律師檔案管理范文
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第1篇
【關鍵詞】檔案；電子化管理；利用；學校
檔案的保管和利用是檔案的兩大基本職能。隨著以計算機技術為代表的現代科技技術的普及與發展，學校利用計算機技術輔助管理各類信息資料成為必然。因此，檔案管理也被納入到學校電子網絡管理系統。電子網絡管理產生了各式各樣的電子文件，面對繁多的電子文件，如何更好地進行整理、歸檔、保護并加以利用，是眾多檔案管理工作者面臨的新課題。
一、正視困難，客觀分析學校檔案管理的現狀
當前學校檔案管理領域，信息技術僅僅應用在收集和整理等淺層次的方面，不利于信息的及時共享，制約了檔案資料進一步拓展、應用空間和深度，有效利用率不高。
1.學校檔案電子化管理存在的問題
（1）檔案電子化管理適用范圍較淺。按照檔案管理要求，我們把學校教育教學所涉及的資料歸集存檔，一般以年度為時間單位，按保存期限的長短分長期檔案、短期檔案、臨時檔案進行分類保存。計算機主要被用來將檔案資料的電子版歸類放入相應的文件夾，以及編制目錄、打印卷脊等，也就是說主要應用于收集整理，并不能在檔案的共享、利用上發揮作用。
（2）檔案電子化管理收集歸檔繁瑣雜亂。學校的教育教學資料繁多，而且不同工作歸屬不同部門分管，相關資料由所屬部門分類保存。
（3）檔案電子化管理查找不方便，利用率低。在實際工作中，文書檔案不對外，進館查閱的人很有限。除了少數教師在晉職、評優時用到，學校檔案的主要用途就是應對上級檢查、考核。真正使用時，由于檔案歸類不是按照事務而是按時間和時限，所以檢索和查找并不方便，更不方便利用。
2.學校檔案電子化管理存在問題的原因
（1）思想認識沒有達到應有的高度。一直以來，檔案管理者沒有認識到檔案的價值所在，將自己的工作定位于整理和保管檔案上。雖然在從紙質檔案到電子檔案改進的過程中轉變了一些觀念，但也是認為只要把檔案收集整理好，用時能拿出來，檢查時能通過，就是做好了檔案管理工作。
（2）電子化管理沒有達到應有的深度。一是學校硬件和軟件支持不到位，電子設備落后。二是檔案管理者還是沿用以前的工作習慣，實行管理人員建檔，電子保存保管，紙質信息流轉。三是對檔案管理沒有進行完整的探索研究，導致信息化在檔案管理上應用不廣不深。
二、科學創新，積極探索學校檔案電子化管理的新方法
學校教育教學方式的變革，也影響到學校檔案管理的變革。學校改革和發展留下了大量的圖片、視頻等資料，僅憑紙張和磁盤不足以保存，所以檔案管理電子化勢在必行。而且，只有在管理創新上下功夫，才能在發展中求得生機與活力，建立一種全新的檔案電子化管理模式。
1.科學思考，探索學校檔案電子化管理的思路
（1）加強對檔案電子化管理的研究。檔案管理者要將檔案電子化管理當成工作中的一個重要課題來研究，要深入學習關于檔案管理的專業知識，全面認識檔案管理的范圍、幅度、深度和信息的傳遞方式、安全性，區分信息的有效性。對檔案的管理不能僅停留在一個收集、整理的階段，而要通過研究思考，對工作進行梳理細化，總結出對學校真正有用的檔案類別，拓展檔案的應用深度。
（2）加強檔案電子化管理的規范建設。做好學校檔案電子化管理，首先應該確立一個標準，厘清分類方法，明確各部門責任，統一檔案工作各個環節的管理和技術操作，簡化檔案工作步驟。檔案管理工作與日常工作結合起來，無論是圖片還是文字材料，都可以以電子文檔的形式整理歸類后通過內部網絡移交學校檔案室，縮短交接時間，簡化交接方式，提高工作效率。
2.勇于實踐，創新學校檔案電子化管理方法
遵循“強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用”的檔案工作原則，建立起符合學校特點的電子檔案管理運作機制，實現學校檔案的電子化管理。
（1）確立歸檔標準。大的方面沿用長期以來的學校檔案管理中約定俗成的時間期限要求，以時間為單位分類；每年度的長期、短期和臨時檔案中，再按部門分類，分成文書、財務、德育、教學等類別；在每個小類別下，再按事件進行分類，將學校內的各類教育教學事件條理清晰地歸類存檔。
（2）設定范圍密級。 檔案的收集范圍是按上級統一規定進行的，一般包括反映學校各項工作的文件通知、計劃方案、過程記錄、成果展示等；表現形式為文字、聲像、圖片、合同文件、行政收發文等。檔案密級的確定由學校領導負責，確定后通知檔案管理人員照章管理。的檔案在局域網上不能查閱，除密級檔案外，其它檔案對學校內教職員工開放。
（3）確定歸檔方式。以各部門為單位，在規定的時間內，按照規范檔案管理標準，將學校相關的檔案材料歸檔上交至學校檔案室。因為檔案管理人員不可能完全了解各部門的工作具體包含哪些內容，只有部門具體負責人才有可能做的更完善。
（4）拓展收集方法。通過采用數據遷移技術，實現了檔案管理系統與學校網絡平臺的鏈接，檔案管理員可以直接從校園網、校園FTP等平臺中調取資料并形成電子檔案。對沒有電子文件的重要的紙質檔案，則掃描成圖片形式存檔。
（5）深層次利用檔案。各部門負責人和工作人員按不同權限，可在網絡上直接查閱檔案，實現了各部門信息共享，滿足了不同層次領導和教師的需求。
三、有效利用，努力提升學校檔案的利用率
學校檔案電子化管理，不但提高了工作效率，克服了原有檔案管理完全依靠手工管理、檢索定位困難、收集歸檔繁瑣、利用不高的弊端，為實現信息增值利用提供了便利。而要提高學校檔案的利用，還需要檔案工作者做好以下幾個方面。
1.強化服務意識
檔案管理員要提高思想認識，熟記檔案管理的規范制度，熟知檔案的歸檔時間和類別，熟悉電子檔案的操作流程，為檔案利用者提供熱情、周到的星級服務，千方百計地滿足利用者的需求，為其找到理想、滿意的檔案。
2.加強宣傳力度
檔案管理員要通過自身的努力，提高人們的檔案意識，引導人們利用檔案，擴大檔案信息的利用范圍。
3.提升自身素質
加強政治學習與理念學習，掌握相關檔案管理知識，充分認識到檔案管理工作的必要性與重要性，樹立正確的事業觀，做到思想到位、職責到位、措施到位。在工作中磨練技藝，提高收集、整理、歸類、檢索檔案的能力，堅持原則，愛崗敬業，認真履行崗位職責。針對工作中出現的新問題，結合工作實際，積極探索，主動思考，盡職盡責做好工作。
隨著電子網絡技術的不斷發展，學校檔案電子化管理必將產生新的問題，尋求新的思路。因此，作為檔案管理者，要不斷加強自身業務學習，與時俱進，在應用中發現問題，在思考中解決問題，將學校檔案電子化管理推向新的高度。
參考文獻：
[1]以創新推進檔案管理電子化[J]，殷華麗，中國船檢，2009年07期，100-102
[2]以創新推進高校教學檔案的電子化管理[J]，王學梅，淮海工學院學報，2010年第8卷第8期，130-131
第2篇
一、知識產權的產權特征
知識產權是一種財產權，一種特殊的、受到專門法律保護的無形的智力成果權。按照我國現行《民法通則》規定，我國境內的自然人、法人及社會單位依法享有包括動產、不動產及智力成果的所有權。這些智力成果權包括人們常說的專利權、商標權、著作權及鄰接權、其他智力成果權如集成電路設計、計算機軟件等等，還包括自然人、法人及其他社會單位所擁有的商業秘密等。
正因為知識產權屬于財產權，所以知識產權的產權特征明顯體現出與所有權同樣的“對世權”特征，也就是說，知識產權的主體即知識產權所有權人依法所擁有的知識產權，并非對特定人而是對除知識產權所有權人以外的所有人具有效力，換句話說，就是知識產權權利人依法擁有知識產權的專有權。
注意到知識產權的這個“對世權”特征，對于開展知識產權檔案管理具有直接與重大意義。因為通常而言，我們所熟悉的“現行檔案”（姑且這樣說，以便于與歷史檔案館中的“歷史檔案”相對應）在相當大的程度上是以社會組織（企業、事業單位、社會團體、社會經濟組織等）內部形成的文件為主，其服務對象基本上是“內部人”而非“外部人”為主的。但是知識產權可以說是從其形成開始，就是針對知識產權權利人之外的其他人的，是以限制“外部人”為對象的。這或者是知識產權檔案與我們傳統意義上的“企業檔案”等檔案管理相比最突出的特征之一。
二、知識產權的依法取得與保護特征
按照《民法通則》規定，人們對財產權的取得方式包括原始取得、傳來取得兩種方式，而知識產權作為一種民事權利，既可以通過“生產”的原始方式如申請專利、商標注冊、發表著作等方式取得，也可以通過對專利權轉讓、注冊商標轉讓等傳來取得方式依法取得。這是一個知識產權的明顯特征，而知識產權檔案最大的作用正在于保存知識產權取得的過程及其相應的結果――也就是各種類型的知識產權文件。
以專利權的取得為例。按照我國《專利法》與《專利法實施細則》的規定，申請人應當按照法律規定向我國專利管理機關――國家知識產權局專利局提出專利申請，專利局在接收到專利申請文件后即按照相應的程序對專利申請進行審查（對于發明專利這個審查過程包括形式審查和實質審查；對于實用新型專利和外觀設計專利則只進行形式審查）以后，根據《專利法實施細則》規定的具體內容對其申請分別做出駁回、補正、公開或授權決定。如果專利申請人不服專利局做出的審查決定，還可以依法提出專利復審、專利無效的行政復議，或者在中級人民法院提訟。由此可見，專利權的取得是按照我國相關法律進行的。附帶說一句，由于我國近年來專利申請的數量激增，所以雖然專利局在不斷擴大審查員數量，也仍然不能滿足需要，專利申請的審查時間往往比較長，少則一兩年，多則數年，在知識產權檔案管理中不考慮這個現實是不可能的。
商標權的取得與專利權有許多類似的方面，就不再多說。
著作權的取得，有一些與專利權、商標權的不同方面。各種著作權如文字、圖像、圖形（包括符合著作權規定的產品設計圖、建設物設計圖）、實物模型、計算機軟件等等，是在作品發表之后就隨之取得的。為了更有效保護作品，可以采取進行版權登記的方式進行更加有效的保護。在知識產權保護中，需要更加注意商業秘密的保護，由于商業秘密具有只有少數人知曉的特點，就更加需要及時歸檔，以保全證據。
在依法取得（包括各種取得方式所取得的知識產權權利）知識產權之后，知識產權權利人（專利權人、商標權人、著作權人等等）就可以依法對侵犯自己知識產權權利的人予以追究，在這種情況下，對具有法律追溯規定的方面更加需要保持檔案證據。
三、知識產權的程序性特征
簡而言之，知識產權法律體系中的各個單行法（專利、商標、著作權、計算機軟件登記等）都屬于“程序法”，即規定知識產權各項權利的取得、使用、終止等一切活動，都必須依照規定的法律程序進行。對于從事檔案管理的人員而言，意味著在收集、整理、管理知識產權檔案時，必須時刻關注知識產權的這種程序性特點。檔案管理人員所耳熟能詳的在收集整理歸檔文件的過程中，應當“尊重文件的形成規律，保持文件形成特點，體現文件形成過程及結果”就具體表現在整個知識產權檔案管理過程中需要按照這種程序性特征來組織案卷和進行館藏管理。
例如，在專利的申請過程中，按照專利法的相關程序，可以把整個專利申請審查過程劃分為申請階段、審查階段、授權階段這樣三個階段。那么，在收集整理專利檔案時，就可以按照專利申請審查階段組織案卷、排列卷內文件，不能按照文書檔案中常用的按照文件形成的時間特征進行整理，這就可以保持整個專利審查程序中形成的文件完整無缺。所以，管理好知識產權檔案，就必須對知識產權法律程序特征有一個全面、完整、清晰的了解，否則的話，會給知識產權檔案的提供利用帶來不必要的混亂與麻煩。
四、知識產權依法取得經濟效益特征
我們知道，財產權都可以產生一定的經濟效益，知識產權同樣可以產生相應的經濟效益。例如，按照我國1998年頒布的《公司法》中的相關規定，股東可以以貨幣、實物、工業產權（自己所擁有的專利、注冊商標）、非專利技術（技術訣竅）、土地使用權等作價出資；同時規定，股東在以實物、工業產權、非專利技術或者土地使用權出資的，應當依法辦理其財產權的轉移手續。
除此以外，作為一種財產權，知識產權權利人還可以通過“知識產權貿易”的形式、以專利或者商標權許可、轉讓等方式取得相應的經濟效益。
現代市場經濟可以說是一個建立在自由貿易基礎上的經濟運行體制，在推崇自由貿易主義的市場經濟競爭中，法律所許可的給予知識產權權利人的一定程度及范圍上的技術壟斷與市場壟斷行為，對于強化企業乃至一個國家或者地區的整體競爭力具有舉足輕重的作用，如果擁有強大的知識產權壟斷為后盾，一方面可以充分利用其知識產權獲取直接經濟利益，例如我們所熟知的我國作為DVD生產大國，每年要向歐、美、日等DVD專利擁有者交納十幾、幾十美元的高額專利使用費，而我國企業則在除去必要的成本后，，只能獲得區區1美元的“利潤”；另一方面，企業甚至可以把自己擁有的專利技術等知識產權設法變成國際標準，從而全面引導、控制市場走向。
在我國相當多的企業中，滿足于OEM生產、重視資金積累、著眼于眼前利益的企業比比皆是，而關注自主技術創新、重視技術積累、著眼于未來市場的企業卻比較稀少，通過技術貿易獲取高額回報則更為罕見。在各種類型的技術貿易中，都需要以有效、準確、全面系統的檔案為依據，才能夠取得的。在我國引進技術的過程中，已經不止一次地發生過我國企業由于不重視或者不了解知識產權特征，而遭受嚴重損失的案例，應當引起我們的高度重視。
五、知識產權的法律性憑證特征
檔案本質特點之一就是原始憑證性或者原始證據性，而在知識產權中，對檔案所具備的這種法律特征簡直可以說是不謀而合。
知識產權權利的最大特點之一在于其法律許可性，但是這種法律許可性需要一系列的知識產權法律性文件來支持，一個覆蓋了知識產權活動全過程的、對全部有效知識產權過程形成文件予以歸檔保存的知識產權檔案，才能在知識產權權利人依法使用及依法進行維權時取得積極主動地位。
因此，在知識產權檔案管理過程中，堅持做到保持知識產權法律文件的完整、系統、有效，保持知識產權文件的直接證據特征與證據鏈特征，就成為保持知識產權權利有效的基本要求，這樣，知識產權人在依法主張自己的權利、合法使用自己的權利過程中，就處于十分有利的地位；反之，如果不能充分保持知識產權檔案的這種法律憑證特征，而是按照通常的檔案管理方式進行管理，必然達不到知識產權活動中的要求。
如在整理專利申請文件過程中，就需要把所有具有原始憑證作用的文件都收集完整，一些看起來沒有什么意義的文件、如寄發專利申請時的掛號信收據、專利審查機構向企業寄發專利文件時的信封、寄發各種費用（如申請費、專利申請維持費、注冊費、年費等等）時的費用憑證和專利審查機構出具的費用收據等等，實際上都應當作為專利檔案的收集內容。因為這些看起來好像沒有什么作用、但是實際上可以證明專利申請過程完整性的文件，在必要時就是具有法律效力的有力證據。而那些侵權人所形成的文件是不可能具備這種完整的證據鏈特征的。
第3篇
1 立足“四抓”，切實強化檔案管理工作
一是立足制度抓落實。根據檔案裝訂、登記、查詢、保管、保密、移交等環節，制定符合上級主管部門工作實際的檔案管理制度，強化檔案服務登記記錄，并依照臺賬資料比對考核細則，加強對檔案管理人員的日常考評。
二是立足業務抓管理。將檔案管理充分運用到用地、地籍、、執法及日常公文運轉等實際工作中，全面提升檔案為業務工作服務的綜合水平。
三是立足平時抓質量。對日常工作形成的具有查考利用價值的文件、圖紙、圖表、測算、聲像等文件資料及時整理歸檔，切實把好歸檔資料質量關，階段性工作形成的資料及時裝訂成冊，全年性的工作平時重在整理，年終或次年初裝訂成冊。
四是立足服務抓創新。立足我中心服務宗旨、提高服務管理創新機制與新辦法，再檔案的實際管理和使用過程中充分發揮檔案電子化管理優勢，為了提高檔案調閱、借用查詢工作效率，開發了網絡版的檔案查詢管理系統。我服務中心在標準化檔案室的建設中，打破了以往分類存儲檔案浪費空間的老做法，采用科學化、集約化的管理模式，將所有檔案編號入盒，按順序入柜，極大的節省了檔案柜空間，實現了科學化、精細化的管理要求。同時，為了提高檔案入柜、調閱、借用查詢的效率，自行開發了檔案查詢管理系統，該系統采用B/S模式，使檔案室的管理不受空間限制。系統設置了檔案資料類型、入檔時間、檔案資料所屬時間、檔案盒號、檔案柜號等項目的精確、模糊和區間查詢方式，可以輕松準確的查詢到檔案所在位置。該系統也具有很好的統計功能，同時系統還具有檔案入柜登記和借用登記功能。現代科學技術的廣泛應用不斷提高檔案利用價值，提高工作效率。
2 推進檔案管理規范化、制度化、科學化
我中心結合工作實際，積極采取有效措施，推進檔案管理規范化、制度化、科學化，不斷深化檔案工作在服務中心工作的具體運用和服務作用，全面提升案管中心的服務品質，取得了良好的效果。
一是全面謀劃部署。中心領導高度重視，組織成立了專門的領導小組，將檔案工作與其他工作整體推進，把檔案考評納入年底服務中心的考評范圍內。同時，結合獎懲制度，充分調動本中心人員的主動性與積極性，形成了人人參與檔案規范化建設的良好氛圍。
二是加強學習培訓。在抓好專職檔案工作人員培訓的同時，我中心及時將最新的有關檔案工作的管理規范、要求、歸檔方式對各部門進行專門培訓，使全體工作人員充分認識檔案工作的重要性，對檔案工作熟知熟會，按時、保質、保量交接檔案，做到無縫對接。
三是更新硬軟件設備。按照上級檔案管理工作要求，我中心專門為檔案室購置了電腦、打印機、復印機、傳真機、碎紙機、除濕器等硬件設備，做到文件電子、紙質雙層管理，實現卷卷有登記，使檔案管理軟、硬件水平得到大幅提升。
四是深化管理應用。我中心規范服務檔案借閱制度，做到借時有登記，還時有簽收，防止檔案遺失、錯亂。同時充分發揮檔案的信息資源功效，加強服務檔案為中心業務服務的作用，確保檔案利用率不斷增加，利用內容不斷豐富，有力地推動了服務中心工作的全面發展。
3 進一步完善服務中心檔案管理條件
為進一步完善檔案管理條件，我中心還購置了高規格的防磁柜、除濕機等設施，并為檔案室配備了設備器材和辦公用具、檔案裝具等，從物力和財力上給予了有力的支持和保障。針對原有的文書、會計、專業檔案裝具不夠規范，實物、照片整理不夠全面等問題，中心檔案人員加班加點將2002年以來室藏全部六大類上幾百卷檔案全部重新進行了規范化整理，專設了目錄柜，整齊規范，排列有序，形成了紙質、電子兩套檢索工具，查閱十分方便。
我中心依托上級綜合檔案管理系統，對2002～2013年永久和長期檔案全部進行了數字化錄入存儲，完成了室藏文書（永久和長期）及會計、實物、聲像、基建等所有門類檔案的數字化管理工作，共完成近千件紙質文書檔案的數字化處理，紙質文書檔案數字化上萬頁；還建立了案卷級數據庫條目、文件級及全文數據庫條目，形成了圖像文件和文本文件兩套數據，為用足用活檔案資料提供了快捷通道，實現了室藏文書檔案的電腦檢索查閱，使檔案利用方式從根本上發生了轉變。
4 嚴把“三關”，不斷提升檔案工作質量和服務水平
堅持在健全完善制度上求“全”。在日常工作中收集有關制度及文件并裝訂成冊，使檔案管理工作有章可循，不斷完善、修訂、健全中心干部人事檔案材料的檔案查借閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉遞制度、檢查核對制度和送交檔案材料歸檔工作制度等，做到制度上墻、賬簿成冊，為規范干部檔案的管理提供政策依據。建立完善《干部檔案查借閱登記簿》、《接收干部檔案登記簿》、《移交干部檔案材料登記簿》等各種登記簿冊，為干部人事檔案工作更加制度化和規范化奠定堅實基礎。
