人事檔案管理中的問題與完善措施范文

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【摘要】隨著目前人事制度日益深化的進(jìn)程，人事檔案管理逐漸面臨著越來越大的挑戰(zhàn)和要求。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，使得整個(gè)人力資源市場(chǎng)中對(duì)人力資源用工的需求和形式也有了不一樣的要求，總體愈來愈呈現(xiàn)出多元化。因此，如何讓人事檔案有效科學(xué)的管理和完善，對(duì)人力資源各項(xiàng)工作的開展，起到推進(jìn)作用。本文的研究思路主要是通過對(duì)人事檔案管理中的各種問題進(jìn)行詳細(xì)剖析，并且對(duì)癥下藥提出相應(yīng)的完善措施，希望能夠?yàn)椴煌瑱C(jī)構(gòu)的人事檔案管理以啟迪意義。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；人事制度；人力資源

人事檔案對(duì)于人力資源發(fā)揮著不可或缺的作用，它記錄了個(gè)人的工作經(jīng)歷、政治思想、工作期間的表現(xiàn)及業(yè)績(jī)，是直接影響到人才提拔的寶貴的參考資料和評(píng)判依據(jù)。[1]目前，我國(guó)各種人事檔案的管理過程中存在不同程度的問題，為了使人事檔案制度更加完善，使整個(gè)操作管理過程運(yùn)行順利，常常需要健全一套完善高效且合理的人事檔案管理新模式，尋求切實(shí)有效的措施和對(duì)策實(shí)現(xiàn)人事檔案管理。

一、人事檔案管理中，目前存在的問題

（一）內(nèi)容完整性欠缺目前，從普遍情況來看，一些機(jī)構(gòu)或部門的人事檔案，內(nèi)容完整性上是大大欠缺的，常常會(huì)出現(xiàn)材料缺失、不齊等現(xiàn)象。如，單位每年對(duì)員工個(gè)人都進(jìn)行考核，考核表應(yīng)該進(jìn)入個(gè)人檔案。但經(jīng)常造成人員調(diào)動(dòng)時(shí)檔案缺少考核表時(shí)有發(fā)生的現(xiàn)象。甚至，大學(xué)生在校讀書期間的學(xué)習(xí)成績(jī)表都漏放到學(xué)生個(gè)人檔案。同時(shí)，對(duì)于一些科研、骨干人員的業(yè)務(wù)能力或者科研學(xué)術(shù)水平等，都很難從個(gè)人檔案中體現(xiàn)出來。這些問題造成絕大多數(shù)的人力資源部門不能通過人事檔案考察和了解人員的基本情況。

（二）履歷材料嚴(yán)重失真在一些機(jī)構(gòu)或單位中，存放的一些人事檔案中的履歷材料往往嚴(yán)重失真，缺乏可信度，充滿虛假性。比如，人事檔案前后內(nèi)容不銜接，首尾不齊，對(duì)于人員的一些基本資料，比如文化程度、真實(shí)年齡等都有擅自篡改，不具有真實(shí)性。這樣人事檔案整體的利用價(jià)值以及真實(shí)性都難以得到有效保證，也不利于日常人力資源管理工作的開展。

（三）人事檔案管理技術(shù)落后人事檔案管理技術(shù)相對(duì)落后，管理力度也不夠嚴(yán)格。因?yàn)樵谌耸聶n案中，常常出現(xiàn)的一些并不是人事檔案的一些資料或者文件，或者把檔案文件亂涂亂改，不夠規(guī)范或者沒有任何存檔價(jià)值等，進(jìn)入人事檔案。這些材料和真正的人事檔案混雜在一起，嚴(yán)重違反人事檔案管理制度的規(guī)范性，嚴(yán)重影響了人力資源市場(chǎng)的公平性和真實(shí)性，擾亂了人事管理的進(jìn)程和發(fā)展，有很大的負(fù)面影響。目前，還存在很多部門或單位對(duì)于人事檔案管理仍然沒有全面普及計(jì)算機(jī)，手工管理仍然占據(jù)很大比重，所以，相應(yīng)的一些工作量非常大，嚴(yán)重影響了人事檔案管理的工作效率。

（四）收集檔案及時(shí)性差對(duì)于人事檔案管理工作來說，有很多環(huán)節(jié)，其中收集檔案是其中非常重要的環(huán)節(jié)之一，很大程度上影響人事檔案管理進(jìn)程，收集人事檔案可以極大程度上對(duì)收藏量進(jìn)行豐富和拓展。現(xiàn)在，對(duì)人事檔案的收集渠道主要是由人事檔案相關(guān)管理部門負(fù)責(zé)，他們主動(dòng)索要一些新形成的人事檔案材料，目的是為了獲取更多更加有內(nèi)涵和價(jià)值的個(gè)人材料。舉例子而言，對(duì)于干部，他們大都有新的知識(shí)更新培訓(xùn)材料，對(duì)于教師群體來說，他們也會(huì)對(duì)科研成果進(jìn)行更新，職稱的變換，職務(wù)的變化，如果在這段更新的過程當(dāng)中，相關(guān)檔案收集部門不能及時(shí)對(duì)這些信息內(nèi)容進(jìn)行收集的話，在很大程度上會(huì)導(dǎo)致材料放入個(gè)人檔案，時(shí)間上的拖延和浪費(fèi)，最終影響到整個(gè)工作的效率和水平，是有百害而無一利的。

（五）檔案相關(guān)管理制度不完善，管理隊(duì)伍參差不齊人事檔案管理相關(guān)制度在很大程度上還不夠完善，同時(shí)，人事檔案管理隊(duì)伍人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平良莠不齊，需要整改。可以發(fā)現(xiàn)，目前，很多部門和單位中涉及到一些相關(guān)的人事檔案管理制度，比如審查制度、歸檔制度、鑒別制度、查閱制度等，其中多多少少存在著一些問題和不足，這些問題最終會(huì)給正常的人事檔案管理帶來負(fù)面影響。同時(shí)，目前社會(huì)上的人事檔案管理隊(duì)伍一定程度上是良莠不齊的，質(zhì)量不一，缺少專業(yè)的復(fù)合型人才，一般的管理人員知識(shí)不夠鞏固并且文化素質(zhì)較低，掌握多種技術(shù)的復(fù)合型人才緊缺，需求較大。因此，以上問題自然會(huì)對(duì)人事檔案管理工作形成很大的阻礙，影響管理工作的順利開展，也難以適應(yīng)日新月異的時(shí)展需求等。[2]

二、完善人事檔案管理的相關(guān)措施和建議

（一）人事檔案管理創(chuàng)新化對(duì)于目前人事檔案管理過程中存在的問題來說，更好地完善人事檔案需要用創(chuàng)新的思路來看待，緊跟時(shí)代的步伐。因?yàn)槟壳坝?jì)算機(jī)技術(shù)和信息水平的飛速發(fā)展和進(jìn)步，人事檔案管理也在日益進(jìn)步和發(fā)展，有更多新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)出現(xiàn)，所以，人事檔案管理需要不斷創(chuàng)新，推陳出新，根據(jù)時(shí)代的要求，緊緊樹立創(chuàng)新觀念和意識(shí)，打開思路，不拘泥與現(xiàn)在，時(shí)刻更新觀念，爭(zhēng)取積極探索出一條適合自身實(shí)際情況并且和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)接軌的全新人事檔案管理制度和體系。

（二）人事檔案管理人本化人事檔案管理需要實(shí)現(xiàn)人本主義精神。因此，人事檔案管理非常需要專業(yè)知識(shí)的加持和鞏固的，對(duì)操作這項(xiàng)工作的人員總體綜合素質(zhì)需要非常高。所以，人事檔案管理需要時(shí)刻加強(qiáng)自身工作人員隊(duì)伍建設(shè)，對(duì)專業(yè)人員進(jìn)行知識(shí)培訓(xùn)和專業(yè)教育，提高人員的整體專業(yè)知識(shí)和精神風(fēng)貌，使得相關(guān)的人事檔案管理工作人員能夠充滿積極性和主動(dòng)性地去學(xué)習(xí)一些新知識(shí)和新理念，用先進(jìn)的專業(yè)知識(shí)武裝自己的頭腦，為人事檔案管理人員提供比較常規(guī)并且定期的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，努力學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)，從而提高管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。致力于在部門或人事檔案機(jī)構(gòu)中打造一支具有較強(qiáng)大政治意識(shí)，精準(zhǔn)的業(yè)務(wù)處理能力和良好作風(fēng)的高素質(zhì)人才隊(duì)伍，從根本上促使整個(gè)人事檔案管理水平大幅度提高，最終推動(dòng)其健康順利的發(fā)展。[3]

（三）人事檔案管理信息化現(xiàn)在這個(gè)時(shí)代是信息高速發(fā)展的時(shí)代，計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)日益發(fā)展和進(jìn)步。信息化的社會(huì)使人事檔案管理也相應(yīng)地有了一些新的變化和要求。人事檔案管理工作要充分運(yùn)用當(dāng)下更新?lián)Q代的信息化技術(shù)，使信息化滲透到人事檔案管理工作中，使得整個(gè)工作的效率能夠得到大幅度的提高和改善。所以，目前的人事檔案管理要引進(jìn)先進(jìn)的信息化軟件。目前，國(guó)外很多機(jī)構(gòu)已經(jīng)普遍應(yīng)用，這種趨勢(shì)也逐漸轉(zhuǎn)向國(guó)內(nèi)，國(guó)內(nèi)人事檔案管理信息化的全面普及在日后也是可以得到充分實(shí)現(xiàn)和保證的，對(duì)于日常工作的開展可以節(jié)約大量寶貴的時(shí)間。

（四）人事檔案管理制度化為了更好地滿足不斷變化的社會(huì)發(fā)展，對(duì)于人事檔案管理來說，一套切實(shí)可行的管理制度可以極大程度地保證和規(guī)范人事檔案工作，推進(jìn)人事檔案工作的順利開展。如何實(shí)現(xiàn)人事檔案制度化管理，首先，需要對(duì)相關(guān)的人事檔案的審查制度或者鑒別制度進(jìn)行完善，保證其完整性和健全性，對(duì)于歸類人事檔案這一個(gè)環(huán)節(jié)也要緊密把關(guān)；其次，是對(duì)補(bǔ)充制度進(jìn)行完善，補(bǔ)充制度包括了移交和轉(zhuǎn)遞制度、檢查制度以及催交制度等，保證其內(nèi)容能夠跟得上變化的時(shí)代，使人事檔案管理的內(nèi)容適應(yīng)日新月異的社會(huì)發(fā)展，內(nèi)容也能夠具備時(shí)效性、真實(shí)性；最后，對(duì)人事檔案管理的安全性和完整性來說，為了保證檔案保存完好，不丟失，建立一套完善的借閱制度、查閱制度以及防火防盜制度是非常有必要的。需要對(duì)人事檔案中的一些基礎(chǔ)設(shè)施加強(qiáng)建設(shè)和發(fā)展，對(duì)于檔案的防水防潮等方面要格外重視。貫徹落實(shí)“及時(shí)、完整、準(zhǔn)確、安全以及保密”的相關(guān)要求和準(zhǔn)則管理人事檔案，建立成熟的人事檔案管理制度。[4]

三、結(jié)束語

綜上所述可以發(fā)現(xiàn)，目前我國(guó)的人事檔案管理工作在長(zhǎng)期來看是一項(xiàng)非常具有挑戰(zhàn)性的工作和任務(wù)。目前存在內(nèi)容完整性欠缺；履歷材料嚴(yán)重失真；人事檔案管理技術(shù)落后；人事檔案相關(guān)管理制度不健全；專業(yè)人員素質(zhì)較差等不同的問題。因此，不同的機(jī)構(gòu)和部門單位必須根據(jù)自身實(shí)際發(fā)展情況努力探索，仔細(xì)反省，認(rèn)清在自我人事檔案管理過程中存在的一些問題和不足，并向其他部門或公司的人事檔案管理學(xué)習(xí)先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，取其精華，棄其糟粕，為我所用，提高整個(gè)人事檔案管理工作效率和水平，從而推動(dòng)管理工作的順利開展和進(jìn)行，對(duì)深化人事改革進(jìn)程具有現(xiàn)實(shí)性意義和推動(dòng)作用。

作者：陳青嬌單位：井岡山大學(xué)