保密性上，傳統的方式有發掘密道，后來又檔案館，但是這些檔案保密的方式都費時費力，對人們的利用也沒有好處，在使用的時候也有著很大的影，但是電子文件檔案在使用的時候是不需要進行這些繁雜的環節進行保密的，只需要在計算機上設置一個密碼鎖，這樣就可以對計算機內的文件檔案進行保密，在利用的過程中是極其便捷的，為了提高保密性，不會導致檔案的丟失，對檔案可以設置分部閱讀，人們在查找的時候只能夠查到需要的那一部分，在使用的過程中是極其便捷的，作為修改人員也僅僅能夠看到所要修改的那一部分，不能看見全部檔案，對檔案的管理有著很大的好處，保證檔案的保密性，檔案不會被輕易的泄露。

二、電子檔案存在的風險

文件檔案的電子化一方面節省了人們對文檔進行收集、保管、利用的成本，提高了工作效率，一方面也存在著諸多不安全因素，導致電子檔案的不真實、不完整和不可靠，影響其效力的發揮。那么文件檔案的電子化究竟存在哪些風險呢？

（一）計算機和網絡技術方面存在著不安全因素

由于網絡是開放的，任何人都能通過計算機進入網絡，電子檔案的內容和形式很容易被非法改動、刪除、復制等，并且改后往往不留有任何痕跡。

（二）制度管理方面的不安全因素

電子檔案的編寫、搜集、整合、存檔、修改、檢索、維護、更新等都需要通過檔案管理人員的日常操作完成。參與的人數眾多。加之網絡的開放性，普通大眾也多能參與到各種電子檔案的編寫和修改當中，人員的專業素養值得考究，業務水準參差不齊，因此經常會有一些管理上的漏洞，導致電子檔案信息被盜、泄密或者丟失。

（三）電子檔案的保存上不穩定

電子檔案存儲的磁性材料從保存時限上說最長也就100年，而且其性質極不穩定，遇熱、濕、強磁場或技術升級等問題極容易丟失或破壞。再次，電子檔案在某種意義上說是“電”檔案，它依賴于電能。一旦遭遇斷電，電子檔案是無法服務的，甚至可以說，一旦失去了電力供應，那么電子檔案將不復存在。

三、風險防控措施

（一）應做好電子檔案使用中的控制與管理

首先，要進行使用權限的審核，根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定。其次，要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全。做好拷貝的提供與回收管理。應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施，對電子檔案的信息內容根據密級層次進行有效管理，系統要對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據，從而保證電子文檔的原始性和真實性。

（二）要建立統一的電子文件管理體制

首先，應實行文件管理與檔案管理統一領導和規劃，使二者同步發展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成、歸檔到查閱、利用等各環節都在檔案部門的統一監督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內容的原始性，真實性進行鑒定。

（三）應優化專業結構，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍

檔案部門應重視和加強對檔案管理人員的培養。一方面，要多渠道引進專業的技術和管理人員，盡量使用素質高，思想好，責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面要對現有的檔案人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。檔案管理部門應盡快改變保管型人員過多、結構單一的檔案隊伍現狀，建立一支具有較高素質，結構合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

四、結論

電子文件檔案的形成得益于高速發展的電子科技，它有著傳統紙質文檔所無法比擬的優越性。我們不僅要充分利用計算機技術和網絡技術，更要建立健全電子文件及電子資料管理制度，加強各個環節的溝通管理。

參考文獻：

第2篇

1 電子檔案相較于紙質檔案具有的優越性

1.1 電子檔案的發展使人們擺脫了傳統的紙質檔案歸檔保存的乏陳工作，大大減輕了工作人員的勞動強度，提高了工作效率

隨著科學技術的發展、電子網絡的普及，信息的網絡化為信息的歸檔保存和檢索提供了便捷的管理手段，減少了工作人員立卷、存檔、檢查、尋找的難度。同時虛擬的信息網絡也大大節省了保存檔案需要占用的空間，延長了檔案文件存留的時間，避免了文件檔案因存留時間過久、保存空間潮濕、過于頻繁的搬動等原因造成磨損、遺漏和丟失。

1.2 傳統的紙質文件檔案需要專門的工作人員在完成文書后進行逐字逐句的檢閱，確保文字準確、章節連貫、語句通順、理論健全

逐一排除檢查完畢后，一旦需要增缺補漏或是進行修改完善，則需要將已經修訂好的檔案拆封拆卷重新訂做。但文件檔案采用微機電子網絡化管理后，檔案用計算機文檔即可增刪補改，可隨時進行補漏增缺，無需反復拆卷，無需重新修訂，更無須積存待檢修檔案。如此省時省力，高效便捷。亦可防止因反復的拆卷導致文件的遺失。

1.3 電子文件檔案的保密性明顯高于傳統的紙質檔案

前人為了將重要的紙質檔案很好地保留，防止被人窺見其中辛密，多會建造類似于現代防空洞一樣的幽深密室，亦或在隱秘之地挖掘秘密窯洞將檔案深埋，費時費心費力還多有此地無銀三百兩之嫌。而檔案管理的電子化就省事得多了，將所有的文檔歸于小小的計算機里，一個保密設置密碼鎖一上，任你是有千軍萬馬還是能工巧匠均無法窺探絲毫。并且電子檔案可設置成單分文件閱讀，如此就連卷宗的查閱修改人員也只能查閱其所需要的部分，無法借機閱讀檔案的其他文件，從而保證了文件的保密性。

1.4 電子檔案更便于人們進行閱讀和理解

傳統的紙質檔案是人工進行編輯、修訂的，立卷人多是根據自己的理解進行編譯，對于立卷標準的尺度掌握帶有強烈的主觀意識。這就為后來翻閱的人增加了閱讀理解難度，常言一百個讀者有一百個哈姆雷特。但若文書檔案由微機進行管理編譯成電子文檔。檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，從而把時間和精力放在檔案編研及二次信息開發利用上來，這就較好地提高了文書檔案的管理工作質量和利用效率，從而保證了文書檔案能夠發揮出更好的時效價值。

2 電子檔案存在的風險

文件檔案的電子化一方面節省了人們對文檔進行收集、保管、利用的成本，提高了工作效率，一方面也存在著諸多不安全因素，導致電子檔案的不真實、不完整和不可靠，影響其效力的發揮。那么文件檔案的電子化究竟存在哪些風險呢？

2.1 計算機和網絡技術方面存在著不安全因素

由于網絡是開放的，任何人都能通過計算機進入網絡，電子檔案的內容和形式很容易被非法改動、刪除、復制等，并且改后往往不留有任何痕跡。

2.2 制度管理方面的不安全因素

電子檔案的編寫、搜集、整合、存檔、修改、檢索、維護、更新等都需要通過檔案管理人員的日常操作完成。參與的人數眾多。加之網絡的開放性，普通大眾也多能參與到各種電子檔案的編寫和修改當中，人員的專業素養值得考究，業務水準參差不齊，因此經常會有一些管理上的漏洞，導致電子檔案信息被盜、泄密或者丟失。

2.3 電子檔案的保存上不穩定

電子檔案存儲的磁性材料從保存時限上說最長也就100年，而且其性質極不穩定，遇熱、濕、強磁場或技術升級等問題極容易丟失或破壞。再次，電子檔案在某種意義上說是“電”檔案，它依賴于電能。一旦遭遇斷電，電子檔案是無法服務的，甚至可以說，一旦失去了電力供應，那么電子檔案將不復存在。

3 風險防控措施

3.1 應做好電子檔案使用中的控制與管理

首先，要進行使用權限的審核，根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定。其次，要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全。做好拷貝的提供與回收管理。應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施，對電子檔案的信息內容根據密級層次進行有效管理，系統要對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據，從而保證電子文檔的原始性和真實性。

3.2 要建立統一的電子文件管理體制

首先，應實行文件管理與檔案管理統一領導和規劃，使二者同步發展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成、歸檔到查閱、利用等各環節都在檔案部門的統一監督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內容的原始性，真實性進行鑒定。

3.3 應優化專業結構，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍

檔案部門應重視和加強對檔案管理人員的培養。一方面，要多渠道引進專業的技術和管理人員，盡量使用素質高，思想好，責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面要對現有的檔案人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。檔案管理部門應盡快改變保管型人員過多、結構單一的檔案隊伍現狀，建立一支具有較高素質，結構合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

第3篇

【關鍵詞】電子文件檔案；優越性；風險性；管理舉措

說到電子文件檔案，其發展勢頭是十分迅猛的，隨著自動化的發展，電子技術應用在檔案的管理過程中，這使得檔案管理的效率得到了顯著的提升，檔案的發展不僅體現在載體的變化上，如紙質檔案向電子檔案的轉移，同時也體現在相應技術手段的創新上，并且與檔案相關的軟件也隨之出現，為這項工作的進一步發展起到了積極的意義。但是電子檔案的發展并不是十全十美的，其中也存在一定的不足之處，尤其是相應的劣勢更應該引起人們的關注，讓檔案朝著更好的方向發展。

1.電子檔案相較于紙質檔案具有的優越性

相比較于傳統的紙質檔案，電子檔案是具有一定優越性的，其集中體現在以下幾個方面。首先是減輕了檔案管理人員的工作負擔，讓工作效率得到進一步的提升，在當前的科學發展環境下，科技手段的創新進一步簡化了檔案的管理程序，并且在存檔以及保存等環節上也降低了難度，對于檔案文件，可以實現更長時間的保存。

其次是對檔案進行整理以及檢閱的過程中，可以讓檔案中的文字更加準確，語句也相對流暢，實現對檔案的進一步完善，在修訂好檔案文件以后，不需要重新訂做，而是運用計算機的相關技術對問題查缺補漏，起到了高效便捷的效果，同時也可以避免檔案出現遺失的現象。

第三是在保密性方面更勝一籌。對于傳統的紙質檔案，經常會容易讓他人窺見其中的秘密，而在現代化的電子檔案中，主要是采用了加密保管的方式，只有查閱人員可以審閱電子檔案，每個檔案都是單獨存放的，并不會出現檔案外泄的現象，這樣也就進一步提高了檔案文件的保密性。

最后，采用電子檔案的方式可以讓人們更加方便的進行閱讀以及查閱。在進行傳統紙質檔案的管理過程中，主要是采用人工的方式對檔案進行編輯以及進一步整理的，而在立卷的過程中，通常都是建立起個人的意志基礎上，所以主觀意愿比較強烈，在這種情況下，如果讀者想要查閱相關的檔案信息，就會具有一定的難度，因為不同的人在主觀意識方面是不同的，他們對于事物的理解也會存在很大的差異性，但是將其編譯成電子檔案的形式就有所不同了，一方面可以減輕檔案管理人員的工作負擔，另外一方面，也可以將更多的精力放在對檔案進行二次開發的工作上，進一步提高了檔案管理的工作效率以及相應的利用率，將檔案自身所具有的價值真正的發揮出來。

2.電子檔案存在的風險

雖然電子檔案為人們的查閱以及管理等工作帶來了極大的便利，但是在實際的工作中，還是存在一定風險的。這些不安全的因素嚴重威脅了電子檔案的進一步發展，造成電子檔案存在不真實的隱患，無法確保電子檔案的可靠性。在這種情況下，就需要進一步對電子檔案存在的風險隱患進行研究，并且加以有效的預防。

2.1 計算機和網絡技術方面存在著不安全因素

由于網絡是開放的，任何人都能通過計算機進入網絡，電子檔案的內容和形式很容易被非法改動、刪除、復制等，并且改后往往不留有任何痕跡。

2.2 制度管理方面的不安全因素

電子檔案的編寫、搜集、整合、存檔、修改、檢索、維護、更新等都需要通過檔案管理人員的日常操作完成。參與的人數眾多。加之網絡的開放性，普通大眾也多能參與到各種電子檔案的編寫和修改當中，人員的專業素養值得考究，業務水準參差不齊，因此經常會有一些管理上的漏洞，導致電子檔案信息被盜、泄密或者丟失。

2.3 電子檔案的保存上不穩定

電子檔案存儲的磁性材料從保存時限上說最長也就100年，而且其性質極不穩定，遇熱、濕、強磁場或技術升級等問題極容易丟失或破壞。再次，電子檔案在某種意義上說是“電”檔案，它依賴于電能。一旦遭遇斷電，電子檔案是無法服務的，甚至可以說，一旦失去了電力供應，那么電子檔案將不復存在。

3.風險防控措施

3.1 應做好電子檔案使用中的控制與管理

首先，要進行使用權限的審核，根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定。其次，要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全。做好拷貝的提供與回收管理。應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施，對電子檔案的信息內容根據密級層次進行有效管理，系統要對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依，從而保證電子文檔的原始性和真實性。

3.2 要建立統一的電子文件管理體制

首先，應實行文件管理與檔案管理統一領導和規劃，使二者同步發展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成、歸檔到查閱、利用等各環節都在檔案部門的統一監督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內容的原始性，真實性進行鑒定。

3.3 應優化專業結構，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍

檔案部門應重視和加強對檔案管理人員的培養。一方面，要多渠道引進專業的技術和管理人員，盡量使用素質高，思想好，責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面要對現有的檔案人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。檔案管理部門應盡快改變保管型人員過多、結構單一的檔案隊伍現狀，建立一支具有較高素質，結構合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

4.結束語

電子文件檔案的形成得益于高速發展的電子科技，它有著傳統紙質文檔所無法比擬的優越性，但也有著其自身固有的風險性，我們不僅要充分利用計算機技術和網絡技術，更要建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質，不斷加強各個環節的溝通管理。只有這樣，才能順應時代的發展，使電子檔案更好地為社會大眾服務。

參考文獻：

[1]馮惠玲.論電子文件的風險管理[J].檔案學通訊，2005（3）.