水文檔案論文范文

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第1篇

筆者就現(xiàn)在的情況進行了研究調(diào)查，發(fā)現(xiàn)水利電子檔案管理上有以下一些缺陷和不足之處。

1硬件與軟件設施的不足

由于電子檔案受到硬件設備的影響，并且可隨時進行更改，所以，必須做好電子文檔的備份。想要做好電子文檔備份必須做好兩方面工作，一是每份文件在建立時就做好備份，一式多份，保存在不同的硬件設備中；二是電腦、硬盤這些存儲設備容易損壞。電子文檔和傳統(tǒng)通過紙筆記錄的檔案相比查閱受到硬件設備的限制，不能夠直接進行瀏覽，必須借助電腦等辦公設備，否則不能進行瀏覽、閱讀、查找、整理。

2電子文檔管理人才的不足

電子檔案管理工作過程中，管理人員不僅要在檔案管理上有一定的素養(yǎng)，對信息足夠敏銳，還要對電腦操作足夠熟悉。就筆者調(diào)查了解的情況而言，水利電子檔案管理人員中，具備專業(yè)素質(zhì)的人才還是不夠多，很多管理人員只具備其中的一項能力。一些檔案管理部門在進行信息化建設的過程中，已經(jīng)增添了電腦等現(xiàn)代化的辦公設備，但管理人員卻無法在短時間內(nèi)完成對辦公設備操作的學習，使這些資源浪費了。

3存在一定的安全隱患

由于電子檔案的信息資源是利用網(wǎng)絡進行共享和傳輸?shù)模W(wǎng)絡的受眾面非常廣，任何人都可能通過網(wǎng)絡手段竊取信息甚至篡改，網(wǎng)絡本身也存在不穩(wěn)定因素。而電子文檔在傳輸、歸檔時，也可能遭到病毒或黑客的攻擊，導致電子文檔中的重要內(nèi)容保密性、穩(wěn)定性受到質(zhì)疑。這些是目前電子檔案管理過程中存在的一些主要安全問題。

4出現(xiàn)虛假信息

在水利檔案管理部門信息化過程中，需要將過去的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，在進行電腦操作輸入時，由于工作人員的疏忽，容易出現(xiàn)信息的錯漏，檔案的信息就在不經(jīng)意間被篡改，而且由于電子文檔在修改歸檔時不會留下操作痕跡，有時會出現(xiàn)錯誤修改，而又找不到原版文件的情況，電子檔案的真實性方面就得不到保障。電子文檔原始性上也存在一些問題，主要是傳統(tǒng)紙筆記錄的文檔原始性可以從字跡、圖、印章等方面去體現(xiàn)，某種內(nèi)容往往對應一種體現(xiàn)形式，例如，某項申請，可以通過字跡上判斷出是這份申請是申請人自己撰寫的還是其他人的，而電子文檔形式和內(nèi)容卻沒有關聯(lián)，檔案檢測部門很難在進行檢測時判斷其原始情況。另外，電子文檔往往會在不同部門不同工作人員之間進行傳閱，修改，在這期間很容易發(fā)生信息丟失或刪改，而電子文檔保存的形式種類也很多，在使用不同硬件設備，以不同格式進行存儲時也會發(fā)生信息的缺損，所以，電子文檔的完整性也難以保證。

二提高單位電子文件檔案瞥理水平的對策

電子文檔的歸檔整理保存是水利電子檔案信息化的基礎，每個檔案管理人員應養(yǎng)成這樣的習慣。加強單位電子文檔管理工作，應做到以下幾點。

1加強對電子文件檔案管理知識的培訓

提高檔案管理者的業(yè)務素質(zhì)筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員中具備高技術(shù)、高素質(zhì)的人才比較少，尤其是同時具備檔案管理知識又懂得電腦等硬件設備操作的人才非常少，很多檔案管理工作者對自動化辦公設備操作不熟練，這方面的提高迫在眉睫。檔案管理部門應加強工作人員這方面的培訓，可以安排檔案管理人員到其他先進單位學習交流，增加工作經(jīng)驗，提高技能水平，掌握現(xiàn)代化檔案管理手段。

2加大對電子文件軟件、硬件設施管理與完善

水利電子檔案管理信息化建設對硬件設備和軟件設備方面都有極高的要求，必須加強硬件、軟件建設，并做好信息收集等方面的工作。其一，在硬件方面加大投入，從最重要的部門和環(huán)節(jié)開始，增添自動化辦公設備，實現(xiàn)硬件設備的統(tǒng)一管理，包括電腦、硬盤、掃描儀、打印機、照相攝像設備等，硬件設備是水利電子檔案建設的基礎，加強硬件設施能促進水利部門檔案信息化建設。其二，在軟件方面加大投入，重點在于軟件的開發(fā)和應用方面，保障同網(wǎng)段的電腦能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，使檔案管理部門、人員能便捷的進行檔案的瀏覽、查詢、整理。我國水資源豐富，大型水利工程項目多（南水北調(diào)等），在項目計劃、實施、結(jié)束、整改過程中都會有大量水利方面的信息資料需要保存、進入檔案庫中，這些信息資料非常重要，數(shù)據(jù)量也十分龐大，進行相關電子文檔建設、保存，方便以后瀏覽查詢使用。

3必須確保檔案管理部門的嚴肅性和權(quán)威性

檔案管理工作必須嚴肅、嚴謹?shù)倪M行，必須有一套健全的完整1研究背景和意義社會和經(jīng)濟不斷的發(fā)展，信息時代的變化萬千，高校檔案管理工作也存在著不足，跟不上時代的步伐，主要表現(xiàn)在高校檔案管理效率低下、制度不夠完善、體系不夠健全等。如今高校檔案管理工作也要跟上時代的步伐。高校檔案管理首先需要創(chuàng)新和改革傳統(tǒng)管理方式，改革和創(chuàng)新能夠讓提升高校檔案管理的效率，也能夠迎合時展的需求跟上時代的步伐，主要是提升高校檔案管理業(yè)務的管理制度，并對電子檔案管理工作進行細致劃分，并要求工作人員明確自己的工作內(nèi)容和職責；并透明化水利電子檔案管理工作，加強社會監(jiān)管力度，提高工作效率以及管理水平；對工作中加強電子檔案傳閱、查詢過程中的監(jiān)管，把責任落實到個人，確保電子檔案管理嚴謹、嚴肅執(zhí)行。

4加強安全方面的法律保障

在實踐工作中，電子檔案要保障其安全保管和應有的法律效力。第一是要將相關的法律條文制定完備，尤其是要與時俱進，緊跟電子檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)實狀況及時補充所需法律；第二就是要嚴格執(zhí)法，強有力地打擊電子檔案為主體的犯罪行為，對出現(xiàn)問題的部門責任人實施強力處罰。

5確保真實性與原始性電子檔案的真實性和原始性是后期管理的基礎

所以說電子檔案的兩種驗證手續(xù)，其中之一就是經(jīng)由身份驗證，先由用戶根據(jù)自己的信息進行加密，輸入個人信息，并且使用電子檔案的調(diào)閱口令來限定其他人對用戶信息的訪問權(quán)。要保證電子檔案的原始性和完整性時，要嚴防相關人員弄虛作假和，歸檔時要有負責人簽字和在載體背面蓋章等。

三結(jié)語

第2篇

我局檔案管理工作的發(fā)展與業(yè)務建設，既有上級業(yè)務主管部門的支持，又有局領導的關心和重視，更有全局職工的努力。首先是成立了檔案工作領導小組，確定了領導責任制，并明確工作人員，劃定階段性任務、目標，規(guī)定對各股室、各基層單位檔案工作實行目標管理，實現(xiàn)了檔案管理制度化、規(guī)范化。同時，局黨委和局長辦公會把學習貫徹《檔案法》和《檔案法實施辦法》，提高機關的檔案管理水平，列入了機關工作的重要議事日程，對檔案工作進行了多次的專題研究，重點查找了檔案管理工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)，制定整改措施，研究探討進一步做好檔案管理和服務的辦法措施，對相關工作進行認真的部署安排，促進工作的落實。同時從經(jīng)濟投入、人員配備、設備裝具購置等方面給予大力支持，確保檔案室的正常運轉(zhuǎn)和安全。

二、完善各項規(guī)章制度，加強檔案宣傳工作。

為了把檔案工作落到實處，我們將檔案負責人的職責納入經(jīng)濟責任制考核范圍之內(nèi)，進一步完善了檔案的接收、整理、修改補充、保管、借閱、統(tǒng)計、保密、鑒定、銷毀制度，制定了“三同步”、“四參加”制度，并在有關領導的負責下貫徹落實。同時，檔案工作是一項基礎性工作，許多人對檔案工作比較陌生，不夠了解，不夠重視，為此，我們加強了檔案宣傳工作，在全局職工大會上多次強調(diào)對檔案的管理、使用和愛護，并組織全局干部職工結(jié)合“四五普法”學習了《檔案法》、《檔案法實施辦法》，取得了較好的效果，一名同志上班時間玩芭比娃娃受到了處分，全局檔案管理法律意識明顯加強。

三、嚴格做好檔案收集、保管、利用、設備管理工作。

嚴格按照國家有關檔案工作的法律法規(guī)，對應歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作。對檔案文件嚴格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。

對于各基層單位的檔案管理，我們經(jīng)常深入基層，要求嚴格按照國家有關檔案工作的法律法規(guī)，對應歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作，對檔案文件嚴格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。

全系統(tǒng)現(xiàn)藏有檔案4萬多卷（冊），地圖1.5萬張，其中：文書檔案11000卷，照片檔案102本，聲像檔案150盤。檔案室面積570平方米，檔案庫房面積475平方米，同時，購置了實物檔案柜和密集架，配備了電腦等自動化管理系統(tǒng)，基本實現(xiàn)了機關檔案管理工作現(xiàn)代化、整理規(guī)范化、排列標準化、檢索科學化。水利系統(tǒng)已有12個單位的檔案室達到了省級檔案管理一級標準，4個單位達到了國家二級管理標準。

局機關檔案室藏有自1957年以來47年的檔案4000多冊，其中：文書檔案1961卷（永久856卷，長期623卷，短期482卷），科技檔案1017卷，照片檔案17本，聲像檔案80盤，財務檔案1000多卷，檔案室保存了建國以來的水文年鑒歷史資料和水利建設、旱澇災害等珍貴資料。這些資料在歷年的防洪抗旱、工程建設中發(fā)揮了很大的優(yōu)勝。1992年局機關檔案室達到了省級檔案管理一級標準；1999年被市委、市政府評為全市檔案工作先進集體；2004年被省檔案局評為全省檔案工作先進集體。

四、加大投入，嚴肅紀律，確保檔案安全。

檔案安全是檔案工作的重中之重，我們要求檔案工作者要從對黨、對國家、對人民負責的高度，深刻認識檔案安全的重要性，自覺從思想上、行動上確保把檔案安全放在首位，要求時刻牢記“檔案安全，責任重于泰山”，牢固樹立“安全第一，預防為主”的思想，堅決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬無一失。把安全工作重點從事后處理轉(zhuǎn)到事前防范上來。在自查的基礎上，對重點部位和可能存在安全事故隱患的地方進行重點檢查。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題和隱患，采取了有力措施，及時整改，堅決堵塞危及檔案安全的漏洞，防止各種危害檔案安全事故的發(fā)生。建立健全檔案安全規(guī)章制度。把建立健全檔案保管、編目、利用、編研、保護、保密等方面的規(guī)章制度，真正做到責任到人，措施到位。檔案室內(nèi)配有滅火器、防蟲劑、溫度計等設備，達到檔案庫房“八防”標準的要求，確保檔案安全，目前未發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀現(xiàn)象，確保了檔案的安全。增強了檔案利用的安全意識，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關系，既保證檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。

五、做好服務利用工作。

檔案工作的目的就是為了方便提供利用，我們對于前來查檔利用者，熱情接待，不怕麻煩，想法設法為其排憂解難。2005年已經(jīng)接待利用者人次，查閱檔案資料卷冊，出具證明份，復印檔案資料頁。為全區(qū)水利建設做提供了重要依據(jù)和可使節(jié)借鑒的資料。

六、今后檔案工作設想

今后檔案工作的目標是，以“三個代表”重要思想為指導，貫徹執(zhí)行黨和國家有關檔案工作的法律、法規(guī)，堅持依法治檔，依法監(jiān)督；立足現(xiàn)實，著眼未來，強化服務意識，創(chuàng)新服務機制；積極開發(fā)檔案信息資源，充分利用現(xiàn)代化手段，為水利建設提供更方便、快捷的服務。重點做好以下幾項工作：

1、繼續(xù)學習宣傳、貫徹執(zhí)行《檔案法》，堅持依法管理檔案。

2、做好檔案日常管理工作。采用科學先進的管理手段管理檔案，逐步實現(xiàn)檔案管理、檢索微機化。

第3篇

南江水庫作為浙江省東陽市的大（2）型水利樞紐工程，已經(jīng)有40多年的歷史，產(chǎn)生了豐富多樣的紙質(zhì)檔案。隨著辦公自動化的推行，水庫的電子文檔管理勢在必行，檔案工作者也面臨著一項新課題。這是一個新生事物，其管理比傳統(tǒng)檔案管理要復雜得多，目前尚處于探索階段。在信息社會中，電子文件大量產(chǎn)生，在單位文件流轉(zhuǎn)中比重日益增加，但電子文件歸檔管理的基礎相對薄弱，電子文件歸檔管理意識、制度建設以及安全維護也有待加強。

2電子文件及其特點

1）電子文件需要借助一定的設備與軟件。電子文件具有數(shù)字性，它的存在需要特定的設備與軟件，這個設備與軟件將直接影響電子文件的質(zhì)量。

2）電子文件可以實行共享。電子文檔與紙質(zhì)文檔最大的區(qū)別在于它可以實行數(shù)字化的共享，無空間、時間與次數(shù)的限制，實現(xiàn)效率的最大化。

3）電子文件具有一定安全隱患。隨著網(wǎng)絡技術(shù)的盛行，電子文檔保存存在一定的風險，有可能被盜用、修改，使其檔案的安全性受到挑戰(zhàn)。

4）電子文件具有一定的壽命。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，還存在技術(shù)壽命的問題。紙質(zhì)檔案的壽命主要取決于使用的材料和保管條件，其反映的信息相對比較穩(wěn)定，而電子文件的載體本身壽命比較長，如光盤，如果保管條件好，很長一段時間也不會損壞，但由于其離不開特定的軟件平臺支撐，需要隨著技術(shù)的升級不斷轉(zhuǎn)錄，否則不但可能產(chǎn)生信息異化，甚至因文件不可讀取而使檔案在幾年內(nèi)就壽命終結(jié)。

3電子文件對檔案工作的意義

1）工作介質(zhì)發(fā)生變化。傳統(tǒng)檔案工作介質(zhì)是紙質(zhì)，而隨著計算機的廣泛應用，特別是無紙質(zhì)化辦公的興起，電子文件從起草、修改、審核到印發(fā)都在計算機上進行，電子文件形成后可以更新到辦公系統(tǒng)中，供相關人員查閱。

2）整理方法發(fā)生變化。分類歸檔是檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，檔案可以通過人工輸入的方式進行錄入，也可以借助計算機的數(shù)據(jù)處理功能，如掃描等進行快速的錄入與整理，極大提高了檔案整理的效率。

3）鑒定和利用發(fā)生變化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件材料，其原始性、真實性可通過分析領導簽字、用印等進行直觀判斷，差錯概率小；而電子文件則需要通過分析文件生成時間、版本號、操作權(quán)限等元數(shù)據(jù)進行綜合判定，稍不注意容易把“半成品”存檔，并且容易出現(xiàn)被修改、原始記錄難保障的情況。在利用上，由于電子文件信息載體的特殊性，渠道被極大拓寬，時效也得到極大的提高；同時，信息的保密和保真也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

4實行電子檔案管理的措施

4．1重視電子檔案管理的建設盡管電子文檔在我國各個領域都已出現(xiàn)，但是在南江水庫電子檔案的管理尚屬空白。因此需要領導高度重視電子檔案的建設，成立專門電子檔案管理領導機構(gòu)，進行大力的宣傳，提高整體人員的認知程度；尤其是要提高直接形成電子文件的部門領導及其工作人員的檔案意識。只有各部門、各層面齊心協(xié)力、互相配合，才能做好電子檔案的整理與歸檔。

4．2解決電子檔案的技術(shù)問題電子檔案依賴于電子文件的形成與存儲，因此檔案工作人員應及時做好電子文檔資料的收集、錄入、整理，保存好相關的原始數(shù)據(jù)，如負責人的簽署手續(xù)、移交手續(xù)等，再對原始數(shù)據(jù)進行技術(shù)處理，不能輕易改變原始數(shù)據(jù)的特性，以保證電子檔案的真實性。因為電子檔案的技術(shù)處理，將是電子檔案有效進行存儲的關鍵環(huán)節(jié)，南江水庫在這塊上比較欠缺，相關部門應引進相關技術(shù)與技術(shù)人員，對檔案管理者進行培訓，才能很好地解決這個問題。

4．3健全電子檔案的管理機制在技術(shù)上可行之后，電子檔案的管理就顯得尤為重要，主要有電子檔案的歸檔、電子檔案的檢查審核、電子檔案的保護、電子檔案的利用等環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)都需要制定相應的規(guī)章制度，按照一定的流程進行管理，使整個電子檔案的管理能夠統(tǒng)一化、有序化。在電子檔案各個環(huán)節(jié)制訂一定的規(guī)章制度外，電子檔案管理人員則需要明確責權(quán)。目前南江水庫設有檔案室，里面有文書、財務、科技等檔案，但沒專人管理。因此在電子檔案建設的過程中，應該明確責權(quán)、專人負責、協(xié)調(diào)分工，這樣才能有序的進行工作開展。

4．4加強電子檔案管理人員的培養(yǎng)在信息技術(shù)飛速發(fā)展的情形下，檔案工作管理者應該與時俱進，掌握電子文件管理的技術(shù)。檔案人員要適應社會信息化發(fā)展的形勢，及時更新知識結(jié)構(gòu)，加強對諸如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護技術(shù)、計算機病毒防治技術(shù)、網(wǎng)絡運行維護技術(shù)等的學習，使先進的信息科技成為檔案工作的有效手段，更好地為南江水庫經(jīng)濟發(fā)展服務。

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