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關鍵詞:工程項目管理;監理公司;轉型
中圖分類號:TU712
引言
2003年建設部建市[2003]30號文《關于培育發展工程總承包和工程項目管理企業的指導意見》,2004年又了《建設工程項目管理試行辦法》,鼓勵和推動有條件的勘察、設計、施工、監理企業積極開展工程項目管理,指出積極推行工程項目管理,是深化我國工程建設項目組織實施方式改革,提高工程建設管理水平,保證工程質量和投資效益的重要措施;是企業調整經營結構,增強綜合實力,加快與國際工程承包和管理方式接軌,適應社會主義市場經濟發展和加入世界貿易組織后新形勢的必然要求。
1.工程項目管理與建設監理的比較分析
1.1工作定位
依據建市[2003]30號文“工程項目管理是指從事工程項目管理的企業(以下簡稱工程項目管理企業)受業主委托,按照合同約定,代表業主對工程項目的組織實施進行全過程或若干階段的管理和服務。”在這一過程中業主方主要責任是監督項目管理方和決策,其余管理工作可全部或部分交給項目管理方完成,滿足業主對項目的需求和期望。
《建筑法》第三十二條則規定建筑工程監理只是代表建設單位“對承包單位在施工質量、建設工期和建設資金使用等方面實施監督。
1.2業務范圍
工程項目管理涉及從前期策劃決策階段到實施階段、運營階段的全過程,代表業主對投資、進度、質量、安全、合同、信息等管理和控制。工作內容包括在工程項目決策階段為建設單位編制可行性研究報告,進行可行性分析和項目策劃;在工程項目實施階段,為建設單位提供招標、設計管理、采購管理、施工管理和試運行(竣工驗收)等服務,工程項目管理企業必須能夠代表業主方統籌資源,對上述各種專業服務以及其它管理因素進行綜合管理。在某種程度上建設工程項目管理是對各種專業服務的整合與集成。
相對來說,建設監理的工作范圍較狹窄,管理對象一般指施工單位,主要內容是控制工程建設的投資、建設工期和工程質量;進行工程建設合同管理,協調有關單位之間的工作關系。因此,建設監理的主要工作內容可以歸納為“三控兩管一協調”,其中尤其側重質量和安全管理。從業務范圍上講,建設工程監理是建設工程項目管理的重要組成部分。
1.3法律地位和責任
我國建設工程項目管理還處于起步階段,與之相適應的法律法規體系尚不完善,只是政府提倡和鼓勵的一種管理方式,根據項目規模、性質不同其實施的靈活性較大,一般情況下項目管理的內容及深度要求可在與業主簽訂的合同中約定,明確責任。
建設監理制屬于強制執行的制度,符合《建設工程監理范圍和規模標準規定》以及其他法律法規規定條件的建設工程項目必須實行監理。國家有一套較為成熟和完善的法律法規系統與之相配套,對工程監理工作的地位、權利、職責、義務和法律責任做出了明確的界定。
2.轉型的必要性和可行性
2.1現在的狀況制約了監理行業的發展
由于監理行業進入的門檻太低,經過十幾年的發展,目前的監理市場魚龍混雜且已趨近飽和,加之監理業務單一,不能引起業主的重視,使原本就不高的監理收費在激烈的競爭中持續低下。從而監理企業經營困難、監理人員的收入不高,難以留住高素質人才。作為知識密集型的行業,沒有高素質的人才,也就無從提高自身的業務能力,無從為業主提供更好的管理服務,從而更不受重視。如此惡性循環,嚴重影響了監理公司的生存和發展。
因此由監理公司向工程項目管理公司的轉型既是自身生存的需要,也是面對技術越來越先進和復雜,規模越來越大的工程項目,提高工程項目管理水平,保證工程質量和投資效益的需要。
2.2業主需要專業的項目管理公司
隨著經濟體制改革的深化,投資主體越來越多元化。然而項目規模日趨龐大,管理過程日益復雜,使得多數投資主體并不具備單獨完成項目從策劃到竣工交付使用的管理工作的能力。這使業主希望尋求直接人以實現業主方的全過程項目管理。
相比傳統的業主方項目管理由非專業人員組成的工程指揮部來組織實施項目,“項目來了搭班子,項目完了散攤子”“一次教訓,沒有二次經驗”,委托專業的項目管理公司來進行管理,更容易及時地總結經驗教訓,實現項目管理基礎資料的積累,使在前一個項目中發現的問題能在下一個項目中得以避免,少走彎路。而且,委托專業的項目管理公司來進行管理,還能避免或減少組建工程指揮部給業主方造成的人動,減少不必要的麻煩。
2.3部分高水平監理公司具備轉型項目管理公司的能力
經過十幾年的摸索研究,我國的工程咨詢業在全方位項目管理涉及的前期策劃、造價控制、設計過程管理、招標、監理、審圖等細分的專業服務中已經積累了豐富的技術和管理經驗,并逐漸成熟。甚至有些高水平企業同時具備工程咨詢、建筑設計、招標、造價咨詢、工程監理等多項資質。將這些專業服務統籌協調,建立相適應的組織機構、項目管理體系,便可形成全過程項目管理的初步框架。
因此高水平的監理公司,尤其是具備多項資質的公司,以監理業務為核心,拓展上下游服務鏈,逐漸開展多階段、多方位乃至全過程、全方位的項目管理工作是可行的。
3監理公司向工程項目管理公司轉型的策略
3.1加強人力資源建設
知識密集型企業的競爭,其實質是人才的競爭,作為項目管理公司要加強人力資源建設。1)不僅需要大批專業能力強的高水平人才,而且要知識結構匹配。不僅需要工程設計類、工程施工類,還需要計價管理類、合同管理類、政策法律類,以及高級復合型管理人才。2)要善于利用各種外部資源,與科研院所合作形成外部專家庫,可迅速提高企業的創新、攻堅能力。3)由內部的各類專家和外部專家共同組成專家團隊,為各項目提供提供技術或管理上的決策支持。
3.2與上下游企業的兼并或聯合
服務鏈向上下游的延伸可通過兩種途徑實現:1)吸納其他相關人才,緩慢培育上下游業務;2)通過與上下游企業的兼并或強強聯合,既能拓展業務范圍,提高企業的規模和綜合實力,又能充分發揮各自業務專長。
3.3建立工程信息庫
準確全面的數據和信息是項目預測和決策的重要依據。建立信息庫,收集各類信息(市場信息、政策動態、資源條件、技術參數、經驗指標、案例等等),由專人做好跟蹤、比較、分析和更新維護,并保證項目管理人員能夠快捷方便的獲取信息支持。這可使得一個企業的判斷決策更加準確,使項目管理工作得到持續改進。
3.4改變工作方式方法
針對現在監理公司的工作現狀,筆者認為應從以下幾點進行:1)明確崗位設置和崗位職責;2)逐漸推行標準化工作流程和標準化文件;3)以動態控制理論為指導,做好做好事前控制和動態跟蹤;4)將風險管理做到實處;5)做好事后評估和知識的積累傳遞。
3.5重視工程項目管理中的溝通與協調
現代項目中參加單位非常多,形成了復雜的項目組織,各單位有不同的任務、目標和利益,項目中組織利益的沖突比企業中各部門的利益更為激烈和不可調和。能否使矛盾著的各個方居于統一體中,使系統結構均衡,直接關系項目的成敗。據調查,在可能導致項目失敗或延期的各種因素中,項目各方溝通不暢、信息延遲高居榜首。項目管理者作為各方關系的紐帶,溝通與協調各方矛盾,使各方協調一致、齊心協力地工作,使項目實施和運行過程順利,是其最重要的職責。
4.結語
建設工程項目管理相比于建設工程監理在業務范圍及管理深度等方面有了較大的擴展和延伸,是一種較為靈活的操作管理模式,可以根據建設單位的需求提供訂單式的服務,以滿足不同客戶的不同需求。
從某種程度上說,建設工程項目管理代表了工程監理今后的發展方向。本文僅僅從監理企業的角度,對在目前階段企業如何向工程項目管理公司發展提出了一些建議,希望能起到拋磚引玉的作用。但企業在發展的過程中,還要主要依據自身的具體情況,靈活的采取對策,筆者并不鼓勵所有的監理企業都立即開展范圍更廣、更復雜、要求更高的業務,首先做好建設監理業務范圍內的工作依然是企業的立足之本。
參考文獻:
[1]《建設工程項目管理試行辦法》(建市[2004]200號).
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StudyontheChangefromtheEnterpriseofConstructionSupervisiontotheCorporationofEngineeringProjectManagement
縣公司中有些項目的檔案沒有拆舊部分的詳細資料和物資清算資料,同時也缺少主要的擬拆除設備再使用可行性研究報告、擬拆除設備清單、拆除設備技術鑒定及處置意見、甚至沒有廢舊設備報廢手續等。
二、檔案管理不規范
技改大修項目檔案資料前后不能環環相扣,重要檔案資料缺失較多;檔案資料簽字蓋章不全,部分項目的可研報告、概算書、開竣工報告、驗收報告、結算書、結算報告簽字蓋章不全;部分服務類合同簽訂日期未寫;檔案資料時序性不符合規定;部分項目合同簽訂不及時,未在中標通知書下達30日之內簽訂合同。
三、管理新思路
1.強化項目立項評價,項目儲備動態化
縣公司技改大修項目管理普遍存在“輕前期,重實施”的現象,項目立項時未進行充分調研,對項目實施的必要性和可行性未進行充分考慮,與基建等項目有交叉的地方也未納入通盤考慮。項目計劃下達后,在實施過程中就出現了一系列問題:如項目立項重復、項目資金超計劃或不足、項目受停電原因影響無法實施等,這一系列問題均是由于未做好項目前期造成的。同時由于目前設備物資(非物資)招投標工作環節多,流程繁瑣,加之每年的施工建設周期較短,做好技改大修項目儲備及前期工作的提前落實,是有效解決上述問題的唯一途徑。為此做好技改大修儲備項目的管理工作,是加強和完善技改大修管理工作的努力方向。針對上述問題,南充公司在2014年對各縣公司技改大修儲備項目的前期管理進行了改革,將以往的一年一次的項目集中申報改為項目動態儲備管理,各縣公司每季度末10日~20日期間,向市公司運檢部集中申報儲備項目,并同步提交項目建議書、全口徑預算或可研報告、初設及概算資料,附現場圖片論證資料,市公司運檢部于每季度末20日~30日組織技改大修儲備項目集中審查,同步審查可研、初設及概算資料或項目建議書、全口徑預算,并根據審查結果同時結合項目緊急程度、設備缺陷程度和運行歷史狀況等方面對儲備項目進行評分。儲備項目審查合格后進入市公司的技改大修項目儲備庫,市公司根據儲備庫項目的規模和重要性擇優上報省公司,待省公司審查合格后進入省公司的技改大修項目儲備庫。
2.深化貫徹技改大修立項輔助決策機制
堅持以設備狀態評價為基礎,結合電網設備隱患排查和專項治理,動態修編技改大修原則,完善、細化技改大修項目立項輔助決策導則,退運設備再利用優化處置導則。從安全、效能和運行成本等多維度對儲備項目進行評價論證和評分排序,在可研階段對擬拆除設備進行再利用評價,堅決防止設備大拆大換。
3.強化項目里程碑計劃管理,完善項目進度定期報告和制度
在各縣公司全面推廣項目里程碑計劃管理和考核制度。在項目計劃下達后,市公司運檢部大修技改專責組織各專業專責到各項目責任單位對當年的技改大修項目進行梳理,制定項目實施方案和里程碑計劃該里程碑計劃涵蓋項目前期、計劃下達、施工前準備、現場施工、后期工作等各個環節,對各環節每一步的內容進行細化,并制定詳細的時間進度節點計劃表,同時依托ERP、PMS等信息化手段,執行項目進度定期通報制,做到形象進度與資金完成同步管控,落實進度考核機制。
4.強化項目組織實施
技改大修項目的組織實施,要借鑒基建標準化管理的思路,使技改大修項目管理向精細化方向靠攏。技改大修項目管理按基建標準化管理及基建管控的要求,嘗試性的開展“達標創優”等活動,制定詳細的施工方案和施工“三措”,按照施工進度計劃有步驟的開展。嚴格質量管理與質量控制,實行質量負責制,確保每項工序合格后才能進入下一道工序,并做好相應的現場記錄。進入隱蔽工程施工或重要設備安裝調試時,必須有專業人員監督或驗收,并留存相關影像資料。
5.強化項目施工管理
通常新建的工程項目不如技改大修項目危險性高,因為技改大修項目所牽涉的方面較多,同時施工人員的素質良莠不齊,部分施工現場還含有帶電的設備,很多因素都影響了施工的進度和環境,在安全管理方面存在一定難度。如果想要將工程完美的完成,那么就應該有效的安全監控整個施工過程,對于施工中存在安全隱患的環節,制定出對應的預防對策,以將施工中的風險降到最低。相關施工單位應該在項目開工前,同部門的實際情況相結合,首先進行危險性分析,通過危險性分析對系統潛在的危險進行判斷,同時采取一定的防范方案,將施工現場的安全管理進一步提升。
四、結束語
1 H公司項目管理文化現狀
1.1 企業項目管理文化的特點與作用
企業項目管理是采用項目管理方法及工具對企業的項目進行管理,是企業管理的重要組成部分,而項目管理需要相應文化或價值觀的支撐。另外,有歐洲業界專家還公開,我們在走出經濟衰退時需要尋求生產力的逐步提升,而這只有靠真正接受項目管理文化才能實現(As we emerge from recession we need tobe looking for step changes in productivity andthis will only be possible if we truly embrace aproject management culture)。
企業項目管理文化是企業項目管理與企業文化結合的產物,只有項目管理在企業經過長期實踐和發展才能形成的文化,它具有以下特點:
1.1.1 獨特性
但凡成功的管理都山三個層次來支撐:技術、制度和文化。技術和制度也許因為行業的相同存在等同或相似性,技術具有專業性,制度具有職業性,二者從企業角度而言都不可違背。而文化的核心是人,企業文化對項目成員產生的影響,以及山此而構建的項目管理文化,使其具有和項目相同的獨特不可復制性。
1.1.2 臨時性與持續性的統一
除獨特性外,項目還以結果為導向,具有臨時性和漸漸明晰的特性。項目管理文化在企業中的建立時需要持續跟隨企業的戰略變化,并隨著需求層次的不同呈現出臨時調整的需求。
企業文化對于企業管理的重要作用不言而喻,同理說企業項目管理文化是項目管理的中樞神經系統也不為過。華為作為中國新興的科技型公司,提出的“管理運作要從‘以功能為中心’向‘以項目為中心’轉變”,借鑒良好的項目管理文化的實踐,成功成為一家國際上算得上偉大的公司。
1.2 H公司的項目管理及項目管理文化現狀
1.2.1 H公司項目管理現狀
H公司屬于集團運作式公司,其項目主要分為三類:產品研發、技術改造和改進型項目。H公司的項目組織形式介于職能式與弱矩陣式之間,以職能式為主,大型和重要項目執行矩陣式管理;機構上也設立了專門的PMO (Project ManagementOffice,簡稱PMO),來組織和引導集團中專職或兼職的項目管理人員進行項目管理運作,但其PMO本身的能力并不夠強大,不對集團中的項目管理進行推進,只強調在研發項目的管理上,各公司需要盡可能的按照項目管理的手法進行管理,具體如何實施,沒有明確的培訓和指導。
從上述狀況可以看出,H公司的企業項目管理根基不扎實。
1.2.2 H公司項目管理文化建設情況
因為H公司的企業項目管理不夠扎實,折射出H公司的項目管理文化建設的情況:H公司的PMO只致力于基礎項目制度的建設、把項目群管理起來、向高層匯報、識別公司共性問題,但往往起不到好的效果;甚至項目制度建設不完善,沒有形成項目管理能力標準,專有的項目管理課程與培訓平臺、項目管理經理認證程序與平臺。
2 H公司項目管理文化建設策略
企業中應山PMO來造就項目管理文化。而要在H公司建立企業項目管理文化,可從三個方面培育:理念和認識層面提升、職能部門中項目管理的推行、以項目為中心的文化。實施辦法如下:
2.1 項目管理理念和認識層面提升
2.1.1 項目管理知識體系培訓
培訓是讓員工學習最常用的方式。通過組織外部培訓參加PMP考試認證,擴展參與項目人員的知識。或著重結合企業技術項目開發流程,打造企業的項目管理課程,系統梳理項目管理知識;并根據授課對象不同,分為系列花2-5天的專業授課和僅為半天的方法論授課。
2.1.2 項目管理沙龍
每個季度舉辦1期項目管理沙龍,課題通過征集而來,根據關注度最高的主題來挑選參加沙龍的人員,包括項目管理、產品設計、職能經理、企劃調度等;學習結束后,在企業內部學習的過程、沙龍討論的新思路和學習效果。
2.1.3 項目管理競技賽
項目管理競技賽可分文斗和武斗兩部分。
文斗為年度項目管理論文評選,除評出優秀等級的論文外,凡是參與評審的項目管理實戰論文,會山PMO裝訂成冊形為年度論文集,贈予企業中、高層和優秀的項目經理。注意類似研發、項目管理類的中層干部不參與優秀論文評選,但需應邀撰寫項目管理論文,這就是直接從高層促成對項目管理的重視,便于項目管理技能學習推廣。
因H公司項目的管理主體還是以研發類項目為主,武斗的項目管理技能大賽的戰場,可設在研發部門間,活動是全年持續性的,年頭開局,年尾評選。這樣年度內獲得好評的單位會更加重視項目管理技能的傳承,會促使未獲得好名次的部門去學習項目管理技能來提高自己。
2.1.4 統一述語
統一的語言有助于達成共識,便于深入的交流和溝通。PMO應組織把晦澀難懂的PMBOK的術語,整理翻譯為自己的內部項目管理術語,并在相應的地方備注一兩句簡單的實戰總結方法,與術語相呼應,然后運用現代化的信息手段,在企業內部發放和傳播。
2.2 職能部門中項目管理的推行
H公司是職能式組織,因此職能部門對于項目管理的認同和支持對項目管理有極大的推進作用,尤其是研發部門,沒有這些人對項目管理的支持,很難塑造形成相應的項目管理文化:
2.2.1 PMO成員作為項目經理管理核心項目
H公司在年度規劃過程中,有定義相關的核心項目,即為企業重要戰略方向的項目,且是老板關注、職能單位最關注的。而總部PMO成員,就可以直接擔任這些項目的項目經理,與項目共進退,把項目管理的思路和理念,借機滲透到項目和企業的職能部門中去。
2.2.2 建立項目管理職業發展規劃
PMO要和人力資源職能部門一起,做好項目管理專員從助理項目管理、項目專員、項目負責人、項目經理高級項目經理、組織級項目經理等的職業發展。用這樣的利益驅動使他們認同項目管理,清楚知道自己崗位職責,掌握項目管理技能。
2.2.3 感受外界的項目管理文化氛圍
PMO應組織職能單位一起參加外部的項目管理交流和論壇,比如年度PM工項目管理大會。然后回來內部的沙龍討論交流項目管理的感受,讓諸如研發、工藝、質量的部門切實地感受外部管理管理動態,項目管理的發展程度,對研發效率提升的影響等。外部其他企業在項目管理實踐中取得的效果,會促使參加的人員主動走進項目管理,愿意接受項目管理文化。
2.2.4 項目預算和項目激勵制度
建立項目預算機制可幫助企業把項目融入企業的戰略和組織級管理中,這點符合職能部門的成本控制的要求;而項目激勵制度,類似創新激勵制度、項目獎金,更能得到職能部門員工的認可,參與項目的積極度更高。
2.3 以項目為中心的文化
企業的項目管理文化中,完善的制度+激勵+人,還需要高層的支持,項目管理才能趨于成熟,以項目為中心意味著:
2.3.1 在公司內建立一個組織級的項目管理體系
以項目為中心不能拘泥于形式,而是包括為項目提供全面支持的管理支撐系統,涉及人、流程、知識和戰略等很多方面,也就是業界所稱的組織級的項目管理體系。它意味著通過成熟的組織級項目管理方法、流程和最佳實踐,使項目活動標準化、流程化、數據化、信息化,從而間接符合戰略并提升運營效率和盈利能力。
2.3.2 三個層次的項目管理
以項目為中心是指應包含項目組合、項目集和項目三個層次的項目管理體系。在H公司中,如何更好地對這三個層次進行明晰的劃分,還沒有具體的定義。只有解決這三個層次的劃分,資源的調配性才能在H公司中發揮更大的效用。
2.3.3 組織運作的目標是實現強矩陣式項目管理
前面詳述過H公司的項目組織形式是職能式的,也就是說職能組織對項目的影響非常大,項目經理對項目的控制很弱,要建設完成的項目管理文化,需要通過3-5年甚至更多年的努力,逐步過渡到以項目為主、功能為輔的強矩陣結構。