加強(qiáng)高校院系檔案管理工作的思考范文
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高校院系檔案是指高校各院系在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中直接形成的對學(xué)校、學(xué)院和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。院系檔案是高校檔案的重要組成部分，是記錄院系領(lǐng)導(dǎo)履職過程及各項(xiàng)活動(dòng)的痕跡，是展現(xiàn)院系發(fā)展歷程的珍貴記憶。在浙江工作期間考察浙江檔案館時(shí)強(qiáng)調(diào)，檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，因?yàn)闄n案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案[1]。隨著法治中國建設(shè)的不斷推進(jìn)，文化建設(shè)的深入開展，社會(huì)信用體系建設(shè)的不斷完善，院系檔案在服務(wù)師生員工、服務(wù)院系建設(shè)、服務(wù)學(xué)校文化育人中心工作中發(fā)揮著越來越重要的作用，院系檔案規(guī)范化管理的呼聲越來越高漲。
一、高校院系檔案的重要作用
1.高校院系檔案是院系各項(xiàng)工作的重要憑證。院系檔案是記錄院系領(lǐng)導(dǎo)履職過程及各項(xiàng)工作的痕跡，在教學(xué)評估、科研項(xiàng)目申報(bào)、職稱評定、出國留學(xué)及各項(xiàng)檢查工作中發(fā)揮重要的憑證和支撐作用。以華中科技大學(xué)為例，該校水電與數(shù)字化工程學(xué)院某教授利用某項(xiàng)目獲獎(jiǎng)證書，為水利工程學(xué)科順利通過教育部第四輪學(xué)科評估提供了重要支撐；機(jī)械科學(xué)與工程學(xué)院某教授利用某項(xiàng)科研項(xiàng)目獲獎(jiǎng)材料及相關(guān)技術(shù)資料，為成功申報(bào)中國科學(xué)院院士起到支撐作用；該校校友，原武漢光電國家實(shí)驗(yàn)室某副教授，利用某項(xiàng)科研項(xiàng)目材料，被順利評為深圳市高層次專業(yè)地方級領(lǐng)軍人才稱號；2017年3至4月份，中央巡視組對該校開展巡視工作，及時(shí)、真實(shí)地提供單位內(nèi)部制度匯編、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、黨支部工作及組織生活記錄等檔案材料是巡視工作的重要內(nèi)容之一。在此次巡視工作中，院系檔案完善的單位，能及時(shí)提供相關(guān)材料，很好地證明工作開展情況。
2.高校院系誠信檔案助力社會(huì)信用體系建設(shè)。面對市場經(jīng)濟(jì)和社會(huì)轉(zhuǎn)型時(shí)期帶來的諸多道德失范和行為失范現(xiàn)象，我國已經(jīng)開始了一項(xiàng)浩大的道德建設(shè)工程和公民素質(zhì)建設(shè)工程———社會(huì)信用建設(shè)[2]。檔案是我國信用信息的重要組成部分，院系檔案真實(shí)反映了該院系及師生員工個(gè)人的信用信息。隨著國家信用體系的不斷完善，反映院系、教師及學(xué)生的誠信檔案一直備受社會(huì)各界關(guān)注，科研機(jī)構(gòu)及企業(yè)研發(fā)部門希望信用高的科研人員參與技術(shù)開發(fā)與研究，用人單位也希望高校畢業(yè)生具有較高的信用。以華中科技大學(xué)為例，我校每年向教育部提交的各類學(xué)生學(xué)歷學(xué)位信息，為用人單位評價(jià)畢業(yè)生信用提供了重要憑證。通過學(xué)歷學(xué)位信息的共享，達(dá)到了凈化社會(huì)風(fēng)氣的作用，使學(xué)歷不敢造假、不能造假、不想造假成為全社會(huì)共識(shí)。
3.高校院系檔案是開展校園文化建設(shè)的生動(dòng)素材。文化建設(shè)作為“五位一體”建設(shè)中的關(guān)鍵一環(huán)，其重要性不言而喻。深層次、多渠道開發(fā)檔案信息資源，不斷向師生員工和社會(huì)大眾推出精品力作，是校園文化建設(shè)的一個(gè)重要方面。在中共中央政治局第二十五次集體學(xué)習(xí)時(shí)強(qiáng)調(diào)，讓歷史說話，用史實(shí)發(fā)言，要盡量掌握第一手材料，要多通過檔案、資料、事實(shí)、當(dāng)事人證詞等各種人證、物證來說話[3]。院系檔案記錄著院系的歷史軌跡，是院系長期發(fā)展積累的寶貴財(cái)富，主要包括教學(xué)、黨政管理、科研、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、知名校友、優(yōu)秀教師、優(yōu)秀學(xué)生及優(yōu)秀社團(tuán)等材料。這些材料見證了院系發(fā)展歷程，彰顯了高校師生艱苦奮斗、自強(qiáng)不息、樂于奉獻(xiàn)的大學(xué)精神。院系檔案以其真實(shí)可靠、生動(dòng)直觀、展現(xiàn)形式多樣的特點(diǎn)，在校園文化建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用。以華中科技大學(xué)為例，在各類院慶活動(dòng)中，該校機(jī)械科學(xué)與工程學(xué)院、管理學(xué)院、經(jīng)濟(jì)學(xué)院等單位充分利用老照片、科研獎(jiǎng)證、優(yōu)秀教師、知名校友等材料展示了學(xué)院發(fā)展的艱辛歷程和創(chuàng)造的輝煌歷史；在改革開放三十周年之際，電氣學(xué)院、船海學(xué)院等單位利用專利、獎(jiǎng)證、照片等老檔案，制作專題展覽，展示了三十年輝煌巨變。
二、高校院系檔案的內(nèi)容及分類
根據(jù)院系活動(dòng)和建檔的內(nèi)容，院系檔案主要包括黨政管理檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、學(xué)生檔案、實(shí)驗(yàn)室檔案和其他工作檔案等六個(gè)方面[4]。需要移交學(xué)校檔案館保存的材料，院系可復(fù)制備份，以便日常查閱利用；不需移交學(xué)校檔案館的材料，由院系保存。黨政管理檔案主要包括：院系黨建工作、行政管理工作、工會(huì)活動(dòng)、團(tuán)委學(xué)生活動(dòng)等材料。此類材料需由院系保存。教學(xué)檔案主要包括：院系教學(xué)管理與教學(xué)改革、課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐、學(xué)籍管理、學(xué)科建設(shè)、教學(xué)檢查、教學(xué)評估及教學(xué)研究等材料。其中，涉及畢業(yè)生學(xué)籍材料、成績表、省部級及以上教學(xué)成果獲獎(jiǎng)材料、教學(xué)基地審批文件等須報(bào)相關(guān)職能部門或移交學(xué)校檔案館保存，其他材料由院系保存?？蒲袡n案主要包括：科研項(xiàng)目準(zhǔn)備階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)階段、成果申報(bào)階段、應(yīng)用轉(zhuǎn)化階段材料及合同、專利等材料。其中，屬于重大級、重要級的研究課題和專利材料，由相關(guān)職能部門移交學(xué)校檔案館，一般級的研究課題及成果由院系保存。學(xué)生檔案主要包括：高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。學(xué)生檔案材料形成后，需及時(shí)移交學(xué)校檔案館保存。實(shí)驗(yàn)室檔案主要包括：實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與管理材料、實(shí)驗(yàn)室人員業(yè)務(wù)材料、實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備材料。重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)材料及學(xué)校簽批的儀器設(shè)備材料要移交學(xué)校檔案館保存。其他工作檔案主要包括：院系重要會(huì)議、重要活動(dòng)、重要項(xiàng)目形成的材料以及校友畢業(yè)回校聚會(huì)資料等。重要材料需移交學(xué)校檔案館保存。
三、高校院系檔案管理存在的問題
1.檔案管理制度不健全。檔案管理制度是對文件歸檔、規(guī)范化整理、檔案管理、檔案利用等工作的規(guī)范性文件制度，主要包括歸檔制度、保管制度、借閱制度、銷毀制度、管理體系及職責(zé)等?？茖W(xué)、完善的檔案管理制度是院系檔案工作正常有效開展的保證，是提高院系檔案管理工作效率和工作質(zhì)量的重要管理手段。據(jù)了解，目前我國高校院系檔案管理工作普遍缺少規(guī)范的檔案管理制度及實(shí)施細(xì)則，導(dǎo)致材料歸檔不規(guī)范。容易出現(xiàn)歸檔材料不系統(tǒng)，如材料分類不標(biāo)準(zhǔn)，檔號缺乏擴(kuò)展性；歸檔材料不完整，如有些材料只有正本缺少定稿，有些材料只有正件缺少附件，有些材料只有結(jié)果性文件缺少依據(jù)性文件；歸檔材料不準(zhǔn)確，如歸檔材料非最終版本，材料簽字蓋章手續(xù)不完備等。
3.檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定：學(xué)校各部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求，組織本部門的教學(xué)、科研和管理等人員及時(shí)整理檔案和立卷。但實(shí)際工作中，很多院系并沒有配備專職的檔案工作人員，高校院系檔案工作人員通常由教學(xué)或行政秘書兼任，而教學(xué)或行政秘書教輔工作繁忙，只能擠時(shí)間應(yīng)付檔案管理工作，并且普遍存在不懂檔案知識(shí)，不熟悉檔案業(yè)務(wù)的問題；此外，院系檔案人員更換頻繁，崗位變換時(shí)缺乏規(guī)范的檔案交接手續(xù)，檔案資源流失嚴(yán)重。院系檔案管理人員的不穩(wěn)定性、不專業(yè)性導(dǎo)致院系檔案管理工作無法有序開展。
3.檔案管理?xiàng)l件差，手段落后。良好的檔案管理?xiàng)l件是高校院系檔案管理達(dá)標(biāo)的一個(gè)主要因素。高校院系檔案管理工作一般起步較晚，由于學(xué)校擴(kuò)招院系學(xué)生增加、學(xué)科建設(shè)發(fā)展及科研平臺(tái)的建設(shè)等原因，院系辦公用房相對緊張[5]。很多院系并未設(shè)立專門的檔案室，檔案材料要么存放在辦公室，要么分放到各個(gè)科室，甚至堆放到會(huì)議室角落里，根本達(dá)不到防光、防潮、防漬等檔案管理規(guī)定。而且普遍缺乏檔案管理專門的軟硬件設(shè)備設(shè)施，導(dǎo)致檔案工作現(xiàn)代化水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于信息化社會(huì)對檔案工作技術(shù)裝備的要求。其次，檔案管理的自動(dòng)化程度不高，大部分還停留在手工管理階段，管理狀況好的單位會(huì)有電子目錄，管理狀況不好的單位，材料堆放雜亂無章，缺乏電子目錄，無法實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索，檔案利用不充分、不便捷。
四、加強(qiáng)院系檔案管理工作的對策
華中科技大學(xué)院系檔案工作經(jīng)過多年的努力和實(shí)踐，積累了一定的經(jīng)驗(yàn)。筆者以該校生命科學(xué)與技術(shù)學(xué)院檔案管理為例，提出以下幾點(diǎn)解決對策：
1.建立健全院系檔案管理制度。制度是開展工作的準(zhǔn)則和依據(jù)，工作要想做得好，制度要先行。只有制定科學(xué)合理的院系檔案管理制度，才能指導(dǎo)和規(guī)范院系檔案管理工作。該校生命科學(xué)與技術(shù)學(xué)院檔案室成立之初便開始著手制度建設(shè)。依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》《歸檔文件整理規(guī)則》并結(jié)合院系檔案工作實(shí)際，在學(xué)校檔案館的指導(dǎo)下，完成了《生命科學(xué)與技術(shù)學(xué)院檔案建設(shè)與管理辦法》（以下簡稱為《辦法》）、《生命科學(xué)與技術(shù)學(xué)院檔案建設(shè)與管理責(zé)任清單》（以下簡稱為《責(zé)任清單》）及《生命科學(xué)與技術(shù)學(xué)院兼職檔案員工作職責(zé)》（以下簡稱《檔案員工作職責(zé)》）。《辦法》明確了院系檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)體系與職責(zé)、責(zé)任落實(shí)與追究、歸檔范圍與整理方法、檔案利用、條件保障等。《責(zé)任清單》明確規(guī)范了責(zé)任科室、責(zé)任崗位、責(zé)任人及其具體的歸檔范圍。該清單具有很強(qiáng)的可操作性，哪個(gè)科室、哪個(gè)崗位、哪個(gè)人歸檔哪些材料，一目了然，使得檔案歸檔與崗位職責(zé)緊密掛鉤，年終考核實(shí)際上就成了對每個(gè)人形成的檔案的考核；人員調(diào)離要先完成檔案的交接。《檔案員工作職責(zé)》明確了各科室檔案工作責(zé)任人及兼職檔案員的具體工作職責(zé)。
2.加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升專業(yè)水平。檔案管理人員是檔案管理工作的具體執(zhí)行者，其信息素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平直接影響院系檔案管理工作的開展。該校生命科學(xué)與技術(shù)學(xué)院檔案室制度建設(shè)完成后，校檔案館老師及時(shí)地組織了生科院各科室檔案管理責(zé)任人及兼職檔案員，開展了多種形式的檔案管理培訓(xùn)。首先，開展了專場檔案管理工作培訓(xùn)，從檔案的歷史變遷、新時(shí)期痕跡管理到如何開展院系檔案工作，進(jìn)行了詳細(xì)生動(dòng)的講解，提升了理論水平。其次，組織檔案管理責(zé)任人和兼職檔案員到檔案館進(jìn)行現(xiàn)場觀摩教學(xué)，深入各類檔案庫房及檔案整理室，手把手教授各門類檔案的具體整理方法，提升了實(shí)際操作能力。最后，檔案館老師到生科院檔案室現(xiàn)場答疑和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。通過幾次集中培訓(xùn)，短時(shí)間內(nèi)對歸檔范圍、整理方法、上架與排列等基本檔案管理工作得以熟練操作。
3.加強(qiáng)信息化管理手段。院系檔案傳統(tǒng)的管理方法已跟不上信息時(shí)代的步伐，為提高檔案工作效率，提升檔案現(xiàn)代化管理水平，方便檔案材料和檔案信息的利用，院系檔案工作應(yīng)加強(qiáng)信息化管理手段。該校生命科學(xué)與技術(shù)學(xué)院檔案室基礎(chǔ)工作準(zhǔn)備就緒后，便開始了目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。學(xué)校檔案館還專門為該院提供了學(xué)校檔案管理信息系統(tǒng)院系節(jié)點(diǎn)，可以實(shí)現(xiàn)檔案著錄、數(shù)據(jù)導(dǎo)入、數(shù)據(jù)導(dǎo)出、批量掛接、查詢、借閱、利用、業(yè)務(wù)流程管理等功能，也可以實(shí)現(xiàn)電子檔案的自動(dòng)歸檔和智能化管理功能。從而不僅可以提升院系檔案的信息化管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢利用，同時(shí)也促進(jìn)了校內(nèi)檔案資源的共建與共享。
參考文獻(xiàn)
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[4]童燕,張桂霞.對新時(shí)期加強(qiáng)高校二級院系檔案管理的思考[J].中國西部科技，2011(11).
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作者：王鵬；范智新