辦公室管理工作范文

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第1篇

關鍵詞：管理工作；高校辦公室；科學化水平；完善

中圖分類號：G647文獻標識碼：A文章編號：1009-0118（2013）02-0022-02

一、高校辦公室管理工作實踐中的現狀分析

（一）高校辦公室管理工作的重視力度不夠

盡管現在越來越多高校關注辦公室的管理工作，但是還是存在一部分的高校辦公室管理人員疏忽冷漠對待辦公室的管理力度。出現這種狀況，主要在于辦公室的管理工作比較瑣碎、細小，并不能從宏觀上體現辦公人員的業績，相對于教師教學的成績，比較微不足道。這就會使一些急于求成的管理人員產生浮躁心理，尤其是領導層，他們把更多的精力放在能夠明顯呈現學校業績的領域上，往往會減少或者疏忽辦公室的管理能力的提高。

（二）高校辦公室管理工作的管理隊伍綜合素質普遍不高

人們普遍存在一些誤區，認為辦公室工作處理的是一些繁雜、微小的事情，不需要一定的技術含量，因此往往會導致高校辦公室管理人員的素質低。實質上，高校辦公室管理工作的經驗人士表示，辦公室管理本身就是一項理論性、技能性強的工作，對于管理人員存在一定的辦公要求。

二、進一步提高高校辦公室管理工作實踐時的科學化水平

（一）完善辦公室自動化，為提高辦公室管理科學化水平提供物質保證

如今高等教育管理對辦公軟件的要求比較高，高校開始準備進入全方位的辦公網絡環境，對于辦公室管理服務的要求越來越高，要求辦公室處理信息要提高系統性、時效性，這樣才能夠適應當今日新月異的信息社會發展需求。在這種環境下，辦公室管理要提升層次，就要具備相應的硬件建設，比如辦公室自動化（俗稱OA），它是當今信息化辦公的必備品，是與傳統辦公相結合的一個現代趨勢，它是現代信息社會辦公發展的背景下，計算機技術、通信技術結合系統科學、行為科學的理論，綜合的一門新型技術。要提高辦公管理科學水平就要事先配備好辦公室自動化的設備，加快辦公室自動化的進程。因此辦公室要配好計算機硬件，注重高校辦公室自動化系統的建設完善，將文字處理、事務管理、文件管理、輔助決策、通信聯絡等等各個子系統結合在一起成為一個整體。

（二）完善工作人員素質，為提高辦公室管理科學化水平提供智力支持

辦公室管理的工作離不開辦公室工作人員的操作，要提高辦公室管理的科學高效化離不開辦公室工作人員素質的提高。高等學校的等級分為校、院、系三個級別，不管是哪個級別都需要具備工作人員良好的管理能力提高辦公室工作日常運轉的效率。目前經濟快速發展，全國已經實施科教興國戰略多年，高等學校面臨學校辦公管理的很多挑戰。之所以這么說，主要是高等學校不但肩負著培養學生成才、為社會輸送人才、服務社會等重要的任務，而且還需要一支能夠支持學校實現這些目標的管理隊伍。這支辦公管理掌握著學校的“心臟”，這就需要他們具備較高的政治素養、業務素養、文化素養，在工作中還要有跟得上時代腳步獲得新信息的學習能力、處理重大問題、突發事件的綜合協調能力，搞好管理、服務的創新能力。塑造這樣具備全面能力的管理隊伍，這就需要學校在選拔、培訓上加大投資力度，根據各科室的能力、各崗位的職責，有針對性地進行專業培訓，人員配置，最終能夠在高校辦公領域上進行揚長避短，優勢互補，優化整體。

（三）完善辦公室組織結構，為提高辦公室管理科學化水平提供科學的結構

一直以來，各大高校的行政中心的結構大同小異，但在辦公室上的結構上還存在一些區別。雖然高等學校三級辦公室的職能、作用差不多，但是他們在配備上存在很大的區別。一級、二級、三級分別是校、院、系，規模不一樣、內容不一樣。如果要將級別的組織結構都進行統一，將會出現很大的不合理現象。對此在完善辦公室組織結構的時候，要注意一下規律：1、高等學校院一級辦公室，根據工作職能可以分為各個方面的秘書崗位，主要是分別負責教學、招生、科研、行政工作等方面的組織和日常工作，而每位負責秘書直接與分管領導聯系，又負責與學院辦公室相協調，構成上下相銜接的有機整體；2、高等學校系一級辦公室，作為學校基層的辦公室級別，相對來說簡單得多，它的人員不多，容易管理，一般只需要設立一個系辦公室，在系主任的領導下，直接負責、協調本系的教學、專業發展、科研、師資培訓、學術方面的交流，學籍的管理、教學管理等計劃的制定、實施等工作；3、作為學校一級的辦公室，設立的科室相較于院一級、系一級兩個級別要復雜得多，主要設為綜合科、文秘科、行政科、信息科等，最主要是它們不盡對內，也對外，因此更需要完善結構，更好地運轉全校的管理。

辦公室的組織結構的完善，需要遵循的原則為：（1）達到精簡的效果。只設立有需要的部門，不要重復一些部門的功能；（2）達到各司其職，層次分明的效果。落實崗位責任制，讓每個部門都能夠明確職能，與其他機構有效聯合，形成強大的合力，發揮辦公室管理工作最大效能。

（四）完善管理工作制度，為提高辦公室管理科學化水平提供科學化的制度保證

1、完善崗位責任制。只有通過完善崗位責任制，才能促進辦公室管理人員在明確自身的辦公室科室職責權限的基本條件下，各司其職，恪守職責，更好的完成各自手頭的工作，從而提高辦公室管理工作的高質、高效。崗位職責的定制需要遵守以下原則：一是責任制的制定是建立在以事定崗、精干效能的原則，根據工作需要的內容制定責任制。二是盡可能量化崗位相應的權力和責任，才能更準確的進行責任制的考核，確保責任制的有效性。三是采用嚴格的檢查制度、配置相應合理的獎懲辦法。采用獎懲分明的辦法，檢查成績優秀的工作者，給予鼓勵；合格者，給予適當的鼓勵；對于失職、瀆職者要根據情節的輕重給予警告、處罰。

2、完善公文處理制度。建立完善的公文處理制度，能夠避免公文出錯、公文擠壓的公文處理效率低、辦事質量差的情況，因此要提高辦公質量，有效運轉公文，就必須做到：一是規范公文種類，不能亂用、混用各種公文種類，平時注重對各種公文類進行分類，增加方面的培訓。二是統一固定行文關系、公文格式，才能高效地完成任何公文的處理。三是熟悉公文處理程序，提高公文運轉效率。

3、完善會議制度。會議是一項有效的溝通聯系的方式，同時也是各級領導統籌協調，貫徹政策，發揚民主，布置任務、決策，有效推動校園建設的有效渠道，對此，會議對于提高辦公室管理具有非常重要的意義。要提高會議質量，提高工作效率，要做到：一是會議審批制度的嚴格建立。確定科學的會議主題，明確主題，開有意義、有實效的會。二是會前的充分準備。做好調查研究，集思廣益，聽取各種意見，做好筆記，為領導提供決策依據。三是會議紀律的嚴格遵守。建立良好的會議氛圍，杜絕不重視、早退的現象。

4、完善接待制度。學校并不是一個封閉的地方，它需要與外界進行學術交流，歡迎其它學校到校內進行參觀、或者其它重要的合作事項。辦公室就是系、院、學校的一扇窗口，它代表著學校的形象。因此接待對于辦公室工作人員來說有著較高的要求，如何完善接待制度：一是要從辦公人員的接待能力方面進行培養，通過培訓、實踐，使接待人員能夠做到熱情待人、禮貌得體。二是要從接待辦法的制定上進行完善，確保接待有章可循，有法可依。

參考文獻：

[1]張佩成，章繼勝，汪士華.生態大學建設背景下加強高校辦公室工作人員服務意識的思考[J].赤峰學院學報（漢文哲學社會科學版），2009，（09）.

[2]陳宏玲.關于高校院系辦公室工作的思考[J].山西廣播電視大學學報，2009，（04）.

第2篇

一、鄉鎮（辦事處）辦公室檔案文書管理工作的特點分析

（一）鄉鎮（辦事處）辦公室檔案文書管理重在收集、保存資料。檔案文書管理具有較強的安全性和完整性，在具體落實此項工作的過程中，能夠針對發生的人物和事實過程進行記載，以及相關文件和資料進行收集，在此基礎上采用人工分類的方式對資料進行分類、歸檔處理，如此可以將單位內的人事信息、事件信息及其他信息良好地保存下來。這充分說明了鄉鎮（辦事處）辦公室對檔案文書具有收集和保管的職責。

（二）文書檔案應用于文書工作，也形成于文書工作。通過對鄉鎮（辦事處）辦公室檔案文書管理做進一步分析，可以確定所進行的一系列檔案文書管理工作，其中涉及較多文書工作內容，如文件的搜集、文件等級分配、文件運轉、文件催辦等，這在一定程度上促進了文書工作的形成，為更好地展開文書工作創造了條件。

（三）鄉鎮（辦事處）辦公室檔案文書種類繁雜。鄉鎮（辦事處）辦公室檔案文書管理還具有檔案文書種類繁多的特點。之所以這么說，是因為辦公室檔案文書管理工作需要對單位相關的人事、事件、文件等進行收集、整理、分類、歸檔等處理，這勢必會對各類檔案文書進行處理，如人事檔案、行政檔案、收發文件、責任書等。

二、改進鄉鎮（辦事處）辦公室檔案文書管理工作的策略

考慮到鄉鎮（辦事處）檔案文書管理實施的重要性及其具有以上特點，對其予以優化、改進，應當側重于以下幾方面，即：

（一）規范辦公室檔案管理制度。在辦公室檔案文書管理越來越重要的情況下，必須要保證此項工作規范化、合理化、標準化的落實，如此才能充分發揮其管理作用，提高檔案文書的使用價值。當然，要想實現這一目標，就要規范辦公室檔案管理制度，明確檔案文書管理標準，建立規范化的管理程序、細化管理流程，進而約束、規范檔案文書管理，從而保證各項檔案文書管理工作有序、有效推進，提高檔案文書管理的有效性。所以，規范辦公室檔案管理制度，可以有效地約束和規范檔案文書管理工作，這對于提高鄉鎮（辦事處）檔案文書管理工作水平有很大作用。

（二）強化檔案文書的收集。作為檔案文書管理最基本的工作，檔案文書收集是否全面在一定程度上決定檔案文書管理的效果。出于提高辦公室檔案文書管理工作水平的考慮，應當注意強化檔案文書收集工作。也就是詳細了解鄉鎮（辦事處）工作動態，及時收集各種類型人事和事件信息，按照規范格式進行記載，合理分類，妥善保管；對于收文和行文的程序進行規范；對資料進行目錄編號，入庫的檔案應盡可能完整。特別要注意對具有保存價值的公文、材料、圖表及會議文件等進行綜合立卷，進而對其進行統一管理，以便后續工作之中能夠再次應用這部分檔案文件。

（三）提高辦公室檔案文書人員專業素質。作為負責鄉鎮（辦事處）檔案文書管理的主要人員，辦公室檔案文書人員的工作能力、專業素質、管理經驗等方面或多或少都會給檔案文書管理帶來一定影響。出于提高檔案文書管理工作水平的考慮，應當注意提高辦公室檔案文書人員的整體水平。為此，應當建立制定檔案文書工作制度，規范工作程序，以此來規范檔案文書人員的工作行為，保證檔案文書管理工作的質量和效率；定期或不定期開展培訓活動，對檔案文書人員進行檔案知識培訓、管理能力培訓、素質教育等，不斷提高檔案文書人員的工作能力，規范化、標準化、合理化地落實各項檔案文書管理工作，提高檔案文書管理工作水平。

第3篇

關鍵詞：辦公室；檔案管理；規范化

檔案管理是一項涉及面廣，涉及信息量大的工作。因此，事業單位辦公室檔案管理具有十分重要的現實意義。做好檔案管理工作，有利于進一步提高單位工作效能，更好地服務于單位廣大干部職工。

一、事業單位辦公室檔案管理存在的問題

（1）檔案管理工作的重要性沒有得到重視。隨著時代的不斷發展，信息科技的進步，對辦公室檔案管理工作也提出了新的要求。在進行檔案管理的過程中，現代信息技術的應用對檔案管理工作人員提出了新的考驗，工作人員需要運用相應的辦公軟件協助完成檔案管理工作。在面對以上問題的時候，有時凸顯出檔案管理工作人員的專業水平不夠，缺乏專業的檔案管理技能，運用現代辦公軟件的能力不足等問題。因此，提高對檔案管理工作的重視程度，進一步關注和解決檔案管理人員的素質問題，是事業單位檔案管理亟待解決的問題之一。

（2）辦公室檔案管理信息化建設過緩，設施相對落后。現代技術的發展使得檔案管理更加復雜化，種類繁多的檔案給工作人員提出了更高的要求，不同的檔案類型要求采取不同的方式進行整理和保管。國家檔案行政機構倡導無紙化系統規范，但由于檔案管理的信息化建設沒有完成，使得很多單位的檔案管理工作仍以紙質文件為主，使得對紙質文件的依賴成為目前制度性的選擇。一些數字化信息處于隨機存儲狀態，有些被不定期銷毀，有些被存儲在臨時可移動設備上，沒有建立系統管理模式。

（3）缺乏完善的檔案管理制度。目前多數事業單位沒有建立針對辦公室檔案管理的相應制度和規范，即便有些單位對檔案有相關的管理規范，但由于制度混亂，大多只是流于形式。比如說一些該銷毀的檔案，由于未定期銷毀，仍然保留在檔案室，這樣就大幅度增加了檔案查找的工作量，因而大大降低了實際操作中的執行力。缺乏完善的檔案管理制度，致使檔案管理難以發揮真正的作用。

二、如何加強事業單位的檔案管理工作

（1）提高對事業單位檔案管理工作的重視程度。做好檔案管理工作，首先要使執行者充分認識到檔案管理工作的重要性，采取多種手段對事業單位的相關領導宣傳現代化檔案管理模式的實際功效，使其充分認識高效率的檔案管理工作對本單位整體工作的發展能夠起到極其重要的推動作用。要提高對事業單位檔案管理工作的重視程度，并全心支持改革，采取激勵措施，為檔案管理改革之路掃清障礙。同時，辦公室檔案管理人員應跟隨社會的發展腳步，順應時代的需求，不斷提高檔案管理意識和相關法律意識，尤其要增強辦公室檔案管理人員自身的保密意識，樹立正確的檔案管理觀念。積極參加檔案管理培訓，掌握管理相關操作技能，提高自身素質及檔案管理水平，充分認識檔案管理工作的重要性，提高對檔案管理工作的責任意識。

（2）加快辦公室檔案管理信息化建設。當前，網絡電子信息化檔案管理方式相較于紙質文件管理方式來說，更能凸顯前者超高的工作效率，而且加強了辦公室檔案管理的準確性。充分利用計算機技術存儲，建立網絡信息平臺和電子數據庫，將網絡電子信息化技術應用于檔案管理工作。以電子信息化管理辦公室檔案替代傳統的管理模式，不僅能夠將單位內部的各種檔案分門別類地進行管理，對復雜的檔案資料進行有序整理，而且不會造成辦公室資料長期堆積，避免查找上的困難，節省大量的人力、物力、財力。這樣，在提高了檔案管理工作效率的同時，更能夠及時整理歸類各類檔案文件，使資料檢索變得更加準確快捷。

（3）建立完善的檔案管理制度。對檔案管理體制進行改革，提高辦公室檔案管理工作效率，強化辦公室檔案管理工作的文化事業功能，是檔案事業發展的主要任務。在倡導自主更新的時代洪流下，事業單位想長久穩定地發展下去，需要建立適合自身發展的制度模式。辦公室檔案管理工作直接影響著單位內部各個部門的工作效率，影響著單位的發展。單位應當針對辦公室檔案管理工作制定相應的適用于本單位的體制機制，只有科學管理，使檔案工作按照制度化去運行，才能夠保證工作的質量和效率，促進檔案工作的有序高效進行。

檔案管理改革是事業單位管理改革的一項重要內容，事業單位檔案管理工作在單位中起著極其重要的作用，做好檔案管理工作對本單位整體工作的發展能夠起到推動作用。通過提高對事業單位檔案管理工作的重視程度，加快辦公室檔案管理信息化建設和建立完善的檔案管理制度，使得事業單位辦公室檔案管理更加規范化，從而推進單位各項工作的有序發展。

參考文獻：

[1]趙慧玉.淺析網絡信息化進入高校檔案管理[J].山東紡織經濟，

2010（8）.