檔案存檔管理范文

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第1篇

關(guān)鍵詞：積存檔案；零散文件；組織整理

中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：

檔案是歷史文件的積累物，現(xiàn)行文件的立卷整理歸檔，一般屬于文書部門和有關(guān)部門的任務(wù)，但是由于歷史檔案的收集及其他某些特殊原因，檔案室需要對(duì)積存檔案或零散文件進(jìn)行整理，或協(xié)助指導(dǎo)有關(guān)部門整理積存檔案或零散文件，此項(xiàng)工作比較復(fù)雜，是一項(xiàng)較為艱巨的任務(wù)，怎樣才能系統(tǒng)的整理這些文件讓它們的價(jià)值得到充分發(fā)揮呢？本文主要針對(duì)云南省水文水資源局的積存檔案和零散文件的組織整理情況進(jìn)行了闡述。

1 現(xiàn)階段云南省檔案管理工作的實(shí)際情況

到目前為止全省各個(gè)水文觀測(cè)站點(diǎn)當(dāng)中保管的相關(guān)水文資料以及各類檔案材料一共有12萬多卷冊(cè)，在這當(dāng)中1928-2007年期間的水文原始檔案大約有10萬余卷冊(cè)，1937-2005年期間的整編成果大約達(dá)到了2萬余卷冊(cè)，1887-2006年期間刊印成果將近3千多冊(cè)，除此之外還包括文書、實(shí)物、財(cái)務(wù)、地圖、聲像、基建、專題、設(shè)備、民國、照片、科技圖書等各種門類、載體檔案若干卷冊(cè)，這些檔案仍然以每年3800多卷的數(shù)量快速增加；整個(gè)水文資料檔案排架的長度達(dá)到了7400米，一共擁有1500多個(gè)檔案柜，3棟檔案庫房，庫房的總占地面積接近3000平方米。此外，全省水文數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)的水文數(shù)據(jù)達(dá)到了400多兆，并且以每年200多萬組數(shù)據(jù)的速度在增加。但是，在檔案整理的過程中積存檔案以及零散文件的整理工作還存在很多問題，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，由于積存時(shí)間過長或者過于零散等原因很容易被人們忽視，導(dǎo)致水文檔案資料不夠全面，水文工作得不到可靠的保障。

2 做好積存檔案以及零散文件的整理準(zhǔn)備工作

2.1制定高效可行的整理工作方案

為了使積存檔案和零散文件的整理工作能夠順利地進(jìn)行，在整理以前，應(yīng)先了解檔案的情況，訂出一個(gè)整理工作方案。此工作方案包括以下內(nèi)容：立檔單位的歷史沿革和檔案狀況，整理的要求和具體方法，工作程序勞動(dòng)組織，以及各次工作完成時(shí)間。根據(jù)所要整理的檔案狀況、數(shù)量以及參加整理的人數(shù)的不同，整理工作方案可詳可簡。整理工作方案一般以全宗為單位編訂。整理互有聯(lián)系的或同類型的若干全宗時(shí)，也可以合編一個(gè)整理工作方案。

2.2立檔單位的歷史沿革

積存檔案和零散文件的整理，一般是從研究立檔單位的歷史沿革和檔案狀況開始的。只有熟悉了立檔單位及其檔案的歷史和現(xiàn)狀，才能深刻地了解和掌握被整理檔案的各種特點(diǎn)，才能正確地解決整理工作中一系列的實(shí)際問題。對(duì)立檔單位歷史沿革和檔案狀況研究的結(jié)果，應(yīng)寫成書面材料，通常稱為“立檔單位和全宗歷史考證”，作為整理工作方案的一部分，或作為單行材料。立檔單位和全宗歷史考證，對(duì)檔案的整理和日常管理有多方面的作用。它是制訂可行性整理工作方案和科學(xué)地組織檔案整理工作的依據(jù)，如對(duì)該全宗及其各個(gè)部分檔案的整理要求如何確定，采取何種方法等等，均應(yīng)在研究全宗材料實(shí)際情況的基礎(chǔ)上確定。較為詳細(xì)的歷史考證，不僅是檔案整理的整個(gè)過程中一種必要的參考材料，它對(duì)判定文件所屬全宗，考證文件日期和所屬組織機(jī)構(gòu)等等，都有輔助作用，而且對(duì)日后進(jìn)行檔案價(jià)值的鑒定工作、編制檢索工具和利用檔案，也有一定的參考作用。質(zhì)量較高的歷史考證，實(shí)際上是一種頗有實(shí)用價(jià)值的工具書。

2.3 立檔單位的檔案狀況

立檔單位和全宗歷史考證，一般由立檔單位沿革和全宗狀況兩部分構(gòu)成。立檔單位的主要內(nèi)容如下：（1）立檔單位成立的時(shí)間和原因，機(jī)關(guān)名稱的變化，撤銷的時(shí)間和原因，機(jī)關(guān)的名稱；（2）立檔單位的性質(zhì)、任務(wù)和職權(quán)范圍，它在社會(huì)中的地位，它與其他相關(guān)組織的關(guān)系；（3）立檔單位活動(dòng)的情況，如活動(dòng)地點(diǎn)、范圍等；（4）立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置及其職能，機(jī)構(gòu)的變化，立檔單位及其各組織機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人姓名；（5）立檔單位文書工作制度及其變化情況，文件處理中使用的各種印章戳記及其作用。另外，全宗狀況，即檔案情況部分，一般包括以下內(nèi)容：（1）全宗檔案內(nèi)容與成分的概況；（2）全宗的歷史：檔案入館（室）前的保管處所和保管情況，檔案館（室）接收檔案的時(shí)間等，入館（室）后檔案管理的情況（如是否經(jīng)過整理，是否受過損失和經(jīng)過銷毀，及其它情況）；（3）檔案現(xiàn)狀，如整理、鑒定的質(zhì)量等；（4）檔案被利用的情況?？傊?，立檔單位和全宗歷史考證，通常在開始整理全宗之前寫出初稿，在檔案整理過程中邊使用邊補(bǔ)充修改，全宗整理結(jié)束時(shí)最后修訂定稿，存入“全宗卷”內(nèi)。

3 積存檔案以及零散文件的整理程序

整理積存檔案特別是零散文件，在研究立檔單位及其檔案情況的基礎(chǔ)上制訂整理工作方案時(shí)，必須科學(xué)地安排整理工作程序，它對(duì)于提高工效和整理質(zhì)量具有直接意義。整理積存檔案和零散文件的工作程序大致如下：（1）區(qū)分全宗；（2）全宗內(nèi)檔案的分類（分類中補(bǔ)充區(qū)分全宗）；（3）初步立卷（立卷中補(bǔ)充分類），擬寫標(biāo)題草稿；（4）案卷的初步排列；（5）調(diào)整案卷，修改標(biāo)題，系列排列案卷內(nèi)的文件，確定案卷的起止日期；（6）案卷的加工整理：案卷內(nèi)文件編號(hào)，填寫卷內(nèi)文件目錄和卷末備考表，卷內(nèi)文件技術(shù)修整，填寫案卷封面，案卷裝封等；（7）確定各類內(nèi)案卷的排列順序和案卷編號(hào)；（8）編制案卷目錄。以上這些序列步驟，只是全面系統(tǒng)地整理零散文件的一般程序。在實(shí)際工作中，應(yīng)根據(jù)不同情況，因檔案的狀況和整理的具體要求而采取相應(yīng)的程序安排。從上述步驟的全過程可以看出如下特點(diǎn)：零散文件整理程序，是在檔案整理工作基本程序的基礎(chǔ)上，有規(guī)律地交錯(cuò)結(jié)合而組成的；零散文件的整理程序及其實(shí)際運(yùn)用較為復(fù)雜，但如運(yùn)籌得當(dāng)，卻又可能擺脫材料由文書部門經(jīng)檔案室到檔案館這種常規(guī)流程所造成的限制，而把整理工作程序組織得更為科學(xué)。

4 積存檔案以及零散文件的整理措施

最近幾年以來，我省水文水資源局在檔案管理的過程中存在很多問題，尤其是積存文件和零散文件的管理，給檔案的管理和搜查造成了極大的困難。在檔案管理過程中，常常會(huì)由于檔案管理方法以及管理措施過于落后導(dǎo)致管理效率水平低下，造成管理不規(guī)范。這就要求我們必須不斷的更新改進(jìn)檔案管理方法和措施，提高檔案管理的效率。所以，目前在水文水資源局的檔案整理過程中需要通過采用現(xiàn)代化信息技術(shù)來提高檔案整理的效率，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。

4.1 通過制定統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，采用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行分類整理

在人工立卷的過程中，工作人員都是按照自己對(duì)文件的理解進(jìn)行分類，雖然分類標(biāo)準(zhǔn)都能夠統(tǒng)一，但是每一個(gè)人對(duì)文件的理解和判斷都不盡相同，在分類的過程中也存在一定的不一致現(xiàn)象，難免會(huì)發(fā)生分類不準(zhǔn)確的問題，這就直接影響到了檔案的整理質(zhì)量，在日后對(duì)檔案進(jìn)行搜索和利用時(shí)會(huì)產(chǎn)生很多不便。另外傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理工作過于繁瑣，需要大量的勞動(dòng)力，耗費(fèi)過長的勞動(dòng)時(shí)間。因此通過使用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行積存檔案和零散文件的整理，能夠獲得更佳的效果，不需要再對(duì)案卷的標(biāo)題進(jìn)行擬定，可以有效的降低勞動(dòng)強(qiáng)度，縮短勞動(dòng)時(shí)間，并且在利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索時(shí)更加方便快捷，極大程度的減少了檔案整理過程中由于人為因素而造成的不良影響，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)檔案整理的優(yōu)勢(shì)，有效提高積存檔案和零散文件組織整理工作的效率。

4.2 提高積存檔案和零散文件管理人員的素質(zhì)水平

檔案整理組織工作的質(zhì)量會(huì)直接受到檔案管理人員業(yè)務(wù)水平高低的影響，為了提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，讓其能夠更好的適應(yīng)檔案組織整理工作的需要，應(yīng)該盡可能的調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性，增強(qiáng)他們的工作責(zé)任心。由于積存檔案特別是零散文件不管是從種類上還是從載體上來說，都具有多樣化的特點(diǎn)，所以還需要及時(shí)更新管理方法，這就對(duì)檔案管理人員提出了更多的要求。而過去所采用的方法已經(jīng)無法再繼續(xù)適應(yīng)現(xiàn)階段的發(fā)展形式，因此還需要盡快做好檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作，幫助其盡快掌握管理新技術(shù)。

5 結(jié)語

總而言之，積存檔案和零散文件的組織整理工作非常重要，隨著信息化的不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理的要求也不斷增多，這就要求檔案管理人員能夠做好立檔單位和全宗歷史考證工作，嚴(yán)格按照積存檔案和零散文件的整理程度，不斷的引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，采取新措施，從基礎(chǔ)抓起，制定統(tǒng)一的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化檔案檢索，完善積存檔案和零散文件的組織整理制度，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)力度，確保其能夠?yàn)閷?shí)際工作提供更多更全面的檔案資料。

第2篇

關(guān)鍵字：信息化；圖書館檔案；雙軌制

中圖分類號(hào)：G258.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.3969/j.issn.1003-6970.2013.08.015

本文著錄格式：[1]李志剛.信息化時(shí)代下圖書館檔案存檔的分類及雙軌制管理[J].軟件，2013，34（8）：44-45

0引言

檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。[1]圖書館檔案管理是圖書館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、讀者服務(wù)和現(xiàn)代化建設(shè)工作的重要組成部分，檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性直接代表了圖書館的管理水平。信息化時(shí)代下，采取紙質(zhì)文件與電子文件雙軌制管理是圖書館檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。[2]

1圖書館檔案存檔范圍和常見分類

當(dāng)前圖書館檔案存檔和分類主要分為圖書館管理類、業(yè)務(wù)工作規(guī)范類、聲像實(shí)物檔案類以及其他資料檔案類。以平泉縣交通運(yùn)輸局圖書館為例，具體明細(xì)分類如1.1表、1.2表：

1.3 聲像實(shí)物檔案類。包括圖書館在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片以及獲得上級(jí)或其他有關(guān)部門頒發(fā)的錦旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、證書、獎(jiǎng)杯等。具體分為：聲像、照片、實(shí)物（ 獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、證書、獎(jiǎng)杯等） 。

1.4 其他資料檔案類。包括國內(nèi)外其他圖書館或圖書情報(bào)單位贈(zèng)送給本館的圖書館介紹、圖書館通訊、年度報(bào)告等有保存價(jià)值的資料。

2圖書館檔案雙軌制管理

通過以上圖書館檔案分類，我們發(fā)現(xiàn)檔案是具有保存價(jià)值的原始材料，所以原始性是檔案的本質(zhì)屬性。如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。紙質(zhì)文檔的管理工作就是將這些原始的材料進(jìn)行分類、組卷、擬卷標(biāo)題、編頁碼、裝訂、編號(hào)、上架等。與紙質(zhì)文檔相比，電子文件歸檔是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。

2.1檔案管理雙軌制的內(nèi)涵

所謂雙軌制是指，在文件生成和運(yùn)轉(zhuǎn)過程中紙質(zhì)文檔和電子文檔共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)。實(shí)行雙軌制的機(jī)構(gòu)在文件進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)就形成電子文件和紙質(zhì)文件兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對(duì)同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)辦理。以電子文件和紙質(zhì)文件的相互對(duì)應(yīng)為前提的，兩種共存狀態(tài)下電子文件的社會(huì)屬性和功能有所不同，這種不同隨著電子文件和紙質(zhì)檔案的互動(dòng)發(fā)展，最終將使電子文件的管理經(jīng)驗(yàn)和信息技術(shù)逐漸豐滿完善。雙軌制是文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時(shí)期不可避免的一種現(xiàn)象，可以預(yù)見，這種模式將持續(xù)相當(dāng)一個(gè)時(shí)期。隨著技術(shù)的成熟、法律的完備和各方面條件的具備，會(huì)有越來越多的電子文件獨(dú)立地轉(zhuǎn)化為電子檔案，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化應(yīng)有所選擇，并逐步取代紙質(zhì)檔案。

2.2檔案管理雙軌制的必然性

在目前技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問題尚未解決之前，它與紙質(zhì)檔案將并存很長時(shí)間，但從長遠(yuǎn)看，電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的技術(shù)條件進(jìn)一步改進(jìn)之后，圖書館檔案可嘗試對(duì)那些參考作用大、情報(bào)價(jià)值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法；而對(duì)那些憑證價(jià)值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。

3結(jié)束語

在圖書館檔案管理的過程中，圖書館檔案管理工作人員要能不斷創(chuàng)新。鑒于紙質(zhì)檔案與電子檔案各自的特點(diǎn)，結(jié)合目前我國檔案管理的實(shí)際狀況，在未來的一個(gè)時(shí)期內(nèi)，電子檔案不能完全替代紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案要逐漸向電子檔案過渡，這只是一種必然的發(fā)展趨勢(shì)。

參考文獻(xiàn)

[1] 馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M].中國人民大學(xué)出版社出版，2006年6月第二版.

第3篇

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；共存期；管理

隨著信息化社會(huì)的到來，信息科學(xué)的迅速崛起，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，很大程度上推動(dòng)了人們的生產(chǎn)、生活、學(xué)習(xí)和思維。作為信息的主要承載形式的檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)正悄然發(fā)生著質(zhì)的變化，即由紙質(zhì)文件向磁盤、光盤等形式為介質(zhì)的電子文件過渡。電子檔案的產(chǎn)生，使檔案室和檔案館打破了傳統(tǒng)的單一的紙質(zhì)檔案管理，而出現(xiàn)了兩種載體檔案共存的現(xiàn)象。電子檔案的崛起促使紙質(zhì)檔案的管理趨于有序化和科學(xué)化，從而促進(jìn)整個(gè)檔案管理的發(fā)展和水平的提高。為此我們要做好這一過渡時(shí)期的檔案管理工作，也就不得不對(duì)原有的管理方法進(jìn)行改進(jìn)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理和信息處理的現(xiàn)代化做好準(zhǔn)備。

1并存時(shí)期的檔案管理的模式

紙質(zhì)檔案以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，按照長期總結(jié)的工作流程進(jìn)行。現(xiàn)在不少企業(yè)、機(jī)關(guān)在工作中形成了電子的和紙質(zhì)的兩種文件形式，且電子文件正逐年遞增。兩種管理方式同時(shí)存在于機(jī)關(guān)內(nèi)，采取不同的管理方式。一部分按照紙質(zhì)檔案歸檔保存，電子文件由形成者自行保存處理；也有將電子文件和紙質(zhì)文件分別集中保管于信息技術(shù)部門和檔案部門，紙質(zhì)文件以檔案形式保存，而電子文件則以資料身份保存；但大多數(shù)機(jī)關(guān)將兩種文件雙雙歸檔，形成了兩種介質(zhì)的兩套檔案?，F(xiàn)階段，大多數(shù)機(jī)關(guān)已經(jīng)認(rèn)可了電子文件不可或缺的功用，主張應(yīng)該由檔案部門統(tǒng)一管理電子檔案。從而形成了兩種介質(zhì)檔案的共存的場(chǎng)面，在未來會(huì)有更多的機(jī)關(guān)逐漸完成紙質(zhì)文件向電子文件的過渡。20世紀(jì)中葉，國家檔案局提出了省及省以上的首腦機(jī)關(guān)、要害部門和重要單位要實(shí)行檔案兩套制。從而形成與傳統(tǒng)管理方式不同的觀點(diǎn)，其是電子檔案和紙質(zhì)檔案共存下的更科學(xué)、更實(shí)用以及更經(jīng)濟(jì)的新型檔案管理方法。電子檔案提供快捷、準(zhǔn)確、簡便、靈活的信息服務(wù)，滿足檔案管理的一般性需求；紙質(zhì)檔案的載體性能、字跡材料以及記錄方式更加穩(wěn)定，便于長期保存和實(shí)時(shí)查閱。兩種檔案相輔相成、相得益彰。檔案管理兩套制的成因大體有兩種情況：一種是將計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的電子文件轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，使之應(yīng)用于實(shí)際工作中，履行文件的功能或者僅僅用于檔案保存。檔案工作者應(yīng)盡可能的保證檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。在沒有十足的把握證實(shí)電子文件的真實(shí)性、安全性之前，不能忽略傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件形式。這種專業(yè)的精神即為檔案工作者的職業(yè)精神。同時(shí)電子文件具備在檢索、利用、傳輸、存儲(chǔ)方面方便快捷的特性，這是紙質(zhì)文件不具備的，構(gòu)建一個(gè)功存管理的信息系統(tǒng)，可以更加高效率、更準(zhǔn)確地滿足利用者的信息需求。另一種情況是為現(xiàn)有的一些紙質(zhì)檔案制作數(shù)字化副本，起到拷貝的作用。我們?cè)谝恍C(jī)關(guān)可以看到，大量被刻錄的磁盤、光盤構(gòu)成了電子檔案的核心部分，這正是檔案數(shù)字化工作的正面映射。與此同時(shí)，電子文件給利用者帶來的方便是立竿見影的，正逐漸使全文檢索和異地查閱成為現(xiàn)實(shí)。在檔案保護(hù)方面，電子文件也有很大的便捷性，而且根據(jù)現(xiàn)有的技術(shù)水平，在對(duì)原件進(jìn)行數(shù)字化時(shí)可以根據(jù)需要制作出不同分辨率的副本，不改變甚至獲得比原件更好的質(zhì)量。因此，要使兩種載體檔案的信息管理相得益彰，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，需要做到以下幾項(xiàng)工作：電子文件必須建立與紙質(zhì)檔案相一致的信息管理體系、在檢索目錄中增加反映電子檔案狀況的數(shù)據(jù)項(xiàng)、電子檔案的數(shù)量可能少于紙質(zhì)檔案，應(yīng)根據(jù)需要和可能確定其內(nèi)容的完整程度。

2電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理的影響

簡化了立卷歸檔方式，這是近期檔案學(xué)術(shù)界關(guān)注度很高的一個(gè)問題。各種觀點(diǎn)絡(luò)繹不絕，主張立大卷、立小卷和不立卷的都有一定的支持人群。立卷是對(duì)所需歸檔的文件進(jìn)行邏輯分類，并且組成不同問題的文件集合。不立卷的情況有兩種：一是以件代卷。一件就是指有關(guān)一個(gè)問題或者一個(gè)事件的文件集合。另外一種是取消文件集合的存在，以一份文件為單位整理檔案，重點(diǎn)集中在在檢索工具上。在國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》中可以看出，不僅認(rèn)可了文件集合，也包容了單體“件”的存在,其已經(jīng)被廣泛實(shí)施,充分展示了以“件”為整理單位的優(yōu)越性和實(shí)用性，得到廣大一線檔案工作人員的贊許和認(rèn)可。其優(yōu)點(diǎn)是方便，缺點(diǎn)是裝訂工作量過大。與此同時(shí)，《歸檔文件整理規(guī)則》僅限于對(duì)文書檔案的處理，還不涉及對(duì)其他門類的檔案的管理，因此其整理形式還在采用傳統(tǒng)的立卷方法。因?yàn)殡娮訖n案可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)完成，隨著電子檔案的發(fā)展，就可以降低紙質(zhì)檔案立卷的工作量。

3確保電子文件原始性的管理措施

電子檔案和紙質(zhì)檔案共存已經(jīng)引起檔案管理工作的革新。紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理之間既有聯(lián)系又有所不同。電子檔案已經(jīng)具有強(qiáng)大的功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的各項(xiàng)要求，為管理工作者提供便捷。通過電子檔案，系統(tǒng)可以自動(dòng)形成建庫后全宗檔案分類方案、排序規(guī)則、機(jī)構(gòu)設(shè)置以及他們的變更情況和建立銷毀清冊(cè)、庫存檔案統(tǒng)計(jì)、年度歸檔移交目錄等邏輯文件，以及輸入系統(tǒng)的全宗介紹、鑒定報(bào)告、檢索記錄等有關(guān)文件，并輸出紙質(zhì)打印件。而且可以記錄或自動(dòng)賦予邏輯庫存的庫址位置，從而指明任何紙質(zhì)案卷的具體地點(diǎn)和任意檔案裝具或檔案庫房的使用情況，并繪制各種示意圖。通過電子檔案的利用登記，就可以直接了解紙質(zhì)案卷被利用的情況，可以以此作為鑒定檔案的參考和依據(jù)，實(shí)現(xiàn)一舉兩得的功效。綜上所述，紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的時(shí)代已經(jīng)來到，分析其共存期的管理問題已經(jīng)成為檔案界的一個(gè)炙手可熱的趨勢(shì)。目前，我們形成了一系列新的思路和方法，也正在接受實(shí)踐的不斷檢驗(yàn)。因此我們有理由相信，在紙質(zhì)檔案沒有完全退出歷史舞臺(tái)，電子檔案正蓬勃發(fā)展的當(dāng)下，檔案理論界會(huì)探索出一套合理的共存期管理方案，更好的服務(wù)于檔案管理工作。結(jié)束語檔案事業(yè)的發(fā)展與高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍密不可分，要適應(yīng)變革，就得逐漸提高檔案人員整體水平?，F(xiàn)階段，根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況，短時(shí)間內(nèi)紙質(zhì)檔案仍會(huì)占主導(dǎo)地位，并不斷向電子檔案過渡，已經(jīng)成為主流趨勢(shì)。我們要做好電子文件和資質(zhì)文件的共存管理，才能適應(yīng)當(dāng)今檔案管理的大環(huán)境。

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