企業檔案信息化范文

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第1篇

一、研究背景

企業檔案信息化建設是企業信息化的重要組成部分。企業檔案信息化調研現狀分析表明，企業信息化的加速發展，必然要求企業檔案信息化。近年來，廣東省企業信息化和電子商務發展較快，尤其是大型企業的信息化，已經從簡單的數據處理發展到實現企業資源計劃信息化，將信息技術應用到了研制和生成的全過程，有力地推動了信息技術對傳統產業的改造和提升。

從長遠來看，信息時代下的檔案工作如果不實現信息化，將可能出現“斷檔”現象，進而影響企業的可持續發展。現代企業特別是已經實現無紙化辦公的企業，如果不能充分認識到檔案信息化建設的重要性和緊迫性，不僅會使檔案管理與其他各項工作脫節，還有可能造成大量已生成電子文件的流失，導致文件歸檔不齊全、不完整甚至“斷檔”，給企業的可持續發展造成無可挽回的損失。

二、企業檔案信息化資源建設的成果形式

根據目前企業檔案信息資源的主要內容，企業檔案信息化資源建設首先應形成以下成果形式：

（一）館（室）藏檔案目錄（包括文件級和案卷級）數據庫；

（二）數字化檔案數據庫；

（三）照片檔案數據庫；

（四）多媒體檔案數據庫；

（五）本企業的發明、專利檔案數據庫；

（六）本企業的資產、資質證照數據庫；

（七）根據企業生產、經營、管理需要構建的專題知識庫。

上述數據庫、知識庫，都屬于對象數據庫，是針對企業檔案資源來建立的，是企業檔案部門的主要管理對象，也是企業檔案部門提供服務的資本和財富，因而是企業檔案信息化資源建設的核心內容。

三、企業檔案信息化建設的原則

企業檔案信息化建設應堅持以下原則：

（一）整體規劃，同步建設

企業要將信息化建設納入企業信息化建設的整體規劃和方案，堅持檔案信息化建設與企業信息化建設同步的原則。企業檔案部門應加強與企業信息化建設主管部門的聯系，提出檔案信息化工作的基本要求，并將檔案管理系統納入企業信息化系統之中，實現檔案管理系統與企業信息系統的無縫鏈接。

（二）善用技術，注重管理

企業檔案信息化必須堅持技術與管理并重的原則。以管理統領信息技術，以信息技術促進管理創新。信息技術應用要服從和服務于企業管理的需要和企業信息化建設進程的整體要求。

（三）資源為本，服務為上

檔案資源建設是企業檔案信息化建設的基礎和核心，應該以“集成管理”為理念，以電子文件歸檔管理為首要任務和重點，以數字檔案館系統信息化建設為基礎，以網絡信息資源采集為必要補充。開展企業檔案信息化建設，必須堅持服務為上的原則，開拓服務領域，創新服務機制，提高服務本領。

四、企業檔案信息化資源建設的主要措施

企業檔案的來源和存在形式不同，在進行企業檔案信息化資源建設時，也應采取不同的措施和方法：

（一）電子文件的歸檔與管理

1.明確電子文件管理系統的功能要求。電子文件的真實性、完整性、可靠性等屬性最終還是要依靠電子文件管理軟件來實現。電子文件管理軟件的設計應遵循頂層設計的理念，應具備比較完善的功能要求規范。

2.實行電子文件與紙質文件并存管理。電子文件作為一個新生事物，代表了一種方向和趨勢，但是由于技術問題及電子文件本身的特性，目前電子文件的法律憑證性還未得到認可、安全及長期保存問題還沒有得到根本性解決，在今后相當一個時期內，紙質文件和電子文件還會繼續并存。

（二）數字檔案館系統信息化建設

數字檔案館系統項目，是應國家檔案管理工作要求和適應公司十二五信息規劃的形勢下提出的?！笆濉睍r期，既是企業發展的戰略機遇期，更是企業檔案事業發展的黃金發展期。

數字檔案館系統信息化建設的總體目標定位為“一個平臺、兩個窗口、三個體系、四個中心”。

一個平臺：一個檔案管理信息化平臺。

兩個窗口：企業檔案展示窗口、企業全員服務窗口。

三個核心體系：檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全保管體系。

四個中心：檔案資源管控中心、檔案信息利用中心、檔案安全保管中心、檔案業務協作中心。

（三）網絡信息資源的采集

?W上信息都是已經數字化的信息，而且包含著豐富的內容和知識，特別是與本企業相同或相關的其他企業的網上信息，可以通過互聯網或其他專用網絡進行搜集。為發揮企業檔案知識庫的作用，還需要不定期地將互聯網或其他網絡中零散、無序但對企業工作具有一定指導意義和參考價值的信息采集下來，如新聞、照片等，并按照統一的標準將信息及其元數據轉入到數據庫中。由于網絡信息資源內容龐雜，真實性、準確性、可靠性難以考證，這就要求企業檔案部門在采集時要嚴格堅持相關性原則，進行仔細的甄選。尤其要注意的是，由于網上采集到的信息隨意改動的機會比較大，采集時要將信息的版本、元數據及其相關的日志文件和背景信息都完整地記錄下來，并且作為信息文件的組成部分一起采集過來。

五、對檔案信息化建設的幾點思考

企業檔案信息化建設是一個動態的系統工程，需要各部門和檔案人員樹立一種“大檔案”的觀念，以科學發展為指導，建立既適應市場經濟需要，又適應現代化要求的一體化管理模式。

（一）領導重視是組織保障

企業領導者檔案管理的信息化意識水平直接決定了是否會進行信息化建設以及信息化的深度和廣度。尤其是主管檔案工作的領導，通過了解檔案工作現狀，明確檔案信息化的建設目標，并為之提供人才、技術、資金保障，才能推動檔案信息化建設的不斷發展。

（二）檔案管理人員的素質是關鍵

企業檔案信息化必須依賴于檔案人員素質的提高。致力于建設一批德才兼備、精干高效、勇于高拓創新的檔案人才隊伍，這是企業檔案工作創新的保證，也是檔案持續發展的根基。

（三）建設獨立的數字資源庫是難點

目前電子文件存儲隨時間的推移，遇到許多問題，檔案信息化建設的重點是數字檔案資源庫，目前，國內大多數的數字檔案資源庫都是以紙質檔案管理目錄為中心的，少量的電子文件原文，用一個ID隨機碼掛接在目錄上，離開目錄和軟件便找不到電子原文。而完善的數字檔案館的檔案庫是基于獨立資源集合基礎上的可以幾十年穩定不變的獨立實體，通過一定規范將電子文件分層分包存儲，并有一個像Windows資源管理器那樣的查詢管理視圖，檔案管理員可以脫離軟件系統和目錄進行管理、遷移、保存。

（四）增強保密意識是構筑企業檔案信息化的安全保障

檔案管理人員必須要有保密意識，認真地對檔案信息作出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴格審查，嚴格管理。同時，在現代信息社會中樹立高度的安全意識，有效地防止人為的干擾破壞，注意防毒殺毒，確保檔案信息的安全性和完整性。

（五）加強檔案信息標準化和規范化建設，為信息化建設提供必要條件

檔案信息化標準規范主要包括管理性標準規范、業務性標準規范和技術性標準規范。其中，管理性對電子文件檔案信息進行管理的一套規劃，包括計算機安全法規與數字檔案信息資源合法化確認標準等，加強檔案信息標準化和規范化建設，為信息化建設提供必要條件。

第2篇

實現檔案的信息化管理，首先要將檔案信息數字化。所謂檔案的數字化，是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。檔案信息數字化的內容有兩個不同層次：一是檔案目錄信息的數字化，二是檔案全文信息的數字化。

1企業檔案信息化管理的必然性

企業檔案的信息化管理是信息時代企業發展的必然要求。信息化建設是知識經濟時代的主線，企業管理的信息化是企業生存與發展必須具備的基本條件，檔案管理作為企業管理的一部分，在企業發展過程中發揮著極其重要的作用。隨著企業OA辦公軟件的應用及各種電子設備的投入使用，諸如文件的起草、核對、簽發等工作全在網上辦理，形成檔案的形式已發生了變化，傳統的檔案管理模式已不能適應時代和企業發展的需要，必須運用現代化信息技術對檔案進行管理，所以說檔案的信息化是檔案管理在網絡時代的發展的必然趨勢，其終極目標是建立數字化檔案室。

企業檔案的信息化管理是企業加強市場競爭力的必然選擇。隨著信息技術的發展，網絡信息的應用面越來越寬廣，企業管理面臨著網絡化、信息化的變革，企業的競爭力和企業的信息化程度有著很大的關系，企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分， 其信息化程度直接左右企業的市場競爭力。

2檔案信息化管理的意義

提高工作效率。傳統的檔案檢索方式是檔案管理人員在檔案管理系統中通過模糊查詢、分類查詢檔案題名或題名關鍵字等方式檢索到檔案的檔號，然后按照檔號去庫房相應位置調閱相關檔案，占用大量時間和人力。信息化后，可直接在檔案管理系統中通過查閱關鍵字后查看檔案全文信息。據統計，信息化后檔案管理人員的查檔時間可節約40%，檔案利用率將比傳統檔案管理的利用率提高5～10倍。

保護原始檔案。檔案信息化后，檔案管理者可以向檔案利用者提供電子版或打印稿供其查閱，這就減少了多次復印、翻閱對原始檔案紙張造成的腐蝕和損壞，有效保護了企業的檔案資產。

提高檔案信息利用的時效性和服務效率。信息化后檔案資源在一定權限內可實現共享，并能遠程服務，時效性強，從而能為企業生產發展提供高效優質的檔案服務，企業整體工作效率得到有效提高。并能提升檔案管理部門在企業中的地位，脫離了過去單純的檔案保管模式，轉而成為企業的信息中心。

3檔案信息化管理面臨的問題

第3篇

關鍵詞 企業檔案 信息建設

隨著現代社會信息化程度的提高，人們對信息的需求越來越大，信息網絡技術迅猛發展，信息化已成為各行各業發展的大趨勢。促進企業檔案的信息化建設，提升企業在市場經濟中的核心競爭力已成為各企業檔案工作發展的當務之急。

一、檔案信息化建設的必要性及存在的缺陷

（一）檔案信息建設的必要性

時代的進步和發展，要求檔案工作必須走信息化道路。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從社會各個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術無不彰顯其獨特的魅力，也成為現代社會和現代生活不可缺少的工具。因此，企業檔案信息化建設是企業提高競爭力的必然選擇，對推動企業經濟社會繼續發展具有十分重要的作用?？梢?，信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。

（二）企業檔案信息化建設中存在的缺陷

（1）雖然近年來各級檔案部門對檔案信息化的認識有所提高，但總體來說有些檔案部門對檔案信息化的認識還不是很明確，再加上有些檔案部門檔案信息化建設的基礎設施差，使用的計算機陳舊，型號不一，規格各異，不能建立基本的信息化工作平臺，影響了檔案事業的改革與發展，使企業檔案信息化建設進程緩慢

（2）目前大多數企業檔案信息化建設還處在初級發展階段，在信息標準化和規范化管理方面相對較薄弱，雖然已有一些相關的標準規范出臺，但還不能滿足檔案信息化建設快速、有序地發展，缺乏檔案信息化建設的標準規范，信息化條件下檔案管理的標準制定也較缺乏，從而嚴重制約了高科技設備在檔案工作中的利用水平。

（3） 檔案工作的開展對網絡的依賴程度越來越高，網絡已經成為檔案工作正常運轉的重要載體。然而，信息時代在帶給我們方便的同時，也產生了一定的弊端。與一般信息相比，檔案信息材料對保密、安全等方面的要求更嚴格，在信息化網絡管理中，使得檔案信息泄密的渠道和風險不斷增加，除了常見的病毒、網絡黑客對計算機的入侵外，網絡系統的開放性、集成性、共享性等特點，也會使檔案信息的安全受到威脅

（4）隨著計算機技術的成熟和普及，數據標準化工作的完善以及辦公自動化設備的應用，過去那種坐、等、靠、要的管理體制已經行不通了。從目前檔案部門人員的素質來看，一是缺乏新的專業知識，知識結構出現斷層現象；二是缺乏現代信息網絡化知識；三是缺乏創新意識、尤其是計算機管理檔案的復合型人才嚴重短缺等。多種因素的存在，造成了檔案信息化建設的滯后。

二、加強檔案信息化的建設的策略

（一）加強檔案的信息化管理

檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個環節都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。制定檔案信息化管理的有關標準，推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各局域網絡，建立企業檔案信息網絡，實現企業館藏檔案數字化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。

（二）加強檔案部門的設施建設管理

電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高企業檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網。使各項工作網絡化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。

（三）加強檔案電子化信息資源建設管理

所謂檔案信息電子化，是以館藏檔案資料紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化為二次文獻信息供人們利用。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。（可喜的是，電力系統已開發一套檔案管理平臺軟件正在推廣中）加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于檢索利用。

（四）加強檔案目錄數據庫建設管理

好多企業至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數據庫建設，開發標準化的檔案管理系統，加強檔案目錄的輸入，保存。

（五）加強檔案信息化人才隊伍建設管理

推進檔案信息自動化的關鍵是人才，加強信息技術人才的引進和檔案人員信息技術知識的培訓， 提高檔案人員運用信息技術的能力，引導檔案人員不斷滿足信息化要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿足社會發展對檔案工作的需求。

四、結束語

檔案信息化建設是一個全新的課題，是社會信息化發展對檔案工作提出的必然要求，也是檔案工作由手工操作向現代化方式轉變、由實體化管理向信息化管理發展的必然選擇。但新技術的發展又會帶來新的問題，所以檔案工作者應及時發現新問題，研究新情況，采取有效的對策，保證檔案信息化順利、健康地發展。

參考文獻：