檔案智能化管理的優(yōu)勢(shì)范文
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第1篇
關(guān)鍵詞：電子商務(wù)檔案管理；智能化；發(fā)展
中圖分類號(hào)：F71336文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-5349（2016）03-0193-02
隨著電子商務(wù)的不斷發(fā)展，以往電子商務(wù)檔案的管理模式滿足不了電子商務(wù)的需求。目前，電子商務(wù)檔案的內(nèi)容具有多樣化、復(fù)雜化的特點(diǎn)，具體表現(xiàn)形式有電子郵件、電子收支款項(xiàng)、電子賬單等。[1]為了將這些復(fù)雜、大量的電子商務(wù)檔案更加條理化、系統(tǒng)化，那么相應(yīng)的管理模式需要智能化。因此，客觀角度上，電子商務(wù)產(chǎn)業(yè)取得的重大成就推進(jìn)了電子商務(wù)檔案管理向智能化方向發(fā)展。
一、電子商務(wù)檔案的特點(diǎn)
第一，電子商務(wù)檔案具有虛擬性。因?yàn)殡娮由虅?wù)產(chǎn)業(yè)的進(jìn)行使處于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，它具有同網(wǎng)絡(luò)一樣的虛擬性質(zhì)。那么，電子商務(wù)檔案也同樣具備虛擬的特征。具體表現(xiàn)為，電子商務(wù)活動(dòng)和交易都是在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上完成的，這些活動(dòng)或交易所產(chǎn)生的一切信息都是虛擬的，包括交易的內(nèi)容、物質(zhì)信息，另外，交易時(shí)買賣雙方采用的支付手段是網(wǎng)上銀行或其他的金融服務(wù)，這些信息也同樣具備虛擬性的特征。
第二，電子商務(wù)檔案具有復(fù)雜性的特征。電子商務(wù)的一切活動(dòng)和行為的存儲(chǔ)方式都是通過數(shù)字技術(shù)來存儲(chǔ)，這些信息的獲取需要通過編碼解譯，并不能直觀獲取到這些信息，因此，電子商務(wù)檔案也愈加復(fù)雜化。
第三，電子商務(wù)檔案具有集成性。和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子商務(wù)檔案在信息存儲(chǔ)上具有集成性的特點(diǎn)。目前的電子商務(wù)檔案不僅存儲(chǔ)的有文字等單一性的信息，還包括一些圖像、視頻信息，電子商務(wù)檔案存儲(chǔ)的信息多元化，較紙質(zhì)檔案更為方便。
二、電子商務(wù)檔案智能化管理的發(fā)展趨勢(shì)
（一）電子商務(wù)檔案存儲(chǔ)的智能化發(fā)展
電子商務(wù)檔案的管理有三項(xiàng)具體內(nèi)容，分別是存儲(chǔ)、信息檢索和應(yīng)用。整個(gè)電子商務(wù)產(chǎn)業(yè)是在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上進(jìn)行的，而且檔案信息的存儲(chǔ)也同樣需要依靠計(jì)算機(jī)。因此，電子商務(wù)檔案存儲(chǔ)的智能化發(fā)展必須依靠計(jì)算機(jī)來完成。
電子商務(wù)檔案存儲(chǔ)的智能化，是指通過計(jì)算機(jī)的運(yùn)算和控制功能應(yīng)用到存儲(chǔ)設(shè)備上，也就是說讓存儲(chǔ)電子商務(wù)檔案的設(shè)備本身擁有等同于計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)系統(tǒng)的運(yùn)算控制功能，讓存儲(chǔ)設(shè)備智能化，讓存儲(chǔ)設(shè)備能夠自發(fā)存儲(chǔ)電子商務(wù)檔案。并且在此基礎(chǔ)上，對(duì)電子商務(wù)檔案進(jìn)行備份，保證電子商務(wù)檔案的安全性，對(duì)電子商務(wù)檔案進(jìn)行分級(jí)存儲(chǔ)。如果電子商務(wù)檔案采用智能存儲(chǔ)的方式，具有非常明顯的效果，對(duì)比原來的存儲(chǔ)方式，智能存儲(chǔ)在信息安全和保密兩方面上有著更大的優(yōu)勢(shì)。具體來說，智能存儲(chǔ)更加全面具體地監(jiān)控信息存儲(chǔ)設(shè)備的內(nèi)部情況，包括文件數(shù)據(jù)的讀取、寫入。此外，在發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)系統(tǒng)問題和故障上，智能存儲(chǔ)技術(shù)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并采取相應(yīng)的措施來解決問題，保證存儲(chǔ)信息的安全完整以及存儲(chǔ)設(shè)備的繼續(xù)使用。電子商務(wù)檔案智能存儲(chǔ)除了軟件上的智能化，也就是存儲(chǔ)管理管理的智能化之外，還需要硬件上的智能化。對(duì)于電子商務(wù)檔案的安全性來講，智能存儲(chǔ)可以保證檔案信息的完整性和安全性，另外，智能存儲(chǔ)中的信息備份管理可以避免信息丟失帶來的麻煩和困擾。而且，當(dāng)電子商務(wù)檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)出現(xiàn)問題時(shí)，可以進(jìn)行修復(fù)，給電子商務(wù)檔案的管理提供了有利條件。[2]
（二）電子商務(wù)檔案信息檢索的智能化發(fā)展
科技的發(fā)展給人類的生活和工作帶來了翻天覆地的發(fā)展，電子商務(wù)檔案信息檢索智能化應(yīng)運(yùn)而生，是不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢(shì)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)取得了很多的成就，其中在信息檢索方面，發(fā)明了圖文信息智能檢索，計(jì)算機(jī)信息檢索技術(shù)的發(fā)展為電子商務(wù)檔案信息檢索智能化提供了一定的幫助。
電子商務(wù)檔案存儲(chǔ)的信息具有復(fù)雜性和集成性：信息存儲(chǔ)形式和格式多樣化，信息的表現(xiàn)方式多樣化，信息的加密情況不一樣，包括存儲(chǔ)信息的設(shè)備不同，面對(duì)復(fù)雜的信息，對(duì)信息搜索也造成了很大的不便。因此，信息檢索智能化具有非常深遠(yuǎn)的影響力和意義。
將商業(yè)、客戶信息等內(nèi)容和搜索詞的關(guān)聯(lián)度作為基礎(chǔ)，以包含信息的重要性作為考察指標(biāo)，對(duì)這些包含的信息進(jìn)行排序，提高搜索的效率。而且，產(chǎn)業(yè)的進(jìn)步必然會(huì)帶來更多更復(fù)雜的交易信息和客戶信息，傳統(tǒng)的信息搜索方式只會(huì)加大用戶搜索的困難度和工作量，而為了方便用戶更加快速地搜索到自己想要查詢的商業(yè)信息等內(nèi)容，就必須智能搜索信息。
現(xiàn)階段的人工智能技術(shù)取得較大程度的進(jìn)步和發(fā)展，技術(shù)上的成熟為智能信息搜索提供了便利條件。[3]而且，依托快速發(fā)展的人工智能技術(shù)，智能化信息檢索越趨于高級(jí)階段發(fā)展。
（三）電子商務(wù)檔案應(yīng)用的智能化發(fā)展
企業(yè)需要將檔案所包含的信息作為依據(jù)預(yù)測(cè)商情、設(shè)計(jì)營銷方案、處理客戶關(guān)系。目前，對(duì)檔案信息的應(yīng)用已經(jīng)成為推動(dòng)電商產(chǎn)業(yè)進(jìn)步的一項(xiàng)重要途徑。為了實(shí)現(xiàn)最優(yōu)目標(biāo)，研究如何實(shí)現(xiàn)檔案應(yīng)用的智能化成為現(xiàn)階段電子商務(wù)研究的主要內(nèi)容。
企業(yè)對(duì)電子商務(wù)檔案的應(yīng)用主要在預(yù)測(cè)商情、設(shè)計(jì)營銷方案和處理客戶關(guān)系三個(gè)領(lǐng)域。檔案存儲(chǔ)的信息包含客戶檔案。在電子商務(wù)活動(dòng)開展過程中，企業(yè)和客戶之間的交流方式和以往的傳統(tǒng)交易模式有很大的區(qū)別，因此，客觀上要求企業(yè)經(jīng)營管理者必須正確處理新型的客戶關(guān)系。當(dāng)前階段將客戶作為中心、重視客戶的商業(yè)模式要求，必須管理新型客戶關(guān)系，而且管理新型客戶關(guān)系是企業(yè)樹立以客戶為中心理念的重要實(shí)踐。企業(yè)將客戶關(guān)系管理系統(tǒng)進(jìn)行智能化，形成新型的客戶關(guān)系管理系統(tǒng)，企業(yè)通過這種管理系統(tǒng)來加強(qiáng)和客戶之間的聯(lián)系，更好地服務(wù)客戶，增添客戶對(duì)企業(yè)工作的滿意度，達(dá)成企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和競(jìng)爭(zhēng)力提升的目的。此外，企業(yè)還可以通過管理系統(tǒng)深入了解客戶的需求，研究電商產(chǎn)品的市場(chǎng)需求以及完善度，發(fā)現(xiàn)并解決企業(yè)在管理上存在的問題，吸引更多優(yōu)質(zhì)的客戶，將利潤最大化，從而實(shí)現(xiàn)提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，優(yōu)化企業(yè)管理能力的目的。
針對(duì)企業(yè)的商情預(yù)測(cè)需要智能化發(fā)展。隨著電子商務(wù)的發(fā)展，電子商務(wù)檔案存儲(chǔ)的客戶信息、商業(yè)信息是非常復(fù)雜且多樣，面對(duì)如此復(fù)雜和多樣的電子商務(wù)檔案信息系統(tǒng)，是需要一個(gè)智能化的數(shù)據(jù)分析處理系統(tǒng)來進(jìn)行高度的分析和處理。[4]而智能化的商情預(yù)測(cè)系統(tǒng)，它所依據(jù)的思想和技巧分別是數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)倉庫管理，采用的營銷策略是一對(duì)一的方式，并且采用個(gè)性化的售后服務(wù)，在此基礎(chǔ)上滿足客戶的需求。以此實(shí)現(xiàn)企業(yè)的盈利。另外，智能化的商情預(yù)測(cè)系統(tǒng)除了滿足現(xiàn)有的市場(chǎng)需求之外，還需要不斷的發(fā)展和更新，以適應(yīng)不斷發(fā)展的市場(chǎng)，滿足不斷變化的客戶需求。
三、電子商務(wù)檔案管理智能化發(fā)展方式
電子商務(wù)檔案管理實(shí)現(xiàn)智能化需要通過兩個(gè)方面來完成。第一，硬件上，管理檔案必須依靠先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，這是電子商務(wù)檔案管理實(shí)現(xiàn)智能化的基礎(chǔ)和客觀要求。現(xiàn)階段，很多企業(yè)在硬件上的落后嚴(yán)重阻礙了智能化管理的前進(jìn)路程，因此，在未來的發(fā)展中，企業(yè)必須對(duì)硬件的更新投入資金和精力上的支持，實(shí)現(xiàn)硬件和存儲(chǔ)設(shè)備的匹配，再匹配相應(yīng)的軟件，使之具備實(shí)現(xiàn)智能管理檔案的前提條件。
第二，智能管理檔案的實(shí)現(xiàn)除了依托技術(shù)因素之外，還需要人為因素的支撐。因此，企業(yè)需要提升相關(guān)工作人員的知識(shí)和技術(shù)水平，引進(jìn)先進(jìn)的全面型人才，開發(fā)智能化電子商務(wù)檔案管理系統(tǒng)，讓員工能夠準(zhǔn)確地掌握管理檔案的職能和技術(shù)。另外，電子商務(wù)檔案管理系統(tǒng)需要保證信息的準(zhǔn)確性和安全性，對(duì)此，相應(yīng)的管理系統(tǒng)可以通過設(shè)置權(quán)限，不同職位員工的操作權(quán)限不盡相同，相互制約，為電子商務(wù)檔案的準(zhǔn)確性和安全性提供保障。
四、結(jié)語
網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來帶來了信息爆炸，電子商務(wù)的不斷發(fā)展必然會(huì)產(chǎn)生多樣且復(fù)雜的交易信息和商業(yè)信息，對(duì)于存儲(chǔ)信息的電子商務(wù)檔案的管理必須智能化，才能保證電子商務(wù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，才能為企業(yè)在開展電子商務(wù)活動(dòng)和交易時(shí)掌握準(zhǔn)確完整的信息來進(jìn)行商情預(yù)測(cè)、設(shè)計(jì)營銷方案和處理客戶關(guān)系，成為企業(yè)發(fā)展的有力支撐，為企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得優(yōu)勢(shì)地位做出貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
[1]張冬青.電子商務(wù)檔案管理的智能化趨勢(shì)[J].檔案學(xué)研究，2011（06）：70-73.
[2]孫萬彤.電子商務(wù)檔案的特點(diǎn)及智能化發(fā)展趨勢(shì)探討[J].黑龍江史志，2014（20）：102.
第2篇
關(guān)鍵詞：電子商務(wù)；檔案管理；特點(diǎn)；智能化；發(fā)展趨勢(shì)
1 電子商務(wù)檔案的特點(diǎn)
1.1 復(fù)雜性
電子商務(wù)檔案的相關(guān)信息是以數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)在存儲(chǔ)介質(zhì)上，其是通過數(shù)據(jù)編碼的形式而存在的，無法通過手工來操作，也無法直接用肉眼來識(shí)別，只有通過計(jì)算機(jī)操作才能夠?qū)⑵滢D(zhuǎn)換成可以為肉眼識(shí)別的信息記錄。在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，對(duì)于檔案信息的傳輸協(xié)議、連接方式以及存儲(chǔ)形式等不斷的變化，具有多樣性的特點(diǎn)，所以在客觀上導(dǎo)致了電子商務(wù)檔案信息具有復(fù)雜性的特點(diǎn)。
1.2 集成性
相對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，電子商務(wù)檔案在信息的集成性方面具有很大的優(yōu)勢(shì)。因?yàn)殡娮由虅?wù)檔案信息存儲(chǔ)的特點(diǎn)，使得同一份檔案信息中可以包含文字、數(shù)據(jù)、視頻、圖片等各種形式的內(nèi)容，對(duì)于電子商務(wù)交易的整個(gè)過程可以詳細(xì)的記錄下來，充分的體現(xiàn)出全面性、客觀性的特點(diǎn)，所以具有很高的集成性。
2 電子商務(wù)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)
2.1 信息存儲(chǔ)智能化
1.借助智能存儲(chǔ)設(shè)備
電子商務(wù)檔案在進(jìn)行信息保存的時(shí)候需要借助于電腦、服務(wù)器和相關(guān)的移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等，而在對(duì)電子檔案文件進(jìn)行訪問的時(shí)候也離不開這些設(shè)備的支持。電子商務(wù)其發(fā)展方向在于信息提取的及時(shí)性、便利性，以及不受到時(shí)間地點(diǎn)等的約束與限制，能夠達(dá)到隨時(shí)獲取檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于將來的智能化存儲(chǔ)設(shè)備來說，這是基本的要求，對(duì)電子檔案進(jìn)行智能化管理的一個(gè)特征也在于電子檔案存放之后的提取方式的轉(zhuǎn)變。當(dāng)智能化信息存儲(chǔ)在進(jìn)行輸出的時(shí)候，應(yīng)該是能夠?qū)Σ煌闹悄芑O(shè)備都支持的，而且對(duì)于擁有權(quán)限的智能化設(shè)備還應(yīng)該給與其關(guān)于電子檔案信息的編輯、備份、安全管理等特別操作的權(quán)利，這也是為了讓檔案信息可以得到更好的保護(hù)。
2.存儲(chǔ)設(shè)備智能化管理
未來信息儲(chǔ)存的發(fā)展方向就在于信息存儲(chǔ)智能化，這種電子檔案管理模式讓存儲(chǔ)和管理結(jié)合在了一起，也讓計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、工作模式以及連接方式都發(fā)生了很大的改變，也將一些不必要的行為省略了，還可以讓電子商務(wù)檔案信息其安全以及實(shí)時(shí)訪問得到保證。實(shí)際上，電子商務(wù)檔案存儲(chǔ)的智能化是由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中的軟件與硬件來進(jìn)行決定的，而所謂智能化存儲(chǔ)就需要讓計(jì)算機(jī)其部分的運(yùn)算以及控制功能可以下放到存儲(chǔ)設(shè)備當(dāng)中，讓存儲(chǔ)設(shè)備不只是能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，還可以擁有一定的運(yùn)算與控制的功能。借助于智能存儲(chǔ)技術(shù)，電子商務(wù)檔案管理可以獲得更多效益，不但可以讓人工操作得帶減少，也能夠讓過去對(duì)于檔案管理所需空間得到節(jié)約，更能夠縮短時(shí)間以及讓運(yùn)輸、倉儲(chǔ)相關(guān)費(fèi)用得到節(jié)約。智能化存儲(chǔ)管理技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)于存儲(chǔ)系統(tǒng)當(dāng)中存在的問題相關(guān)監(jiān)控與調(diào)整工作，從而第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)問題與潛在隱患，并且采取一定的措施進(jìn)行處理，讓數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全與持續(xù)得到保證，也讓電子商務(wù)檔案存儲(chǔ)智能化水平得到提升。
2.2 信息檢索智能化
1.智能檢索
對(duì)于諸多檔案信息而言，電子商務(wù)檔案信息只是其中之一，也是電子商務(wù)的興起才出現(xiàn)的。通常情況下，對(duì)于檔案信息的檢索主要發(fā)展在于自然檢索、手動(dòng)檢索、計(jì)算機(jī)輔助檢索以及計(jì)算機(jī)智能檢索，對(duì)于電子商務(wù)檔案信息其檢索來說，也是類似的。計(jì)算機(jī)的智能技術(shù)不斷帶動(dòng)著電子商務(wù)檔案學(xué)信息檢索的智能化，而面對(duì)擁有各式各樣信息存儲(chǔ)方式的電子商務(wù)檔案，因?yàn)槠湫畔?nèi)容可能包含文字、數(shù)字、圖片、圖像、聲音等，還可能有加密信息與不加密信息的區(qū)別以及本地存儲(chǔ)與其他存儲(chǔ)等情況，關(guān)于電子商務(wù)檔案信息有關(guān)的智能檢索就擁有了更為重大的意義。對(duì)于智能檢索而言，其基礎(chǔ)就在于文獻(xiàn)以及檢索詞的相關(guān)度，并且對(duì)文獻(xiàn)重要性進(jìn)行綜合考察作為指標(biāo)，再對(duì)檢索的結(jié)果進(jìn)行排序，從而讓檢索效率得到提升。
2.推理化分析
計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展讓電子商務(wù)檔案信息的智能檢索擁有技術(shù)支撐。計(jì)算機(jī)推理思想對(duì)于檔案管理其智能化的應(yīng)用，可以讓檔案管理其檢索系統(tǒng)做到對(duì)于基于模式識(shí)別以及物景分析的圖形圖像檢索系統(tǒng)，也更有利于檔案信息搜索工具借助于別的基礎(chǔ)理論實(shí)現(xiàn)更智能的模式開發(fā)。
2.3 檔案應(yīng)用智能化
1.客戶管理智能化管理
電子商務(wù)檔案其應(yīng)用智能化，首先在于客戶關(guān)系管理的智能化。對(duì)于電子商務(wù)檔案而言，客戶檔案是重要的組成部分，而電子商務(wù)檔案也相當(dāng)于是讓商家客戶之間有了新的交流方式，那么企業(yè)的管理者在對(duì)客戶關(guān)系進(jìn)行管理的時(shí)候也應(yīng)該變化思維方式。智能化的客戶關(guān)系管理可以讓企業(yè)對(duì)客戶的服務(wù)得到加強(qiáng)，也讓客戶的滿意度以及忠誠度得到提升，更能夠讓企業(yè)的效率與效益得到提升，這同樣需要加強(qiáng)關(guān)于客戶關(guān)系管理系統(tǒng)以及智能化的客戶數(shù)據(jù)庫開發(fā)以及應(yīng)用。
2.商情智能化預(yù)測(cè)
智能化的商情預(yù)測(cè)，是電子商務(wù)檔案應(yīng)用智能化的另一個(gè)重點(diǎn)。客戶數(shù)據(jù)龐大，而企業(yè)的營銷信息、銷售信息以及服務(wù)信息也非常多，只有高度商業(yè)智能的數(shù)據(jù)分析以及數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)才能夠很好的實(shí)現(xiàn)對(duì)于它們的分析與管理。智能化的商情預(yù)測(cè)系統(tǒng)，借助于數(shù)據(jù)挖掘思想以及數(shù)據(jù)倉庫的管理技巧，一對(duì)一的營銷策略、以及個(gè)性化的售后服務(wù)智能化的數(shù)據(jù)分析與處理，可以使得客戶的需求得到滿足，也能夠讓企業(yè)的盈利能力與盈利空間得到拓展與提升。
3.商業(yè)數(shù)據(jù)智能分析
商業(yè)價(jià)值的實(shí)踐以及商業(yè)需求的滿足，只是智能化數(shù)據(jù)分析以及數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的部分效用，關(guān)于對(duì)于市場(chǎng)以及客戶的不斷學(xué)習(xí)的過程，讓企業(yè)的商業(yè)流程重新進(jìn)行塑造，更是讓企業(yè)管理者擁有更加智能化決策分析工具的重要方式。智能化的營銷策劃，需要利用到智能化營銷策劃其管理系統(tǒng)，而企業(yè)借助于此可以對(duì)產(chǎn)品以及市場(chǎng)信息做到全面分析，對(duì)高效的營銷計(jì)劃進(jìn)行制定，而銷售與服務(wù)指標(biāo)應(yīng)該切實(shí)可行，從而讓企業(yè)管理得到優(yōu)化。
3 結(jié)語
電子商務(wù)的快速發(fā)展推動(dòng)了電子商務(wù)檔案的發(fā)展，而關(guān)于電子商務(wù)檔案管理其智能化趨勢(shì)也變得越來越明顯。相比于紙質(zhì)檔案管理，電子商務(wù)管理更加復(fù)雜，不但包含文字圖像信息還包括聲音視頻等數(shù)據(jù)資料。對(duì)于電子商務(wù)檔案的智能化管理，需要來自于企業(yè)的多方面配合，而這也是科技發(fā)展的必然趨勢(shì)。
參考文獻(xiàn)
[1]姚鳳臣.電子商務(wù)檔案管理的智能化趨勢(shì)探析[J].華章，2012（19）.
第3篇
隨著電子商務(wù)的不斷發(fā)展，以往電子商務(wù)檔案的管理模式滿足不了電子商務(wù)的需求。目前，電子商務(wù)檔案的內(nèi)容具有多樣化、復(fù)雜化的特點(diǎn)，具體表現(xiàn)形式有電子郵件、電子收支款項(xiàng)、電子賬單等。[1]為了將這些復(fù)雜、大量的電子商務(wù)檔案更加條理化、系統(tǒng)化，那么相應(yīng)的管理模式需要智能化。因此，客觀角度上，電子商務(wù)產(chǎn)業(yè)取得的重大成就推進(jìn)了電子商務(wù)檔案管理向智能化方向發(fā)展。
一、電子商務(wù)檔案的特點(diǎn)
第一，電子商務(wù)檔案具有虛擬性。因?yàn)殡娮由虅?wù)產(chǎn)業(yè)的進(jìn)行使處于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，它具有同網(wǎng)絡(luò)一樣的虛擬性質(zhì)。那么，電子商務(wù)檔案也同樣具備虛擬的特征。具體表現(xiàn)為，電子商務(wù)活動(dòng)和交易都是在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上完成的，這些活動(dòng)或交易所產(chǎn)生的一切信息都是虛擬的，包括交易的內(nèi)容、物質(zhì)信息，另外，交易時(shí)買賣雙方采用的支付手段是網(wǎng)上銀行或其他的金融服務(wù)，這些信息也同樣具備虛擬性的特征。
第二，電子商務(wù)檔案具有復(fù)雜性的特征。電子商務(wù)的一切活動(dòng)和行為的存儲(chǔ)方式都是通過數(shù)字技術(shù)來存儲(chǔ)，這些信息的獲取需要通過編碼解譯，并不能直觀獲取到這些信息，因此，電子商務(wù)檔案也愈加復(fù)雜化。
第三，電子商務(wù)檔案具有集成性。和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子商務(wù)檔案在信息存儲(chǔ)上具有集成性的特點(diǎn)。目前的電子商務(wù)檔案不僅存儲(chǔ)的有文字等單一性的信息，還包括一些圖像、視頻信息，電子商務(wù)檔案存儲(chǔ)的信息多元化，較紙質(zhì)檔案更為方便。
二、電子商務(wù)檔案智能化管理的發(fā)展趨勢(shì)
（一）電子商務(wù)檔案存儲(chǔ)的智能化發(fā)展
電子商務(wù)檔案的管理有三項(xiàng)具體內(nèi)容，分別是存儲(chǔ)、信息檢索和應(yīng)用。整個(gè)電子商務(wù)產(chǎn)業(yè)是在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上進(jìn)行的，而且檔案信息的存儲(chǔ)也同樣需要依靠計(jì)算機(jī)。因此，電子商務(wù)檔案存儲(chǔ)的智能化發(fā)展必須依靠計(jì)算機(jī)來完成。
電子商務(wù)檔案存儲(chǔ)的智能化，是指通過計(jì)算機(jī)的運(yùn)算和控制功能應(yīng)用到存儲(chǔ)設(shè)備上，也就是說讓存儲(chǔ)電子商務(wù)檔案的設(shè)備本身擁有等同于計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)系統(tǒng)的運(yùn)算控制功能，讓存儲(chǔ)設(shè)備智能化，讓存儲(chǔ)設(shè)備能夠自發(fā)存儲(chǔ)電子商務(wù)檔案。并且在此基礎(chǔ)上，對(duì)電子商務(wù)檔案進(jìn)行備份，保證電子商務(wù)檔案的安全性，對(duì)電子商務(wù)檔案進(jìn)行分級(jí)存儲(chǔ)。如果電子商務(wù)檔案采用智能存儲(chǔ)的方式，具有非常明顯的效果，對(duì)比原來的存儲(chǔ)方式，智能存儲(chǔ)在信息安全和保密兩方面上有著更大的優(yōu)勢(shì)。具體來說，智能存儲(chǔ)更加全面具體地監(jiān)控信息存儲(chǔ)設(shè)備的內(nèi)部情況，包括文件數(shù)據(jù)的讀取、寫入。此外，在發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)系統(tǒng)問題和故障上，智能存儲(chǔ)技術(shù)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并采取相應(yīng)的措施來解決問題，保證存儲(chǔ)信息的安全完整以及存儲(chǔ)設(shè)備的繼續(xù)使用。電子商務(wù)檔案智能存儲(chǔ)除了軟件上的智能化，也就是存儲(chǔ)管理管理的智能化之外，還需要硬件上的智能化。對(duì)于電子商務(wù)檔案的安全性來講，智能存儲(chǔ)可以保證檔案信息的完整性和安全性，另外，智能存儲(chǔ)中的信息備份管理可以避免信息丟失帶來的麻煩和困擾。而且，當(dāng)電子商務(wù)檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)出現(xiàn)問題時(shí)，可以進(jìn)行修復(fù)，給電子商務(wù)檔案的管理提供了有利條件。[2]
（二）電子商務(wù)檔案信息檢索的智能化發(fā)展
科技的發(fā)展給人類的生活和工作帶來了翻天覆地的發(fā)展，電子商務(wù)檔案信息檢索智能化應(yīng)運(yùn)而生，是不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢(shì)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)取得了很多的成就，其中在信息檢索方面，發(fā)明了圖文信息智能檢索，計(jì)算機(jī)信息檢索技術(shù)的發(fā)展為電子商務(wù)檔案信息檢索智能化提供了一定的幫助。
電子商務(wù)檔案存儲(chǔ)的信息具有復(fù)雜性和集成性：信息存儲(chǔ)形式和格式多樣化，信息的表現(xiàn)方式多樣化，信息的加密情況不一樣，包括存儲(chǔ)信息的設(shè)備不同，面對(duì)復(fù)雜的信息，對(duì)信息搜索也造成了很大的不便。因此，信息檢索智能化具有非常深遠(yuǎn)的影響力和意義。
將商業(yè)、客戶信息等內(nèi)容和搜索詞的關(guān)聯(lián)度作為基礎(chǔ)，以包含信息的重要性作為考察指標(biāo)，對(duì)這些包含的信息進(jìn)行排序，提高搜索的效率。而且，產(chǎn)業(yè)的進(jìn)步必然會(huì)帶來更多更復(fù)雜的交易信息和客戶信息，傳統(tǒng)的信息搜索方式只會(huì)加大用戶搜索的困難度和工作量，而為了方便用戶更加快速地搜索到自己想要查詢的商業(yè)信息等內(nèi)容，就必須智能搜索信息。
現(xiàn)階段的人工智能技術(shù)取得較大程度的進(jìn)步和發(fā)展，技術(shù)上的成熟為智能信息搜索提供了便利條件。[3]而且，依托快速發(fā)展的人工智能技術(shù)，智能化信息檢索越趨于高級(jí)階段發(fā)展。
（三）電子商務(wù)檔案應(yīng)用的智能化發(fā)展
企業(yè)需要將檔案所包含的信息作為依據(jù)預(yù)測(cè)商情、設(shè)計(jì)營銷方案、處理客戶關(guān)系。目前，對(duì)檔案信息的應(yīng)用已經(jīng)成為推動(dòng)電商產(chǎn)業(yè)進(jìn)步的一項(xiàng)重要途徑。為了實(shí)現(xiàn)最優(yōu)目標(biāo)，研究如何實(shí)現(xiàn)檔案應(yīng)用的智能化成為現(xiàn)階段電子商務(wù)研究的主要內(nèi)容。
企業(yè)對(duì)電子商務(wù)檔案的應(yīng)用主要在預(yù)測(cè)商情、設(shè)計(jì)營銷方案和處理客戶關(guān)系三個(gè)領(lǐng)域。檔案存儲(chǔ)的信息包含客戶檔案。在電子商務(wù)活動(dòng)開展過程中，企業(yè)和客戶之間的交流方式和以往的傳統(tǒng)交易模式有很大的區(qū)別，因此，客觀上要求企業(yè)經(jīng)營管理者必須正確處理新型的客戶關(guān)系。當(dāng)前階段將客戶作為中心、重視客戶的商業(yè)模式要求，必須管理新型客戶關(guān)系，而且管理新型客戶關(guān)系是企業(yè)樹立以客戶為中心理念的重要實(shí)踐。企業(yè)將客戶關(guān)系管理系統(tǒng)進(jìn)行智能化，形成新型的客戶關(guān)系管理系統(tǒng)，企業(yè)通過這種管理系統(tǒng)來加強(qiáng)和客戶之間的聯(lián)系，更好地服務(wù)客戶，增添客戶對(duì)企業(yè)工作的滿意度，達(dá)成企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和競(jìng)爭(zhēng)力提升的目的。此外，企業(yè)還可以通過管理系統(tǒng)深入了解客戶的需求，研究電商產(chǎn)品的市場(chǎng)需求以及完善度，發(fā)現(xiàn)并解決企業(yè)在管理上存在的問題，吸引更多優(yōu)質(zhì)的客戶，將利潤最大化，從而實(shí)現(xiàn)提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，優(yōu)化企業(yè)管理能力的目的。
針對(duì)企業(yè)的商情預(yù)測(cè)需要智能化發(fā)展。隨著電子商務(wù)的發(fā)展，電子商務(wù)檔案存儲(chǔ)的客戶信息、商業(yè)信息是非常復(fù)雜且多樣，面對(duì)如此復(fù)雜和多樣的電子商務(wù)檔案信息系統(tǒng)，是需要一個(gè)智能化的數(shù)據(jù)分析處理系統(tǒng)來進(jìn)行高度的分析和處理。[4]而智能化的商情預(yù)測(cè)系統(tǒng)，它所依據(jù)的思想和技巧分別是數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)倉庫管理，采用的營銷策略是一對(duì)一的方式，并且采用個(gè)性化的售后服務(wù)，在此基礎(chǔ)上滿足客戶的需求。以此實(shí)現(xiàn)企業(yè)的盈利。另外，智能化的商情預(yù)測(cè)系統(tǒng)除了滿足現(xiàn)有的市場(chǎng)需求之外，還需要不斷的發(fā)展和更新，以適應(yīng)不斷發(fā)展的市場(chǎng)，滿足不斷變化的客戶需求。
三、電子商務(wù)檔案管理智能化發(fā)展方式
電子商務(wù)檔案管理實(shí)現(xiàn)智能化需要通過兩個(gè)方面來完成。第一，硬件上，管理檔案必須依靠先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，這是電子商務(wù)檔案管理實(shí)現(xiàn)智能化的基礎(chǔ)和客觀要求。現(xiàn)階段，很多企業(yè)在硬件上的落后嚴(yán)重阻礙了智能化管理的前進(jìn)路程，因此，在未來的發(fā)展中，企業(yè)必須對(duì)硬件的更新投入資金和精力上的支持，實(shí)現(xiàn)硬件和存儲(chǔ)設(shè)備的匹配，再匹配相應(yīng)的軟件，使之具備實(shí)現(xiàn)智能管理檔案的前提條件。
第二，智能管理檔案的實(shí)現(xiàn)除了依托技術(shù)因素之外，還需要人為因素的支撐。因此，企業(yè)需要提升相關(guān)工作人員的知識(shí)和技術(shù)水平，引進(jìn)先進(jìn)的全面型人才，開發(fā)智能化電子商務(wù)檔案管理系統(tǒng)，讓員工能夠準(zhǔn)確地掌握管理檔案的職能和技術(shù)。另外，電子商務(wù)檔案管理系統(tǒng)需要保證信息的準(zhǔn)確性和安全性，對(duì)此，相應(yīng)的管理系統(tǒng)可以通過設(shè)置權(quán)限，不同職位員工的操作權(quán)限不盡相同，相互制約，為電子商務(wù)檔案的準(zhǔn)確性和安全性提供保障。
