工廠企業收發文件管理辦法范文

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(一)全廠公私報刊、外來郵件、外發公啟、函電由廠收發室負責收發。

(二)外發函、電要求。

1.各部門因公需外發函、電，經辦人員應于每天下午××點以前將函件、電報底稿送到收發室，另填寫掛號、平信、電報外發登記表。

2.每天下午××點以前，廠收發室應將當月外發函、電清點，累計送交郵局寄發。

(三)外來郵件管理

1.外來郵件一律經廠收發室簽收分發。

2.凡掛號、紙包、包裹單、匯款單、貨運單等由收發室通知收件人到收發室當面簽收。

3.一般公啟函、電和廠內職工私人信件，由收發室開具清單分放到各單位信報箱內。

4.私人不明平信一律放到信架(信袋)內，由個人自取。

5.不論公私郵件收發室應隨到隨清，及時分發，不得丟失損壞，擱置延誤，對國外來函應檢封口、郵戳，如發現拆封或郵票被撕應拒絕簽收，并向郵局反映，查明原由。

6.凡掛號信、匯款單、包裹單、貨運單等的收件人，在收發室通知發出后，應隨即到收發室領取郵單，并及時去郵局取款取件。超期罰款，收發室概不負責。

(四)報刊訂購與收發。

1.報刊訂購。

(1)訂購時間：上半年下半年

(2)訂購手續：不論單位和個人，均需先到收發室查閱報刊目錄，再將需要訂購的報刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數、期數填寫清楚交收發員核對算價，確認無誤后，當面繳款開票。公費訂購報刊由收發員持訂單到財務部門辦理付款托收手續。歸口管理報刊公費訂購的單位除按上述要求填寫預訂單外，尚須填寫報刊分發清單，詳細寫明各種報刊分發到哪些單位或領導。

2.報刊收發。

(1)收發員每天對郵局送來的報刊應對照郵局分送清單分類清點，發現有差錯應及時登記并要求補缺退余。

(2)收發員收到郵局送來的報刊后應及時分發，不得耽擱延誤。收發員清點分發報刊時間為××小時，任何人不得進入收發室。

(3)每天分發到各單位信報箱的報刊應隨附分發清單。

(4)各單位應固定專人按時領取報刊和公啟函電。領取時，要對照分發清單清點檢實簽名，發現差錯，應當面向收發員提出增補退換要求，并進行差錯登記。當面未提出，則視為分發無差錯。

(五)收發員應堅守工作崗位，節假日、星期日應有人值班，休星期日應采取換休形式。

(六)收發室內外應經常保持整齊清潔。

(七)收發室由××部門負責管理，其工作質量由××部門進行檢查、考核，并承擔責任。