談采購合同的簽訂與審計范文

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摘要：本文從采購合同簽訂與審計的重要性出發，對簽訂采購合同需要注意的問題進行了分析，提出了幾點提升采購合同簽訂與審計水平的建議，目的在于保證采購合同的合法性，降低合同風險給企業帶來的損失，這樣才能保證企業的合法權益，促進企業可持續的發展。

關鍵詞：采購合同；簽訂；管理；探討

一、采購合同簽訂與審計的重要性

但是隨著市場經濟時代的到來，企業不得不面臨較大的財務風險，要想在競爭激烈的市場中出于不敗之地，就要嚴格規范生產經營活動，要規范合同的簽訂和審計。現階段的市場經濟是一種契約型經濟，同時也是法治經濟，企業加強采購合同的簽訂與審計，對企業發展至關重要，其中重要性主要體現在以下幾個方面：

1.有利于規范企業的行為企業想獲得長期發展，就要規范其運行環境，必須嚴格遵守《合同法》中的相關規定，通過采購合同的簽訂與審計，可以嚴格規范企業的相關行為，企業可以在合法合規下進行經營，這也為企業獲得長期發展打下堅實的基礎。

2.有利于減少企業的財務風險通過生產經營經驗證明，依法簽訂采購合同，可以為企業雙方實現共贏奠定基礎，企業做好簽訂和管理合同的工作，既可以減小企業的經營風險，也能保證企業的合法利益，同時在合同中規定了雙方的權力和義務，有利于避免合同欺詐行為的發生，減少了一些經濟合同糾紛案件。

3.有利于為企業提供經濟決策依據有些采購合同可以決定著企業的經營目標，由于采購合同的存在，企業就可以根據這個目標來進行經營，例如煤炭企業可以按照訂單量的多少，來確定耗煤量，進一步確定一年中耗費其他原材料的數量，這樣就可以節約大量煤炭資源，減少一些不必要的浪費。

二、采購合同簽訂應注意的問題

1.采購合同簽訂前的準備工作企業在進行物資采購談判之前，要對對方的營業執照、經營范圍、信用等情況進行嚴格的審查，如果對方有擔保人，也要對擔保人的真實身份進行深入的調查，如果出面簽約的是某業務人員，要注意查看對方提交的法人書面授權委托證明，這樣有利于保障合同的有效性和合法性。

2.采購合同主要條文的合法性如果交易雙方就交易的主要條款達成了一致意見，就可以進入到合同的簽訂階段，在進行談判的過程中要清楚的了解以下幾點，即：物質數量、質量、貨款、交貨地點、交貨期限、交貨方式等，特別要注意下列事項。（1）明確交貨的地點。在簽訂合同時，企業要將交貨地點寫明，這樣才能及時簽收貨物，防止丟失貨物的問題發生，特別是在進行跨國物資采購的過程中，要明確交貨的具體地點。（2）明確交貨時間。企業在簽訂合同時要明確交貨的具體時間，這樣就可以防止由于采購物資過期而降低使用價值的問題發生，在確定交貨地點后同時也要確定具體的交貨時間，嚴格按照規定交貨。

3.明確規定簽訂合同商品的標準簽訂合同時，合同簽訂雙方必須明確規定所買賣商品的名稱，嚴格約定購買商品的數量和質量，這樣可以有效避免由于質量、數量等原因而引發的合同糾紛。

4.采購合同違約責任的確定下面我們以政府部門采購合同違約責任確定進行分析：自采購人或其委托的采購機構與中標或成交供應商簽訂書面的政府采購合同即發生法律效力，招標投標法只是規定了供應商的違約責任、嚴格地履行各自的合同義務，如何界定政府采購合同的違約責任，任何一方當事人因違反有效合同所規定的義務均應該承擔違約責任，并將在當事人之間產生法律拘束力，是指合同當事人因違反有效政府采購合同的義務所應承擔的不利后果。供應商捏造事實、提供虛假材料或者以非法手段取得證明材料進行投訴的，由財政部門列入不良行為記錄名單，禁止其13年內參加政府采購活動。

三、采購合同審計的內容

1.審計簽訂采購合同的合法性和合規性企業需要對供貨商是否具備簽約資格進行審查，對簽訂采購合同的程序是否符合規定進行審查，簽訂采購合同需要經過以下幾個過程：市場調查、洽談業務、起草合同、評審合同、執行合同、變更合同、合同的解除或終止。具體說來：采購合同的審計人員需要堅持貨比三家的基本原則進行深入的市場調查，通過獲得完整的供應商信息資料來對供應商履約能力和信譽情況進行確定，也可以對供應商進行實地的考察；在業務洽談過程中，企業需要考核洽談業務人員的業務能力；是否采用了合規的版本來起草合同；經過草簽的合同是否得到了法律、財會部門的評審；必要的公正手續是否完備；是否有變更和解除合同的充分理由；是否按照規定來審批或簽署合同，及變更的書面協議，是否能夠及時的發現和糾正違規合同。

2.審計采購合同條規的合法性、完備性首先，企業內部審計人員要對合同的內容進行嚴格審查，具體的審查內容應該包括以下幾個方面：合同的數量、標的、質量；合同的履約地點、期限、方式；運輸方式；合同違約責任等。其次，審查合同簽約的雙方的權利和義務是否存在著對等性,要保證合同簽訂雙方的權利相互對等，不能出現權利與義務失衡的現象。再次，審查是否有利用合同進行非法交易的行為存在。最后，對合同中的相關條約是否可以為企業賺取最大經濟利益進行審查，結合資金和付款條件的優勢，從中選擇較優的付款方式。

3.審核采購合同的執行結果企業內部審計人員要對合同有無違約、是否得到嚴格全面履行進行審查，如果是對方違反合同規定，就要及時進行索賠，如果是自身違反合同規定，就要審查相關責任人是否遞交了書面報告，是否向分管領導提交書面報告，經審批后辦理賠償手續，向相關責任人追究責任，合同糾紛如果不能夠得到協調，就要向法律部門和上級領導報告，通過人民法院或是申請仲裁來有效處理合同中發生的糾紛，避免出現違反法紀的行為。

四、提高采購合同簽訂與審計水平的建議

1.提高合同的履約率和執行的均衡性企業要切實增強誠信意識，合同一經簽訂必須嚴格履行，例如全年中長期合同履約率應不低于90%。要對對方履約能力、技術、資質、信用等進行充分的了解，合同的簽訂一定要嚴格遵守相關的法律法規，簽訂合同最好有擔保人在場，必要的時候需要經過公正，并派專人來跟蹤合同的履行情況，做好合同執行情況的記錄，當發現問題要及時進行糾正。

2.重視事中、事后的監管，加強履行合同的水平一方面企業需要加強誠信意識，一經簽訂合同就要嚴格的履行，簽訂的中長期合同的履約率應該在90%以上，要對企業加以指導，加強對中長期合同的監管力度，實行按季考核、分月統計合同的履行情況，委托第三方中介機構來采集中長期合同簽訂履行的信用數據，建立相關信用數據庫，定期公布企業履約的信用情況，嚴厲處罰失信企業。另一方面，企業要建立和完善合同履行考核評價措施，在企業相關項目核準審批、運力調配、價格監管和信用約束等方面，實施守信聯合激勵和失信聯合懲戒。

3.靈活應用信息化技術當前已經進入信息化時代，因此企業的管理者要通過對大數據、互聯網、云技術等信息技術的應用，不斷提高自身的領導力和影響力，促進企業實現經營管理的信息化和精細化，在采購合同簽訂與審計工作過程中也要靈活的應用到信息化的技術。傳統企業在簽訂合同時采用的是紙質形式,通過逐層的審批才能完成,不僅浪費了大量的時間,還浪費了大量的人力成本,嚴重影響到了經營決策的有效性,因此企業可以采用網簽的形式來簽訂采購合同,電子合同提供了可異地簽署的便捷，而E網簽可信電子合同云平臺將引領企業管理進入商業智能時代。企業也可以采用電子印章進行簽訂采購合同，由于每一枚電子印章的使用必須經過數字證書的認證，經過認證之后就具備了防偽功能，企業的基本情況可以通過電子印章上的二維碼直觀地反映出來，起到辨別印章真假的作用，今后只需要在電腦上安裝簽章的軟件，就可以在電腦上蓋電子印章，方便傳遞和保留，大大提升了采購合同簽訂的工作效率，打破了采購合同簽訂的空間界線，提高了經營決策的時效性。同時在對采購合同進行審計過程中，也可以應用ERP信息系統，通過信息系統可以及時得到審計需要的相關信息，例如可以了解材料供應商的資信情況、經營情況，可以節約大量調查時間，提高采購合同審計的工作效率。

五、總結

隨著我國市場經濟的不斷發展，很多企業飛速發展，各種經濟合同應運而生，在簽訂采購合同過程中難免會發生一些糾紛，例如產品質量和計價問題，企業為了保證自身的合法利益，要加強采購合同的簽訂和審計工作，這樣才能減少一些合同案件的經濟糾紛，保證企業的合法利益。要從企業自身的實際情況出發，提高采購合同的簽訂和審計水平，這樣才能規避因采購合同簽訂發生的經濟案件，降低企業的財務風險，切實保護企業的合法權益，促進我國企業健康發展。

參考文獻

1.劉曉東.建設工程施工合同中存在的問題及管理對策探討.水利建設與管理，2013（05）.

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3.張諦.我國煤炭企業并購風險及規避策略研究.中國礦業大學（北京），2014.

作者：任鴻 單位：重慶市消防救援總隊