人力資源在人事檔案管理的應用范文

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摘要：

本文以人力資源管理角度，根據人事檔案的分類闡述了高校人事管理過程中對人事檔案的利用，思考了在利用過程中存在的問題，以期建立有效的機制，提高管理水平。

關鍵詞：

高校人事檔案;人力資源管理

高校人力資源管理，是指在以人為本的思想指導下，通過招聘、培訓、績效考核等管理形式對學校的相關人力資源進行有效運用，滿足學校的發展需求，保證學校目標實現與教職工發展最大化的一系列活動的總稱。其過程是通過對組織人力資源需求的預測作出人力需求計劃、招聘人員、組織績效考核、支付報酬、結合組織與個人需要進行培訓提升，以便實現最優組織績效。高校人事檔案是人力資源管理的載體，是其過程的體現。高校人事檔案記錄反映了教職員工個人學習、工作和生活經歷有關情況，呈現了高校教職員工德、能、才、績各方面的真實表現。他們的工作表現、獎懲情況、家庭歷史背景和人生軌跡，與人力資源管理中的招聘、績效考核、崗位任免等方面息息相關。因此，高校人事檔案管理是高校人力資源管理工作的重要基礎，是高校“識人、知人、用人”的重要依據。

高校人力資源管理利用人事檔案的第一步就是“讀檔識人”。我們招聘教職工，首先就是要審查其人事檔案，審查通過后，進行招聘考察，錄用之后，根據人事檔案記載，安排提升培訓，進行職務任免等人事活動。下面我們從人事檔案材料分類的角度，來看高校人力資源管理對人事檔案的利用。人事檔案第一類是“履歷材料”，這一類材料屬于總結概括性的材料，表明自己的“三齡兩歷”，綜合地闡述學習過程、工作經歷、家庭背景等情況。對這一類材料的利用可以結合第四類第一小類“學歷學位材料”和第九類第二小類中的“任免材料”。在招聘時，可以通過這三項了解應聘者具體的學習經歷和工作經歷，考察其所學專業是否對口，其行業企業經驗是否符合招聘的要求。同時，隨著高校人才培養水平的提升，越來越多的教職工選擇提升學歷，在升學過程中會利用已經獲得的學歷學位材料，考察其是否符合升學標準。第二類材料是“自傳材料”，這類材料一般是和第六類材料“黨(團)材料”一起形成的。第三類是“鑒定、考察、考核材料”，此類材料包括年度績效考核登記表，掛職鍛煉鑒定表和其他考察材料。這一類材料對人力資源管理工作的開展非常重要。現今高校的職稱評聘競爭非常激烈，在職稱條件量化的前提下，績效考核的結果往往會對職稱評選有影響，也會對第九類第一小類“工資材料”產生影響。高校中工資的晉升會根據往年的考核情況，只有考核合格及以上等級的結果才能正常晉升，形成檔案第九類中的《工資變動審批表》，考核不合格則無法進行薪級工資的晉升。第四類材料是“學歷、學位、培訓和專業技術情況的材料”的一個大類。第一小類是“學歷學位材料”，記錄了我們學習的過程，及取得的學歷學位;第二小類是“職業資格和專業技術職務材料”，高校教職工屬于專業技術人員崗位的比例大多在70%及以上，所以每年形成的職稱材料數量也較多，但這類材料平時需要利用的時間較少，主要起保存備份的作用;對于“雙師型”的教師此類材料也包含職業資格的記載;第三小類是“反映科研學術水平材料”，第四小類是“培訓材料”，人力資源部門會根據教職工崗位和自身需求安排培訓，達到專業技術人員提升自身教學能力和科研能力，中層干部提升管理能力的目的。第五類是“政審材料”，多數為入黨時，對家庭背景的審查，部分也包括入學時的政審情況和其他需要說明的情況。第六類是“黨團材料”，這一類包括加入中國共產黨的材料和加入其他派的材料，對某些特殊崗位，需要查看此類材料，并且為組織部黨團工作提供數據。第七類和第八類分別是“獎勵材料”和“懲罰材料”，具體為縣級以上的獎勵材料和違犯黨紀、政紀、國法等材料，為人事部門和組織部門在人事任免、表彰、推優等方面提供依據。第九類材料是“工資、任免、出國等材料”，第一小類“工資材料”前面已經介紹過。第二小類“任免材料”記錄了管理干部任免情況和相關部門的審批情況，只要職級發生變動都會產生相應的材料。人事組織部門根據此類材料梳理干部任免的經歷，為組織審查是否符合提拔條件提供依據。第三小類是“出國(境)材料”，記錄了干部出國培訓、參會等情況。第四小類是“參加會議的代表登記表等其它材料”。第十類是除上述以外，其他需要說明的情況。

根據檔案材料的記載，我們從人力資源管理的角度，了解教職工的各種情況，達到“識人、知人、用人”的目的，加強了管理，這其中也存在著一些問題。一是利用率不夠，因檔案具有保密這一特殊性質，所以能夠查閱檔案的人員范圍較窄，主要集中在人事組織部門或檔案管理專員能夠查閱檔案，這樣檔案的利用率就較低。同時，在從事人力資源管理工作的過程中，會存在對某些信息的重復查詢，增加了管理人員的工作量。部分檔案的完整性、連貫性不夠，檔案中出現時間的斷層，某些經歷無法從檔案中體現，并且某些科研成果不存入個人人事檔案，根據“檔隨人走”的規定，人一旦離開，相關的輔助材料就會隨時間失效。在今后工作中，只有健全管理及形成機制，鞏固檔案審核工作，才能提高人事管理過程中對檔案管理的利用率和效率。

高校人事檔案是在人力資源管理過程中產生的，高校人力資源管理又是以人事檔案為載體，兩者相輔相成。人事檔案管理工作只有與高校人力資源管理配合進行，才能在其中發揮更好的作用。

參考文獻：

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［3］薄祥宇．基于人力資源的人事檔案管理［J］．蘭臺世界，2009(11）.

作者：劉妍 單位：重慶城市管理職業學院