合同管理內(nèi)部控制范文

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第1篇

關鍵詞：內(nèi)部控制；高校；合同管理

一、引言

隨著財政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》的實施，高校內(nèi)部控制建設得到重視，合同管理是其中一項重要內(nèi)容。經(jīng)濟合同內(nèi)部控制管理體系以防范經(jīng)濟損失、法律糾紛、名譽受損為目的，根據(jù)合同類型分類確定歸口管理部門和合同執(zhí)行部門；明確簽訂合同的業(yè)務和事項范圍以及合同授權(quán)簽署權(quán)限；明確合同擬定、審批、執(zhí)行、登記保管等環(huán)節(jié)的程序和要求；定期檢查和評價合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應控制措施，促進合同有效履行；加強合同信息安全保密工作，切實維護學校的合法權(quán)益。隨著相關主管部門對教育經(jīng)費使用的規(guī)范化程度和使用績效的重視，經(jīng)濟合同管理日趨重要。

二、合同管理內(nèi)部控制的目標

1.合同內(nèi)部管理制度體系完整。合同實行歸口管理、分級負責，合同授權(quán)審批和簽署權(quán)限明確。合同業(yè)務所涉及的崗位設置合理，符合不相容崗位相分離原則，各崗位職責分工明確。合同歸口管理部門、財會部門與職能部門之間有暢通高效的溝通協(xié)作機制。2.合同調(diào)查充分。詳細調(diào)查合同相對方的主體資格，對其資信、信譽、經(jīng)營狀況及履約能力有明確的掌握。合同談判準備充分，合同內(nèi)容與條款按照自愿、公平原則經(jīng)過充分磋商，雙方權(quán)利義務和違約責任明確，確保實現(xiàn)業(yè)務目標，學校權(quán)益得到可靠保障。3.合同文本準確表達簽訂雙方的真實意思。合同文本有嚴格的審核程序，法律關系復雜或后果影響大的合同文本適用會審制度。合同審批簽署權(quán)限合理，有規(guī)范的授權(quán)制度，合同簽署在簽署人的權(quán)限范圍內(nèi)。合同用印程序規(guī)范合理。4.合同履行全程跟蹤監(jiān)督管理，確保得到全面有效履行。合同價款支付嚴格按照合同約定執(zhí)行。合同糾紛在合規(guī)合法的前提下及時得以解決，維護學校利益。合同執(zhí)行過程中，履約條件發(fā)生變化能夠及時根據(jù)需要得以調(diào)整。合同補充與變更的授權(quán)審批權(quán)限明確，報告及時。5.合同簽訂、履行、變更等情況登記完整、準確。合同簽訂、履行、變更等情況登記完整、準確，合同和相關資料被及時統(tǒng)計、分類、歸檔和妥善保管，合同信息安全保密工作到位，合同管理檢查評估機制健全，合同實現(xiàn)全過程封閉管理。

三、合同管理控制風險點

（1）合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，導致合同存在風險隱患。（2）對須報經(jīng)國家有關主管部門審查或備案的文本合同，未履行相應程序。（3）合同的授權(quán)審批權(quán)限不明確，出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)或越權(quán)審批，可能造成學校經(jīng)濟損失和法律訴訟的風險。（4）合同文本擬人員和合同審核人員責任劃分不清晰，缺乏有效溝通和協(xié)調(diào)，導致合同審核人員發(fā)現(xiàn)的合同不當內(nèi)容和條款未能被糾正。（5）合同審核審批滯后，可能導致合同存在的問題不能被及時發(fā)現(xiàn)，造成學校經(jīng)濟損失和法律訴訟的風險。（6）合同的簽署權(quán)限不明確，出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)或越權(quán)簽署合同，可能造成學校經(jīng)濟損失和法律訴訟的風險。（7）合同簽訂授權(quán)書缺少授權(quán)范圍、授權(quán)時間、授權(quán)人簽字蓋章及被授權(quán)人個人信息，可能導致被授權(quán)人濫用授權(quán)，造成學校經(jīng)濟損失或引起外部法律糾紛。（8）未按規(guī)定程序加蓋學校合同專用章，或未經(jīng)授權(quán)在合同上加蓋學校各二級單位的公章、合同專用章，可能造成學校經(jīng)濟損失或引起外部法律糾紛。（9）合同條款中存在未明確約定的事項或約定不當事項，沒有及時補充、變更協(xié)議，導致合同無法正常履行。（10）對合同履行缺乏有效的監(jiān)督，未能及時發(fā)現(xiàn)已經(jīng)或可能導致單位經(jīng)濟利益受到損失的情況；或未能采取有效措施彌補損失，致使單位遭受損失；或由于疏于管理，未能及時催收到期的合同款項等。（11）未能詳細登記合同的訂立、履行和變更情況。（12）未對合同履行情況進行有效監(jiān)督并跟蹤記錄，可能導致合同糾紛處理時無依據(jù)可追溯。（13）合同變更未按規(guī)定嚴格審核審批或者審核審批流于形式，可能導致合同無法正常履行，造成學校面臨經(jīng)濟損失和法律訴訟風險。（14）合同糾紛處理意見未經(jīng)審核，可能導致糾紛無法處理或處理不當，造成學校在訴訟或仲裁中處于不利地位。（15）合同及相關資料的登記制度不健全，可能導致合同登記混亂，合同序號不順，或未詳細登記合同的訂立、履行和變更情況，影響合同的正常履行和糾紛處理工作。（16）合同及相關資料歸檔不規(guī)范，可能導致合同資料丟失，影響合同的正常履行和糾紛處理的舉證工作。（17）因保管不當導致合同泄密，導致單位或國家利益遭受損失。

四、高校合同管理現(xiàn)狀

高校內(nèi)部控制體系建設開展時間短，無論是在理論還是在經(jīng)驗、意識方面都存在欠缺之處。1.在管理機制方面。大部分高校負責合同監(jiān)督管理的歸口管理部門、歸口管理職能不明確，缺少合同履行監(jiān)督機制，未對合同履行過程進行監(jiān)管。學校未建立適用于全校范圍內(nèi)的合同糾紛處理機制，無法對合同經(jīng)辦部門的合同糾紛處理提供指導，合同經(jīng)辦部門遇到合同糾紛自行處理而無需經(jīng)學校審核，可能因處置不當給學校帶來聲譽、法律、經(jīng)濟等損失。2.在合同訂立環(huán)節(jié)。同類型經(jīng)常性業(yè)務沒有制定統(tǒng)一文本的格式合同，不能有效規(guī)避合同文本擬定過程中的風險；對合同當事人資信狀況和履約能力調(diào)查不夠充分，容易造成履約困難的風險；在合同簽署環(huán)節(jié)無權(quán)越權(quán)簽訂合同，可能會造成合同失效、業(yè)務不能正常開展。3.在合同履行環(huán)節(jié)。各業(yè)務部門、職能部門各行其是，合同簽訂、審查、監(jiān)督、法務等工作分散進行，缺少統(tǒng)一管理，松散的管理方式極易導致合同履行方面的風險發(fā)生。比如合同違約條款未能按實際違約情況履行，分步實施的合同未能按既定時間節(jié)點履行到位，收入合同因不涉及預算支出考核而無人追討款項等情況。4.在合同管理內(nèi)部控制方面。由于對內(nèi)部控制的理論方法掌握不透徹，認為控制效果與控制流程的環(huán)節(jié)多少成正比，參與流程控制的部門環(huán)節(jié)越多，控制效果就越好。基于這種認識基礎之上的合同管理內(nèi)部控制，往往導致程序煩瑣、影響工作效率。同時參與控制流程的各部門相互依賴，反而影響內(nèi)部控制質(zhì)量。5.專于合同管理的人力資源匱乏。合同管理工作、內(nèi)部控制流程的實施，都要依靠具有相應專業(yè)能力的人力資源。高校經(jīng)濟業(yè)務、合同管理的參與者大多為教師兼任，除了部分專業(yè)技術(shù)崗位外，都較缺乏會計、審計、基建、法律等方面的專業(yè)知識，即使有足夠數(shù)量的業(yè)務培訓也難以達到較高的專業(yè)水準，往往導致內(nèi)控管理流于形式，控制質(zhì)量因為人力資源的匱乏而受到相當制約。6.合同管理內(nèi)部控制信息化建設滯后。沒有建立完善的內(nèi)部控制信息化平臺系統(tǒng)，將合同管理的相關業(yè)務流程和關鍵風險點控制嵌入到信息系統(tǒng)加以固化。即使使用了信息化的合同管理系統(tǒng)，也存在信息孤島的現(xiàn)象，單一地進行合同業(yè)務管理，沒有做到與其他信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，因此無法有效解決業(yè)務管理與內(nèi)部控制兩張皮現(xiàn)象。7.缺少對合同執(zhí)行過程的跟蹤管理。合同管理具有持續(xù)性、動態(tài)性的特征，尤其對履約階段多、時間跨度大的合同。目前的合同管理內(nèi)部控制，對合同磋商、簽訂及保管等方面關注較多，對履約過程關注不多，履約過程中主要依靠項目實施部門自我監(jiān)督，既是裁判員又是運動員，控制薄弱。

五、加強高校合同管理的對策與建議

（1）強化制度建設，明確合同歸口管理部門，組織對合同業(yè)務的統(tǒng)一管理，使得松散的合同管理工作形成有機的整體；由其負責擬定合同管理相關制度并監(jiān)督參與合同管理的各業(yè)務單位、職能部門嚴格執(zhí)行以確保合同管理水平；建立合同歸口管理部門主持、相關職能部門參與的合同履行過程監(jiān)督機制，對合同履行情況跟蹤管理；對于學校日常發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務，牽頭相關業(yè)務部門制定學校統(tǒng)一條款、經(jīng)過相關職能部門尤其是法務部門審定的格式合同，規(guī)范合同簽訂。（2）加強對內(nèi)部控制理論的學習理解，全面把握合同管理過程中的關鍵風險點，區(qū)分不相容崗位，在此基礎上合理設計合同管理內(nèi)部控制流程，既要避免煩瑣的程序影響工作效率，也要確保流程的控制效果達到要求。同時，只有對內(nèi)部控制理論理解透徹，才能實現(xiàn)對內(nèi)控流程有目的、有方向的動態(tài)調(diào)整，推動內(nèi)部控制程序不斷優(yōu)化發(fā)展。（3）重視加強合同管理流程參與部門、人員的內(nèi)控意識、內(nèi)控能力培訓。任何系統(tǒng)、流程的運轉(zhuǎn)都離不開人的因素。人力資源在合同管理流程中既是實施控制管理的主體，又是被控制管理的客體。因此合同管理控制對參與其中的人員提出了更高的要求，不僅要求業(yè)務水平高的復合型人才，更要對內(nèi)部控制相關理論理解透徹，同時也要具備良好的內(nèi)部控制職業(yè)道德。（4）通過計算機系統(tǒng)的應用，將合同管理流程加以固化，既涵蓋了合同管理的整個生命周期，極大提高了合同管理業(yè)務的處理速度，也減少了差錯和舞弊的發(fā)生，從而更加規(guī)范、更加高效。同時通過信息化管理系統(tǒng)的運用，使合同業(yè)務相關數(shù)據(jù)規(guī)范管理、互聯(lián)互通，為高校實現(xiàn)標準化、規(guī)范化的數(shù)據(jù)管理提供了良好的平臺支撐。

參考文獻

1.代利剛.高職院校合同管理現(xiàn)狀及對策分析.商業(yè)會計，2019（10）.

第2篇

關鍵詞：HRP平臺醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制信息化

一、醫(yī)院傳統(tǒng)合同管理情況

醫(yī)院傳統(tǒng)合同管理主要以紙質(zhì)文檔的扭轉(zhuǎn)和保存為基礎。由各部門負責草擬合同，會同相關部門(采購、審計、財務等)對合同的完備性、合法性、可操作性等進行審核，審核無誤的合同再由各級領導簽字確認并加蓋合同專用章或公章。至此，合同正式成立生效并進入履約環(huán)節(jié)。當醫(yī)院需按合同約定履行付款義務時，由各部門的經(jīng)辦人員負責填寫報銷單并完成簽字付款流程后交財務部付款。這種醫(yī)院傳統(tǒng)的合同管理模式，存在諸多弊端，比如：1.合同流轉(zhuǎn)的過程中經(jīng)手人員多時間長，無法及時查詢某一份合同所處的狀態(tài)，導致合同簽訂的效率低下；2.無專門的部門對合同進行內(nèi)容登記、統(tǒng)一的編號、歸檔，無法提供精細化的查詢和統(tǒng)；3.在后期合同履行的過程中常會出現(xiàn)因各種原因需變更原合同條款的情況，傳統(tǒng)合同管理由于均采用手工記錄，合同變更不留痕跡，給后期再查詢原始合同留下隱患。

二、基于HRP平臺的醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制信息化建設

(一)加強合同效期預警管理

在HRP平臺下，加強合同效期預警管理，是加強合同管理內(nèi)部控制信息化建設的關鍵措施，注重合同效期預警管理，是內(nèi)部控制信息化建設的關鍵一環(huán)。首先，加強合同效期預警管理需要將合同的簽訂日期、有效期以及生效日期甚至是保質(zhì)期等關鍵信息錄入到HRP平臺系統(tǒng)中，設置預警信息，保證合同管理者可以在登錄HRP平臺后，就接收到預警信息，實現(xiàn)合同的有效管理，做好合同管理的內(nèi)部控制工作，加強內(nèi)部控制信息化建設。其次，在授權(quán)管理的情況下，及時采取針對性措施，防止出現(xiàn)合同采購超限等問題，節(jié)省人力、物力資源，保證合同處于有效期內(nèi)，加強對合同效期的預警管理，保證合同履行效果。

(二)注重基礎功能設計

注重合同基礎功能設計，合理建立合同模塊非常重要，因此，在合同履行過程中，注重基礎功能設計非常關鍵，直接關系到合同的履行效果。注重基礎功能設計需要注意以下兩點，第一，需要對關鍵信息進行錄入、保存，通過審核、變更、續(xù)簽、凍結(jié)等一系列操作進行基礎功能設計，確保在HRP平臺系統(tǒng)下，合同管理基礎功能設計的合理性與有效性，保證合同功能的發(fā)揮，解決合同管理中存在的問題。第二，需要對合同條款、合同基本信息以及合同費用、變更歷史等內(nèi)容進行了解，對合同全過程進行全面的了解，完善相關信息，進行登記管理，保證合同基礎功能的發(fā)揮。

(三)注重風險防范

在HRP平臺，風險防范占據(jù)著重要的位置，通過形成風險數(shù)據(jù)庫，可以對合同可能存在的風險進行梳理，對收支合同、采購合同以及科研合同等進行風險樹立，可通過審查環(huán)節(jié)，加大防范力度，進行重點防范，有效控制合同管理風險。除此之外，通過注重風險防范，可以對合同的審核過程進行了解，并將責任落實到個人，通過明確責任，防范風險，達到有效進行合同履行管理的目的，促進合同管理工作的順利開展。

(四)合同影印管理以及信息共享

通過信息化建設，可以為合同影印管理提供技術(shù)支撐，不僅提高了工作效率，還節(jié)省了儲存空間，為合同的集中管理創(chuàng)造了有利的條件。與此同時，在HRP平臺下，可以對合同進行影印化管理，將其統(tǒng)一儲存，方便合同管理工作的開展。另一方面，通過信息化建設、信息共享，可以將信息統(tǒng)一存儲在HRP系統(tǒng)中，在信息共享過程中，對合同進行全面的反映，方便合同管理工作的開展。

三、結(jié)束語

綜上所述，開展基于HRP平臺的醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制信息化建設具有重要的意義與價值，不僅有助于解決合同管理中存在的問題，還可以加強合同預警管理，有效開展風險防范工作，保證合同的有效履行，實現(xiàn)合同環(huán)節(jié)的風險防控，達到有效進行內(nèi)部控制，降低醫(yī)院經(jīng)濟損失的目的。

參考文獻：

第3篇

在合同管理流程內(nèi)部控制階段，可根據(jù)實際管理要求制定內(nèi)部控制方法，通過不同流程具體化分析，達到風險控制的目的。

1）合同編制階段的內(nèi)部控制措施。合同編制屬于合同管理的基礎性階段，這一階段風險主要為合同策劃風險、合同文本風險與合同談判風險等。合同策劃風險是指企業(yè)所要達到的目標與地方法規(guī)、國家政策（或社會倫理道德）出現(xiàn)沖突，這種沖突導致風險的發(fā)生。在合同策劃風險內(nèi)部控制中，首先要對企業(yè)內(nèi)部各種數(shù)據(jù)進行分析，根據(jù)策劃內(nèi)容審核合同具體措施，在滿足地方法規(guī)、國家政策、社會倫理道德的基礎上實現(xiàn)合同內(nèi)容優(yōu)化管理，避免策劃風險出現(xiàn)，保證企業(yè)效益。合同文本風險是指在合同編制過程中，合同的部分內(nèi)容與企業(yè)實際生產(chǎn)要求出現(xiàn)偏差，合同的嚴密性、嚴謹性不足，導致合同具體條例中出現(xiàn)無完整、不清晰、不明確的現(xiàn)象。在合同文本風險內(nèi)部控制中，要對合同編制流程進行控制，在充分結(jié)合企業(yè)各部門所反應上來的數(shù)據(jù)報表，結(jié)合企業(yè)管理、發(fā)展需要，對合同文本內(nèi)容進行多方面控制。也可進行會審控制，通過會審對合同文本內(nèi)容進行二次、三次審核，降低風險發(fā)生。合同談判風險是指在談判過程中，談判雙方對合同內(nèi)容存在差異，導致合同無法簽訂，造成企業(yè)效益下降；同時合同談判風險也包括合同內(nèi)容中存在部分不符合地方法規(guī)、國家政策、社會倫理道德的內(nèi)容。因此，在合同談判風險內(nèi)部控制中，除要進行合同內(nèi)容會審、監(jiān)察外，也可組建專業(yè)合同談判團隊，對合同談判過程中可能出現(xiàn)的問題進行反復演練，以提高隊伍整體談判能力。演練之后，可將談判內(nèi)容、談判方式進行總結(jié)，為談判做準備。談判演練要注意保密措施，避免合同編制風險與談判風險同時發(fā)生。在必要情況下，可聘請外部專家參與到合同談判演練過程中，根據(jù)談判需要對談判過程進行總結(jié)，為制定有效的談判方案提供指導性意見。本文認為，在合同編制過程中，除上述三種風險之外，還要進行合同調(diào)查風險，以進一步提高合同管理流程內(nèi)部控制能力。合同調(diào)查風險是指合同編制過程中，未對合同內(nèi)容所涉及到的對象資質(zhì)進行有效調(diào)查，對所涉及的對象評價不合理，最終造成風險。在合同調(diào)查風險控制中，要充分發(fā)揮本企業(yè)優(yōu)勢，對對方的運營資金、產(chǎn)品價格與市場信用能力進行有效分析，并統(tǒng)計近幾年內(nèi)該對象資金流動情況，實現(xiàn)合同編制過程中的對象風險控制。

2）合同審核階段風險與內(nèi)部控制。在合同審核階段，風險主要為合同中的風險項目（或發(fā)現(xiàn)風險項目后未指定有效的控制措施），合同起草人員（團隊）未對審核人員的意見進行有效考慮，導致其中的風險未得到有效解決。因此，合同審核階段風險均屬于內(nèi)部管理風險。在合同審核階段內(nèi)部風險控制中，可進行分批次合同審核方式，即將原有合同審核團隊打散，根據(jù)資歷、能力將人員分為兩組，先由“初級組”進行審核，再由“終級組”審核，統(tǒng)計兩組人員所反應的內(nèi)容，尋找兩組意見中的重合處與差異處，要求合同起草人員（團隊）必須更正兩組信息的重疊處、詳細分析兩組信息的差異處，保證兩組人員所反應的意見都能得到有效反應。若企業(yè)合同審核隊伍人員數(shù)量較少，不具備分組審核的意義，則應嚴格各項管理條例，保證合同中的風險能得到有效解決。在整個內(nèi)部控制過程中，合同承辦部門及所涉及到的其他部門都應指派相關人員參與到合同審核過程中，嚴密分析合同內(nèi)容，避免風險發(fā)生。若發(fā)生明顯、重大的遺漏、不足之處，要及時指出，并提出修改意見，保證問題得到解決。在合同修改之后，要進行二次審核，保證修改的合理性。

3）合同簽署階段風險與內(nèi)部管理措施。在合同簡述階段，風險形式主要表現(xiàn)為越權(quán)簽訂合同風險、合同印章管理風險。面對這些風險，在內(nèi)部控制中，首先要劃分明確的合同簽署權(quán)限，嚴禁越權(quán)簽合同；建立印章管理制度，指派專人負責印章管理工作。同時，也要根據(jù)相關條例，對合同印章使用情況進行分類處理，保證印章使用變得有據(jù)可查，實現(xiàn)印章風險的控制與避免。對于合同被篡改、泄密等問題，可以通過當面簽署并對合同進行分類歸檔管理，可有效避免合同泄密、篡改風險。最后，在合同履行階段，還存在履行風險與變更轉(zhuǎn)讓風險，例如，合同終止風險、雙方處理糾紛風險等，各類風險問題，對于這些風險問題的避免，均需要通過加強制度管理與嚴格審核、檢查程序等方式，進行避免，以維護企業(yè)的利益。

二、結(jié)束語