大型公立醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新范文

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摘要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理的重要組成部分，對醫(yī)院管理起著非常重要的作用。新時代做好大型公立醫(yī)院檔案工作對醫(yī)院的科學發(fā)展具有重要意義。文章通過闡述新時代大型公立醫(yī)院檔案工作的重要性和分析其檔案管理存在的問題，提出了優(yōu)化措施：加強法制宣傳，提高檔案意識；建立科學體系，實行規(guī)范管理；擴大歸檔范圍，實現(xiàn)管理全覆蓋；開發(fā)信息資源，主動提供服務(wù)；加大管理投入，實現(xiàn)資源共享；加強隊伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：新時代；大型公立醫(yī)院；檔案工作

檔案管理是醫(yī)院管理的基礎(chǔ)。它直接影響到醫(yī)院各項工作的開展。和其他管理相比，醫(yī)院管理是比較難的，難在使命艱巨、責任重大、系統(tǒng)復(fù)雜、不容錯誤。在黨中央實施健康中國戰(zhàn)略、深化醫(yī)療改革的“互聯(lián)網(wǎng)+”新時代，醫(yī)院檔案管理如何圍繞國家健康中國戰(zhàn)略和醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的要求，轉(zhuǎn)變管理模式，探索新思路、新方法、新途徑，更好地為醫(yī)院改革發(fā)展和社會經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)，成為當前醫(yī)院檔案管理工作者的首要任務(wù)。

一、新時代大型公立醫(yī)院檔案管理工作的重要性

醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在醫(yī)療、教學、科研、預(yù)防、保健、基礎(chǔ)建設(shè)、設(shè)備購置、行政管理，以及其他各項活動中形成的具有保存利用價值的，經(jīng)過歸檔處理的各種文字、圖表、音像、數(shù)據(jù)、實物和其他不同載體、不同形式的歷史記錄。它是國家檔案的重要組成部分，也是醫(yī)院的寶貴財富。在新時代的大型公立醫(yī)院中，不同載體的檔案服務(wù)于醫(yī)院工作的不同方面，為領(lǐng)導科學決策、合理規(guī)劃提供依據(jù)，為患者提供詳實準確的病歷數(shù)據(jù)，為醫(yī)院解決醫(yī)療糾紛提供重要證據(jù)，為醫(yī)學教育活動提供生動的教材，為醫(yī)院對外宣傳報道積累有價值的素材，為醫(yī)學研究和科研成果鑒定提供第一手實驗數(shù)據(jù)或標本，為設(shè)備使用維修、更新和保養(yǎng)提供高質(zhì)量的產(chǎn)品信息和參考，為醫(yī)院文化建設(shè)和改革發(fā)展提供服務(wù)。簡言之，醫(yī)院檔案管理工作關(guān)系到醫(yī)院各項工作持續(xù)開展，關(guān)系到醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展和健康中國建設(shè)，在推進全面建成小康社會和實現(xiàn)中國夢的偉大征程中，發(fā)揮著不可或缺的作用。

二、新時代大型公立醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

（一）檔案意識不強，工作不被重視

在集醫(yī)療、教學、科研、預(yù)防保健于一體的大型公立醫(yī)院管理中，檔案管理和檔案工作者往往不被重視。以目前醫(yī)院等級評審和全國文明單位創(chuàng)建為例，這兩項創(chuàng)建和評審中存在大量的檔案工作。可以說，評審和創(chuàng)建工作的每一條款都涉及檔案，都需要檔案部門人員參與配合。但是在《三甲醫(yī)院評審標準與細則》《全國文明單位測評體系》中，人力資源管理、信息與圖書管理、財務(wù)與價格管理、醫(yī)德醫(yī)風管理、后勤保障管理、醫(yī)學設(shè)備管理、院務(wù)公開管理，理想信念教育、核心價值觀教育、思想道德建設(shè)、文明優(yōu)質(zhì)服務(wù)、學雷鋒活動、法制建設(shè)、文化體育活動、優(yōu)美環(huán)境建設(shè)等許多具體內(nèi)容都納入到了管理考核范圍，唯獨檔案管理沒有被單獨列入其中。顯然，決策者對檔案管理的重要性缺乏足夠認識。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，重醫(yī)療技術(shù)人才培養(yǎng)，輕管理人才培養(yǎng)，更忽視了檔案人才的培養(yǎng)。檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的專業(yè)培訓，檔案知識缺乏，對檔案管理新動向了解不夠，缺乏創(chuàng)新意識和動能，思想保守，因循守舊，工作往往停留在經(jīng)驗上，極大地制約了檔案工作的開展。

（二）管理機構(gòu)不統(tǒng)一，管理范圍不明確

目前，醫(yī)院檔案的管理還沒有形成一套科學的系統(tǒng)、標準和制度。多數(shù)醫(yī)院檔案管理由院長辦公室下設(shè)的綜合檔案室負責管理，管理范圍包括文書檔案、科研檔案、會計檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、實物檔案等十幾個門類的檔案。病歷檔案由病案室管理，人事檔案由人事部門管理，病理切片等檔案由各個業(yè)務(wù)科室自行管理，在一個單位內(nèi)形成了多部門管理檔案的格局。這有悖于《檔案法》第五條關(guān)于檔案工作實行“統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理”的原則，極容易造成檔案資料的流失。新時代醫(yī)院管理的內(nèi)涵和外延都發(fā)生了變化。由于缺乏科學的管理體系、統(tǒng)一的管理模式和標準，醫(yī)院檔案管理不能適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展、規(guī)模和機構(gòu)設(shè)置的變化，以及開展新技術(shù)、新項目、新工作等業(yè)務(wù)范圍的變化，沒有在管理內(nèi)容上做出適當調(diào)整，造成歸檔范圍不明確，應(yīng)歸檔的資料無法及時歸檔，許多重要的檔案資料滯留在下設(shè)機構(gòu)、科室或個人手中，這給國家和醫(yī)院都造成了不應(yīng)有的損失。

（三）硬件投入不足，信息化程度不高

許多醫(yī)院對檔案工作重視不夠，醫(yī)院領(lǐng)導往往輕檔案管理，重醫(yī)療業(yè)務(wù)管理，造成檔案管理遠遠落后于醫(yī)療管理。檔案管理沒有與臨床業(yè)務(wù)管理同部署、同規(guī)劃，檔案管理被邊緣化，未納入醫(yī)院的目標管理中。這造成檔案庫房狹小，達不到建設(shè)標準要求；檔案設(shè)備陳舊、管理技術(shù)落后，嚴重地制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。特別是在智慧醫(yī)院熱絡(luò)的今天，檔案電子信息化管理技術(shù)進步緩慢，跟不上現(xiàn)代醫(yī)院管理的步伐。這都會影響到醫(yī)院的整體發(fā)展。（四）人才素質(zhì)低，隊伍不健全。目前醫(yī)院檔案部門人員數(shù)量配備不足，專業(yè)人才匱乏是普遍現(xiàn)象。許多醫(yī)院配備的都是一些學歷不高、半路出身的閑雜人員，大多數(shù)缺乏系統(tǒng)專業(yè)知識培訓，工作經(jīng)驗不足。而醫(yī)院領(lǐng)導沒有將檔案人才培養(yǎng)納入規(guī)劃，致使檔案人才青黃不接，根本談不上梯隊建設(shè)。這與新時代檔案工作肩負的歷史重任格格不入，嚴重制約了醫(yī)院檔案工作的開展和事業(yè)發(fā)展，亟待引起重視。

三、新時代大型公立醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的主要路徑

第一，加強法制宣傳，提高檔案意識。一是采取多種形式，組織醫(yī)院各級領(lǐng)導和職工，認真學習貫徹國家、省市、行業(yè)等檔案法律法規(guī)，增強全員檔案意識，使檔案法規(guī)意識自上而下根植于全體醫(yī)務(wù)人員心中。二是開發(fā)領(lǐng)導層，使醫(yī)院各級領(lǐng)導重視檔案工作，把檔案管理納入到醫(yī)院整體管理中來，與醫(yī)、教、研等工作統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)籌考慮；積極爭取醫(yī)院領(lǐng)導、科室領(lǐng)導及每位職工對檔案管理各個環(huán)節(jié)工作的支持。三是貫徹落實《檔案法》關(guān)于檔案工作實行“統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理”的原則，提高依法歸檔的自覺性，維護檔案的完整齊全，保障檔案安全，便于醫(yī)院各部門的利用。

第二，建立科學體系，實行規(guī)范管理。這要求適應(yīng)新時代新形勢，在“大檔案”理念指導下，結(jié)合醫(yī)院實際，建立起一套科學規(guī)范合理的管理體系。一是理順管理機構(gòu)，建立綜合檔案館（室）及其下設(shè)部門，使各類檔案集中統(tǒng)一管理，保證檔案管理法律法規(guī)在全院檔案管理中全面貫徹落實。二是整合醫(yī)院各院區(qū)、各部門檔案資源，建立統(tǒng)一的檔案管理制度和規(guī)范，宏觀制度在國家法律法規(guī)框架下制定，具體制度在宏觀制度下體現(xiàn)各類檔案專業(yè)內(nèi)容特點，努力做到各類檔案管理有法可依、有章可循。三是明確檔案人員的職責和義務(wù)，確定各級檔案從業(yè)人員的崗位職責，并對他們進行年終考核，考核結(jié)果與績效收入掛鉤，獎勤罰懶，調(diào)動他們做好本職工作的積極性。四是加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，提高工作效率。

第三，擴大歸檔范圍，實現(xiàn)管理全覆蓋。新時代，隨著健康中國概念的提出和醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的深入，醫(yī)院除了過去的醫(yī)療、教學、科研等常規(guī)管理工作外，還會產(chǎn)生大量的社會服務(wù)活動或創(chuàng)新性工作，如突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急救援、公益健康知識宣教、志愿服務(wù)、對口幫扶、醫(yī)聯(lián)體建設(shè)、援疆援外、國際交流、合作辦院等。此類活動的進行，使各種新的檔案載體不斷出現(xiàn)。我們要認真分析新情況，及時調(diào)整歸檔計劃和整理標準，擴大檔案征收范圍，創(chuàng)新管理服務(wù)模式。在醫(yī)院管理中要樹立“檔案先行”的理念，檔案產(chǎn)生在哪里，檔案管理就跟進在哪里，保證醫(yī)院各項活動的檔案完整歸檔，使檔案管理在醫(yī)院實現(xiàn)全覆蓋。

第四，開發(fā)信息資源，主動提供服務(wù)。及時、準確的檔案信息不僅能夠為醫(yī)院各部門和科室提供有價值的醫(yī)療信息，而且能夠間接提高工作效率和經(jīng)濟效益。這要求檔案管理人員圍繞醫(yī)院發(fā)展大局，適應(yīng)醫(yī)院管理內(nèi)容的拓展，充分挖掘檔案信息資源，把檔案利用的觸角延伸到醫(yī)院各部門和科室，把檔案利用服務(wù)送到醫(yī)院各部門和科室，讓檔案利用體系覆蓋全醫(yī)院，讓每個需要利用檔案的部門都能便捷地利用檔案；經(jīng)常深入臨床、醫(yī)療、教學和科研一線征求意見，了解檔案利用需求，有針對性地提供服務(wù)；積極開展各種檔案編研活動，通過以院慶為契機，建立院史陳列館，編寫院志，編印醫(yī)院發(fā)展畫冊、人物志、榮譽譜、科技成果和論文匯編，組織攝影展覽，拍攝醫(yī)院建設(shè)專題影視片等方式，搜尋醫(yī)院散失檔案，搶救醫(yī)院文化遺存，整理現(xiàn)有各類檔案，積累多層次、全方位的有效信息，為醫(yī)院檔案信息利用打下堅實的基礎(chǔ)。

第五，加大管理投入，實現(xiàn)資源共享。充分保障檔案管理工作所需經(jīng)費，是實現(xiàn)檔案科學化、現(xiàn)代化管理的必要條件。這要求醫(yī)院加大投入，提高配置，引進現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備。一方面，要配置檔案保護設(shè)備和現(xiàn)代化技術(shù)配備，建立符合標準的檔案庫房，保證足夠的存放空間，庫房內(nèi)按照國家安全標準安裝保護裝置；另一方面，要建立電子化檔案庫，安裝檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，完善醫(yī)院局域網(wǎng)及辦公自動化系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立現(xiàn)代化的檢索系統(tǒng)和信息平臺。此外，還要建立完善電子化檔案管理標準，強化電子技術(shù)保障，逐步實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化。這也是未來醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的必然要求。檔案管理的最終目的是使檔案得到充分利用，實現(xiàn)檔案信息資源共享。現(xiàn)代化的管理設(shè)備、完善的檔案信息管理系統(tǒng)、檔案管理先行的理念，能為醫(yī)院各部門之間方便、準確、快捷地利用檔案提供有力的保障。此外，還要注重檔案利用效果及信息反饋的管理，及時發(fā)現(xiàn)廣大職工和社會群眾對檔案資源共享的要求和意見，不斷改進檔案管理工作存在的缺陷與不足，真正使醫(yī)院各部門之間通過信息互通、資源共享提高工作效率，服務(wù)醫(yī)院發(fā)展，讓廣大群眾能夠公開透明地查閱個人健康信息，進一步提升醫(yī)院服務(wù)品質(zhì)。

第六，加強隊伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)。檔案管理需要一支政治可靠、業(yè)務(wù)過硬、作風優(yōu)良的高素質(zhì)人才隊伍。醫(yī)院管理部門要高度重視檔案管理人才的培養(yǎng)。一是要在現(xiàn)有人員基礎(chǔ)上培養(yǎng)精準的專業(yè)化人才，應(yīng)通過外出進修、繼續(xù)教育學習等形式，使他們更新知識，開闊視野，全面掌握檔案管理業(yè)務(wù)理論知識和法律法規(guī)。二是要從高校直接引進知識結(jié)構(gòu)全面、一專多能并具有創(chuàng)新精神的復(fù)合型人才，引進那些既具有檔案管理專業(yè)知識，又具備檔案管理所需的其他技能和知識的復(fù)合型人才，為檔案隊伍注入新鮮血液。三是要教育檔案工作者愛崗敬業(yè)，使他們具備高尚的職業(yè)道德和強烈的責任心，勇于擔當，勤奮學習，努力實踐，開拓創(chuàng)新，不斷總結(jié)和探索檔案管理的實踐經(jīng)驗和方法，盡快成為新時代醫(yī)院檔案工作的行家里手。

參考文獻：

[1]潘峰,叢玉梅.加強三級甲等綜合醫(yī)院的檔案管理[J],中國檔案,2017(7):76-77.

作者：趙艷蘭