電子文件論文范文

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第1篇

電子文件的分類與甄別 在信息社會之中，電子文件是信息記錄的主要形式。網絡之中的電子文件數量十分巨大，需 要人們加以科學地管理，才能便于人們的利用。

 那么，我們首先應當解決電子文件的分類問題。電子文件由于與紙質文件形態的不同，其分類原則與方法也應當有所區別。

 在一臺沒有聯網的幾個部門共用的計算機之中，我們可以按照不同部門或時間先后順序對機內文件簡單劃分一下。各自部門的文件以部門間稱相互區別，或以文件錄入者的姓名或代碼 相互區別。而內部網絡中的計算機文件，就應當按行業、地區或系統相區別，然后再給予每 個文件的制發單位一個獨立的數碼。如果考慮到與歸檔后的電子檔案類別相互協調，也可參 照檔案全宗號和檔案分類號劃分電子文件的類別。

 企業內的電子文件分類，也可參照國家檔案局制訂的《工業企業檔案分類試行規則》劃分，把企業中的全部電子文件劃分成公務文書類、科技圖文類、財會文件類、人事文件類，然后 借鑒檔案分類號細分電子文件類別。

 電子文件的檢索原則應當是方便利用和便于文件保密。但電子文件只有做到科學分類，才能實現查找便捷。計算機對文件的檢索，基本上也是模擬人工檢索，只不過是信息處理速度遠 遠地超過人腦對檢索詞的反映速度。但是，如果機內文件雜亂無章，文件名稱不規范，同樣 會制約機檢速度。查找網上文件，更不可以盲目檢索，而必須知道所查找文件的網址、系統 、文件制發單位和文件名稱等等一系列檢索符號。否則，如同大海撈針。另一方面，電子文 件也需要保密或限制利用。企業經營決策、長遠規劃、技術專利、客戶管理文件、基本數據等不少信息屬于企業內部機密，有些內容不允許部人員知悉，有些可有償利用。對于這一部 分文件，一般的用密鑰加以控制。隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都 再難以做到絕對保密。所以，對于企業的核心機密，應當采用更加穩妥的保密手段。

 電子文件的甄別也是需要我們加以考慮的問題。這個問題的關鍵是區別電子文件真偽、區別電子文件的原件與復制件。電子文件進入網絡運行后，其復制是極為便利的，同時，也不能 排除別有用心者對客戶文件或檔案進行篡改，這樣的行為可能嚴重損害某些網上客戶的信譽 或經濟權益，甚至引起法律糾紛。這樣，我們就必須認真考慮電子文件的真偽識別問題。筆 者認為，電子文件制發單位可在機內輸入隱形條碼，使之與偽造或復制件相區別。當網上用 戶使用任何一份文件時，他只知道該文件內容，而無法知道該文件條碼。同樣，只有具備隱形條碼的電子文件才是原件，才能作為憑證或依據使用。

 電子文件的鑒定與歸檔 電子文件在歸檔之前，要進行認真地鑒定。電子文件的鑒定，主要是區分文件價值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對本單位工作具有查考利用價值或藝術保管價值的， 才有必要作為電子檔案保存下來。其余的電子文件就可以在機內刪除。

 電子文件的鑒定，也存在著區別真偽問題。檔案部門所保管的電子檔案，應當是電子文件的原件或真實的電子文件;否則，電子檔案就失去了憑證價值。歸檔的電子文件還應當區別出原件與復制件。文件制發單位必須將電子文件的原件歸檔，以保持該電子文件的原始性，以維護電子文件的憑證性和依據性。檔案部門應當將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔 ，以維護電子文件的權威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據性的基礎。歸檔的電子文件復制件應注明原制發單位和復制人，使之與原件相區別。此外，還應對電子文件的完整性進行鑒定。主要包括電子文件內容的完整性、文件制發法律手續的完整性、法律依據的完 整性、文件辦理過程的完整性等等。

第2篇

[論文摘要]該文闡述電子政務環境下管理電子文件的原則，并從保證公文的真實性、完整性、可讀性和安全性出發，提出對電子文件實施科學管理的具體措施和技術手段。

電子政務是指運用信息及通信網絡技術打破行政機關的組織界限，優化政府組織結構和工作流程，形成新的政府管理形態，實現政府、非政府組織、企業和公民之間的良性互動。電子政務系統實質上是政府辦公自動化在范圍和功能方面的延伸，從內部辦公延伸到對外服務，它是面向社會的政府辦公自動化。在電子政務系統中，公文的起草、審核、簽署、以及收文辦理等，都是在電子政務的操作平臺中進行。這些在電子政務系統中運行的公文，是機關職能活動的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進行歸檔和管理。但由于這些公文是通過電子政務公文處理平臺產生的，它的特點決定了其歸檔和管理的方式并不能簡單套用紙質文件的歸檔和管理方法，而應將電子文件的管理功能嵌入電子政務系統之中，實行文檔一體化管理與全過程管理等方式，并采取多種措施，以確保電子文件的真實性、完整性、可讀性和安全性。

傳統的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨立的管理流程，兩個管理流程執行各自主管機關制定的制度和標準，并且兩個流程之間是通過文件實體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運行規律，采取統一、嚴密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統文件和檔案管理相比較，最大的區別是通過對文件和檔案管理流程的重組，達到兩者在管理上的無縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機構因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重復性作業。

1電子文件管理的原則

1.1“前端控制”原則

考慮到電子文件的易改性、易逝性等的特點，如果還是象過去那樣，按照文件的生成、積累、鑒定、立卷、歸檔，分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么電子文件的真實性就難于保證了，電子文件的流失也是不可避免的，并且還會造成部分的重復勞動。因為電子文件在歸檔之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或無意地刪除；有些在文件形成時已提取了主題詞，文件歸檔之后還要進行標引工作，這無疑是增加了勞動量。因此，必須貫徹“前端控制”的原則，即要求將原來紙質文件管理系統中后期階段需要控制的手段提到前端，也就是說檔案部門對于電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動。具體來說，在文件系統設計階段，檔案人員就要參與設計、進行指導；就應該考慮歸檔與歸檔后文件管理的需求，將集中管理一份文件的所有相關信息作為一個整體歸檔。要把歸檔工作嵌入工作流程，以保證在每一個流程之后，將相關文件實時歸檔。并且要求用戶及時著錄和鑒定文件信息，并且把著錄、鑒定信息與電子文件之間建立聯系，以保證文件歸檔時，將該電子文件與相關信息一并移交或發送給檔案部門。

1.2“全程管理”原則

根據電子文件的特點，必須建立一個完整的管理體系，即對電子文件從產生到永久保存或銷毀進行全過程和全方位的管理，以確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。

電子文件全程管理原則具體應該體現在電子文件管理體制與模式的確定、管理系統的設計與運行、管理制度的內容和執行等方面。以電子文件管理系統對文件流程各階段的管理和監控為例：設計的系統應對產生于機構內部各部門及其應用系統上的電子文件進行統一的歸口登記、分類、鑒定，同時監控和記錄針對文件的一切操作，如文件的創立、登記、修改、審核、簽署、分發等。而且，對文件進行的技術操作，包括操作平臺的轉換、存儲位置的改變等都應該記錄下來。因為這種管理和跟蹤記錄，對于證明和保證電子文件的行政有效性和法律證據性都有著重要的作用。

2電子公文的真實性保障

判斷傳統文件的真實性，主要考察兩個方面：一是文件載體的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具體的文件內容、字體、字跡以及具有法定效用的簽署、印章等。只要其中的任何一項發生了變化，就可以對文件的真實性表示懷疑。但判斷傳統文件真實性的準則并不適用于電子文件，因為一是電子文件的載體與其信息是可以分離的，載體的不固定性，使得電子文件不再具有傳統意義上的“原件”的概念；二是電子文件的更改可以不留痕跡，復制起來真假難辨，處理過程又具有隱蔽性。因而判斷電子文件的真實性必須更多地著眼于其內容的真實性，主要是認定文件是否就是當時當人當事形成的，主要關注的是其本質的要素保持不變。國際上的一般做法是采用法定程序對電子文件的生命周期進行全過程管理，并通過技術措施和管理制度，組成一個貫穿電子文件從生成、運作到處置全過程的安全“通道”，以此來保證數字信息的真實可靠性。在目前的技術條件下，一般可采取的措施是：

2.1在計算機系統中設置安全防護技術措施

一是建立對電子文件操作者的身份識別與訪問權限的控制，防止非法侵入。

二是設置操作日志，自動記錄實施操作的人員、時間、內容等。

三是對電子印章、數字簽署等采取防止非法使用的措施。在國家立法機構正式頒布有關電子簽章的法律實施之前，對只有簽章的電子文件，歸檔時應附加有法律效力的非電子文件簽章。

2.2身份識別技術

身份識別技術主要用于正確識別通信用戶或終端的個人身份。最常用的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶的身份。通行字一般由數字、字母或特定的符號組成、只有本人和所使用的計算機知道。當合法用戶要求進入系統訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機會將這個通行字與存儲在系統內有關該用戶的資料進行比較驗證。如果驗明他為合法用戶，就可接受他對系統進行訪問；如果驗證不合法，計算機就會拒絕該用戶對系統進行訪問。

2.3防寫技術

將數字信息文件設置為“只讀狀態”，在這種情況下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其作任何修改，可以有效地防止用戶更改數字信息內容，從而達到保護其真實性的目的。

3電子公文的完整性保障

傳統文件的完整性保障主要是通過鑒別文件最初形成的信息內容和載體是否被破壞過，是否保持著作為證據所要求的各要素。而電子文件的顯示，卻隨著使用軟件的不同，其外觀可能不一樣，再加上電子文件的信息與其載體又是可以分離的，因而使得傳統文件完整性的判斷標準不再適用于電子文件。

目前比較一致的看法是，電子文件的完整性一是指電子文件和與之具有有機聯系的其他相關文件數量齊全；二是指每一份電子文件的內容、結構和背景信息沒有缺損。為此，要求電子文件歸檔時，有關電子文件的支持軟件和軟件的支持文檔、以及有關的元數據都應同時歸檔。在同一活動中，有時除了形成電子文件之外，還可能形成一些紙質文件，為保持這些文件之間的有機聯系，確保同一活動中形成的檔案信息完整性，應盡可能將這些紙質文件作數字化處理，作為電子文件一并保存。對于在不同應用系統中分散形成的、不同媒體的內容相關的電子文件，如有關同一事件的電子文件一部分在電子郵箱中，一部分在電子表格或相關數據庫中，則應收集齊全并保持有機聯系。在電子政務系統中按公文處理流程生成的公文，其構成要素包括文件處理單、原文、附件、電子文件的紙質拷貝件等，都應納入歸檔的范圍。

4電子文件的可讀性保障

電子檔案來自各個方面，來自各立檔單位，往往是在不同的計算機系統上形成的。其內容格式及數據結構不盡相同。這種差異必然導致在利用過程輸出時所使用的技術與方法的不同。又由于計算機技術的飛速發展，電子公文形成時所依賴的計算機軟硬件技術不久就有可能過時，以致新的軟硬件無法讀取原先存儲的數據，所以為保證數字信息檔案長期可存取性，建議采取以下幾種措施：4.1采用通用技術

目前，電子公文的形成方式多種多樣、很不統一，這將給今后利用工作帶來許多的困難。所以在電子文件歸檔時，應把屬于特殊格式的電子文件轉換成通用的文件格式；或將電子文件建立在通用的數據平臺上，以消除由于技術不同或技術過時所帶來的影響。一般文字型電子文件以XML文檔和RTF、TXT為通用文件格式；圖像電子文件以JPEG、TIFF為通用格式；影像數據以MPEG、AVI為通用文件格式；音頻電子文件以WAV、MP3為通用文件格式；多媒體音像數據以MPEG、AVI為通用文件格式。

4.2打包保存法

打包保存法就是在保存電子文件的同時，將與電子文件相關的軟件及其應用系統一并保存，并與電子文件存儲在一起。在使用該電子文件時，可運用與該電子文件存儲在一起的這些軟件系統進行讀取。此法一般是針對那些無法轉換為通用文件格式的電子文件，如用音頻設備獲得并經過計算機處理的動態影像文件，應注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。

4.3拷貝法

拷貝是在原來的技術環境下，適時重寫信息數據，防止由于存儲載體物化性能變化而引起的信息丟失，這也是電子文件長期保存的一種基本方法，此法目前已大量地應用于磁盤、光盤、磁帶檔案信息的長期保存上，但它不能解決電子文件由于計算機軟硬件過時所引起的長期保存問題。

4.4再生性保存法

再生性保存法是指將技術過時的存儲在磁性載體或光盤上的電子檔案，適時地轉移到紙張上或縮微品上的方法。這樣利用時就不再使用計算機軟硬件技術讀取，從而避免了計算機軟硬件過時所帶來的麻煩，并能很好地保證電子文件長久的可讀性。其不足之處是失去數字化信息可遠距離傳輸、檢索方便、使用靈活等特點。而且，有些電子檔案信息，如聲音信息、視頻信息、超文本信息、多媒體信息等也無法轉移到紙上或縮微品上。

4.5遷移法

遷移法就是將數字信息從一種技術平臺轉換到另一種技術平臺上的復制方法，它是計算機軟硬件變化適時改變數字信息格式的一種處理過程。這一過程使得數字信息在將來也可以被讀取。遷移也意味著數據信息從一個存儲載體轉移到另一個存儲載體上，以進行數字信息的長期保存與讀取。采用遷移法，通常是將對軟件依賴性強的格式遷移到對軟件依賴性低的通用格式上。或者將數字信息從品種繁多的格式遷移到易于管理的標準格式中。目前遷移技術被認為是保護數字信息長期存取的必須和恰當的選擇。但遷移也不能“一勞永逸”，隨著電子計算機技術的升級，還應適時再遷移，從而使數字信息隨技術更新而一代一代地向下流存。

以上介紹的幾種方法，一般地說，對于使用頻率很高、軟硬件技術未過時的、僅是存儲載體理化性能發生變化的，可采用拷貝法；對于使用頻率較高、軟硬件技術已快過時的，可采用遷移法；對于使用頻率較低、軟硬件技術已快過時的、并且確有長期保存價值的數字信息可用再生保存法。

5電子文件的安全性保障

建立健全科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環節堵塞信息失真的隱患，這也是確保電子信息檔案真實可靠的重要措施。

5.1建立安全管理制度

電子文件是由人制作的，其管理和利用都要按人的意愿進行。因此對參加電子文件制作和參與管理的人員必須加強管理，以防不測。必須制定一套人人都應遵守的安全管理制度，以約束涉及電子文件與電子檔案人員的行為。實踐證明，良好的安全規范是保證數字信息安全的一項極為重要的措施。

5.2加強對電子文件制作和管理人員的管理和教育

在電子文件的安全管理過程中，僅靠制度是不夠的，還必須加強對涉及電子文件人員的管理和教育。通過宣傳教育或短期培訓等途徑，提高他們對保證電子文件和檔案真實、可靠重要性的認識，提高他們科學管理電子檔案的素質，增強他們工作的責任感，并樹立一絲不茍的工作作風。

5.3建立全過程的管理制度

電子文件從形成到電子檔案的開發利用，中間要經過很多環節，哪一個環節出了問題，都會影響到電子文件的真實可靠性。因此，建立全過程的管理制度，明確各環節的職責要求，就顯得非常重要。如電子文件形成之后，要及時收集積累，以防分散狀態下發生信息丟失；電子文件歸檔時，要嚴格檢查相關文件是否收集齊全，否則就會給將來利用帶來困難和麻煩；遷移時，要認真檢查是否發生信息丟失。任何環節的疏忽，都將對數字信息的真實性與可靠性造成危害。

綜上所述，要實現電子政務環境下電子文件的科學管理，就必須貫徹“前端控制”和“全程管理”的原則；為保證電子公文的真實性、完整性、可讀性與安全性，就必須采取一系列相應的技術措施和手段，以確保管理目標的實現。

參考文獻

[1]馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學出版社，2001.

第3篇

君子與小人之分，根源在于人心的不同君子把仁放在心上，把仁放在心上。

喜愛飲食的人沒有丟棄（善心的培養），

一、電子文件定義及其特點綜述

電子文件指的是以計算機盤片、光盤和磁盤等為載體存放資料的材料。電子文件主要有以下幾類：電子文書、電子報表、電子信件以及電子圖紙等等。與傳統的紙質文件相比，電子文件有以下特點：

1電子文件不像紙質文件，處理和傳遞都極為不便，電子文件可直接由計算機等現代辦公設備快速地進行處理和傳遞；

2電子文件的利用是可共享的，也不受時間和距離的影響；

3電子文件不再是直觀的紙質文件，要閱讀電子文件必須要借助于現代辦公設備；

4電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件對檔案業務管理工作的影響

1傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。

2由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。

3由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。

三、電子文件對檔案學理論的影響

1對檔案本質屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。

2對檔案學理論研究內容的影響

檔案學理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象，電子文件出現以后，檔案工作的對象發生了變化，其理論研究的對象自然也就發生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內容。

3對檔案來源原則的影響

來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產生，后者愈益受到普遍關注。傳統的觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有根據其來源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應于現存的機關、組織、機構這一現象而產生，人們可以根據需要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應隨著客觀實際的變化，豐富和發展來源原則。

四、檔案界所應采取的對策

1做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

2使檔案管理向立體化方向發展。以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結構基礎上，又增加了一項檔案信息載體內容，就構成三維空間，形成了立體化的管理結構。