檔案數(shù)字化管理范文

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第1篇

現(xiàn)代化檔案數(shù)字化管理的特征主要表現(xiàn)為：①以網(wǎng)絡(luò)化為基礎(chǔ)的特征。檔案數(shù)字化管理的一大特性就是網(wǎng)絡(luò)化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)。基于網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案的管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節(jié)省相關(guān)的人力物力，對于檔案完整性的保持上，網(wǎng)絡(luò)化的運(yùn)作也體現(xiàn)出最大的優(yōu)勢。②數(shù)字化管理模式的特征。對檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理就是指基于數(shù)字化的基礎(chǔ)上，對各類文件或者是圖紙進(jìn)行掃描，進(jìn)而轉(zhuǎn)化成為電子資源的形式。電子資源的最大優(yōu)勢就是能最大限度的節(jié)省空間，提高管理工作的效率和準(zhǔn)確性，而且在查詢和整理環(huán)節(jié)，也提供了巨大的便捷。③檔案高效使用的特征。檔案管理最終目的是合理應(yīng)用檔案信息。采用數(shù)字化管理模式不僅能夠提高管理的效率同時也能提高對于檔案信息的使用效率。上文已經(jīng)對檔案數(shù)字化管理的含義有了一定的了解，而結(jié)合我國檔案管理的現(xiàn)狀來看，檔案數(shù)字化管理的推進(jìn)有一定的現(xiàn)實意義，不僅能夠?qū)⒐芾碚邚姆爆嵉墓芾砉ぷ髦薪夥懦鰜恚€能促進(jìn)整個社會的檔案意識的形成。

2現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理存在的主要問題

結(jié)合筆者實踐工作經(jīng)驗，認(rèn)為現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理存在的問題主要有：①檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏有力的支持。a.缺乏國家與政府的有力支持。我國當(dāng)前的檔案數(shù)字化建設(shè)無論是在技術(shù)上還是在組織都缺乏政府的支持，沒有明確的技術(shù)性與管理性標(biāo)準(zhǔn)，處于自我探索的階段，影響了檔案數(shù)字化建設(shè)。b.硬件環(huán)境問題。我國當(dāng)前檔案館所開發(fā)的計算機(jī)軟件，實用性與通用性還比較滯后，且設(shè)備的性能不能滿足檔案數(shù)字化建設(shè)對硬件設(shè)備的要求。②檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。片面重視高檔的計算機(jī)系統(tǒng)以及先進(jìn)通信設(shè)備的購置，忽視了檔案信息的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，這是當(dāng)前我國檔案數(shù)字化建設(shè)普遍存在的問題。這不僅增加了檔案數(shù)字化建設(shè)中的資金投入，還沒能體現(xiàn)出檔案數(shù)字化的服務(wù)功能。

3加強(qiáng)現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理的措施

（1）建立健全現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理制度。①現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理有別于傳統(tǒng)的檔案管理方式與方法，因此，檔案管理部門要結(jié)合自身的實際情況，建立一套新的并適合檔案數(shù)字化管理的規(guī)章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規(guī)范、檔案信息安全保密制度以及機(jī)房管理制度等，使檔案數(shù)字化管理有制度的保障，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。②樹立安全保密意識。檔案數(shù)字化建設(shè)中一個重要的問題即是安全問題。電子檔案信息是通過數(shù)據(jù)的形式儲存在數(shù)據(jù)庫中的檔案信息，若出現(xiàn)安全問題，就可能造成大量的數(shù)據(jù)損壞。因此，在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，要加強(qiáng)安全防范意識，正確操作計算機(jī)，并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。（2）科學(xué)利用相關(guān)資源。①保證資源的準(zhǔn)確性與完備性。對于檔案資源的掃描、入庫以及整理環(huán)節(jié)一定要注意資源的準(zhǔn)確性，不要出現(xiàn)一些過失性的錯誤。檔案資源數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)之前仍需要一部分人力勞動，而人力勞動難免出現(xiàn)疏忽，因此需要避免資源遺漏現(xiàn)象的出現(xiàn)。②統(tǒng)一配備軟硬件設(shè)施。相關(guān)軟件硬件設(shè)施是檔案數(shù)字化管理建設(shè)正常進(jìn)行的基礎(chǔ)保障，其直接決定著檔案資源入庫后一系列工作的正常開展，因此對于軟件硬件設(shè)施的統(tǒng)一配備也是建設(shè)開始之前必不可少的準(zhǔn)備工作，它不僅有利于提高信息資源的使用率，對于一些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持上，同樣也發(fā)揮著重要的作用。③定期檢查和更新。社會的快速發(fā)展，對于檔案管理工作的更新速度方面有了新要求，對于檔案的更新方面，仍需要大量人力物力的投入，因此在檔案管理數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中，對于檔案的更新也應(yīng)得到一定的技術(shù)支持，同時還應(yīng)配備相關(guān)的專門部門開展檔案的更新工作。（3）強(qiáng)化現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。現(xiàn)代檔案管理數(shù)字建設(shè)并不是一項容易的工作，其涉及的環(huán)節(jié)諸多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此在具體數(shù)字化建設(shè)過程當(dāng)中，相關(guān)檔案主管部門應(yīng)提高重視程度，聘請相關(guān)的專家對管理系統(tǒng)的構(gòu)建做出一套詳盡的計劃，并且對于相關(guān)的工作原則以及工作任務(wù)的分工應(yīng)盡量細(xì)致到每個部分和環(huán)節(jié)，盡量減少疏漏。信息管理系統(tǒng)建設(shè)的過程中，提高相關(guān)的硬件操作上的要求，并且對于網(wǎng)絡(luò)安全問題采取相關(guān)的措施，按照行業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)對檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)合理的構(gòu)建。

4結(jié)束語

綜上所述，長期以來，檔案資料一般用紙質(zhì)文檔存儲在檔案室里面，查找檢索時浪費(fèi)很多時間，存儲空間又大，維護(hù)不方便，備份需要大量的人力物力，而且容易出現(xiàn)錯誤。隨著計算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理已成為必然的趨勢。

作者:劉玉俊 單位:海東科技投資有限責(zé)任公司

參考文獻(xiàn)

[1]鄒薇.新常態(tài)下談事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理[J].卷宗，2016（05）.

第2篇

【關(guān)鍵詞】檔案；數(shù)字化；管理

如今電子信息飛速發(fā)展，計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、智能手機(jī)在改變?nèi)藗児ぷ鞣绞降耐瑫r也在改變著傳統(tǒng)檔案管理方式，隨之檔案的數(shù)字化管理模式普遍發(fā)展起來，所以本文就將對檔案數(shù)字化管理進(jìn)行簡單的闡述，供參考。

一、檔案數(shù)字化管理的特點

一是占用空間小、儲藏信息量大。檔案數(shù)字化管理運(yùn)用先進(jìn)的數(shù)字存儲技術(shù)將各種文字、圖片和聲音影像等檔案性資料轉(zhuǎn)化為計算機(jī)能夠識別的數(shù)據(jù)，通過計算機(jī)等電子設(shè)備展現(xiàn)給用戶，占據(jù)空間很小的數(shù)據(jù)庫能存儲大量的信息資源，打破了原來紙質(zhì)文檔一統(tǒng)天下的局面，嶄新的存儲方式讓傳統(tǒng)檔案館望塵莫及，同時，全球互聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)了信息共享，用戶通過數(shù)字化檔案館能查閱到其他檔案館的信息，它不僅是網(wǎng)上檔案館，更是網(wǎng)上文化和信息交流中心；二是實現(xiàn)了管理模式自動化。通過設(shè)計出合理的程序，各種檔案信息就能被分門別類地存入信息系統(tǒng)，無需人工鑒別再分門別類地運(yùn)輸上架。新型數(shù)字化檔案館將傳統(tǒng)檔案館實現(xiàn)了高智能的技術(shù)型管理，而相關(guān)的工作人員主要任務(wù)也將以信息的收集、分析以及信息資源的開發(fā)為主，更有利于促進(jìn)檔案館信息資源的全面化和服務(wù)優(yōu)質(zhì)化；三是查詢資料更加快捷，使用數(shù)字化檔案館，短時間內(nèi)就能獲得大量所需要的檔案信息，用戶只要擁有數(shù)據(jù)終端，比如一臺電腦，在操作系統(tǒng)中輸入檔案資料或信息的關(guān)鍵字就能立刻查詢到數(shù)據(jù)庫中存儲的相關(guān)信息，更重要的是，檔案數(shù)字化管理通過網(wǎng)絡(luò)將信息自動呈現(xiàn)在讀者面前，免去專門跑傳統(tǒng)檔案館的麻煩，能夠讓讀者隨時隨地方便快捷地查閱信息，省時省力，提高了工作效率；四是不同地域、單位建設(shè)的數(shù)字化檔案館通過網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通，實現(xiàn)了信息資源共享，大大增加了檔案館的資源，加大了不同地域、單位之間的信息交流。

二、數(shù)字化檔案管理的重要意義

隨著數(shù)字化管理方式的深入落實很多的企業(yè)開始對檔案管理的工作效率進(jìn)行關(guān)注，只有充分改善數(shù)字化檔案管理的工作水平才能夠促進(jìn)工作效率的提高。數(shù)字化檔案管理具有重要的意義，具體表現(xiàn)在三個方面：一是可以提高資料管理的工作效率，促進(jìn)工作的積極完成。通過計算機(jī)等高科技設(shè)備的引進(jìn)提高了企業(yè)的工作效率，減輕了工作者的工作的繁瑣程度，在很大程度上減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)。現(xiàn)代社會是信息化時代，只有充分將這些信息進(jìn)行整理和保存才能夠?qū)⒐ぷ鬟M(jìn)行整體的規(guī)劃，促進(jìn)信息的暢通無阻；二是計算機(jī)的辦公設(shè)備給工作人員帶來了很大的幫助，很多的資料通過計算機(jī)就可以傳遞，工作人員通過計算機(jī)就可以進(jìn)行信息的交換，同時，應(yīng)用計算機(jī)設(shè)備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存；三是計算機(jī)技術(shù)的普及對于檔案資料的保存也具有重要的意義。通過計算機(jī)備份系統(tǒng)可以將大量的信息結(jié)構(gòu)文檔的形式儲備起來，促進(jìn)工作的完成，關(guān)于信息的保存在充分利用計算機(jī)技術(shù)的前提下不斷改善技術(shù)改善措施，增強(qiáng)工作人員的管理水平，總之，數(shù)字化檔案管理的技術(shù)對于信息和資料的高效管理做出了很大的貢獻(xiàn)，值得進(jìn)行普遍推廣。

三、檔案數(shù)字化管理需要注意的問題

1、加大投資，奠好檔案數(shù)字化的工作的根基。面對新事物，覺悟是基礎(chǔ)，落實才是關(guān)鍵，所以各部門領(lǐng)導(dǎo)要高瞻遠(yuǎn)矚，對檔案的數(shù)字化給予充分的重視，并有計劃、穩(wěn)妥的進(jìn)行設(shè)備的更新，如在計算機(jī)的硬件設(shè)施、軟件更新、安全設(shè)備上更新等，至于軟件的開發(fā)，則應(yīng)由國家檔案行政主管部門出面，盡快建立一套完善的、有關(guān)檔案數(shù)字化管理的軟件，進(jìn)而加速檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程。

2、重視培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人員。檔案數(shù)字化管理需要一大批熟練掌握計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的專業(yè)技術(shù)人員，所以要高度重視專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)工作，更新知識，更新技術(shù)，更新觀念，在數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、OCR技術(shù)、多媒體技術(shù)和數(shù)字存儲等項技術(shù)領(lǐng)域要進(jìn)行重點培訓(xùn)，進(jìn)而讓專業(yè)技術(shù)人員熟練掌握各種設(shè)備的原理和使用方法，熟練掌握影音、圖片編輯和保存，掌握檔案管理數(shù)據(jù)庫工作原理和應(yīng)用。熟練進(jìn)行檔案數(shù)字化管理技術(shù)，為檔案管理創(chuàng)新改革提供強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。

3、加強(qiáng)對檔案工作者的培養(yǎng)與培訓(xùn)。一方面要徹底改變傳統(tǒng)的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調(diào)動和運(yùn)用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段對檔案信息資源實施科學(xué)，有效地開發(fā)利用；一方面要加強(qiáng)檔案工作者對信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)。學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展；一方面要強(qiáng)化檔案工作者訓(xùn)練，加強(qiáng)培訓(xùn)。對檔案工作者要分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，同時還要突出時代應(yīng)用知識教育，對檔案工作者進(jìn)行市場經(jīng)濟(jì)理論、法律等知識系統(tǒng)的教育培訓(xùn)，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識。

4、確保數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)安全。數(shù)據(jù)安全問題一直是困擾計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域的一大難題，天災(zāi)、人禍、病毒、黑客入侵等都有可能造成數(shù)據(jù)損毀，所以在數(shù)字化檔案管理工作中一定要加強(qiáng)防范，確保萬無一失。

5、實現(xiàn)檔案館資源共享。為避免重復(fù)化建設(shè)，節(jié)約數(shù)字化檔案館建設(shè)成本，我們要最大限度地實現(xiàn)資源共享，應(yīng)按區(qū)域、按類別采用聯(lián)合采購、聯(lián)合存貯、聯(lián)合編目、聯(lián)合建庫、聯(lián)機(jī)檢索等手段，實現(xiàn)不同地區(qū)間數(shù)字化檔案館的資源共享，更好地服務(wù)大眾。

綜上所述，本文主要對檔案數(shù)字化管理的定義、特點、意義及需要注意的問題進(jìn)行了論述，希望能對大家以后的工作有所幫助。

參考文獻(xiàn)：

第3篇

[關(guān)鍵詞]檔案管理 數(shù)字化

[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）02-0064-01

王麗（1982-），吉林德惠人，德惠市人力資源和社會保障局初級助理管員。

一、檔案數(shù)字化管理的必然性

首先，檔案數(shù)字化是時展的必然。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)的發(fā)展，使分散于不同載體、不同地點的信息得以實現(xiàn)數(shù)字化存儲。通過網(wǎng)絡(luò)互通，實現(xiàn)共享利用，方便快捷，因此形成了大量的數(shù)字化檔案。同時，數(shù)字化檔案也有很多傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所不能代替的優(yōu)勢，如數(shù)字化檔案節(jié)省占地空間，查閱方便，節(jié)約了保管費(fèi)用，避免了人力浪費(fèi)。數(shù)字化檔案傳遞快速，利用及時，大大提高了工作效率。因此，檔案數(shù)字化將是未來時展的必然趨勢。隨著數(shù)字化檔案的興起，檔案管理數(shù)字化必然應(yīng)運(yùn)而生。檔案管理數(shù)字化是發(fā)展的必然要求，也是因為其有不可替代的作用。首先，數(shù)字化管理更有利于保護(hù)檔案。因為在將傳統(tǒng)檔案資源數(shù)字化的過程中，必將能夠發(fā)現(xiàn)檔案中不完整和欠缺部分，便于及時補(bǔ)齊，同時檔案的數(shù)字化存儲還可以彌補(bǔ)紙張字跡模糊、污損的問題。檔案數(shù)字化后成為原紙質(zhì)檔案的副本，相當(dāng)于一個備份，極大限度地保護(hù)了原件資料的完整性。其次，檔案管理數(shù)字化也有利于改進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量，提高歸檔、立卷、查詢效率。

二、檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容

數(shù)字化管理主要內(nèi)容包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊伍建設(shè)以及安全保障體系建設(shè)等內(nèi)容。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是指是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源各方面制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實施的過程，對于確保數(shù)字化檔案管理的安全、暢通具有十分重大的意義。

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)指網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備的建設(shè)，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要包括檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，關(guān)系到檔案數(shù)字化管理的速度與質(zhì)量。檔案信息化資源建設(shè)包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要指數(shù)據(jù)庫建設(shè)。人才建設(shè)指專業(yè)人才，特別是既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，是當(dāng)前數(shù)字化檔案管理工作所需要的。

最后是檔案數(shù)字化管理所需的安全保障體系建設(shè)，檔案數(shù)字化管理過程需要有強(qiáng)大的安全保障體系支撐，這是一項復(fù)雜而龐大的系統(tǒng)工程，主要應(yīng)該由以下五個要素組成：法制標(biāo)準(zhǔn)保障、基礎(chǔ)設(shè)施保障、組織管理保障、安全技術(shù)保障和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制。積極促進(jìn)檔案整體信息化應(yīng)用水平的全面提高，為信息化建設(shè)保駕護(hù)航。

三、檔案管理數(shù)字化要把握的環(huán)節(jié)

我國的檔案管理數(shù)字化建設(shè)剛剛發(fā)展，其中有需要改善的環(huán)節(jié)，也有需要注意避免的問題。

（一）避免資源的浪費(fèi)

電子文件與紙質(zhì)文件的雙重保管容易造成資源的浪費(fèi)，有些檔案已經(jīng)形成了廣泛傳播的電子文件，就沒有必要轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)文檔再保存一次。因此，除了對已有珍貴檔案進(jìn)行數(shù)字化再傳播和保存外，后續(xù)檔案的管理就要注意避免資源浪費(fèi)的問題。

（二）提高數(shù)字化檔案利用率

數(shù)字化檔案具有非常方便快捷的優(yōu)勢，這是紙質(zhì)檔案無法比擬的。其傳播快捷、查閱快捷、使用快捷，因此，完全有理由提高數(shù)字化檔案的利用率，使之充分發(fā)揮作用。但現(xiàn)實往往不盡如人意，人們對于浩瀚的網(wǎng)絡(luò)資源往往只利用了其20%的功能。因此，要提高數(shù)字化檔案的利用率，首先應(yīng)該建立起檔案電子化的系統(tǒng)工程，做好系統(tǒng)的總體設(shè)計，配套設(shè)備選型，檔案管理軟件的開發(fā)和采用，檔案整理和錄入，備份和安全措施也要做好。面對大量的查詢和共享，檔案管理系統(tǒng)的設(shè)備首先要選用雙服務(wù)器的設(shè)備，并進(jìn)行雙備份，同時設(shè)置查詢系統(tǒng)，為資源共享提供方便。

（三）提高檔案管理人員隊伍水平

檔案管理要轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，檔案管理工作也由原來的勞動密集型工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹R技能型工作。這就要求檔案管理人員的知識技能水平也要有相應(yīng)的提高，這一方面包括檔案整理者的宏觀分析能力，準(zhǔn)確識別有效檔案進(jìn)行歸檔；另一方面，根據(jù)眾多使用者的要求提供準(zhǔn)確的檔案。這都要求檔案管理者具有一定的知識技能水平，需要高素質(zhì)技能的信息化人才。因此，管理部門要加強(qiáng)檔案管理人員這方面的培訓(xùn)，提高電子文件管理意識，加快工作轉(zhuǎn)型，提高檔案管理水平。

四、檔案管理數(shù)字化中對電子檔案的管理

（一）電子檔案的鑒定

在歸檔管理前，首先要對檔案進(jìn)行鑒定。鑒別檔案的價值以確定管理期限，對無保存價值的電子文件進(jìn)行刪除和銷毀。對電子檔案的有效鑒別是保證檔案管理工作準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的前提。

（二）電子檔案的著錄歸檔

對電子文件的著錄包括。對歸檔前文件著錄和歸檔后文件著錄，歸檔前著錄的文件有文件級與案卷級，歸檔后只需對案卷級文件進(jìn)行著錄。檔案管理部門可以將需要的著錄項目編成表格發(fā)放給檔案形成單位，實現(xiàn)雙方的銜接。