職工檔案管理范文

失業(yè)職工檔案真實(shí)地記錄和反映著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下失業(yè)人員工作變動(dòng)情況，是考察了解失就業(yè)人員、維護(hù)其合法權(quán)益的歷史依據(jù)。對(duì)于勞動(dòng)保障部門來(lái)說(shuō)，成立專門機(jī)構(gòu)，做好這部分人員的檔案管理工作責(zé)無(wú)旁貸，管理并利用好這部分人員的檔案工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，維護(hù)好他們的切身利益至關(guān)重要。

一、失業(yè)職工檔案管理現(xiàn)狀及存在的主要問(wèn)題

1.信息記錄不全現(xiàn)象比較突出。原先的國(guó)有企業(yè)，由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在檔案方面存在誤區(qū)，檔案管理人員缺乏檔案管理這方面的意識(shí)，表現(xiàn)在一是個(gè)人檔案材料不完整。缺少招工手續(xù)、勞動(dòng)合同、轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)，工資表等資料，類似的重要材料沒(méi)有裝入檔案的情況較為常見。有的復(fù)轉(zhuǎn)軍人部隊(duì)檔案一直存放在武裝部或當(dāng)?shù)孛裾块T，高校畢業(yè)生檔案一直存放在人社部門的人才交流中心，到企業(yè)工作后一直沒(méi)有并入職工個(gè)人檔案，影響到了連續(xù)工齡的計(jì)算，造成了失業(yè)職工經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金與失業(yè)保險(xiǎn)金的少領(lǐng)現(xiàn)象，損害了他們的切身利益。二是檔案記錄前后不一。由于原先對(duì)檔案工作的嚴(yán)肅性缺乏必要的認(rèn)識(shí)，招錄工人時(shí)勞資人員代填職工個(gè)人信息現(xiàn)象較為普遍，檔案中出現(xiàn)的職工姓名同音不同字、出生年月與身份證信息不符、參加工作時(shí)間前后不一致、從事特殊工種時(shí)間記錄不清等，導(dǎo)致下崗失業(yè)人員不能按期辦理退休，直接侵害了職工的切身利益。

2.多部門交叉管理檔案，不利于工作的開展。在青州市，目前企業(yè)破產(chǎn)改制后絕大部分檔案歸入青州市勞動(dòng)事務(wù)中心托管，另外部分單位比如種子公司、市府第一招待所等原屬事業(yè)單位，這幾家單位改制后其檔案歸人社局干部科管理，還有一些國(guó)企業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)檔案歸組織部管理，但辦理失業(yè)手續(xù)后，這部分人員的保險(xiǎn)續(xù)繳、退休申報(bào)還得由勞動(dòng)事務(wù)中心負(fù)責(zé)，這種按單位性質(zhì)、人員身份劃分的檔案管理辦法，造成失業(yè)人員檔案管理混亂，查找困難，給失業(yè)人員落實(shí)相關(guān)待遇，辦理退休手續(xù)帶來(lái)極大不便。

3.檔案管理制度不健全，檔案從業(yè)人員整體素質(zhì)偏低。由于制度不夠健全，一是在檔案的分類、期限設(shè)置、歸檔和檔案資源的收集、存儲(chǔ)、傳輸、查詢、管理、應(yīng)用等環(huán)節(jié)缺少必要的依據(jù)；二是在檔案生成、轉(zhuǎn)遞、查閱過(guò)程中，沒(méi)有統(tǒng)一的管理規(guī)范，造成職工檔案記錄不全、流失，對(duì)于職工尤為重要的招工手續(xù)、亦工亦農(nóng)輪換合同、工資審批表、上山下鄉(xiāng)證明材料沒(méi)有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致檔案利用價(jià)值降低。三是部分企業(yè)檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和文化素質(zhì)較低,且缺乏培訓(xùn),不能保證檔案材料的正常收集和整理。有的從業(yè)人員缺少檔案管理業(yè)務(wù)工作基本知識(shí)，對(duì)職工檔案內(nèi)應(yīng)有的項(xiàng)目不清楚,為檔案收集后再利用工作帶來(lái)很大麻煩。

二、加強(qiáng)失業(yè)人員檔案管理工作的對(duì)策及建議

1.加大宣傳力度，提高企業(yè)對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理取得成效的關(guān)鍵，充分利用各種宣傳手段，宣傳檔案在企業(yè)改革與發(fā)展、企業(yè)及職工權(quán)益維護(hù)等方面的重要作用，深刻認(rèn)識(shí)檔案對(duì)于職工權(quán)益的維護(hù)與企業(yè)文化的建設(shè)具有的重要意義，投入資金、人才健全完善檔案室建設(shè)，安排高素質(zhì)人才從事檔案管理工作，做好檔案收集、整理、歸檔、利用工作，從源頭上樹立起檔案民生地位的重要意義，為檔案的管理利用打下良好基礎(chǔ)。

2健全完善檔案管理制度，為檔案工作開展提供依據(jù)。完善的檔案管理制度是失業(yè)職工檔案收集、整理、歸檔、利用的前提基礎(chǔ)，依據(jù)制度建立起職工檔案的立卷、歸檔、保管、轉(zhuǎn)遞、使用、登記、統(tǒng)計(jì)和保密等項(xiàng)制度，確保檔案信息的準(zhǔn)確，資料的完整，杜絕因管理制度不完善導(dǎo)致的檔案流失、資料不全、信息不實(shí)、流轉(zhuǎn)不暢、保險(xiǎn)續(xù)繳不便問(wèn)題。

【摘要】目的探討基于人事檔案信息化的醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)踐價(jià)值。方法選擇本院2017年年內(nèi)在院工作的醫(yī)務(wù)人員人事檔案100例，所有入組者均采用隨機(jī)抽取方式獲得其人事檔案，干預(yù)后組基于人事檔案信息化的醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)下實(shí)施人事檔案管理，干預(yù)前組實(shí)施常規(guī)人事檔案管理模式，比較兩組醫(yī)院人事檔案管理情況，并分析干預(yù)前后醫(yī)院職工對(duì)人事檔案管理整體評(píng)價(jià)。結(jié)果干預(yù)后組資料齊全率及正常利用提取率均顯著高于干預(yù)前組（P＜0.05），干預(yù)后組醫(yī)院職工對(duì)人事檔案管理整體評(píng)價(jià)得分顯著高于干預(yù)前組（t=55.860，P=0.000＜0.05）。結(jié)論基于人事檔案信息化的醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)下的人事檔案管理，對(duì)于提高醫(yī)院人事管理效率，改善醫(yī)院職工對(duì)人事管理工作的認(rèn)可度有重要意義。

【關(guān)鍵詞】信息化；醫(yī)院人事檔案；管理模式；人力資源；信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)；電子檔案

醫(yī)院人事檔案的管理是人力資源管理的重要組成部分和重要依據(jù)[1]。以往的醫(yī)院人事檔案管理，是以人工管理為主的多種人事管理形式相結(jié)合模式，工作繁雜，容易存在主觀差錯(cuò)，而且因管理人員的更替[2]，存在一定的因交接班而引發(fā)的檔案管理差錯(cuò)事件，容易出現(xiàn)檔案資料的缺失，對(duì)醫(yī)院及個(gè)人均造成極大負(fù)面影響[3]，加之我國(guó)人口基數(shù)大，醫(yī)療資源緊張，尤其是基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)的技術(shù)水平、人員配備以及業(yè)務(wù)能力等均存在明顯不足，難以對(duì)醫(yī)院檔案管理提供長(zhǎng)期的服務(wù)支持[4]。鑒于以上特點(diǎn)，如何有效利用先進(jìn)的信息技術(shù)，提高對(duì)現(xiàn)有人力資源的利用，形成以醫(yī)院職工為中心的醫(yī)院檔案管理體系，是目前研究重點(diǎn)。

1資料與方法

1.1一般資料

選擇本院2017年年內(nèi)在院工作的醫(yī)務(wù)人員人事檔案100例，所有入組者均因各種原因需獲得其相關(guān)人事檔案，本研究實(shí)施前獲得醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，且取得醫(yī)院人事科、醫(yī)務(wù)科、護(hù)理部等相關(guān)科室支持，其中抽取人事檔案資料包括：醫(yī)師25名，護(hù)士61名，后勤人員14名，其中醫(yī)院正式在職在編人員36名，合同制員工64名，工作年限2～29年，平均（13.2±1.3）年，職稱情況：初級(jí)者53名，中級(jí)者34名，高級(jí)者13名。

1.2方法

干預(yù)后組基于人事檔案信息化的醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)下實(shí)施人事檔案管理，首先注意完善信息化數(shù)據(jù)的收集，相關(guān)電子檔案的歸檔、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)以及數(shù)據(jù)處理等，并針對(duì)醫(yī)院人事檔案實(shí)施電子數(shù)據(jù)錄入加強(qiáng)信息化管理，通過(guò)聘請(qǐng)專業(yè)的計(jì)算機(jī)人員實(shí)施數(shù)據(jù)維護(hù)，提高采用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)分析在人事檔案管理中的利用率，重點(diǎn)針對(duì)人事信息錄入，后期信息處理與提取。爭(zhēng)取醫(yī)院人事主管領(lǐng)導(dǎo)重視，以醫(yī)院政策形式，提高全院職工對(duì)人事檔案信息化的配合度，更好的利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行人事檔案分析管理。干預(yù)前組實(shí)施常規(guī)人事檔案管理模式，主要以紙質(zhì)版檔案材料為主，進(jìn)行歸類存儲(chǔ)，需要利用時(shí)，將通過(guò)各級(jí)申請(qǐng)審批后方可查閱。

無(wú)論是過(guò)去還是現(xiàn)在人事檔案的管理都是非常重要的，尤其是學(xué)校的教職工人事檔案信息的管理。因?yàn)槿耸聶n案信息是教職工個(gè)人工齡、獎(jiǎng)懲、調(diào)轉(zhuǎn)等各個(gè)方面的記錄，不僅是對(duì)教職工個(gè)人來(lái)講非常重要，對(duì)于聘用單位來(lái)講也是非常重要的，用人單位可以通過(guò)人事檔案很輕松的掌握和了解應(yīng)聘人員的個(gè)人情況。但是盡管對(duì)人事檔案的信息管理很重視，過(guò)去學(xué)校教職工人事檔案的管理中仍然存在很多問(wèn)題。如果檔案管理工作方式方法不加改變，將不利于推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展，而且對(duì)教職工人員的工作也會(huì)產(chǎn)生很大的影響。因此，為了提高人事檔案信息的管理水平，實(shí)現(xiàn)方便、準(zhǔn)確的人事檔案管理，學(xué)校需要引進(jìn)一些先進(jìn)的、科學(xué)的管理檔案的技術(shù)方法。

一、學(xué)校教職工人事檔案信息管理存在的問(wèn)題

1.人事檔案信息管理不完整。由于學(xué)校教職工的人數(shù)比較多，對(duì)人事檔案的管理也是一項(xiàng)非常艱巨的任務(wù)。傳統(tǒng)的管理方式對(duì)學(xué)校教職工人員的人事檔案只是進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的記錄，沒(méi)有詳細(xì)記錄教職工的工作經(jīng)歷和加入共產(chǎn)黨的具體相關(guān)資料。等到需要的時(shí)候，卻沒(méi)有系統(tǒng)完整的記錄，那也失去了檔案的本來(lái)意義。而且一些學(xué)校一般采用紙質(zhì)版，大多是依靠檔案管理人員在整理，調(diào)取使得和檢查個(gè)人檔案的時(shí)候，由于經(jīng)常翻閱或者管理檔案人員的調(diào)動(dòng)，查找的人數(shù)一多很容易出差錯(cuò)，借出去不及時(shí)歸還的問(wèn)題比較嚴(yán)重，不能實(shí)行實(shí)時(shí)檔案跟蹤往往導(dǎo)致一些檔案存檔不全。2.人事檔案管理存在安全隱患。作為人事檔案管理中最重要的一項(xiàng)工作當(dāng)然就是檔案的安全了，只有保證了人事檔案信息不泄露，才能讓單位的教職工人員安心的工作，無(wú)形中也是提升了學(xué)校整體的信譽(yù)。在生活中泄露個(gè)人信息的情況時(shí)有發(fā)生，有些單位為了一時(shí)的利益，把信息賣出去。在檔案管理人員交接過(guò)程中也容易出現(xiàn)交接不清的問(wèn)題。導(dǎo)致很多人都能收到來(lái)自五湖四海的電話騷擾，并有一些不法分子進(jìn)行詐騙的行為。因此，人事檔案管理信息的安全性是非常重要的，要時(shí)刻做好對(duì)檔案的保密。3.不能長(zhǎng)久的進(jìn)行檔案管理。人事檔案的信息是對(duì)每個(gè)人成長(zhǎng)的階段來(lái)進(jìn)行記錄的，從入學(xué)到參加工作，每一個(gè)階段的表現(xiàn)，都清清楚楚的記錄在檔案里。這些檔案都會(huì)跟隨我們每個(gè)人很久的時(shí)間，不論是以后職稱的評(píng)定還是薪資待遇的提高，都離不開檔案信息的記錄，可見檔案的重要性。在學(xué)習(xí)和剛參加工作這個(gè)過(guò)程中，檔案的記錄都發(fā)生著變化，但是對(duì)于學(xué)校教職工來(lái)說(shuō)，檔案記錄的工作經(jīng)歷就會(huì)比較少，更多的是記錄工作中一些長(zhǎng)期的工作表現(xiàn)。有些教職工的檔案保管期限非常長(zhǎng)，一些紙質(zhì)的檔案受潮或者被蟲子咬壞，等到需要的時(shí)候不能提供很容易分辨的信息。由于學(xué)校教職工人數(shù)的不斷增多，人事檔案工作的任務(wù)也是非常艱巨。在這眾多的檔案管理過(guò)程上，學(xué)校對(duì)教職工的檔案保管存在不足，不能及時(shí)的、完整的對(duì)教職工的表現(xiàn)進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的記錄，檔案管理成了一大難題。

二、學(xué)校教職工人事檔案信息管理的策略

1.用科學(xué)的管理方法實(shí)現(xiàn)檔案管理的完整性。要不斷加強(qiáng)對(duì)學(xué)校教職工人事檔案的保管，可以利用先進(jìn)的科學(xué)管理方法，建立一個(gè)專門保管檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)把存檔的教職工人事檔案信息進(jìn)行錄入。并且為了避免出現(xiàn)緊急問(wèn)題，可以將檔案信息以電子版的形式進(jìn)行備份，選派一名專業(yè)的管理檔案人員，定期進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化，按時(shí)更新檔案。這樣可以減少傳統(tǒng)上查閱檔案時(shí)，歸還不及時(shí)的缺點(diǎn)。而且查閱檔案也將非常方便、快捷，也節(jié)省時(shí)間、不耗費(fèi)大量的人力物力。檔案的管理還非常的系統(tǒng)，科學(xué)有序。在查閱時(shí)可以直接在電腦上進(jìn)行檢索，只需要輸入想要查詢檔案人員姓名的首字母，就可以查到信息，也可以按時(shí)間排序，改變了傳統(tǒng)查閱檔案，需要對(duì)檔案挨個(gè)的查找，而且查找一個(gè)人事檔案需要把同一年的檔案都要翻閱一遍，長(zhǎng)時(shí)間的翻閱對(duì)紙質(zhì)檔案造成很大的磨損。2.用先進(jìn)的管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全性。面對(duì)檔案存在的安全隱患，雖然科學(xué)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)增強(qiáng)了檔案的安全性，但還是需要學(xué)校教職工自身和學(xué)校二者共同努力配合。可以指定一些相關(guān)雙方共同遵守的規(guī)則，比如在檔案管理期間，需要查閱檔案必須要經(jīng)過(guò)征求檔案本人的同意，可以開一些證明或者用檔案本人的身份證，來(lái)借取檔案。并且約定借閱的期限，如果逾期不還，應(yīng)及時(shí)向檔案本人詢問(wèn)。本人借取時(shí)要說(shuō)明原因，規(guī)定好期限等。本人方面也要樹立檔案安全性的意識(shí)，對(duì)檔案管理期間要與學(xué)校進(jìn)行相關(guān)的協(xié)商，并且應(yīng)該與學(xué)校簽訂相關(guān)的保管合同。同時(shí)，信息化管理檔案并不是零風(fēng)險(xiǎn)的，也要求我們時(shí)刻提高警惕，可以選擇安裝一些保護(hù)檔案的軟件，減少被盜取檔案信息的風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)殡娔X等電子設(shè)備，容易受到外界環(huán)境的干擾，不能進(jìn)水或者放置在潮濕的地方，這也需要檔案工作管理人員時(shí)刻要注意保護(hù)。3.提高有關(guān)人員管理水平，解決檔案長(zhǎng)久保存問(wèn)題。不斷提升管理檔案相關(guān)人員的專業(yè)水平，一方面，學(xué)校在聘請(qǐng)檔案管理人員的時(shí)候，要進(jìn)行綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的要求，只有在選人用人上進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，才能更好為以后人事檔案進(jìn)行很好的管理。并且，要不斷提升已有檔案管理人員的專業(yè)技能，科學(xué)技術(shù)在檔案管理方面的應(yīng)用，使得很多已有的檔案管理人員習(xí)慣了以前傳統(tǒng)的檔案管理方法，對(duì)新型的檔案管理技術(shù)并不熟練，學(xué)校可以定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期對(duì)管理人員進(jìn)行考評(píng)，促進(jìn)檔案管理人員的技能提高。另一方面，要引導(dǎo)和強(qiáng)化對(duì)檔案管理者的工作意識(shí)，不論是做什么工作要想有良好的工作狀態(tài)，就必須要樹立愛崗敬業(yè)的意識(shí)，只有發(fā)自內(nèi)心的愛這份工作才能更好的適應(yīng)這份工作。很多檔案管理人員認(rèn)為管理人事檔案就是被動(dòng)的一項(xiàng)工作，因此在工作上沒(méi)有激情，天天面對(duì)枯燥的檔案，這樣工作就變成了簡(jiǎn)單的完成任務(wù)就行，不利于檔案工作的開展。但是要樹立為教職工服務(wù)的意識(shí)，就有利于調(diào)動(dòng)工作的積極性，提高工作效率。

三、總結(jié)

做好學(xué)校教職工人事檔案信息的管理工作，是順應(yīng)我國(guó)在檔案方面發(fā)展的需要，同時(shí)有利于促進(jìn)學(xué)校自身不斷發(fā)展和完善。隨著科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，給學(xué)校教職工人事檔案信息管理也帶來(lái)了很大的便利，檔案管理的效率越來(lái)越高。因此，學(xué)校要充分發(fā)揮科技帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，把學(xué)校教職工人事檔案信息管理從傳統(tǒng)的、落后的管理方式向科學(xué)的、系統(tǒng)化的新型管理方式轉(zhuǎn)變。提升對(duì)檔案管理的重視程度，保護(hù)檔案的完整性，做好人事檔案的安全管理工作。

作者：楊玉華單位：長(zhǎng)沙市長(zhǎng)郡雙語(yǔ)實(shí)驗(yàn)中校

勞動(dòng)保障是構(gòu)建和諧社會(huì)的關(guān)鍵，健全的勞動(dòng)保障體系是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推進(jìn)器，也是社會(huì)穩(wěn)定和諧的安全網(wǎng)和減震器。我縣勞動(dòng)保障工作正在向法制化、社會(huì)化、規(guī)范化、廣泛化方向發(fā)展。勞動(dòng)保障檔案管理工作，是勞動(dòng)保障工作的一個(gè)重要內(nèi)容，也必然需要進(jìn)行創(chuàng)新。

一、目前勞動(dòng)保障檔案管理的基本特點(diǎn)。勞動(dòng)保障檔案,是指勞動(dòng)部門、社會(huì)保障經(jīng)辦部門及相關(guān)企業(yè)、事業(yè)單位,在進(jìn)行勞動(dòng)就業(yè)管理、社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦、推廣勞動(dòng)者權(quán)益、扶助社會(huì)弱勢(shì)群體過(guò)程中形成的專業(yè)社會(huì)保障檔案，一般包括職工個(gè)人檔案、勞動(dòng)就業(yè)、社會(huì)保險(xiǎn)三部分。其中職工個(gè)人檔案由勞動(dòng)和社會(huì)保障局主管，勞動(dòng)就業(yè)、社會(huì)保險(xiǎn)由各經(jīng)辦機(jī)構(gòu)管理。作為一項(xiàng)專業(yè)的管理工作，勞動(dòng)保障檔案具有以下的特點(diǎn):

1.廣泛性。廣泛性是指勞動(dòng)保障檔案涉及的人員廣泛。現(xiàn)在我國(guó)的養(yǎng)老、醫(yī)療等社保措施主要針對(duì)城市居民，伴隨著我國(guó)勞動(dòng)和社會(huì)保障體制的改革，我國(guó)參與社會(huì)保障體制的人口將逐漸擴(kuò)大到農(nóng)村，最終目標(biāo)是全社會(huì)的所有公民，每個(gè)人在辦理社會(huì)保障時(shí)都會(huì)形成社會(huì)保障檔案。

2.動(dòng)態(tài)性。動(dòng)態(tài)性是指勞動(dòng)保障檔案是處在動(dòng)態(tài)變化之中的。每個(gè)人從參加工作到參與社會(huì)保障后，檔案會(huì)隨著職工工作單位的變動(dòng)而發(fā)生關(guān)系轉(zhuǎn)移，各項(xiàng)社會(huì)保障保險(xiǎn)的繳費(fèi)情況也會(huì)依據(jù)職工的工資增減而相應(yīng)變化，這些變化情況都要在其社會(huì)保障檔案中形成相應(yīng)的記錄，勞動(dòng)保障工作的這種動(dòng)態(tài)變化決定了勞動(dòng)保障檔案的動(dòng)態(tài)性。

3.人本性。人本性是指勞動(dòng)保障檔案是以人為基本對(duì)象來(lái)辦理的。個(gè)體的人是社會(huì)保障檔案的最基本的形成單位，從參加工作，加入社會(huì)保障后，每個(gè)人都會(huì)形成相應(yīng)的檔案,勞動(dòng)保障檔案是個(gè)人參與社會(huì)保障原始憑證，也是維護(hù)個(gè)人權(quán)益的重要證據(jù)。如干部的人事檔案、工人的個(gè)人檔案一樣，隨著人的變化，個(gè)人勞動(dòng)保障檔案也會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的變化，這些檔案記錄一直要保存到當(dāng)事人亡故之后。以人為本，記錄一生,服務(wù)一生。

4.規(guī)范性。規(guī)范性是指勞動(dòng)保障檔案是按國(guó)家的有關(guān)規(guī)范來(lái)辦理的。具體表現(xiàn)在：一是各類社會(huì)保險(xiǎn)都有統(tǒng)一的辦理程序、繳付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)；二是各類社會(huì)保險(xiǎn)都有規(guī)定有規(guī)范的記錄卡，登記清冊(cè)及報(bào)表；三是個(gè)人檔案不論是哪個(gè)單位的職工，其形成的相關(guān)材料具有一致性。

二、目前勞動(dòng)保障檔案管理存在的問(wèn)題。勞動(dòng)保障檔案在整個(gè)社保工作中具有非常重要的地位，它是實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)保障信息交流與共享的保證，是人民維護(hù)其合法權(quán)益的重要憑據(jù)，也是勞動(dòng)保障部門進(jìn)行科學(xué)管理、提高工作效率的必要條件。勞動(dòng)保障檔案管理應(yīng)與當(dāng)前體制發(fā)展相適應(yīng)，并能促進(jìn)勞動(dòng)保障各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。但是，我國(guó)的勞動(dòng)保障檔案管理工作中存在許多問(wèn)題，這些問(wèn)題影??以下幾個(gè)方面:

1.對(duì)勞動(dòng)保障檔案重視不夠。由于勞動(dòng)保障檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，加之檔案的管理缺少相應(yīng)的軟硬件投入，人員配備、經(jīng)費(fèi)不到位的情況，在大部分地方普遍存在，有些部門沒(méi)有專門的檔案室，該歸檔的檔案沒(méi)有歸檔，檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴(yán)重。

摘要：隨著社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的基礎(chǔ)性地位和服務(wù)性功能日顯重要。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而且有力地維護(hù)了參保人員的權(quán)益。

關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險(xiǎn)社保業(yè)務(wù)檔案管理

1、維護(hù)社會(huì)保險(xiǎn)檔案，保護(hù)職工權(quán)益

隨著群眾養(yǎng)老保險(xiǎn)意識(shí)的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費(fèi)日益顯現(xiàn)出其重要性，斷保多年要求續(xù)保的參保人員越來(lái)越多。由于社會(huì)保險(xiǎn)歷史繳費(fèi)記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費(fèi)權(quán)益無(wú)法得到保障，并在實(shí)踐中產(chǎn)生了不少爭(zhēng)議。

我市自1987年就開始實(shí)行養(yǎng)老保險(xiǎn)統(tǒng)籌工作，由于當(dāng)時(shí)技術(shù)手段比較落后，加上對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費(fèi)記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業(yè)參保職工繳費(fèi)工資和繳費(fèi)年限確認(rèn)工作的過(guò)程中，對(duì)一些缺少以往繳費(fèi)年限和繳費(fèi)基數(shù)記錄的職工檔案，通過(guò)查詢企業(yè)職工花名冊(cè)企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)卡補(bǔ)繳繳費(fèi)分解表歷年繳費(fèi)記錄表等相關(guān)材料，確定繳費(fèi)事實(shí)，重新整理歸集參保數(shù)據(jù)，真實(shí)記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養(yǎng)老保險(xiǎn)權(quán)益。

隨著國(guó)有企業(yè)重組兼并倒閉，職工下崗中斷勞動(dòng)關(guān)系中斷繳費(fèi)情況大量出現(xiàn)，如何記錄保存每一位參保人員的繳費(fèi)資料顯得尤為重要，如果不及時(shí)開展社保業(yè)務(wù)檔案管理工作，就會(huì)形成一種被動(dòng)的工作局面。

1980年參加工作的李桂蘭，今年已經(jīng)46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關(guān)規(guī)定，1987年1月李桂蘭參加了當(dāng)?shù)氐酿B(yǎng)老保險(xiǎn)。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)情況。離開企業(yè)十幾年，社保資料會(huì)不會(huì)遺失？社保所這里是否完整保留自己過(guò)去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來(lái)到保定社保所，檔案員根據(jù)李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細(xì)繳費(fèi)情況的職工養(yǎng)老保險(xiǎn)卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實(shí)了下來(lái)，心里有說(shuō)不出的高興。保定市社保所依據(jù)李桂蘭的養(yǎng)老保險(xiǎn)卡，重新為她補(bǔ)辦了養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)，恢復(fù)了繳費(fèi)情況。

2、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)規(guī)范化管理

在事業(yè)單位的各項(xiàng)管理工作中，人事檔案管理是非常重要的組成部分。人事檔案是單位人才信息的主要載體，它是對(duì)事業(yè)單位職工的個(gè)人履歷、工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、職務(wù)晉升、工資變動(dòng)、工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況及所經(jīng)歷的重大事件等的真實(shí)記錄，同時(shí)也是干部選拔任用、職工選賢舉能的主要參考依據(jù)。為了更好地提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率，本文對(duì)檔案管理中常見的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)研究，并提出切實(shí)可行、行之有效的解決對(duì)策，以便使人事檔案管理能夠朝著制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，做到與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)飛速發(fā)展形勢(shì)的需要。

一、事業(yè)單位人事檔案管理概述

（一）事業(yè)單位人事檔案管理的內(nèi)容人事檔案管理主要是把涉及職工的人事檔案信息材料進(jìn)行科學(xué)、合理的收集、鑒定、整理、分類、裝訂、統(tǒng)計(jì)、保管和利用。事業(yè)單位人事檔案管理不僅具有重要的社會(huì)價(jià)值和記錄價(jià)值，也是確保事業(yè)單位高效、有序開展工作的前提和基礎(chǔ)，對(duì)提高事業(yè)單位管理的效率和質(zhì)量起著必不可少的決定性作用。

（二）事業(yè)單位人事檔案管理的重要性1.人事檔案管理工作的好壞直接決定著事業(yè)單位辦事效率的高低。高效、規(guī)范的事業(yè)單位人事檔案管理不僅可以全面了解和掌握單位職工的人員基本情況，還可以更好地掌握單位職工的年齡層次、性別比例、學(xué)歷狀況、職務(wù)等級(jí)、職稱評(píng)聘、工資水平等基本情況。2.人事檔案管理工作可以為單位的人員調(diào)動(dòng)和人才補(bǔ)給提供參考依據(jù)。事業(yè)單位管理者可以根據(jù)單位的實(shí)際運(yùn)作狀況來(lái)做好人員的調(diào)整工作。人事檔案管理也可以及時(shí)地反映事業(yè)單位人力資源的空缺情況，可以將事業(yè)單位對(duì)人才的需求情況準(zhǔn)確地反映給單位領(lǐng)導(dǎo)，以便單位根據(jù)實(shí)際及長(zhǎng)遠(yuǎn)需要，有目的地從社會(huì)上招聘適合單位發(fā)展的人才。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理不夠重視目前，我國(guó)大部分事業(yè)單位缺乏對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，致使檔案管理出現(xiàn)滯后性和形式化的現(xiàn)象。如今國(guó)家對(duì)經(jīng)濟(jì)體制不斷進(jìn)行改革和完善，但是人事檔案管理卻未能跟上人事制度改革的步伐，從而導(dǎo)致一些檔案管理人員身兼數(shù)職，并且沒(méi)有得到及時(shí)、系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，致使這些檔案管理人員對(duì)檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性的認(rèn)識(shí)，最終導(dǎo)致無(wú)法更好的開展人事檔案管理工作。

（二）人事檔案管理信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后目前，雖然一部分事業(yè)單位已經(jīng)配備了人事檔案管理系統(tǒng)，但是由于對(duì)其缺乏系統(tǒng)性的了解和認(rèn)識(shí)，從而導(dǎo)致大部分系統(tǒng)只是簡(jiǎn)單地對(duì)職工信息進(jìn)行記錄、統(tǒng)計(jì)，而未對(duì)職工的生活、工作等相關(guān)信息進(jìn)行記錄，使檔案信息化大打折扣。同時(shí)，還有很大一部分事業(yè)單位由于經(jīng)費(fèi)不足、領(lǐng)導(dǎo)不夠重視等，對(duì)人事檔案管理信息化工作推動(dòng)不力，還在沿用傳統(tǒng)的手工操作。這樣不僅增加了檔案的保存和管理難度，而且也會(huì)對(duì)人事檔案管理工作效率產(chǎn)生影響。

（三）檔案材料缺乏規(guī)范化、制度化管理在進(jìn)行人事檔案材料收集歸檔過(guò)程中存在執(zhí)行不嚴(yán)格、制度不健全的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致檔案材料缺乏規(guī)范化、制度化管理，致使檔案資料缺乏一定的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。實(shí)際上，人事檔案需要真實(shí)反映職工的基本信息，但是在實(shí)際工作中卻存在一定的信息不準(zhǔn)確和虛假現(xiàn)象。近兩年來(lái)，國(guó)家已要求人事檔案紙質(zhì)材料選擇A4規(guī)格的辦公用紙制作，檔案裝訂也已按照組織部門的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)更換了新型A4檔案盒，這是全國(guó)人事檔案管理工作的重大改變。

各村（居）委會(huì)，街直有關(guān)單位：

為了規(guī)范檔案管理，使檔案工作更好地為街道各項(xiàng)工作服務(wù)，現(xiàn)結(jié)合我街實(shí)際，特制定我街2012年檔案工作計(jì)劃如下：

一、完善檔案管理體制，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。調(diào)整檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，把檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)重要議事日程，列入本單位工作計(jì)劃，解決影響檔案工作開展的實(shí)際問(wèn)題，使街道檔案工作更好地為各項(xiàng)工作提供有效的服務(wù)。

二、加強(qiáng)法制宣傳教育，堅(jiān)持依法管理檔案。加大檔案法制宣傳力度，在全街干部、職工中開展宣傳《檔案法》及《省檔案實(shí)施條例》等檔案法律法規(guī)教育宣傳活動(dòng)，以提高全街道干部、職工的檔案管理意識(shí)，為促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好環(huán)境。

三、強(qiáng)化檔案規(guī)范管理，夯實(shí)檔案事業(yè)基礎(chǔ)。完善檔案管理硬件建設(shè)，更好地維護(hù)檔案規(guī)范化管理手段，使檔案管理逐步趨向規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化。

四、加強(qiáng)檔案管理的制度建設(shè)。以《檔案法》、《省檔案實(shí)施條例》為依據(jù)，進(jìn)一步建立健全檔案管理人員崗位責(zé)任制，檔案保管制度、檔案保密制度等六項(xiàng)制度，做到有章可循，有法可依，嚴(yán)格按制度辦事。

五、提高檔案人員和各辦、站、所兼職檔案人員的素質(zhì)。要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代檔案管理相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，加大檔案工作投入，努力提高檔案管理現(xiàn)代化和信息化水平。要按照檔案管理的規(guī)范要求，認(rèn)真開展文書、科技、會(huì)計(jì)、聲像等各類檔案的收集、整理工作，做到應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全、完整、書寫材料基本符合歸檔要求，歸檔文件分類清楚，保管期限劃分準(zhǔn)確。同時(shí)，對(duì)已歸檔的各門類檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，確保檔案的安全保管和有效利用。

目前，我市系統(tǒng)8個(gè)檔案管理單位，全部達(dá)到省二級(jí)以上，其中省一級(jí)3家，省二級(jí)5家，全市檔案管理逐步走上制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視，明確責(zé)任，不斷增強(qiáng)工作合力

一是各地都成立并根據(jù)人員變動(dòng)情況及時(shí)調(diào)整了檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組和工作專班，不斷明確各部門職責(zé)，切實(shí)做到有領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)、有專人負(fù)責(zé)，做到有規(guī)劃、有措施、有落實(shí)。二是不斷完善制度體系，做到有據(jù)可依。市局年將檔案管理制度、公文傳閱制度和保密制度等納入總體制度范圍，要求按照制度規(guī)定認(rèn)真做好各項(xiàng)管理工作。三是不斷加強(qiáng)全體職工檔案管理意識(shí)，切實(shí)提高做好檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。除安排人員多次參加省市的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)外，還認(rèn)真組織系統(tǒng)職工學(xué)習(xí)檔案管理各項(xiàng)知識(shí)。近年來(lái)，我們多次在全市勞動(dòng)保障局長(zhǎng)會(huì)議和辦公室主任座談會(huì)上研究部署檔案管理工作，不斷增強(qiáng)做好檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，以會(huì)代訓(xùn)的方式不斷提高人員從事檔案管理工作方面的能力和水平。經(jīng)過(guò)多年的努力，逐漸形成了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)親自抓，綜合科室具體抓，其他單位配合抓的工作格局，工作合力不斷增強(qiáng)。

二、加強(qiáng)聯(lián)系，規(guī)范管理，不斷提升管理層次

檔案管理是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，有嚴(yán)格的格式規(guī)定和要求，需要規(guī)范的操作程序和利用程序。根據(jù)機(jī)關(guān)缺少專業(yè)檔案管理人才的實(shí)際，我們多次通過(guò)橫向聯(lián)系、縱向溝通，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，不斷提升規(guī)范管理層次。一是加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)。學(xué)習(xí)各級(jí)對(duì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，對(duì)檔案管理的目的要求，對(duì)檔案管理的指導(dǎo)思想，對(duì)檔案管理的具體內(nèi)容，通過(guò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使專兼職人員掌握了檔案管理過(guò)程中要注意的細(xì)節(jié)，認(rèn)真執(zhí)行落實(shí)“機(jī)關(guān)文件材料分類、歸檔范圍和保管期”“三合一”制度。二是及時(shí)歸檔整理裝訂。年初時(shí)都及時(shí)將上年度的各種檔案集中收取，按各項(xiàng)規(guī)定及時(shí)分類歸檔。三是不斷加強(qiáng)軟硬件設(shè)施。根據(jù)檔案升級(jí)的有利時(shí)機(jī)，在原來(lái)配備檔案室的基礎(chǔ)上，不斷完善硬件設(shè)施，配置更新專用電腦和數(shù)碼相機(jī)等工作設(shè)備。四是積極尋求有關(guān)單位幫助。每到整理檔案時(shí)都集中組織專人，并及時(shí)與當(dāng)?shù)貦n案局聯(lián)系，請(qǐng)熟悉業(yè)務(wù)人員到勞動(dòng)保障部門現(xiàn)場(chǎng)，具體指導(dǎo)檔案的裝訂、分類等操作。五是不斷加強(qiáng)安全管理。設(shè)置了固定的檔案室，并更換了檔案柜，配備了防火、防霉、防盜等設(shè)施，沒(méi)有出現(xiàn)檔案霉變、污損、蟲蛀、鼠咬等情況，也沒(méi)有出現(xiàn)檔案失密、泄密等事件。

三、充分利用，提高效率，不斷提高服務(wù)質(zhì)量

檔案在職能上主要有兩種作用，一是記錄存檔功能，二是查閱服務(wù)功能。前者是基礎(chǔ)，是對(duì)歷史的存延性記錄，后者是服務(wù)于決策和方便人員查閱，其中方便群眾對(duì)有關(guān)政策的查詢是一項(xiàng)重要職能，檔案管理的最根本目的是為社會(huì)服務(wù)、為用人單位服務(wù)、為干部職工服務(wù)、為人民群眾服務(wù)。一些綜合工作匯總時(shí)，平時(shí)的檔案、文件、總結(jié)、講話、照片、影像提供了綜合性的資料。比如在省級(jí)文明城市復(fù)查中，短短20天內(nèi)就集中了各方面的資料，為市政府提供了詳實(shí)的資料。在編寫地方勞動(dòng)保障方面史志過(guò)程中也發(fā)揮了積極的作用。工作人員還耐心地為企業(yè)、職工提供資料查詢服務(wù)，僅市本級(jí)今年為單位、個(gè)人提供檔案查詢就達(dá)1000余人次。有一次幾名退休職工想查詢近十年前的一些政策規(guī)定，到業(yè)務(wù)科室沒(méi)有完整的，后來(lái)到辦公室來(lái)，我們的工作人員及時(shí)將要查詢的資料復(fù)印給了他們。